Bilaga 1 - Kravspecifikation Digital arbetsplats inklusive intranät, dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem

Bilaga 1 - Kravspecifikation Digital arbetsplats inklusive intranät, dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem Sida 1 av 14

Introduktion Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) avser upphandla produkter och tjänster för att skapa och implementera en digital arbetsplats i syfte att förbättra internkommunikation och skapa möjligheter för effektivare samarbete. Som en integrerad del av detta upphandlas ett intranät, dokument- och ärendehanteringssystem som skall fungera sömlöst tillsammans. I detta dokument redovisas kravställningar kring den digitala arbetsplatsen som i den vidare texten kallas för Lösningen. Vår vision är att det i Lösningen ska vara enkelt för många personer att såväl bidra med information som att underhålla den över tiden. Det ska bidra till vårt mål om att medarbetare känner sig väl informerade och delaktiga i organisationens utveckling. Lösningen ska också ge bättre förutsättningar för att bedriva effektivt samarbete inom organisationen och med externa partners. Det är också av största vikt att Lösningen är enkel att förstå, lära sig och använda för våra medarbetare. Nedan i detta dokument refereras kravställningar avseende områdena: 1. Grundläggande kravställningar 2. Intranätet som kommunikationskanal 3. Intranätet som samarbetsplattform 4. Intranätet ur användarens perspektiv 5. Dokumenthantering och användningsfall 6. Ärendehantering och användningsfall Under det kommande projektet kan kraven nedan komma att justeras och nya krav kan tillkomma. 1. Grundläggande krav Lösningen ska vara baserad på SharePoint Online och Office 365 från Microsoft och ska fungera ihop med ÅHS Active Directory. Vi önskar att Lösningen i så stor utsträckning som möjligt är baserad på standardfunktionalitet i Office 365 eller i tillkommande produkter som leverantören kan rekommendera. I den mån som lösningen innehåller anpassad funktionalitet, alltså funktionalitet som inte är standard i Office 365, ska denna utformas och utvecklas i enlighet med gällande rekommendationer och riktlinjer från Microsoft. Lösningen ska vara möjlig att integrera med interna system inför lansering eller vid senare tidpunkt. Lösningen skall ha en design enligt ÅHS grafiska profil. Det ska finnas möjlighet att behörighetsstyra innehållet och möjligheten till förändringar i Lösningen med minst följande roller: Administratör (generellt) Redaktör (intranät) Godkännare (dokumenthantering) Handläggare (dokumenthantering och ärendehantering) Användare (generellt) Sida 2 av 14

2. Intranätet som kommunikationskanal Ett viktigt syfte för det nya intranätet är att bidra till att förbättra informationsspridning och kommunikation inom verksamheten. Därför måste Lösningen uppfylla krav inom följande områden: Det ska vara enkelt att skapa, redigera, publicera och underhålla webbsidor med information om verksamheten (kallas nedan informationssidor). Det ska vara enkelt att skapa, redigera och publicera nyheter från verksamheten. Det ska vara enkelt att skapa, redigera och publicera händelser i ett kalendarium. Det ska vara enkelt att skapa, redigera och publicera viktiga meddelanden. Det ska vara enkelt att skapa och underhålla en förteckning av gemensamma länkar. Det ska vara enkelt att skapa, redigera och publicera banners. Här nedan listas krav på Lösningen inom dessa områden. 2.1. Informationssidor Användare med utpekad behörighet, Redaktörer, ska kunna skapa, redigera, publicera och underhålla informationssidor i Lösningen. Användare med utpekad behörighet, Administratörer, ska kunna ge redaktörer rättighet att skapa nya och arbeta med befintliga informationssidor i hela eller delar av Lösningen. 2.1.1. Om informationssidan På en informationssida visas rubrik, ingress, brödtext, bild och egenskaper på sidan, t ex ansvarig kontakt, datum då sidan uppdaterades, granskningsdatum och nyckelord. Det ska finnas enkel möjlighet att publicera relaterat innehåll på informationssidor, länkar till t ex dokument eller webbsidor. På informationssidor finns en vänsternavigering som visar sidans förälder, syskon och barn. På informationssidan finns en så kallad brödsmula som visar sökvägen till den aktuella sidan. En användare kan använda noderna i brödsmulan för att navigera till annan sida. 2.1.2. Underhåll av informationssidor Informationssidor ska ha ett granskningsdatum som indikerar innehållets bäst före-datum. Den som är ansvarig kontakt för en för en informationssida ska bli notifierad via mail om att en informationssida är på väg att nå sitt granskningsdatum. En Administratör ska kunna ta ut en rapport som visar informationssidor vars granskningsdatum har passerat eller är på väg att passera. 2.1.3. Flytta informationssidor Det ska i finnas ett gränssnitt som ger redaktörer möjlighet att flytta informationssidor i Lösningens navigationsstruktur som visas för användare. I samma gränssnitt ska Redaktörer också kunna skapa nya och underhålla befintliga informationssidor. Sida 3 av 14

