BARNCHECKLISTA för Södertälje kommun Bilaga Ärende: Resultat av internkontroll 2009 Dnr UN 09/05 Handläggare: Stefan Sundbom BARNCHECKLISTA som ska användas under beredningen av ärenden och därmed klargöra vilka beslut som kan beröra barn och ungdomar och därför behöver få en särskild barnkonsekvensanalys Den är avsedd att användas som ett redskap i Södertälje kommuns strävan att tillämpa principerna i FN:s barnkonvention. Kommer beslutet att beröra barn och ungdomar, nu eller i framtiden? Ja X Nej På vilket sätt? Internkontroll syftar till att redovisning blir rättvisande och att upphandling görs på rätt sätt vilket skall leda till en effektiv förvaltning av medel för barn och ungdomars framtid. Vid JA- ska denna barnkonsekvensanalys fyllas i: 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja X Nej På vilket sätt? Att tilldelade medel används och förvaltas på rätt sätt. 2. Är beslutet belyst ur barnets perspektiv? Ja Nej x Varför inte? Inget speciellt perspektiv gynnas/missgynnas i internkontroll av redovisningsregler och upphandlingsregler. Reglerna är generella och gäller alla områden. 3. Innebär beslutet att barnets rätt till likvärdiga villkor beaktas med tanke på bl a kön, etniskt ursprung, hälsa, funktionshinder, tro eller social ställning? Ja X Nej På vilket sätt? Rättvisande redovisning och upphandling enligt gällande regler handlar om att inga medel skall användas på felaktigt eller orättvisst sätt så att någon grupp gynnas/missgynnas. 4. Har barn och ungdomar fått uttrycka sin mening? Ja Nej X Varför inte? Analysen utgår från gällande lagar och kommunens regelverk och handlar om kontroll och inte någons personliga tyckande.
Bilaga 10a Intern kontrollplan för Gemensamma redovisningsrutiner 2009 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Attestrutiner 1. Att beslutsattest inte sker av egna utlägg och/eller kostnader som berör en personligen. Kristin Kontrollme Rapport tod (inkl till frekvens) (50) stickprov utanordningar och levfakturor med särsk resurskoder. (Resurs 162,161, 4223,423,424) När sker rapportering RESULTAT Avvikelse (ange antal och belopp i % av kontrollmängde n) Kortfattad kommentar och värdering av avvikelsen. 1 ggr/år Ev. förslag till åtgärder. Anläggningsredovisning Anläggningsredovisning 2. Att aktivering sker Danuta av inventarier med en livslängd på tre år eller längre och som överstiger ett värde mer än ett basbelopp. 3. Att aktivering inte Danuta sker av inventarier med en livslängd kortare än tre år och understigande ett värde av ett basbelopp Totalkontroll på verifikationer överstigande 39 tkr. (Konto 4 resurs 30-37) 1 ggr/ tertial Kontroll av aktiveringar på 18x-konton med ett värde understigande basbeloppet. Kontrollen sker på bokföringsmå nad april. Kundfakturering 4. Att faktureringen till Team KKK kund är rätt från början Relatera totalt antal makuleringar i förhållande till totalt antal fakturor på ett helår. Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollme tod (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT
Bokföring 5. Att alla transaktioner är rätt konterade Eva, Catharina 1.Granska alla kostnader (exkl resurs 10-15) överstigande ett belopp som sätts av kontoret själv utifrån dess verksamhet 2.Granska att resurs 16-19 bara innehåller personalkostna der som hör hemma där. 3. Granska att resurs 51 bara avser läromedel 4.Granska att köp av bemanningstjänster har bok-förts på resurs 56. Bokföring 6. Att det endast är övriga kostnader och intäkter bokförda på för dessa avsedda koder. Monica 1.Granska att kostnader som ligger bokfört på resurs 599 ej hör hemma på någon annan resurs. 2. Kontroll av intäkter som ligger bokfört på konto 339,369,3719, 379 och 389 inte hör hemma på något annat intäktskonto. Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Bensinkort 7. Att körjournal finns och fylls i och att antal km stämmer överens med bensinåtgången Kontrollme Rapport tod (inkl till frekvens) Maria Minst 10 procent av resultatenheter na som har bensinkort. När sker rapportering RESULTAT
