Revisionsrapport Granskning av räkenskapsmaterial - följsamhet till regler kring fordonsanvändning Landstinget i Östergötland Matti Leskelä Lars Edgren Eva Andlert, certifierad kommunal revisor 2013-08-26
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund och revisionsfrågor 2 2.2 Metod och avgränsning 2 3 Granskningsresultat 3 3.1 Styrande dokument 3 3.2 Körjournal 4 3.3 Drivmedelskort 6 3.4 Drivmedelsfaktura 6 3.5 Förmånsbeskattning 7 3.6 Mervärdesskatt 8
1 Sammanfattning Revisorerna i Landstinget i Östergötland har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning avseende landstingets fordonsanvändning och hantering av leasingbilar, drivmedelskort och körjournaler. Syftet med granskningen har varit att bedöma tillförlitligheten i rutiner för fordonshanteringen. Vår sammanfattande bedömning avseende revisionsfrågorna är följande: Efterlevs gällande lagstiftning och landstingets regler för fordonshanteringen? Lagstiftningen och landstingets beslutade regelverk följs i allt väsentligt. Vi har dock noterat att tankad volym inte alltid kontrolleras mot körsträcka. Rutiner för tjänstefordon är inte alltid fastställda av produktionsenhetschef i enlighet med landstingets regelverk. Uppfyller räkenskapsmaterialet kraven enligt gällande lagstiftning och landstingets anvisningar? De lagenliga kraven och landstingets egna regelverk bedöms i allt väsentligt uppfyllas. Kvitton scannas dock inte alltid in så att de ingår i originalfakturan i enlighet med anvisningen Inköpskort/företagskort. Till följd av granskningen vill vi särskilt peka på följande förbättringsområden: Originalkvitton bör alltid bifogas originalfakturan elektroniskt för att ge en fullständighet och spårbarhet. Det säkerställer även en hantering i enlighet med landstingets anvisning Inköpskort/företagskort. Kontroll av tankade drivmedelsvolymer mot färdsträcka kan ske på ett mer systematiskt vis. Separata rutinförteckningar för varje fordon som är fastställda av produktionsenhetschef finns inte på det vis som anvisningarna anger. Ovanstående bör enligt vår mening särskilt beaktas även om granskningsresultatet i stort visar att organisationen har en god följsamhet mot lagstiftning och landstingets egna beslutade regelverk. 1 av 9
2 Inledning 2.1 Bakgrund och revisionsfrågor Landstingets revisorer genomför återkommande granskningar av räkenskapsmaterial och ekonomisk redovisning för att bedöma tillförlitlighet och kvalitet. Vissa konton i landstingets redovisning kan innehålla känslig information och omfattas av speciella regler som kräver en riktig hantering för att inte orsaka negativ publicitet för landstinget. Vilka krav som ställs på räkenskapsmaterialet finns angivet i Kommunal redovisningslag, skattelagstiftning och landstingets egna regler och policys. Under 2005 genomförde landstingets revisorer en granskning av fordonsanvändningen. Resultatet av den granskningen visade på brister i följsamheten till gällande regler, varför en ny granskning är motiverad. Årets granskning omfattar hanteringen av egna och leasade fordon och de kostnader som är ett led i fordonshanteringen. Granskningen utförs utifrån riskbedömning och i enlighet med revisionsplan för 2013. Syftet med granskningen är att bedöma tillförlitligheten i rutiner för fordonshanteringen. Styrelsen har ett övergripande ansvar för att den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen skall besvara följande revisionsfrågor: Efterlevs gällande lagstiftning och landstingets regler för fordonshanteringen? Med fordonshantering avses leasingbilar, drivmedelskort, körjournal m.m. Uppfyller räkenskapsmaterialet kraven enligt gällande lagstiftning och landstingets anvisningar? Bedömning sker mot lagstiftning och av landstinget utfärdade regler. 2.2 Metod och avgränsning En förstudie har genomförts som grund för projektplan. Granskningen har omfattat en genomgång av landstingets reglemente för intern kontroll och uppföljning med tillämpningsanvisningar för intern kon- 2 av 9