2.1.4. Statistik Det ska finnas möjlighet att i Lösningen ta fram en rapport avseende informationssidor som visar: Antal gånger en informationssida har öppnats. Datum för senaste ändring. Sidans giltighetsdatum. Rapporten ska gå att sortera på respektive variabel enligt ovan. Det bör gå att koppla Google Analytics till intranätet. 2.2. Nyheter Användare med utpekad behörighet, Redaktörer, ska kunna skapa, redigera, publicera och underhålla nyheter i Lösningen. Användare med utpekad behörighet, Administratörer, ska kunna ge redaktörer rättighet att skapa nya och arbeta med befintliga nyheter i hela eller delar av Lösningen. 2.2.1. Nyhetscenter Lösningen har ett nyhetscenter som visar alla publicerade nyheter i kronologisk ordning baserat på artikeldatum, den nyhet som har det senaste artikeldatumet visas först. Det finns möjlighet för en användare att hitta nyheter i nyhetscenter genom att använda avgränsad sökning på bara nyheter samt filter avseende en nyhets egenskaper (t ex typ av nyhet eller målgrupp). Från Lösningens nyhetscenter finns möjlighet för Redaktörer att skapa nya nyheter samt att hitta nyheter som ännu inte är publicerade. Det ska finnas en enkel process från det att en redaktör skapar en ny nyhet till dess att den publiceras som innefattar rubrik, ingress, brödtext, bild och egenskaper på nyheten. Det ska finnas möjlighet att publicera nyheter av olika typer, t ex Nyhet eller Toppnyhet. Det ska finnas möjlighet att publicera nyheter som kan styras mot utpekade målgrupper baserat på användarprofiler (t ex kontor eller organisation). Stavningskontroll bör gå att aktivera på nyhetsinnehåll. 2.2.2. Om nyhetssidan På en nyhetssida visas rubrik, ingress, brödtext, bild och egenskaper på sidan, t ex ansvarig kontakt, datum då nyheten publicerades och nyckelord. Det ska finnas enkel möjlighet att publicera relaterat innehåll till nyheter, länkar till t ex dokument eller webbsidor. På nyhetssidor finns en navigering till Senaste nyheter som visar ett valbart antal (t ex 5) av de senast publicerade nyheterna. På nyhetssidor finns en navigering till Relaterade nyheter som visar ett valbart antal av nyheter (t ex 5) som har samma nyckelord som den aktuella nyheten. Användare ska på en nyhetssida kunna gilla respektive kommentera en nyhet. Sida 4 av 14