IoF 8. Att leverantörsfakturor betalas i tid Kerstin S 1.Granska att samtliga leverantörsfakt uror för en månad betalas senast på fakturans förfallodatum. 2. Kontrollera att eventuell dröjsmålsränta på dessa fakturor har bokförts rätt. IoF 9. Att leverantörsfakturan skickas till rätt adress Team SL Kontroll av fakturor för en månad IoF 10. Att sekretessuppgifter inte finns tillgängliga för obehöriga personer Sirpa H Kontroll av fakturor för en månad 1ggr/år IoF 11. Att syfte och deltagarlistor bifogas på fakturor som avser representation och externa kurser. Kerstin E Kontroll av fakturor på resurs 161 och 424 för ett år. Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres IoF 12. Att organisationsnummer finns på alla leverantörer i IoF s leverantörsregister Team SL Kontrollme Rapport tod (inkl till frekvens) Genomgång av leverantörsregistret När sker rapportering RESULTAT Av 9340 externa leverantörer saknade 46 organisationsnu mmer. 1ggr/år Statsbidrag 13. Att för kommunen berättigade statsbidrag på 6 % söks (momsfri utbildning, vård etc) Fredrik Granskning av verifikat för en månad 1ggr/år Moms 14. Att halva momsbekoppet på korttidshyror av bilar deklareras som avdrag Hans Söka ut leverantörsfakt uror för 2 månader från Statoil och Berras biluthyrning
KOMMUNSTYRELSENS KONTOR Redovisning & Ekonomisupport Eva Blomberg Ank 3087 Bilaga 10b 2009-07-10 Sammanfattning Utbildningskontoret internkontrollplan för Gemensamma redovisningsrutiner 2009 För en mer neutral kontroll gör Redovisning & Ekonomisupport 2009 en övergripande kontroll, vilket innebär att man tittar på respektive kontrollmål över alla kontoren. Sammanställning av kontrollmålen: 1. Att beslutsattest inte sker av egna utlägg och/eller kostnader som berör en personligen Kontroll gjord på leverantörs/internfakturor och utbetalningar med resurs 162, 161, 4223, 423 och 424 under perioderna nov -08 och april -09. Resultat: 2 st har attesterat en lunch respektive en konferens där personen själv medverkade. En ganska stor andel av urvalet går inte att kontrollera då deltagarförteckningar saknas vilket visar brister i kunskapen om detta. Förslag på åtgärder: Gå igenom deltagarförteckningar och dess syfte. Ta upp fel i attesteringen med de personer det gäller. 2. Att aktivering av inventarier med en livslängd tre år eller längre och överstiger ett värde mer än ett basbelopp. Totalkontroll på verifikationer överstigande 41 tkr, kontokod 4, resurskod 30-37 under november 2008 och 42,8 tkr under april 2009. Resultat: 2 fel, maskiner och servrar överstigande ett basbelopp bokförda på konto 4000. Förslag på åtgärder:. Fortsatta utbildningsinsatser i ekonomiadministration från Redovisning och Ekonomisupport. Vi på Redovisning och Ekonomisupport kontrollerar allt över ett basbelopp på konto 4, resurs 30-37. Fakturorna som var felkonterade är, efter kontakt med personerna som hade konterat, omförda till konto 1812. 3. Att aktivering inte sker av inventarier med en livslängd kortare än tre år och understigande ett värde av ett basbelopp. Kontroll av aktiveringar på 18x-konton med ett värde understigande basbeloppet. Kontroll sker på bokföringsmånad april.