troll och uppföljning samt regler för körjournal, drivmedelskort och drivmedelsfaktura. Redovisningsmaterial har bearbetats med registeranalysprogram. Ett urval av representativa uppgifter har sedan utgjort underlag för en systematisk verifiering och analys. Intervjuer och avstämning har skett med berörda inom ledningsstaben och Resurscentrum (stödverksamhet) samt ansvariga inom utvalda produktionsenheter. Granskningen avgränsas till räkenskapsmaterial bokfört under 2012 och till och med maj månad 2013. 3 Granskningsresultat 3.1 Styrande dokument Lagstiftning Gällande lagstiftning preciserar inga direkta krav på hanteringen av ägda och leasade fordon utöver det som gäller förmånsbeskattning och avdragsrätt av mervärdesskatt. Landstingets reglemente för internkontroll och uppföljning Landstingets interna kontroll styrs av Reglemente för intern kontroll och uppföljning med tillhörande tillämpningsanvisningar. Med intern kontroll och uppföljning menas i detta sammanhang att göra kontroller och avstämningar. Ansvarig för detta är respektive produktionsenhetschef. Av tillämpningsanvisningarna framgår att stödverksamheten Resurscentrum har ansvar för att göra vissa särskilda kontroller i efterhand. En av dessa kontroller avser bland annat begränsad avdragsrätt för mervärdesskatt. Landstingets regler för körjournal, drivmedelskort och drivmedelsfaktura Landstinget har i anvisning daterad 2012-03-07 fastställt regler för körjournal, drivmedelskort och drivmedelfaktura. Reglerna syftar bland annat till att förhindra ett privat utnyttjande av drivmedelskort och fordon. Inom varje produktionsenhet ska det finnas en aktuell förteckning över fordon med ansvarig person samt över drivmedelskort med användare. 3 av 9
Den fordonsansvarige ska utarbeta skriftliga rutiner för inköp av drivmedel, hantering av drivmedelskort och hantering av körjournal. Rutinerna ska fastställas av produktionsenhetschef. Den fordonsansvarige ska därutöver kontrollera riktigheten i användandet av drivmedelskort och körjournal m.m. Tidigare år har i resepolicy och Upphandlingscentrums informationsblad nr 10 kortfattat redogjorts för hantering av körjournal och bensinkort/kvitton. Dokumenten har hänvisat till anvisningen enligt ovan. Från och med 2012-03-07 är hanteringen koncentrerad till dokumentet Körjournal, drivmedelskort och drivmedelsfaktura Anvisning. Vi bedömer att landstingets reglemente för intern styrning och kontroll med tillämpningsanvisningar tillsammans med anvisning för körjournal, drivmedelskort och drivmedelsfaktura, ur en intern kontrollaspekt, är fullt tillräckliga för en säker hantering i samband med användandet av landstingets fordon. Granskningen visar dock att det endast i undantagsfall förekommer att fordonsansvarig upprättar en separat rutinförteckning för inköp av drivmedel, hantering av drivmedelskort och hantering av körjournal. Granskningen visar att ingen enhet har en rutinförteckning som fastställts av produktionsenhetschef. Vi bedömer att följsamheten mot anvisningen avseende körjournal, drivmedelskort och drivmedelsfaktura på denna punkt kan förbättras. Vi har iakttagit att det i anvisningen Körjournal, drivmedelskort och drivmedelsfaktura anges att drivmedelsfakturan i EFH (Elektronisk Faktura Hantering) ska skrivas ut och kopian med tillhörande originalkvitton förvaras i en särskild pärm på produktionsenheten. I landstingets anvisning för inköpskort/företagskort anges att kvitton som hör till en faktura fästes på ett papper som märks med fakturans verifikationsnummer och skickas till Resurscentrum för scanning eller scannas in direkt. Vi bedömer av spårbarhetsskäl att anvisningen för inköpskort/företagskort på denna punkt är bättre än anvisningen för körjournal, drivmedelskort och drivmedelsfaktura. 3.2 Körjournal Enligt anvisningen för körjournal, drivmedelskort och drivmedelsfaktura ska körjournal alltid föras för varje tjänstefordon inom landstinget. Körjournalen är underlag för kontroll av bensinförbrukning och enhetens miljöbelastning. 4 av 9
