ANVÄNDARMANUAL, INTERAXO 1 VARFÖR ÄR DET OLIKA FÄRG OCH UTSEENDE PÅ MAPPARNA? Gula mappar Blå mappar Blårandiga mappar Enkla mappar som man känner igen från Utforskaren. En gul mapp kan innehålla undermappar och/eller filer. Aktiva eller utvidgade mappar här ligger filerna i poster med metadata direkt i mappen. Samma som blå mappar, men här har man också ett arbetsflöde. 2 HUR HITTAR JAG MINA PROJEKT OM JAG INTE SER DEM? 2.1 Områden/Communities i INTERAXO Regionservice har delat upp sina projekt i olika geografiska områden/communities: Lund, Malmö, Öst, Väst-Syd och ett community som heter Skåne Om du har projekt i olika communities byter du community på detta sätt: Längst uppe till höger på sidan. Klicka på lilla pilen bredvid aktuell community, och välj en annan: 2.2 Favoriter i Min översikt Du kan välja något eller några projekt som Favoriter. Om du endast visar Favoriter i listan syns inte de övriga projekten. För att se alla får du välja att visa Alla projektrum. 3 HUR KAN JAG ENKELT HÅLLA MIG INFORMERAD OM DET SOM HÄNDER I PROJEKTET? 3.1 Prenumerera på mapp(ar) Klicka på Prenumerera i en mapp Du får då ett notifikationsmail så fort något händer i den aktuella mappen. Användarmanual INTERAXO april 2015 Sida 1
3.2 Nattrapporter Ställs in i Min profil : Du får ett prenumerationsmail varje natt där det framgår vad som hänt i dina projekt under föregående dag. Detta ställs in under Min profil och Inställningar : 3.3 Loggning Du hittar loggningen på poster i blå mappar. Kom ihåg att klicka på Visa allt då du som standard endast ser de 3 senaste ändringarna. Följande ändringar loggas för poster i aktiva mappar: - Ändra eller radera metadata eller fil(er) - Flytt av en post - Ändra eller radera kommentarer - Dela information 4 HUR ÄNDRAR JAG MIN PROFIL OCH ÄNDRAR LÖSENORD? Ändra lösenord görs längst uppe till höger vid ditt namn där kan du också ändra i din profil: Du ändrar dina uppgifter i Min profil. Kom ihåg att klicka på Spara-knappen! Användarmanual INTERAXO april 2015 Sida 2
5 HUR LADDAR JAG UPP EN FIL? Gå till aktuell mapp och klicka på knappen Ny Post. Fyll i information i fälten och lägg till en eller flera filer. Filer kan även läggas till i efterhand. Högerklicka på posten och välj Lägg till fil eller markera posten i listan, och klicka på knappen 6 HUR LADDAR JAG UPP FLERA FILER SAMTIDIGT? 6.1 Förarbete i Excel Med hjälp av Regionservice Skånes Excel-mall: INTERAXO - Mall.xlsx läggs metadata in. Använd Excel-filen som en ritnings- och/eller dokumentförteckning. Lägg enkelt in all metadata här för smidig kopiering till INTERAXO. Alla obligatoriska fält måste vara ifyllda, annars kommer inte den aktuella posten att kopieras in i INTERAXO. 6.2 Importera flera poster Markera de aktuella raderna och cellerna inne i Excel (inte rubrikraden) Klicka Ctrl+C i Excel för att kopiera fälten I INTERAXO väljer du högerklick och Importera poster Klicka Ctrl+V i INTERAXO. Kolla att allt innehåll är OK Klicka sedan på Import-knappen (se bild nedan) Användarmanual INTERAXO april 2015 Sida 3
6.3 Importera flera filer Kontrollera att det markerade fältet är Filnamn Klicka sedan på Lägg till fil, välj filerna via Utforskaren Klicka sedan på Import-knappen 7 HUR HÄMTAR JAG EN ELLER FLERA FILER FRÅN INTERAXO? Markera ett antal poster i dokument-listningen i en mapp. Högerklicka och välj Ladda ner Markera ett antal poster i dokumentlistningen i en mapp. Klicka på knappen längst uppe till höger på sidan. Välj att du vill exportera Filer och klicka sedan OK Öppna posten från dokumentlistan i en mapp. Markera den eller de filer i posten som ska laddas ner. Klicka sedan på knappen Ladda ner 8 OCH HUR FÅR JAG MED MIG ALL METADATA FRÅN INTERAXO? Markera en eller flera poster i dokumentlistningen. Klicka på knappen längst uppe till höger på sidan. Om inga poster i mappen markeras får man en export av samtliga. Välj slutligen att Ladda ner exporten. Du kan göra export inne från dokumentposten på samma sätt. Användarmanual INTERAXO april 2015 Sida 4