Resultat: 16 poster under 42,8 tkr funna på konto 18xx under april 2009. Detta är dock inget fel, eftersom det var fakturor som hör till förskolor som håller på att bygga upp en ny verksamhet och därför får ta mindre inköp som investeringar. Totalt kommer alla fakturor upp i ett basbelopp. Förslag på åtgärder: Ingen åtgärd. 4. Att fakturering till kund är rätt från början Urvalsperiod mars och april 2009, Fgr 17, 127 st fakturor granskade, Fgr 30-37, 8 617 fakturor granskade. Resultat: Totalt 7 % (Fgrupp 17: 5 %, Fgrupp 30-37: 2 %) makuleringar vilket är en klar förbättring jämfört med 2008. Fgr 17: 8 st makuleringar, varav 4 st var pga återlämnad bok och 4 st pga felaktig fakturamottagare eller felaktigt underlag. Fgr 30-37: 156 st makuleringar, varav 7 st pga barnet slutat/placeringen avslutad, 10 st pga felaktig eller saknad rapport/underlag, 6 st pga feldebiterad, 133 st makuleringsorsak saknas (se förklaring nedan). Makuleringsorsak saknas: Orsak till makulering är något enl nedan. Kravhanteraren har makulerat krav- eller påminnelseavgiften mm eller avskrivit beloppet. Kassan har makulerat små belopp ex. överbetalning som dras av nästa faktura eller betalas tillbaka till kunden. Kassan har makulerat kreditfakturan som kvittas med debetfakturan. Förslag på åtgärder: Ingen åtgärd. 5. Att alla transaktioner är rätt konterade Urvalsperiod nov -08 och feb -09. 1. Granska alla kostnader (exkl resurs 10-15) överstigande ett belopp som sätts av kontoret själv utifrån dess verksamhet 2. Granska att resurs 16-19 bara innehåller personalkostnader som hör hemma där 3. Granska att resurs 51 bara avser läromdel 4. Granska att köp bemanningstjänster har bokfört på resurs 56 Resultat: De flesta felen förekom på punkt 1 (15 % fel) där man har använt fel resurs vid köp av platser (exempelvis använt resurs 6112 istället för 6162). På de andra tre punkterna var det bara ett fåtal felaktigheter. 2
Förslag på åtgärder: Jag kontaktar de personer som har konterat fel så att det blir rätt framöver. Vi borde förtydliga kodplanen så att det tydligare framgår vilka resurser som ska användas vid köp av platser. Vi på Redovisning och Ekonomisupport behöver ha kontinuerliga utbildningsinsatser, där vi bland annat går igenom vilka resurser som det ofta konteras fel på och hur det ska vara istället. 6. Att det endast är övriga kostnader och intäkter som är bokförda för dessa avsedda koder. Urvalsperiod mars 2009. Konto: 4 resurs 5990 = Övrigt, filmhyror, start- och inträdesavgifter Poster på över 1000:- har kontrollerats Konto: 339 = avgifter och ersättningar Var tionde post har kontrollerats Konto: 369 = Övriga hyror Samtliga poster har kontrollerats Konto: 3719=övr. statliga driftbidrag 3790= Övriga driftbidrag Samtliga poster har kontrollerats Stickprov har tagits, en av två poster på Konto: 389 = Övriga intäkter UK Resultat: Av totalt 75 kontrollerade poster är 2 felaktiga. En post som gäller resurs 599 (köp från Kringlaskolan) och en där konto 389 använts och där det på underlaget inte framgår vad intäkten gäller. Förslag på åtgärder: Återkoppling har skett. Se över anvisningar när det gäller insättning av medel/intäkter. 7. Att körjournal finns och fylls i och att antal km stämmer överens med bensinåtgången. Urvalet gjordes på resurs 3624 Leasingbil och resurs 3631 Bensin, under mars 2009. Sedan gjordes ett selektivt urval på de ansvar som förekom i båda resurserna av väsentliga belopp. Detta urval ställdes sedan mot en förteckning på leasingbilar från Sbk, för att se om ansvaren ovan fanns registrerat på någon bil. Därefter kontaktades respektive enhet via mail. Via mailet efterfrågades antal bilar samt om körjournal användes samt en begäran om kopior på de senast aktuella körjournalerna. Resultat: 2 av 3 bilar hade ingen körjournal i dagsläget. De två bilarna som saknade körjournal hör till Staben. Körjournalerna skippades vid flytt till nytt stadshus då man trodde bilarna skulle försvinna och ingå i en gemensam bilpool. Förslag på åtgärder: En ordentlig rutinbeskrivning bör sammanställas med samlad information om hur körjournaler ska hanteras, samt bör en gemensam blankett för körjournal användas. 8. Att leverantörsfakturor betalas i tid Urvalsperiod april 2009 IoF. Resultat: Av 84 granskade fakturor var det 8 st som var för sent betalade, ca 1-4 dagar. 3