2.2.3. Visning av nyheter Nyheter ska, vid sidan av i Nyhetscenter, kunna visas på startsida eller på annan vald sida. Vid visningen ska hänsyn tas till nyhetens egenskaper, t ex typ av nyhet eller målgrupp. 2.2.4. Statistik Det ska finnas möjlighet att visa topplistor avseende mest lästa, mest kommenterade och mest gillade nyheter under ett givet intervall (t ex 30 dagar). 2.3. Kalendarium Användare med utpekad behörighet, Redaktörer, ska kunna skapa och redigera händelser i en eller flera kalendrar i Lösningen. Användare med utpekad behörighet, Administratörer, ska kunna skapa nya kalendrar samt ge Redaktörer rättighet att arbeta med händelser i en eller flera kalendrar. 2.3.1. Kalenderhändelse En Redaktör kan skapa och redigera en händelse som inkluderar titel, plats, datum, tid och beskrivning. Det ska finnas möjlighet att skapa återkommande kalenderhändelser. 2.3.2. Visning av kalenderhändelser Lösningens kalendarium ska visas som en lista av kommande händelser sorterad i datumordning. Det ska finnas möjlighet att välja vilket tidsperspektiv som listan ska visa, t ex händelser inom kommande vecka eller händelser inom kommande två veckor. Händelser i kalendarium ska kunna hämtas från olika kalendrar, t ex utbildningskalender, men ska visas i en gemensam lista. Det ska finnas möjlighet att skilja ut händelser från olika kalendrar genom färgkodning, t ex händelser i utbildningskalender visas i grön färg och händelser i annan kalender visas i blå färg. 2.3.3. Viktiga meddelanden Användare med utpekad behörighet, Administratörer, ska kunna skapa, publicera och redigera viktiga meddelanden i Lösningen. 2.3.4. Viktigt meddelande En Administratör kan skapa, publicera och redigera ett viktigt meddelande som innehåller rubrik, beskrivning, prioritet (t ex hög/normal) samt tidsperiod då meddelandet ska visas. Det ska finnas möjlighet att välja målgrupp för ett viktigt meddelande, t ex ett kontor. 2.3.5. Visning av viktigt meddelande Visning av viktigt meddelande av hög prioritet ska visas för användare (alla eller inom utpekad målgrupp) på alla webbplatser, t ex som en banner högst upp på sidan, till dess att användaren bekräftar att den har tagit del av detsamma. Sida 5 av 14

Visning av viktigt meddelande av normal prioritet ska visas för användare (alla eller inom utpekad målgrupp) i en lista på startsidan. 2.4. Gemensamma länkar Användare med utpekad behörighet, Administratörer, ska i Lösningen kunna skapa och underhålla en lista över gemensamma länkar. Dessa länkar ska kunna göras tillgängliga för alla eller utpekade målgrupper av användare. Användare bör kunna upprätta en lista över favoriter av dessa gemensamma länkar, Mina Länkar. 2.5. Banners Användare med utpekad behörighet, Redaktörer, ska kunna skapa, redigera och publicera banners i Lösningen. Användare med utpekad behörighet, Administratörer, ska kunna ge Redaktörer rättighet att arbeta med banners. En banner består av en bild, en bakgrundsplatta, text och länkadress. I Lösningen ska det finnas ett gränssnitt för att skapa och redigera banners. Lösningen ska också ha stöd för att hantera banners som kan publiceras i ett centralt bibliotek och sedan publiceras på valfri webbsida av en redaktör. Sida 6 av 14

