Versionsnytt Här följer en sammanställning av programförändringar som skett i de nya versionerna av Hogias webprodukter inom HR. I höstens 14.2 versioner av Hogias PBM produkter har anpassningar gjorts för att programmen ska fungera med webläsaren Internet Explorer 11. Förutom denna anpassning har även några nya smarta funktioner tillkommit som höjer programnyttan och som efterfrågats av våra användare. Dessa berättar vi mer om under respektive produkt, likaså kan du läsa om vilka underhållsåtgärder som gjorts för att säkerställa programmens kvalitet. OBS! För att kunna använda webbläsaren Internet Explorer 11 i PBM produkterna krävs att Microsoft.NET Framework 4.5 är installerat på webbservern. Ni som fortfarande har kvar Windows Server 2003 kommer inte att ha stöd för Internet Explorer 11 eftersom Microsoft inte har stöd för Microsoft.NET Framework 4.5 på Windows Server 2003. SQL-komponenter som krävs för Hogia Personal Business Manager (Portalen) Innan man kan skapa en ny eller uppgradera databasen HR_Foundation måste man installera delar av Microsoft SQL Server 2012 Feature Pack. Dessa behövs för att programmet skall kunna kommunicera med SQL servern. De finns i installationskatalogen för HR Admin: (C:\Program Files (x86)\hogia\hogia HR Admin\SQL Server Tools\x86) (C:\Program Files (x86)\hogia\hogia HR Admin\SQL Server Tools\x64) Om Operativsystemet är 32 bit installeras filerna under \x86. Är Operativsystemet 64 bit installeras filerna under \x64 På vissa maskiner krävs dock installation av både 32 och 64 bit versioner. Installera i följande ordning. 1. sqlncli.msi Microsoft SQL Server 2012 Native Client 2. SQLSysClrTypes.msi Microsoft SQL Server System CLR Types 3. SharedManagementObjects.msi Microsoft SQL Server 2012 Management Objects OBS! Med tanke på anpassningen för IE11 har Hogia Personal Business Mangager (Portalen), PBM Travel respektive PBM Time & Attendance/Project ett versionsberoende med denna leverans. www.hogia.se Hogia HR Sida 1 av 8
Innehåll Hogia Personal Business Manager... 3 Tidsbesparande nyheter i Portalen och Payslip!... 3 Hogia PBM Travel/Resa... 3 Nyhet! Avslutade bilar... 3 Här finns licensuppgifterna för Hogia Resa/PBM Travel... 4 Kvalitetsåtgärder... 4 Hogia PBM Time & Attendance/Project Integration Tool... 4 Mailfunktionen för påminnelser om tidrapportering och attestering har förbättrats... 4 Kontroll på projektens status i samband med Skicka funktionen till Hogia Ekonomi... 4 Ska Kostnadsbärare visas för attesterande chef?... 4 Hogia PBM Time & Attendance/Project Webbklienten... 5 Bättre hantering av dygnsgränser vid bryt av löneperiod... 5 Webbklienten registrering av avvikelser som slutar vid midnatt... 5 Spara och kopiera funktionen vid tidrapportering... 5 Översikten för tidregistreringar - pris framgår nu!... 5 Prestandaåtgärd i attesteringsfunktionen... 6 Kalendern är nu åtkomlig i attestfliken... 6 Mailfunktionen för påminnelser... 6 Programrättning i webbklientens attestfunktion valet Ej rapporterat... 6 Rapporter alla som tidrapporterat är nu med... 7 Rapporter bättre sorteringsordning... 7 HR Admin förutsättningar för behörighetsdatum... 7 HR Admin - hantering av anställda som behöver åtkomst till bolag där anställningen upphört... 7 HR Admin förutsättningar för den nya Payslip funktionen... 8 www.hogia.se Hogia HR Sida 2 av 8
Hogia Personal Business Manager Tidsbesparande nyheter i Portalen och Payslip! Nu har vi infört en smidigare behörighetshantering i Portalen som innebär att du som är löneadministratör enkelt kan styra hur länge en användare skall kunna logga in i Portalen efter att personen har slutat. Tidsfristen anges i dagar och ställs in per företag i HR Admin. En anställd som ska sluta blir vid inloggning till Portalen upplyst om hur länge (tom datum) personen tillåts inloggning. OBS! Vill ni inte ha någon ytterligare tidsfrist för inloggning i Portalen så kan en person som slutar i företaget logga in t o m sista anställningsdagen. Även Hogia Payslip* har förbättrats i den nya versionen genom att lönespecar och kontrolluppgifter knyts till den anställde oavsett vilket bolag som genererat lönespecen. Tack vare denna förändring kan nu personer som slutar i ett företag men är kvar i koncernen, fortfarande logga in i portalen och komma åt alla sina lönespecar och kontrolluppgifter oavsett om anställningen upphört i något av bolagen. En verklig tidsbesparing för löneadministratörer som sköter löner och administrerar kontrolluppgifter i större företagskoncerner. Ovanstående programförändringar beskrivs mer ingående under avsnittet Versionsförändringarna i klartext. *Hogia Payslip en miljövänlig lösning för distribution av lönespecar och kontrolluppgifter via webben. Hogia PBM Travel/Resa Nyhet! Avslutade bilar Vi har infört möjligheten att avsluta bilar i bilregistret i Admin-programmet. För att avsluta en bil dvs en bil som inte längre skall finnas kvar i företaget, klickar du i valet Avsluta och visa avslutade bilar i bilregistret, sätt sedan en bock i rutan Avslutad för att avsluta en bil. OBS! För att du skall kunna avsluta en bil får den inte vara aktiv på en person. Ta bort Aktiv bocken på personen i bilregistret innan du avslutar bilen. www.hogia.se Hogia HR Sida 3 av 8