Förslag på åtgärder: Kommunen kan alltid bli bättre på att betala fakturorna i tid. Redovisning och Ekonomisupport bör ta fram riktlinjer för hur fakturor ska hanteras, så att förseningarna minskar. 9. Att leverantörsfakturan skickas till rätt adress. Kontrollen har skett övergripande över alla kontor/kdl. Kartläggning av adresseringen på de fakturor som kom under juni.med rätt adress har tolkats att både orden faktura samt att korrekt beställarid ska finnas med på fakturan. Antal fakturor: 6 823 st Resultat: Antal fel: 845 st d v s 12 % och är en ökning mot förra året. Förslag på åtgärder: Fortsatt information till anställda och leverantörer om vikten av att använda korrekta uppgifter, såväl adress och beställarid. Man bör även fortsätta med att få in fler elektroniska fakturor från leverantörerna (d v s fakturor utan att de skannas). Förse dem som är certifierade beställare med ett plastkort med korrekta uppgifter. 10. Att sekretessuppgifter inte finns tillgängliga för obehöriga personer. Urvalsperiod mars -09. Alla fakturor är granskade resurs 1815-1819, 6100-6199, 6200-6299. Resultat: Inga fel. Förslag på åtgärder: Ingen åtgärd. 11. Att syfte och deltagarlistor bifogas på fakturor som avser representation och externa kurser. Kontroll av fakturor på resurs 161* och 424* för ett år enligt instruktion på kontrollplanen Resultat: 44 av 150 granskade fakturor var felaktiga (29 %) vilket är ett dåligt resultat. Framförallt är det vid representation som det slarvas, över hälften av fakturorna saknar nödvändig information. Förslag på åtgärder: Fortsatt information ut till verksamheterna om vikten och syftet med att bifoga deltagarlistor. Den granskade perioden infaller mestadels innan utbildningsinsatserna i ekonomiadministration genomfördes. Förhoppningsvis ger det resultat i nästa års internkontroll. 4
12. Att organisationsnummer finns på alla leverantörer i IoF:s leverantörsregister. Kontrollen har skett övergripande över alla kontor/kdl o Antal leverantörer: 9 340 st Resultat: 46 leverantörer saknade organisationsnummer. Förslag till åtgärder: De leverantörer som idag saknar organisationsnummer kommer att kompletteras med detta. Fortsättningsvis ska organisationsnummer alltid skrivas när leverantör registreras första gången. 13. Att för kommunen berättigade statsbidrag på 6 % söks (momsfri utbildning, vård e t c) Urvalsperiod februari 2009. Konto: 4 resurs 6111 = Köp från förening/stiftelse som entreprenör Konto: 4 resurs 6112 = Köp av förening/stiftelse som är huvudman Konto: 4 resurs 6161 = Köp av företag som entreprenör Konto: 4 resurs 6162 = Köp av företag som är huvudman Resultat: 12 fel på resurs 6112. På 3 av dessa fanns notering om att omföring till annan resurs (6210) gjorts. 4 fel av de 12 var på kreditfakturor. Enheterna har kanske inte uppfattat att även kreditfakturor ska hanteras med moms. Detta eftersom flertalet av kreditfakturorna saknade korrekt kontering. I övrigt relativt få fel som borde kunna bli ännu bättre bara av påminnelser till berörda enheter. Förslag till åtgärder: Meddela enheterna som glömt att kontera upp momsen. Tryck på att även kreditfakturorna ska konteras med konto 1511-1515. 14. Att halva momsbeloppet på korttidshyror av bilar deklareras som avdrag. Sökt ut fakturor från Statoil och Berras biluthyrning under september 2008 och februari 2009. Resultat:. Under perioden var det bara en faktura som gällde korttidshyra av bil, och där hade man felaktigt dragit hela momsen. Förslag till åtgärder: Fortsatt utbildning till enheterna. En informationstext bör skrivas ut under resursen i kodplanen. Lägga ut lathund på kanalen kring momsregler. Sammanfattning På det stora hela sköter UK sin ekonomiadministration bra. Det man kan bli bättre på är att använda rätt resurser vid köp av platser. Något som man måste bli bättre på är att bifoga syfte och deltagarlistor till fakturor som avser representation och externa kurser. Av de granskade fakturorna på detta kontrollmål var 29 % felaktiga vilket är ett dåligt resultat. Det ska alltid finnas uppgifter på dessa fakturor. Detta kontrollmål är viktigt och bristerna bör tas upp med chefer i ledningsgrupper. 5
Bilagor Internkontrollplan för gemensamma redovisningsrutiner 2009 samt rapportering av gjord kontroll för enskild rutin per kontrollmål 1-14. 6