3. Intranätet som samarbetsplattform Ett viktigt syfte för det nya intranätet är att bidra till effektivare samarbete inom organisationen och med externa partners. Därför måste Lösningen uppfylla krav inom följande områden: Det ska vara enkelt att skapa webbplatser och webbplatssamlingar baserat på webbplatsmallar. Det ska finnas ett gränssnitt för Administratörer avseende att redigera webbplatsmallar. Det ska finnas en förteckning över alla webbplatser som användaren har rätt att besöka. Här nedan listas krav på Lösningen inom dessa områden. 3.1. Samarbetswebbplatser I Lösningen ska det finnas olika typer av samarbetswebbplatser, t ex projektwebbplats eller avdelningswebbplats. Exakt vilka mallar detta är, vilken funktionalitet dessa ska innehålla och vad de ska heta bestäms mellan parterna inom införandeprojektet. Men samtliga webbplatsmallar ska åtminstone ge stöd för följande: Att arbeta med gemensamma dokument. Att skapa uppgifter och tilldela dessa till användare. Att skapa meddelanden till användare som har behörighetsnivå Redigera i webbplatsen. Att driva sociala konversationer som visas för användare som har behörighetsnivå Redigera. Gemensam kalender med möjlighet för användaren att synkronisera med Outlook. Ge möjlighet att sätta egenskaper på webbplatserna. Visa vilka användare som finns i olika behörighetsgrupper på webbplatsen. Användare ska kunna skapa webbplatser och webbplatssamlingar baserat på webbplatsmallar. Det ska vara möjligt att sätta egenskaper på en webbplats vid skapande eller vid senare tillfälle. En användare ska kunna följa en samarbetswebbplats för att markera denna som en favorit och göra det enklare att navigera till webbplatsen och hålla sig uppdaterad på förändringar i webbplatsen. En Administratör ska kunna redigera webbplatsmallar och välja om webbplatser ska kunna skapas som självservice eller via ett godkännande samt om användaren ska ha möjlighet att sätta egenskaper (ansvarig, kund, nyckelord etc.) på en samarbetswebbplats vid skapande. Det ska finnas ett gränssnitt för Administratörer för att lägga till, redigera eller ta bort egenskaper i mallar för samarbetswebbplatser. 3.2. Webbplatskatalog Lösningen ska ha en lista som visar alla samarbetswebbplatser som en användare har rätt att se och besöka. Användaren ska kunna hitta webbplatser i denna lista genom att använda avgränsad sökning och filter avseende typ av webbplats eller webbplatsegenskaper. Sida 7 av 14

4. Användarupplevelse Det nya intranätet förväntas innehålla många webbplatser/webbsidor och mycket information redan vid lansering och Lösningen förväntas växa över tiden. För att säkerställa att användare kan och vill använda intranätet som stöd i sitt arbete är det av största vikt att det är enkelt att hitta information, förstå vad som är nytt eller uppdaterat och vilken information som berör den inloggade användaren. Därför måste Lösningen uppfylla våra krav inom följande områden: Det ska vara enkelt att hitta information och förstå var man är med stöd av Lösningens navigering. Startsidan ska i stor utsträckning visa information som är styrd till användaren eller de målgrupper som användaren ingår i. Användaren ska få notifieringar om ny eller uppdaterad information för att göra det enklare att hålla sig uppdaterad på vad som händer. Lösningen ska ge en utmärkt upplevelse även i mobiler och läsplattor. Här nedan listas krav på Lösningen inom dessa områden. 4.1. Navigering 4.1.1. Toppnavigering Vid sidan av den navigation som tillhandahålls inom Office 365 ska det också finnas möjlighet att driftsätta global information som spänner över alla webbplatssamlingar i SharePoint Online. Denna navigation ska kunna administreras av användare med utpekade rättigheter, Administratörer eller Redaktörer. Den globala navigationen ska fungera som en megameny som kan visa navigationsstruktur i minst tre nivåer. Det ska finnas ett gränssnitt för att justera antal visade nivåer till fler eller färre. Den globala navigationen inom intranätet ska även fungera för läsplattor och smartphones. 4.1.2. Sidfotsnavigering Det bör finnas en sidfot ( fat footer ) genomgående på samtliga sidor. Administratören ska kunna ändra i sidfoten som är uppdelad i spalter. 4.1.3. Navigering på informationssidor På informationssidor ska finnas en aktuell navigering (t ex vänsternavigering) som visar var användaren är samt: Den aktuella sidans förälder. Den aktuella sidans syskon. Den aktuella sidans barn. Navigering på informationssidor ska kunna visa minst tre nivåer av informationssidor. På informationssidor ska det också finnas en brödsmula som visar sökvägen till den aktuella sidan. Sida 8 av 14