Körjournal i A5-storlek i häftad form beställs från Centralförrådet. Anvisningen för körjournal, drivmedelskort och drivmedelsfaktura anger också vilka uppgifter (datum, mätarställning, destination, syfte, förare och signatur) som alltid ska noteras i körjournalen. Enligt uppgift har kravet om signatur ersatts med krav om namnteckning. Körjournalen ska finnas i bilen och föras vid varje körning. Tankning och övriga inköp (p-avgifter, spolarvätska, tvätt) ska i förekommande fall noteras i körjournalen. För verksamheter som gör hembesök och om det är sekretess kan det enligt anvisningen räcka med att bara skriva ortsnamn i kolumnen. I de fall där det förekommer en fastställd rutt anges bara rutten med orter i kolumnen. Körjournal ska sparas i tre år. Samtliga granskade enheter använder körjournal. Vi har noterat att det förekommer körjournal som förs på lösblad i A4-storlek. Såvitt granskningen visar är det endast i undantagsfall som avsteg från anvisningen för körjournal förekommer. Vid några enstaka fall saknas mätarställningens ingångsvärde eller signatur. Destination kan saknas av såväl sekretesskäl som vid ruttkörning. Tankning och övriga inköp finns införda i körjournalen. I något enstaka fall har bensinförbrukningen kontrollerats mot tankad volym och körsträcka. Någon systematisk uppföljning förekommer dock inte. Samtliga granskade enheter har sina körjournaler sparade sedan många år tillbaka. Vi bedömer att det som antecknas i körjournalen följer gällande anvisning. Uppföljning av bensinförbrukning i förhållande till körsträcka följer inte anvisningen och är således inte helt tillfredställande. I händelse- och kontrollkedjan tankning tankningsunderlag körjournal - faktura utgör en kontroll av förbrukning mot körsträcka en del. Vi bedömer att uppföljningen av bensinförbrukning i förhållande till körsträcka kan systematiseras och förbättras. Våra stickprovskontroller pekar dock inte i något fall på onormal drivmedelsförbrukning i förhållande till tankad volym. 5 av 9
3.3 Drivmedelskort Drivmedelskort ska i första hand vara utställda på landstinget och endast användas till landstingets fordon. Upphandlade drivmedelsleverantörer ska användas. Korten ska vara spärrade till drivmedel och övriga inköp som är relaterade till tjänstefordonets användning. Drivmedelskorten kan vara personliga eller opersonliga. Ett opersonligt kort kan vara ett s.k. stationskort. Förteckning över vilka personer som har rätt att använda kort ska upprättas och förvaras där korten förvaras. Vid varje inköp ska anges vad som köpts, vilken bil som avses, tid och plats för inköpet och vem som gjort inköpet. Alla underlag ska sparas och hanteras enligt fastställda rutiner. Drivmedelskorten förvaras antingen på enheten, i bilen eller på bensinstationen. Användarna är på ett eller annat sätt förtecknade. Förteckningen förvaras däremot inte alltid tillsammans med korten då korten kan förvaras på olika ställen. Identifiering i samband med tankning sker antingen med kod, landstingslegitimation eller nyckel där registreringsnummer framgår. Av betalningsunderlagen framgår det automatiskt vid vilken tid, plats och vad som köpts. Registreringsnummer och förare antecknas manuellt, oftast på baksidan av underlaget. Mot bakgrund av att drivmedelsinköpet m.m. antecknas i körjournalen anser vi att förutsättning för tillfredställande intern kontroll föreligger. Beträffande underlagens förvaring se avsnitt 3.1 (Styrande dokument). 3.4 Drivmedelsfaktura Drivmedelsfaktura betalas via Elektronisk fakturahantering. Kontrollansvaret omfattar betalningsunderlag, faktura och körjournal. 6 av 9