Intern kontrollplan för upphandlingsrutiner: 2009 Bilaga 11a Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Upphandlingsform Att direktupphandling inte sker när Telge Inköp AB formaliserad upphandling krävs. kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. Kontrollmetod (inkl frekvens) Stickprovskontroll av (100) inköp varav (10) skall avse konsulttjänster. resurskod 431) Rapport När sker till rapportering Kontorschef September RESULTAT Avvikelse har noterats i två fall. Ramavtal Att ramavtalen nyttjas. Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. Ramavtal (100) stickprov från ramavtalsleverantör via kommunens beställningssystem inom områdena: Livsmedel, Kontorsmaterial, Förbrukningsmaterial, skolförbrukningsmateriel. 20 direktupphandlingar från leverantörer som inte används generellt inkl konsulter Direktupphandling Direktupphandling Att avrop från nettoprissatta produkter sker. Att kontroll av leverantörer sker enligt skattemyndighetens blankett Att miljöaspekterna beaktas vid avrop från ramavtalsleverantörer Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. (100) stickprov totalt i varugrupperna kontorsmaterial och kontorsmöbler. Stickprov av 20 beställningar inom varugrupperna: Städmaterial Kontorsmaterial Kontorschef September Kontorschef September Kontorschef September Kontorschef September Kontorsmaterial 79% och möbler 72% utnyttjande av ramavtal. Av systemtekniska skäl har inte denna kontroll kunnat göras. I de fall där upphandling sker med hjälp av Telge Inköp sker kontroll rutinmässigt i varje fall. Direktupphandling i övriga fall skall ske med hjälp av sk certifierade inköpare, vilka utför erforderliga kontroller. Det ingår i utbildningen för certifierade beställare att i inköpsögonblicket i första hand välja de produkter som har minst miljöpåverkan.
Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Direkt-- Tillåtna beloppsgränser för Telge Inköp AB upphandling direktupphandling ej överskrids kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll Direktupphandling Att skriftlig beställning sker via ekonomisystemet er. Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. Kontrollmetod (inkl frekvens) Stickprov tas ur I of på fakturor som överskrider fastställda beloppsgränser Stickprovskontroll av 30 fakturor som skall jämföras med beställningsunderlaget Rapport När sker till rapportering Kontorschef September Kontorschef September Inom resurs 4310 har överskridande skett vid 2 tillfällen (> 5 basbelopp) Alla inköp skall ske via IoF. Görs detta blir också beställningen skriftlig. Telefonbeställning får ske endast i undantagsfall och i så fall med redan avtalade leverantörer. All annan beställning är utanför regelverket. Någon kontroll om leverantörer lagts in i efterhand har inte kunnat göras.
Bilaga 11b Rapport - Internkontroll Utbildningsnämnden Telge Inköp har under perioden januari-augusti 2009 genomfört internkontroll enligt fastställd intern kontrollplan för upphandlingsrutiner. Kontrollen har gjorts via Fakturasök i IOF. Någon stickprovskontroll av att avrop sker från nettoprissatta produkter eller att avrop görs via skriftlig beställning har inte kunnat göras. Rapportering sker till verksamhetscontroller och kontorschef. Område % avtalstrohet Antal fakturor Total belopp Varav avtal Lås 18% 100 232 181 42 141 Projektledn 47% 6 65 792 31 250 Glas 100% 100 345 017 345 017 Datorer 47% 54 1 977 973 925 405 Möbler 72% 48 904 394 654 935 Telefoner 38% 12 18 828 7 075 Kontorsmtr 79% 100 181 995 144 431 Resor 72% 36 171 967 124 042 Konsulter 7% 60 1 357 405 99 069 Livsmedel 100% 100 242 750 242 750 Arbetskläder 20% 16 45 411 8 900 Toner 63% 100 349 955 221 048 TOTALT 48% 732 5 893 667 2 846 063 Följande avvikelser mot fastställda rutiner har konstaterats Inom resurs 4310 har otillåten upphandling skett vid två tillfällen då värdet för direktupphandling (5 basbelopp) har överskridits. Inom vissa områden har konstaterats relativt låg användning av befintliga ramavtal (Se tabell ovan). Förslag till åtgärder som skall vidtas Sammantaget hanterar kontoret inköp och avrop från ramavtal enligt kommunens regelverk mindre bra. Åtgärder i form av ökad styrning mot avtalade leverantör behövs. På aggregerad nivå bör uppmärksamhet riktas mot att beloppsgränser för direktupphandling inte överskrids. Fortsatt utbildning och information av certifierade beställare och utveckling av beställningssystemet innebär en ökad styrning mot rätt leverantör och rätt produkt. Intern kontrollplan bifogas. Telge Inköp AB Tel vxl 08-553 220 00 Org.nr 556770-1437 Box 633, 151 27 Södertälje Fax 08-553 220 05 Säte i Södertälje Besöksadress www.telge.se Holmfastvägen 31, Södertälje
Södertälje den 24 augusti 2009 Telge Inköp AB Ewert Sjöstrand/ e u Telge Inköp AB Tel vxl 08-553 220 00 Org.nr 556770-1437 Box 633, 151 27 Södertälje Fax 08-553 220 05 Säte i Södertälje Besöksadress www.telge.se Holmfastvägen 31, Södertälje
