Resans gång 2012 Nätverksmöten bland arkivarierna inom SkNo och Höör samt samtal med IT. 2013 Diskussioner med IT och chefsgruppen inom SkNo. Ansökan om EU-medel. 2014 förstudie, EU-projekt, medfinansiering kommunerna Utbyte med andra Kronoberg-Blekinge (Sydarkivera), Kalmar, SkNv konferens i Emmaboda Utbildningar: juridik och OAIS Undersökningar/analyser 2015 hur går vi vidare nu? Informationsturné Kommunförbundet Skåne Fortsatt arbete ute i kommunerna
Status
Varför e-arkiv Vi skapar, tar emot och hanterar allt mer information elektroniskt - därför vore det bäst att även kunna arkivera dem digitalt. Effektivare och säkrare informationsförsörjning. Bättre och effektivare tillgänglighet för både inom och utom och mellan organisationerna.
Varför EU-projekt? Stöd till verksamhetsutveckling Intresse för att skapa bättre förutsättningar för företag och för att förbättra kommunikationen i regionen. Öka samverkan mellan kommunerna inom SkNo EU-pengarna finansierade projektledare och utbildningar
Förstudiens mål 1. Ta fram konkreta förslag till handlingsalternativ för fortsatt arbete med införande av e-arkiv. 2. Utvärdera olika samarbetsformer 3. Kunskapsutbyte och kunskapsbyggande gällande e-arkiv och dess organisation mellan och inom kommunerna. 4. Analyser av kommunernas verksamhetssystem 5. Kunskapsutbyte med regionala samverkanspartners. 6. Kartlägga olika aktörers behov av offentlig information. 7. Söka goda exempel i andra europeiska länder
AVGRÄNSNINGAR: Ansvar för handlingar - myndighetsgräns kontra tillgång
Vad har vi gjort? Systeminventering Behovsanalys inom kommunerna, allmänheten och näringslivet Intressentanalys
Behovsanalys Upplevt behov i de kommunala verksamheterna Avlägsna dubbelarbete (digitalt + papper) Användarvänlighet, struktur och sökfunktioner efterfrågas i ett e-arkiv Bättre arbetsmiljö (mindre papper = avlastning i kontoren) Allmänheten Ökad tillgänglighet demokrati medborgaren i fokus Kortare ledtid vid begäran av allmän handling Säkerhet! Näringslivet Kortare ledtid vid begäran av allmän handling Ökad möjlighet att få handlingar digitalt
Nyttor 1. Kostnadsbesparing ärenderegistering Östra Göinge kommuns kostnadsbesparing vid handläggning med e-arkiv Antal ärenden Tid/ärende Timkostnad registrator Kostnad Utan e-arkiv 1 300 ärenden 22 min. x 1 300 ärenden = 475 timmar Med e-arkiv 1 300 ärenden 9,5 min. x 1 300 ärenden = 205 timmar 2. Kostnadsbesparing ärendehandtering inklusive arkivering Potentiella kostnadsbesparingar vid minskning av onödig manuell ärendehantering. 160 kr 76 000 kr 160 kr 32 800 kr Kostnad/ärende Antal ärenden Totalkostnad 10 % Hässleholm 190 13 393 2 544 670 kr 254 467 kr Östra Göinge 190 1 300 247 000 kr 24 700 kr 3. Kortare ledtider effektivare förvaltning
Olika sorters kostnader förknippade med e-arkivering Inköp Licens Server för e-arkivsystem Utbildning Drift Filkonvertering Integrering av system Personalkostnader
Systeminventering
Samarbetsalternativ 1. Samverkan kring metoder, verktyg och kravställning 2. En samverkande arkivfunktion 3. Val av samma tekniska lösning för e-arkiv, med drift på två eller flera platser 4. Ett gemensamt e-arkiv i Skåne Nordost och Höörs kommun. Samverkan om lösning och drift 5. En större regional samverkan kring gemensamt e-arkiv och e- arkivfunktion
Förutsättningar för organisation och juridik vid samverkan
Lärdomar Viktigast att projektledaren är en bra ledare - den sakkunskap som behövs kan finnas i arbetsgruppen Studiebesök tidigt i processen
Problem Projektledning otydlighet vilket har lätt till: Svårt att få loss folk Systeminventering måste kompletteras och analyseras under 2015
Framgångsfaktorer Bra projektledning - väl förankrat i ledningen Rätt kontaktpersoner inom kommunerna! Tydlig projektplan specifika mål och tydliga avgränsningar Uppfinn inte hjulet på nytt! Samarbeta med andra - lär av andra Studiebesök/workshops Engagera fler funktioner är arkivet. Det är viktigt att få med olika kompetenser och olika perspektiv (t.ex. juridik, it, kansli- och förvaltnings chefer, systemförvaltare)
Kontaktuppgifter Arkivarie Emilia Bergvall Odhner Arkivarie Nikolaj Månsson 0451-26 83 65 0733-13 40 40 Emilia.Odhner@hassleholm.se Nikolaj.Mansson@kristianstad.se www.hassleholm.se www.kristianstad.se