4.1.4. Navigering till samarbetswebbplatser Oavsett var användaren befinner sig inom intranätet ska den ha enkel tillgång till samarbetswebbplatser. Lösningen ska därför ha stöd för att i den globala navigeringen visa: Alla webbplatser där användaren har behörighetsnivå Redigera. Användarens senast besökta samarbetswebbplatser. Alla samarbetswebbplatser som användaren följer. Det ska finnas möjlighet för en användare att hitta webbplatser (inom punkterna ovan) genom att söka på webbplatsens namn. 4.1.5. Navigering till system Oavsett var användaren befinner sig inom intranätet ska den ha enkel tillgång till länkar till system och verktyg. Lösningen ska därför ha stöd för att visa gemensamma länkar och mina länkar i den globala navigeringen. 4.2. Sökfunktion Sökfunktionen ska kunna söka överallt på plattformen (i filer, sidor, listor, bibliotek, nyheter, kalender, metadata, kontaktinfo, användarprofiler). Det ska finnas en avancerad sökfunktion med flera fält och inställningar. Det ska vara möjligt att enbart söka lokalt (dvs. endast på aktuell sajt/bibliotek/lista). Det ska gå ett få en preview av ett dokument i träfflistan. Träfflistan ska gå att filtrera på t.ex. typ av träff (webbsida, dokument, nyhet, personer etc.), filformat, datum, författare. 4.3. Startsida Lösningen ska ha en definierad startsida med innehåll som vänder sig specifikt till den inloggade användaren. 4.3.1. Målgruppsstyrda nyheter Startsidan ska innehålla visning av målgruppsstyrda nyheter med bild, rubrik, publiceringsdatum antal kommentarer och antal gillanden. Målgruppsstyrning ska göras baserat på egenskaper i användarens profil. 4.3.2. Kalendarium Startsidan ska innehålla en lista som visar kommande händelser från organisationens kalendarium. Händelser från olika kalendrar ska kunna separeras från varandra genom färgkodning. 4.3.3. Viktiga meddelanden Startsidan ska innehålla visning av aktuella viktiga meddelanden som berör användaren (målgruppen). Sida 9 av 14

4.3.4. Uppgifter Startsidan ska innehålla visning av uppgifter som användaren blivit tilldelad att utföra. 4.3.5. Dokument Startsidan ska innehåll en förteckning över nya eller uppdaterade dokument från de samarbetswebbplatser som användaren valt att följa. 4.3.6. Notifieringar På startsidan ska det finnas möjlighet att notifiera användare avseende att ny information publicerats inom intranätet avseende: Nya nyheter. Nya händelser i kalendarium. Nya viktiga meddelanden. Nya uppgifter. Nya eller uppdaterade dokument i samarbetswebbplatser som användaren följer. Det ska vara möjligt att efter hand lägga till fler områden inom vilka användare kan notifieras på liknande sätt. 4.3.7. Mobilitet Alla webbplatser och webbsidor i intranätet ska vara responsiva och därmed kunna konsumeras av användare på ett bra sätt i mobiler och läsplattor. 4.3.8. RSS-flöde Det ska vara möjligt att visa ett RSS-flöde. 4.3.9. Bokningar Det ska gå att anmäla sig till olika interna evenemang, kurser och dylikt. Det ska gå att skapa deltagarlistor etc. då användare anmält sig till olika typer av interna evenemang, kurser etc. Sida 10 av 14

5. Dokumenthantering Lösningen ska innehålla ett dokumenthanteringssystem för att kunna hantera styrda dokument som ingår i ett ledningssystem. Systemet förväntas kunna arbeta enligt processen på nästa sida där exempel på ett normalt flöde för ett styrt dokument är följande: Ett dokument skapas enligt fördefinierade mallar i systemet Dokumentet tilldelas automatiskt ett unikt id nummer Dokumentet författas Dokumentet skickas på granskning till en kollega Metadata anges Dokumentet skickas för publicering Innan publicering sker går dokumentet till ägare/verksamhetsansvarig för godkännande om det är en väsentlig ändring. Dokumentet publiceras direkt vid mindre förändringar, vilket ska vara möjligt att stänga av så att alla uppdateringar kräver föregående godkännande. Dokumentet slås ihop med layoutmall och konverteras till PDF Dokumentet publiceras 5.1. Övriga krav på dokumenthantering Det ska vara möjligt att centralt hantera dokumentprofiler Det ska vara möjligt att hantera dokumentägarskap centralt, t.ex. om en person slutar vilken är ägare till ett stort antal dokument ska denna på ett enkelt sätt kunna ersättas som ägare Det ska vara möjligt att hantera centrala metadata Det ska vara möjligt att hantera centrala innehållsmallar för olika dokumenttyper som t.ex. Microsoft Word och Excel Det ska vara möjligt att hantera rättigheter och inställningar centralt Det ska vara möjligt att centralt ompublicera dokument med en ny layoutmall Sida 11 av 14