Bilaga 11b - Rapport upphandlingsrutiner 2009 3(3) 2009-09-14
Bilaga 12a Intern kontrollplan för Personalrutiner 2009 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod*) (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Anställning Att korrekt registrering har skett utifrån korrekt skriftligt underlag. Verksamhetscontroller Utförare: Personalavdelningen/ Lön Stickprov 30 st eller minst 5 % av registrerade anställningsbeslut/kontor. Kontroll sker av inregist-rerade uppgifter i Personec gentemot underlaget Chefen för kontoret Senast augusti 30 beslut kontrollerade. 90 % korrekt ifyllda. 3 sakande anledning till den tidsbegränsade anställningen. Kontrollen avser mars månad. Rapportering timanställda Att rapporten för timanställda är korrekt ifylld och rätt registrerad. Verksamhetscontroller Utförare: Personalavdelningen/ Lön Stickprov 30 st eller minst 5 % av rapporterna för timanställda/kontor Kontrollen avser mars månad. Chefen för kontoret. Senast augusti 30 rapporter kontrollerade. 56 % korrekt ifyllda. Uppgifter som saknades på övriga var titel, anställningstid och typ av anställning Ohälsotalen Att rehabiliterings utredning påbörjats när den anställde varit sjuk i 14 dagar samt avslutats dag 28, om medarbetaren fortfarande är sjuk eller efter 6 tillfällen Verksamhetscontroller Utförare: V-stöd personal Samtliga sjuka mer än 14 dagar samt de som är sjuka 6 tillfällen eller fler Chefen för kontoret Senast augusti 59 % har gjort eller påbörjat rehabiliteringsutredning. *) Obs! underlag för kontroll av lönehanteringen tas ut kontinuerligt, månadsvis, förutom inför internkontrollen i mars 1
Bilaga 12b INTERN KONTROLL INOM PERSONALOMRÅDET UK ÅR 2009 samt 2010 Enligt den Interna kontrollplan som fastställts för år 2009 skulle följande områden inom Personal kontrolleras: Ohälsotalen: att rehabiliterings utredning påbörjats när den anställde varit sjuk i 14 dagar samt avslutats dag 28, om medarbetaren fortfarande är sjuk eller efter 6 tillfällen (i enlighet med kommunens Riktlinjer för aktiv och tidig rehabilitering) Anställning: att korrekt registrering har skett utifrån korrekt skriftligt underlag Rapportering av timanställda: att rapporten för timanställda är korrekt ifylld och rätt registrerad Personalavdelningen vid Kommunstyrelsens kontor har utfört kontrollen åt samtliga kontor. Ansvaret har respektive nämnd. Sammanfattning av resultatet av Internkontrollen år 2009 Uk. Personalfrågor Ohälsotalen enligt definitionen redovisas samlat. Rehabiliteringsutredningar har utförts eller påbörjats 59 % av fallen. Motsvarande siffra för kommunen var densamma (59 %). Lönehantering Anställning Det som kontrollerades på anställning är uppgifter som är obligatoriska på anställningsavtalet enligt LAS. Besöksadress Tfn 08-550 264 05 www.sodertalje.se 151 89 Södertälje camilla.nilimaa@sodertalje.se Org-nr 212 000-0159
30 anställningsavtal är kontrollerade. Avvikelser: 3 saknade anledning till den tidsbegränsade anställningen. Timavlönades anställningsbeslut/rapport 30 rapporter är kontrollerade. 13 rapporter är korrekt ifyllda. På övriga saknas uppgift om anställningstid, typ av anställning och titel. Förslag till åtgärder och förbättringar Ohälsotalen Enligt Mål & Budget 2009-2011 är en målsättning i kommunen att sjukfrånvaron ska sjunka från 7,7 procent vid bokslutet 2007 till 5 procent 2009. Som ett led i detta ska kommunens insatser bland annat bestå av aktiv och tidig rehabilitering. Kravet på rehabiliteringsutredning ska vara uppfyllt till 100 % även efter 6 sjuktillfällen. Lönerutiner Information om vilka uppgifter som är obligatoriska och vilka uppgifter som är fel till berörd chef. Pia Murphy Tf Personaldirektör Camilla Nilimaa Personalekonom Besöksadress Tfn 08-550 264 05 www.sodertalje.se 151 89 Södertälje camilla.nilimaa@sodertalje.se Org-nr 212 000-0159
Bilaga 13 Intern kontrollplan för dokument- och ärendehantering 2009 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Posthantering Att inkommen och utskickad post blir öppnad, registrerad och i övrigt adekvat behandlad Nämndsekreterare/ registrator Stickprov bland inkomna och utskickade brev och e-post Verksamhets controller Augusti till UK och september till UN Nämndsekreterare/registrator finns inte längre på Uk. Posten sorteras till adressat eller till registrator på Ksk för postlistning och i förekommande fall diarieföring. Pga omorganisation och personalminskningar finns inte utrymme att utföra kontroller och sammanställa resultat.
