Förfrågningsunderlag 2015-09-23 Upphandlande organisation Upphandling Göteborgs Stads Upphandlings AB Konsulttjänster för chefs- och medarbetarutveckling Mariah Collin 440/14 Sista anbudsdag: 2015-10-28 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG/RAMAVTAL 1.1 INLEDNING Göteborgs Stads Upphandlings AB (Upphandlingsbolaget) genomför en ramavtalsupphandling. Upphandlingsbolaget inbjuder anbudsgivare, nedan kallad Leverantör, att lämna anbud i enlighet med detta förfrågningsunderlag. 1.1.1 Objekt och omfattning Ramavtalet omfattar följande tjänster. Konsulttjänster för chefs- och medarbetarutveckling på både grupp- och individnivå. Konsulttjänsten ska vara applicerbar på verksamheten och kan t.ex. bestå i handledning, coachning, utveckling, projektledning eller en utbildningsinsats. Upphandlingen är indelad i följande avtalsområden: - A. Chefsutveckling - B. Chefshandledning/chefscoachning - C. Ledningsgruppsutveckling - D. Team-/grupputveckling - E. Medarbetarutveckling - F. Outplacement Exekutiv chef - G. Outplacement Ramavtalet är ett avtal utan volymförpliktelser. Verksamhet som berör ramavtalsområdet kan bedrivas i egen regi. I sådana fall är Ramavtalet att betrakta som ett komplement till den egna verksamheten. Observera att det kan finnas redan gällande avtal för verksamhet som berör Ramavtalets område. Dessa avtal upphör inte att gälla i anledning av detta Ramavtal. Göteborgsregionens Kommunalförbund externa utbildningsverksamhet i egen regi omfattas inte av detta ramavtal. Utskrivet: 2015-09-23 15:33 Sida 1 av 8
1.1.2 Upphandlande myndighet Göteborgs Stads Upphandlings AB, 556070-5054 Box 1111 405 23 Göteborg Upphandlingsbolaget är helägt av Göteborgs Stad och är stadens inköpscentral. Upphandlingsbolaget ingår, såsom inköpscentral, ramavtal i eget namn. Upphandlingsbolaget kan även, i egenskap av inköpscentral, ingå avtal om upphandlingssamverkan med kommuner, kommunalförbund och andra upphandlande myndigheter/enheter inom Göteborgsregionen. 1.1.3 Definitioner Avtalsanvändare De kommuner, förvaltningar, kommunalförbund och bolag m.m. som har rätt att använda Ramavtalet. Beställare Myndigheter och enheter som beställer i enlighet med Ramavtalet. Respektive Beställare ansvarar för sin användning av och sina beställningar från Ramavtalet. Göteborgs Stad Begreppet Göteborgs Stad omfattar Stadens samtliga förvaltningar och bolag, föreningar och stiftelser där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Leverantör Företag eller annan aktör som lämnat anbud och som tillhandahåller de tjänster som omfattas av Ramavtalet. Med Leverantör avses även grupper av leverantörer och i alla delar av Upphandlingsbolaget godkänd Underleverantör. Ramavtal Det avtal, med bilagor, som Upphandlingsbolaget ingår med en eller flera Leverantörer efter genomförd upphandling. Resultat Rapport, plan, undersökningsresultat eller någon annan prestation som är slutresultat av ett Uppdrag som utförts. Underavtal Avtal mellan Beställaren och Leverantören om att utföra Uppdrag i enlighet med villkoren i Ramavtalet. Underleverantör Samtliga företag eller andra aktörer som anlitas av Leverantören för utförande av hela eller delar av Uppdrag eller leverans av varor. Om annat företag i Leverantörens koncern, t.ex. dotterföretag eller intresseföretag, anlitas för Uppdrag ska även dessa anses vara underleverantörer. Uppdrag den tjänst som beställs från Ramavtalet vid varje tillfälle. 1.1.4 Avtalsanvändare Avtalsanvändare inom Göteborgs Stad. För mer information se webbplats: http://www.goteborg.se Övriga avtalsanvändare: - Göteborgsregionens Kommunalförbund och ISGR AB - Gryning Vård AB - Härryda kommun, samt Härryda Energi AB och Härryda Elhandel AB - Kungälvs kommun - Lerums kommun - Lilla Edets kommun Utskrivet: 2015-09-23 15:33 Sida 2 av 8