Användare System Ägare Granskare Författare Admin Hantera centrala dokumentprofiler Hantera dokumentägarskap Hantera centrala metadata Hantera centrala innehållsmallar Hantera rättigheter och inställningar Ompublicera med ny layoutmall Skapa nytt dokument Författa dokument Redigera metadata Publicera dokument Relatera dokument Notifiera och begär kvitto Granska dokument Ny huvudutgåva Mindre korrigering Godkänna dokument Tilldelning unikt dokument-id Granskningspåminnelse Automatisk arkivering Ihopslagning med layoutmall Konvertering till PDF Publicering Skicka feedback Kvittera läst Sida 12 av 14 och förstått

6. Ärendehantering Lösningen ska innehålla ett ärendehanteringssystem för att kunna hantera ärenden som inkommer till Ålands hälso- och sjukvård. Ärendehanteringssystemet kan liknas vid ett diariesystem där varje ärende skall tilldelas ett unikt id och beroende av vilken kategori på ärende det är vara kopplat till ett flöde. Ett exempel på ett flöde är följande: Ett ärende inkommer via e-post till en inkorg för systemet En handläggare för den generella kön kollar på ärendet och bestämmer om det skall diarieföras eller ej. Handläggaren fördelar ärendet till korrekt verksamhetspunkt och kö. Systemet tilldelar automatiskt ärendet ett unikt id (så att enskilda verksamheter får en unik kod, t.ex. Förvaltningskansliet får bokstaven F, skild serie för sekretessdokument) Handläggaren plockar ärendet ur verksamhetspunktens kö och börjar arbeta med detta Handläggaren kan genom ärendehanteringssystemet skicka e-post till ursprungspersonen för ärendet. Handläggaren kan också bifoga filer till ärendet. Handläggaren kan när den vill lägga tillbaka ärendet i verksamhetspunktens kö, eller vidarebefordra detta till en annan kö. När ärendet är avslutat stänger handläggaren ärendet Systemet arkiverar då automatiskt ärendet 6.1. Övriga krav på ärendehantering Det ska vara möjligt att genomföra avancerade sökningar på ärenden (både pågående och arkiverade) Det skall vara möjligt att centralt styra vilka mallar handläggare skall arbeta med för olika ärenden I mallen ska finnas Rubrik för ankommande/avgående: ankomstdag/utskicksdag, löpande nr, mottagare/avsändare, innehåll, "grupp i sakregistret", "förberedande åtgärd (av vem, datum, prot, brev Nr)", "under handläggningen ankomna handlingar", slutlig åtgärd (av vem, datum, protokoll, brev nr)" samt eventuellt också för framtida behov plats i arkivet. Det ska vara möjligt att hantera rättigheter och inställningar centralt Det skall vara möjligt att sortera ärenden per handläggare Det bör på intranätets startsida framgå att det finns nya uppgifter för handläggaren att hantera Det skall finnas möjlighet till statistik på antal ärenden per kö, per handläggare och per kalendertid Det skall vara möjligt att behörighetsstyra ärendehanteringssystemet per verksamhetspunkt Sida 13 av 14

Ärende registreras manuellt på intranätet och verksamhetspunkt/ämne väljs Ärende inkommer via e-post (internt eller externt) Ja Fördelning till verksamhetspunkt Skall diarieföras? Nej Ärende avslutat Unikt ID tilldelas Handläggare plockar ärende från verksamhetspunktens kö Handläggare behandlar ärendet, skickar e-post, bifogar filer etc. Handläggare stänger ärendet Ärende arkiveras Sida 14 av 14