Bilaga 15 Intern kontrollplan för återsökning av statsbidrag för flyktingar och asylsökande 2009 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres 1. Att statsbidragsansökningar av särskilda och extraordinära kostnader görs inom alla relevanta områden enligt upprättad instruktion. 2. Att återsökning av kostnader sker för alla personer som uppfyller villkoren. 3. Att alla kostnader fångas upp vid återsökningen. Kontrollmetod (inkl frekvens) Intervju med ansvarig person för ansökan Intervju med ansvarig person om metod för att fånga upp återsökningsbara personer. Ev komplettera med stickprov Stickprov för 10 personer Rapport till Kontorschef När sker rapportering Augusti till UK och september till UN Augusti till UK och september till UN Augusti till UK och september till UN RESULTAT För UN:s del görs återsökningar av schablonbelopp för asylbarn. Vad som är särskilda och extraordinära kostnader för flyktingar i skolan är oklart. Det senaste beskedet från datainspektionen är dessutom att register inte får föras över vilka som är flyktingar. UN har därför inte gjort sådana återsökningar. Utifrån underlag från elevregistret är ansökan gjord för samtliga berättigade asylbarn i allmän förskola och för elever F-9 och gymnasiet t.o.m. VT 2009. Däremot har inga beslut om ersättningar fattats av MIG ännu för läsåret 08/09. Den återsökning som görs utgår från ett schablonbelopp. I övrigt är inte redovisningen utformad så att vi vet vad som är specifika kostnader för flyktingar.
Bilaga 15 4. Instruktionen för återsökning av statsbidrag för flyktingar och asylsökande uppdateras. Se över befintlig instruktion och bedöma om ändringar behöver göras. Augusti till UK och september till UN Instruktionen har tidigare skrivits av Sk. Denna är inte uppdaterad de senaste åren. REK tittar i dagsläget på dessa instruktioner för att se över dem och eventuellt uppdatera dem.
Bilaga 17 Intern kontrollplan för Barnomsorgsavgifter 2009 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Barnomsorgsavgift 1. Att inkomstuppgiften som registreras i Förskoleenheten/Uk Procapita är densamma som på föräldrarnas och arbetsgivarens intyg. Barnomsorgsavgift Barnomsorgsavgift 2. Att alla 4-5 åringar är registrerade som allmän förskola med reducerad avgift. 3. Att de föräldrar som är "nollade" i Procapita är korrekt. Förskoleenheten/Uk Förskoleenheten/Uk Kontrollmetod (inkl frekvens) (25) Stickprov på inkomstblanketter 1 ggr/år Kontroll av samtliga 4-5 åringar i Procapita 1 ggr/år (25) Stickprov 1 ggr/år Rapport till Verksamhets controller Verksamhets controller Verksamhets controller När sker rapportering Augusti till UK och september till UN Augusti till UK och september till UN Augusti till UK och september till UN RESULTAT Ingen avvikelse 2 st var felregistrerade. 2 st var fel Skulder Skulder Inskrivna barn 4. Att inga barn till föräldrar med gamla barnomsorgsskulder blir placerade. 5. Att barn till föräldrar med barnomsorgsskulder blir avstängda inom 2 månader. 6. Att alla barn inom skolbarnomsorgen finns registrerade. Förskoleenheten/Uk Förskoleenheten/Uk Kontroll av samtliga 1 ggr/år (25) Stickprov 2 ggr/år Förskoleenheten/Uk Stickprov av 2 fritidsklubbar och 2 fritids 1 ggr/år Verksamhets controller Verksamhets controller Verksamhets controller Augusti till UK och september till UN Augusti till UK och september till UN Augusti till UK och september till UN 3 st placerade enl. delagationsbeslut. Placering medges endast om det finns särskilt beslut från berörd nämnd/delegat UK verkställer avstängning när erinran kommer från Ksk/ekonomi-redovisning Uk kontrollerar ej BOskulder. 1 avvikelse, Tajen fritidsklubb 3 avvikelse Enhörna fritidshem. Inskrivna barn 7. Att alla barn till föräldralediga och arbetslösa är registrerade som 15- timmars barn. Förskoleenheten/Uk Kontroll av samtliga aktuella barn 1 ggr/år Verksamhets controller Augusti till UK och september till UN Avvikelse förekommer. Placering mer än 15 placeringstimmar enligt delegationsbeslut.