- Mölndals Stad - Partille kommun - Stenungsunds kommun 1.1.5 Uppskattad volym Den nedan angivna avtalsvolymen visar omsättning på befintliga ramavtal och innebär endast ett riktvärde. Det verkliga utfallet kan bli såväl högre som lägre och några garanterade volymer lämnas inte. Under avtalstiden kan förändringar komma att ske utifrån politiska beslut, verksamhets-/ organisationsförändringar m.m. som kan påverka behovet, volymerna, antalet avtalsanvändare eller leveransställen. Under 2014 och 2013 har beställningar gjorts för följande ungefärliga belopp per avtalsområde: A. Chefsutveckling (chefshandledning/chefscoachning var inkluderat i detta område under perioden) 2014: 8,5 miljoner kronor 2013: 4,5 miljoner kronor C. Ledningsgrupputveckling 2014: 1,5 miljoner kronor 2013: 2,5 miljoner kronor D. Team/grupputveckling 2014: 3 miljoner kronor 2013: 1,7 miljoner kronor E. Medarbetarutveckling 2014: 1,3 miljoner kronor 2013: 1,2 miljoner kronor G. Outplacement (Outplacement Exekutiv chef var inkluderat i detta område under perioden) 2014: 430 000 kronor 2013: 480 000 kronor 1.1.6 Avtalsstart Planerad avtalsstart 2016-08-01 1.1.7 Avtalsslut Planerat avtalsslut 2020-07-31 1.1.8 Avtalsperiod Ramavtalets planerade avtalsperiod är 48 månader. Upphandlingsbolaget har möjlighet att säga upp ramavtalet med en uppsägningstid av 6 månader. Avtalet löper dock minst i 24 månader. Vid den planerade avtalsperiodens utgång upphör ramavtalet att gälla utan föregående uppsägning. Förutom uppsägning i enligt med stycket ovan, som kan göras utan orsak, regleras uppsägning av ramavtalet i punkten Förtida upphörande i Ramavtalsvillkoren. Ramavtalet gäller från det att det undertecknats av båda parter, dock tidigast från och med planerad avtalsstart. Utskrivet: 2015-09-23 15:33 Sida 3 av 8
För det fall ramavtal tecknats med flera leverantörer och samtliga ramavtal inte kunnat ingås innan den planerade avtalsstarten, kan avtalsperioden beträffande avtalsstart komma att variera mellan olika leverantörer. Om planerad avtalsstart blir förskjuten startar avtalsperioden efter det att det första ramavtalet undertecknats av båda parter. Ramavtalet upphör dock att gälla för samtliga leverantörer, utan uppsägning, den dag då avtalsperioden löper ut för det första ramavtalet. 1.1.9 Elektronisk handel i Göteborgs Stad Göteborgs Stads förvaltningar använder sig av elektroniska beställningar via e-handelssystemet Winst. Winst är Göteborgs Stads namn på systemet Proceedo som tillhandahålls av Visma Commerce AB. Övriga Avtalsanvändare kan använda andra beställningssystem. Winst gör det möjligt att enklare urskilja vilka produkter eller tjänster som varje ramavtal innefattar samt tydliggöra eventuell rangordning av leverantörsavtal. Sökfunktioner gör det möjligt att söka, jämföra varor och tjänster, se bilder med beskrivande text, länka till produktblad hos leverantören, synliggöra avtalsprodukter och miljömärkta varor. Bättre exponering av ramavtal främjar avtalstroheten. Göteborgs Stads förvaltningar har infört elektronisk handel (e-handel) vilket innebär ett elektroniskt flöde från avtal till order och faktura. Order attesteras av behörig ansvarig innan de skickas till leverantör. Systemet möjliggör även en automatisk jämförelse mellan order och faktura där avvikelser automatiskt markeras. Mer information finns på www.uhb.goteborg.se/winst där även följande bilagor kan inhämtas: - Generell e-handelsinfo (2012-03) - Egenhanterad leverantör avtal (2009-03) - Bil. 1 Leverantörsavrop (2012-12) - Bil. 2 NEA Allmänna bestämmelser 2007 1.2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 1.2.1 Krav på anbudet Leverantören ska i anbudet visa att den uppfyller förutsättningarna och kraven i förfrågningsunderlaget. Obligatoriska krav på Leverantören och tjänsten måste uppfyllas. Genom anbudssvar accepterar Leverantören samtliga föreskrivna villkor i förfrågningsunderlaget. Anbudssvar innebär även ett intyg på att uppgifter i anbud och bilagor är sanningsenliga. Leverantören är ansvarig för att efterfrågad information anges och att begärda dokument bifogas anbudet samt att samtliga