Då drivmedelsunderlagen innehåller mer detaljerad information än själva fakturan ska de behandlas som räkenskapsmaterial och sparas i tio år. Fakturan i EFH ska skrivas ut och sparas med underlagen i pärm på produktionsenheten. Efter varje avslutat år ska pärmen skickas till redovisningsenheten inom Resurscentrum för arkivering. Kontrollansvaret täcker in hela kedjan av händelser (tankning tankningsunderlag körjournal faktura) för en tillfredställande intern kontroll av drivmedelsfakturan. Alla enheter skickar dock inte in tankningsunderlagen till Resurscentrum för arkivering. Som tidigare redovisats är den bristande uppföljningen av bensinförbrukning i förhållande till tankning och körsträcka den svaga länken i den samlade interna kontrollen för fordonshanteringen. Mot bakgrund av detta bedömer vi att det stärker den interna kontrollen om drivmedelskvitton systematiskt bifogas faktura och avstäms i samband med detta. Vidare kan som tidigare angetts tankad volym på ett mer strukturerat vis kontrolleras mot körjournal. 3.5 Förmånsbeskattning Det förekommer att personer inom vissa enheter har jour eller beredskap. I samband med sådan tid används landstingets tjänstefordon för resor mellan tjänstgöringsplats och hemmet. Detta skall, enligt anvisning, ske med stor restriktivitet och ha produktionsenhetschefs godkännande och det privata utnyttjandet skall förmånsbeskatttas där resan mellan hemmet och tjänstgöringsplatsen betraktas som beskattningsbar löneförmån. Vad som betraktas som beskattningsbar löneförmån framgår i första hand av Skatteverkets handledning. I handledningen anges att för den som har 5- dagars jour var sjunde vecka eller med längre mellanrum bör förmånsbeskattning normalt inte förekomma. Detta under förutsättning att den anställde är starkt begränsad i sin möjlighet till privata resor, exempelvis via ett uttalat förbud till privat användning eller genom ett avtal eller att körjournal förs. 7 av 9
Undantag från förmånsbeskattning för resa mellan hemmet och tjänstgöringsplats gäller även i de fall då den anställde vid enstaka tillfällen måste påbörja en tjänsteresa från bostaden tidigt påföljande morgon. Undantag från beskattning föreligger också när tjänsteresan avslutats en kväll och den anställde påföljande morgon tar bilen till arbetsplatsen. Inom några av de granskade enheterna förekommer jour/beredskap. Såvitt granskningen visar förmånsbeskattas ingen anställd person för de resor som sker mellan hem och tjänstgöringsort. Vi bedömer mot bakgrund av fordonsanvändning och Skatteverkets handledning att ingen av de granskade enheterna har sådant användande av tjänstefordon att det borde utlösa beskattning som löneförmån. 3.6 Mervärdesskatt Hälften av mervärdesskatten är avdragsgill vid leasing eller korttidsförhyrning av personbil. Villkoret är att bilen körs minst 100 mil per år i verksamheten. Om bilen hyrs kortare tid än ett år, får sträckan ställas i relation till hyresperioden. Vid ett halvt års förhyrning gäller exempelvis 50 mils körning. En personbil är i momssammanhang i första hand en bil som registrerats som personbil i bilregistret. En bil med skåpkarosseri som har en högsta totalvikt på 3 500 kg kan dock vara registrerad som lastbil men ändå räknas som personbil i momssammanhang. Även bussar och så kallade minibussar med en totalvikt på högst 3 500 kg räknas som personbilar. På konto hyra/leasing fordon är 2 578 verifikationer bokförda till en kostnad om ca 11 510 000 kronor. Avlyft för mervärdesskatt uppgår till ca 1 403 000 kronor motsvarande ca 12 % av kostnaden. Ca 120 verifikationerna har momsavlyft med 25 %. Ett sjuttiotal av dessa avser inte leasing eller korttidsförhyrning av personbil utan annat (hyra släpkärra, hyra av lastbil eller buss, drivmedel eller serviceavtal) där momsen inte omgärdas av avdragsbegränsning. Ett representativt urval av kvarvarande verifikationer har granskats. Granskningen visar att kostnaden uteslutande avser korttidsförhyrning av personbil, 8 av 9
oftast för en dag och med begränsade kostnader. Den momsmässiga konsekvensen är försumbar. Vi bedömer att landstingets hantering av avdragsbegränsningen för ingående mervärdesskatt fungerar tillfredsställande. 9 av 9