Bilaga 18 Intern kontrollplan för arkivering av räkenskapsinformation 2009 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Arkivering av räkenskapsinformation Att dokumenthanteringsplaner finns för området ekonomiadministration Att arkivering sker enligt planen Redovisning & Ekonomisupport för centrala arkiv. Nämndsekreterare/ Registrator Enligt ovan samt arkivenheten Att dokumenthanteringsplaner finns för området ekonomiadm för kontorens samtliga arkiv Att arkivering sker enligt planen, d.v.s. att man på sina egna kontor bara har räkenskapsmaterial som de ska ha enligt planen Verksamhets controller Augusti till UK och september till UN Kontrollmålet är inte längre kontorsspecifikt. Arkivering av räkenskapsinformation sker på KSK där dokumenthanteringsplan finns. Att det räkenskapsmaterial som ska finnas i centralarkivet enligt planen verkligen finns där
Intern kontrollplan för uppföljning av verksamhetsspecifika mål 2009 Bilaga 19 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport Till När sker rapportering RESULTAT Beslut om utbildningsplan (UP) (= verksamhetsplan (VP)) Utbildningsplan (verksamhetsplan) är antagen av nämnd Verksamhetscontroller Kontroll av nämndsbeslut Kommunstyrelse Vid delårsrapport i april Ja, den antogs på extrainsatt nämnd den 19 december 2008. Uppföljning av utbildningsplanens (UP) mål Att målen följs upp enligt planen. Verksamhetscontroller Samtliga UP mål granskas vid delårs- och årsbokslut Kontorschef och nämnd Delårsboksluten samt årsbokslut Ja, följs upp i delår augusti och årsbokslut varje år. Att arbetsplaner finns upprättade på resultatenheter Att samtliga enheter har upprättade arbetsplaner med nedbrutna mål och är överenskomna med kontorschef Enheten för kompetens och kvalitet Avstämning med KSK som redogör hur många som kommit in. Kontorschef och nämnd Vid delårsrapport i april Samtliga enheter har lämnat in arbetsplaner. Uppföljning av arbetsplanernas (AP) mål Att avvikelser i UP och AP rapporteras och åtföljs av förslag till åtgärder Att målen följs upp enligt planen. Att samtliga befarade och konstaterade avvikelser rapporteras och leder till åtgärder Enheten för kompetens och kvalitet Avvikelser i UP verksamhetscontroller Avvikelser i AP verksamhetscheferna Enheternas måluppfyllelse utifrån AP rapporteras i kvalitetsredovisningen Granskning av måluppfyllelse utifrån styrtal etc. Kontroll om åtgärdsprogram finns. Avstämning mot mål sker i samtal/intervju med enhetschefer. Kontroll om åtgärdsprogram finns Kontorschef och nämnd Kontorschef och nämnd I samband med kvalitetsredovisning Delårsboksluten samt årsbokslut Löpande vid förekommen anledning. För 2009 görs detta i kommunens kvalitetsredovisning under 2010. För 2008 är detta gjort. Detta följs upp i delår augusti och årsbokslut. Måluppfyllelsen är av yttersta vikt och nämnden strävar ständigt efter bättre resultat. Metoder och satsningar för att uppnå bättre måluppfyllelse generellt och specifikt finns formulerade.