obligatoriska krav är uppfyllda. Leverantören uppmanas därför att noggrant gå igenom och kontrollera sitt anbud innan det lämnas in. Om Leverantören avstår från att svara på något av de ställda kraven eller frågorna kommer detta att tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte accepteras. I förfrågningsunderlaget finns färdiga bilagor vilka används för att lämna efterfrågade beskrivningar. Bilagor lämnas i redigerbart format. Om Leverantören låst upp en skyddad anbudsbilaga eller ändrat i skyddade celler kan Leverantören komma att uteslutas. Utskrivet: 2015-09-23 15:33 Sida 4 av 8
Anbudet ska vara författat på svenska. Dock kan certifikat, intyg och bevis eller liknande vara på engelska. Ersättning för upprättande av anbud utgår inte. 1.2.2 Ansvarig upphandlare Mariah Collin, upphandlare 1.2.3 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs genom Förenklat förfarande 1.2.4 Avtalstyp A. Chefsutveckling tecknar ramavtal. Avsikten är att ramavtal ska tecknas med minst 20 leverantörer. Antalet varför ramavtal kan komma att tecknas med såväl färre som fler än 20 leverantörer. B. Chefshandledning/chefscoachning tecknar ramavtal. Avsikten är att ramavtal ska tecknas med minst 25 leverantörer. Antalet varför ramavtal kan komma att tecknas med såväl färre som fler än 25 leverantörer. C. Ledningsgruppsutveckling tecknar ramavtal. Avsikten är att ramavtal ska tecknas med minst 15 leverantörer. Antalet varför ramavtal kan komma att tecknas med såväl färre som fler än 15 leverantörer. D. Team-/grupputveckling tecknar ramavtal. Avsikten är att ramavtal ska tecknas med minst 15 leverantörer. Antalet varför ramavtal kan komma att tecknas med såväl färre som fler än 15 leverantörer. E. Medarbetarutveckling tecknar ramavtal. Avsikten är att ramavtal ska tecknas med minst 15 leverantörer. Antalet varför ramavtal kan komma att tecknas med såväl färre som fler än 15 leverantörer. F. Outplacement Exekutiv chef tecknar ramavtal. Avsikten är att ramavtal ska tecknas med minst tre leverantörer. Antalet varför ramavtal kan komma att tecknas med såväl färre som fler än tre leverantörer. G. Outplacement Utskrivet: 2015-09-23 15:33 Sida 5 av 8
tecknar ramavtal. Avsikten är att ramavtal ska tecknas med minst tre leverantörer. Antalet varför ramavtal kan komma att tecknas med såväl färre som fler än tre leverantörer. 1.2.5 Elektronisk anbudsgivning Anbud ska lämnas elektroniskt via TendSign, vilket innebär att anbud inte kan lämnas i pappersformat, via fax eller e-post. För att kunna lämna anbud krävs att behörig person för Leverantören registrerar ett användarkonto på www.tendsign.com Den e-postadress som Leverantören använt för inloggning i systemet, är den som gäller för all kommunikation gällande upphandlingen. Leverantörens kontaktperson anges i TendSign. Vid frågor eller support kring hanteringen av systemet kan TendSigns support kontaktas på telefon 0771-440 200 eller tendsignsupport@visma.com. Upphandlingsfrågor besvaras endast av upphandlingsansvarig. 1.2.6 Sista anbudsdag Anbudet ska vara Upphandlingsbolaget tillhanda senast 2015-10-28 1.2.7 Anbudets giltighetstid Leverantören är bunden av sitt anbud sex månader efter sista anbudsdag. För det fall upphandlingen blir föremål för överprövning är Leverantören bunden av anbudet fram till och med en månad efter den tid då eventuell överprövning avslutats genom lagakraftvunnen dom. 1.2.8 Frågor och svar samt förtydliganden av förfrågningsunderlaget Frågor med anledning av upphandlingen ska ställas så tidigt som möjligt skriftligt via TendSign. Endast skriftliga svar i TendSign är bindande. Sista dag att ställa frågor är nio dagar före sista anbudsdag och svar meddelas senast sex dagar före sista anbudsdag. Leverantören ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad på frågor och svar. Om Leverantören upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att Upphandlingsbolaget kontaktas, genom TendSign, så att missförstånd kan undvikas. Frågor och svar liksom eventuella förtydliganden och kompletteringar utgör en del av förfrågningsunderlaget. 