9 HUR SKAPAR JAG ETT UTSKICK OCH INFORMERAR ANDRA? Klicka på knappen Den finns både i dokumentlistningen och i dokumentposterna. Välj vem du ska skicka till. Du kan välja både grupper och personer Ämnet för notifikationsmailet kan ändras Skriv gärna ett meddelande som beskriver vad detta gäller Länk till dokumentet/dokumenten skickas med i mailet Du kan välja om du vill skicka en kopia till dig själv Klicka slutligen på OK 10 HUR KAN JAG TITTA PÅ ETT DOKUMENT ELLER RITNING? INTERAXO s viewer fungerar för de flesta vanliga filformat. Öppna dokumentposten, markerar filen och klicka på knappen Visa i verktygsraden. Funktionalitet i INTERAXO s viewer: 11 HUR HITTAR JAG DET JAG SÖKER? 11.1 Navigera Görs på samma sätt som i Utforskaren. Bläddra i mappstrukturen. Det går också att snabb-bläddra genom att klicka i sökvägen ovanför dokumentlistningen: 11.2 Gruppera och sortera. Söka Gruppera och sortera Klicka på lilla pilen till höger om den kolumn du vill skapa en gruppering för. Sortering kan göras på kolumner både när de är grupperade och inte Söka Skriv in söksträngen i sökfältet längst uppe till höger på sidan Klicka på dokumentet du söker eller klicka på Gå tillbaka Stäng av gruppering genom att klicka ur bocken vid Visa i grupper Använd även standard Windows sökfunktionalitet: Boolska operatorer +, AND, & : Både/alla kriterier måste uppfyllas. Begränsar vanligtvis sökresultatet, OR : Minst ett kriterium måste uppfyllas Jokertecken (wild cards) * : trunkering? : valfria tecken i given position Användarmanual INTERAXO april 2015 Sida 5
11.3 Åtkomst till äldre versioner av dokument Klicka på ikonen för version då får du upp hela versionshistoriken. Det går därifrån att ladda ner en tidigare version, eller återgå till en tidigare version om så önskas. 12 HUR BJUDER JAG IN OCH TAR BORT MEDLEMMAR? 13 HUR SKAPAR JAG EN GRUPP OCH HANTERAR MEDLEMMAR DÄR? Om du har behörighet att bjuda in medlemmar görs detta från fliken Medlemmar. Klicka på knappen Bjud in medlem. Skriv in personens mail-adress. Klicka på knappen Lägg till. Som standard tilldelas rollen Deltagare. Klicka där om du vill ändra behörighet till Administratör eller Observatör. Flera användare kan bjudas in. Klicka sedan på Bjud in. Observera att för en administratör i projektet gäller inga behörighetsregler. Administratören har alltid tillgång till allt. Om du har behörighet att skapa grupper görs detta också från fliken Medlemmar. Klicka på knappen Skapa grupp. I fliken Inställningar: Ange namn för gruppen samt rättighet (Deltagare, Administratör, Observatör). Observera att för en administratör i projektet gäller inga behörighetsregler. Administratören har alltid tillgång till allt. Lägg till deltagare i fliken Medlemmar: Välj ur val-listan, klicka på Lägg till. Spara sen. Medlemmar kan läggas till och tas bort efterhand. 14 NÅGRA ENKLA TIPS Verktygsrad eller högerklick. Välj det arbetssätt som känns mest naturligt för dig! Smidigt att ladda upp filer till INTERAXO genom att använda drag and drop direkt från Utforskaren INTERAXO stöder följande Webbläsare o Internet Explorer 9 o Internet Explorer 10 o Internet Explorer 11 o Chrome o Firefox o Safari Användarmanual INTERAXO april 2015 Sida 6
Ändra språk görs i fliken Personlig information i Min profil. Klicka i ytan så att informationen blir redigeringsbar. Välj språk. Kom ihåg att spara! Var hittar jag kravspec och andra styrande dokument? Ovanför innehållet i den översta mappen i projektet finns länkar till dessa dokument: 15 HUR FÅR JAG HJÄLP? På inloggningssidan o Jag har glömt mitt lösenord Klicka på Glömt lösenord på inlogggningssidan o Kontakta supporten: Telefonnummer, mailadress och chat-support finns Inne i INTERAXO o Längst uppe till höger på sidan finns ett frågetecken, där du kan få hjälp och kontakt med INTERAXO teamet o Kontakt med supporten o o Där finns också ett Hjälpcenter, med hjälpartiklar och utförande beskrivningar om funktionalitet i INTERAXO Om du har önskemål om funktionalitet i INTERAXO kan du klicka på Skicka in dina feedback. Detta går då direkt till vårt produkt-team för utvärdering. Användarmanual INTERAXO april 2015 Sida 7