1.2.9 Alternativa anbud eller reservationer tillåts inte I anbudet får inga alternativa anbud förekomma. Om en Leverantör lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas. Undvik att lämna information som inte efterfrågats och som kan ses som en reservation mot uppställda krav. 1.2.10 Delade anbud Leverantören kan välja att lämna anbud på samtliga områden eller enbart separata områden. 1.2.11 Anbudsöppning Anbudsöppning äger rum i närvaro av två personer från Upphandlingsbolaget så snart som Utskrivet: 2015-09-23 15:33 Sida 6 av 8
möjligt efter anbudstidens utgång. 1.2.12 Underrättelse om tilldelningsbeslut och kontraktstecknande Efter genomförd upphandling fattar Upphandlingsbolaget tilldelningsbeslut. Underrättelse om tilldelningsbeslut tillsänds samtliga Leverantörer till den e-postadress Leverantören registrerat i TendSign. Respektive avtalsområde av upphandlingen prövas, utvärderas och tilldelas separat. Tilldelningsbeslutet utgör inte ett bindande avtal. Ett civilrättsligt bindande avtal mellan Upphandlingsbolaget och vinnande Leverantörer sluts genom att ett ramavtal undertecknas av båda parter och träder i kraft först efter det att tiden för avtalsspärren löpt ut. 1.2.13 Sekretess Absolut sekretess (upphandlingssekretess) råder fram till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden som huvudregel offentliga. Undantag från offentlighetsprincipen är om delar av anbudet omfattas av s.k. kommersiell sekretess. En Leverantör som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess (31 kap. 16 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om affärs- och driftsförhållanden) ska i sitt anbud tydligt ange en begäran om sekretess. En sådan begäran ska vara preciserad med vilka uppgifter som avses samt vilken skada som Leverantören skulle lida om uppgifterna lämnas ut. Eventuell sekretessbegäran med preciseringar och motivering ska anges i nedanstående fält. En sekretessbedömning sker alltid i samband med att en uppgift begärs ut och Upphandlingsbolaget kan inte garantera att en begäran om sekretess inte medför att handlingen kan komma att lämnas ut. Ett sekretessbeslut kan även komma att prövas av domstol. Sekretess begärs enligt ovan? Om JA, motivera sekretessbegäran i kommentarsfältet (Ja/Nej svar) Ja Nej 1.2.14 Elektronisk underskrift av ramavtal Göteborgs Stads Upphandlings AB har övergått till elektroniskt undertecknande (e-signering) av ramavtal. För att kunna utföra e-signering i upphandlingsverktyget Tendsign behövs en e-legitimation eller en e-tjänstelegitimaton samt ett konto hos ChamberSign. E-legitimation (knyts till person) kan beställas kostnadsfritt via din lnternetbank, antingen som BankiD på kort eller som Mobilt BankiD. Det senare kräver varken kortläsare eller installationer på datorn. Mer information finns på din Internetbank eller på www.e-legitimation.se. E-tjänstelegitimation (knyts till organisation) utfärdas av Steria (https://eid.steria.se/). Tänk på att det kan ta upp till sju arbetsdagar att få ett e-tjänstecertifikat. Kontakta ChamberSign om du redan har ett e-tjänstecertifikat som du vill använda. Kontot hos ChamberSign är kostnadsfritt och du registrerar dig på www.csign.se. Tänk på att ha din e-legitimation eller ditt e-tjänstecertifikat till hands under registreringen. Om du är Utskrivet: 2015-09-23 15:33 Sida 7 av 8
firmatecknare så blir du registrerad omedelbart och kan börja signera direkt. Om du inte är firmatecknare kan du behöva skicka en fullmakt till ChamberSign. Fullmakter registreras i de flesta fall inom en arbetsdag. Leverantören anger namn, e-postadress samt telefonnummer till den person som är avtalstecknare för ett eventuellt ramavtal på härför avsedd plats i anbudssvaret. Namn, e-postadress samt telefonnummer till den person som är avtalstecknare: (Fritextsvar) Utskrivet: 2015-09-23 15:33 Sida 8 av 8