Här finns licensuppgifterna för Hogia Resa/PBM Travel Vill du kontrollera era licensuppgifter framgår dessa av menyn: Hjälp/Om Hogia Resa/PBM Travel i Admin-programmet, klicka på knappen Licenskontroll. Kvalitetsåtgärder Felet som uppstod vid hämtning av årsbelopp i Hogia Travel v 13.6 på Windows 2003 är nu åtgärdat. Vi har även sett över prestandaproblemet som gjorde att Admin-programmet var långsamt när man jobbade i menyvalen. Felet som uppstod när man sökte på personnamn eller anställningsnummer i personregistret och innebar att man kunde få flera träffar på dessa sökbegrepp är nu åtgärdat. Hogia PBM Time & Attendance/Project Integration Tool Mailfunktionen för påminnelser om tidrapportering och attestering har förbättrats I höstens release av Time har funktionen som används av löneadministratören för att påminna medarbetare om tidrapportering och chefer om attestering setts över. Standardtexterna som används i denna påminnelserutin är nu mer tydliga. Påminnelserutinen har också förbättrats genom att administratören enkelt kan ändra den föreslagna påminnelsetexten i mailen som skickas ut till berörda medarbetare. Likaså finns nu färdiga påminnelsetexter för engelskspråkiga medarbetare. Se handboken under menyn Hjälp i Integration Tool för ytterligare information. Kontroll på projektens status i samband med Skicka funktionen till Hogia Ekonomi I samband med att tidsregistreringarna ska skickas till Hogia Ekonomi sker nu en kontroll av projektens status på vilka tidrapportering skett. Visar det sig att tidrapportering har skett på projekt som sedan avslutats, avbryts skicka funktionen för att administratören ska ha möjlighet att sätta projekten till pågående i Ekonomi. Först därefter går det att skicka tidsregistreringarna till Hogia Ekonomi. Om något projekt är avslutat framgår det av ett meddelande som går att skriva ut. Ska Kostnadsbärare visas för attesterande chef? Förutom dimensionerna Projekt och Resultatenhet kan nu även dimensionen Kostnadsbärare visas default i attesteringsfliken mha en inställning i Integration Tool, se Arkiv/Inställningar fliken Visa. www.hogia.se Hogia HR Sida 4 av 8
Hogia PBM Time & Attendance/Project Webbklienten Bättre hantering av dygnsgränser vid bryt av löneperiod I den nya versionen har vi gjort en förändring av hur dygnsgränser tolkas vid tidregistrering. Detta har gjorts för att tidrapporteringen av avvikkelser ska fungera bättre för företag där skiftarbete och beredskap förekommer över dygnsgränsen och där en löneperiod kan bryta mitt i en pågående arbetspass. I tidigare delades inte registreringen upp korrekt i samband med periodbrytet och tidsregistreringen fick i vissa fall manuellt justeras i löneberedningen. Webbklienten registrering av avvikelser som slutar vid midnatt OBS! Vi vill passa på att uppmärksamma hur tidregistreringen av avvikelser måste göras i webbklienten när arbetspasset slutar precis klockan 24.00. I nedanstående exempel utgår beredskapsersättning från måndag kl 18 till fredag kl 24, detta registreras enligt nedan: Om arbetspasset slutar en fredag kl 24, anger man lördagen i t o m datum och 00:00 som tid. Webbklienten accepterar nämligen inte 24:00 som klockslag. Spara och kopiera funktionen vid tidrapportering I tidigare version gick det inte att Spara och kopiera en tidsregistrering till en avvikelse om man valt bort att arbeta med Omkostnader under inställningar i webbklienten. Eftersom inte alla registrerar omkostnader så har nu problemet åtgärdats. Översikten för tidregistreringar - pris framgår nu! Översikten för Tidregistreringar visar nu även en kolumn med "Pris". Matar man in timpriset i samband med tidrapportering är det enklare att använda översikten för att kontrollera att timpriset finns med på nedlagda timmar innan dessa attesteras. www.hogia.se Hogia HR Sida 5 av 8
Prestandaåtgärd i attesteringsfunktionen Vi har skrivet om en rutin i webbklienten pga av ett prestandaproblem som uppstod i attestfliken när den attesterande chefen gjorde ett större urval av medarbetare. Trots att valda medarbetare hade tidrapporterat under perioden visades inga registreringar i attestdelen. I den nya versionen är felet åtgärdat och nu kan både ett större urval av medarbetare göras samtidigt som tidrapporterna jämförs mot de anställdas scheman. Kalendern är nu åtkomlig i attestfliken I tidigare version behövde attestanten använda zoom funktionen för att komma åt kalendern och periodurvalet om de hade en bärbar dator med liten skärm, men nu går det att minimera visningen av både medarbetarnas saldon och själva urvalet för medarbetare. Klicka på pilarna till höger om dessa urval för att minimera alternativt maximera dessa. Se bilden nedan. Mailfunktionen för påminnelser Även i webbklientens rutin för påminnelse om tidrapportering har standardtexterna setts över och uttryck som PBM används inte. Påminnelserutinen är kopplad till statusen Ej rapporterat under fliken Attestering. Programrättning i webbklientens attestfunktion valet Ej rapporterat Om Klara hade registrerat en avvikelse från den 25:e till den 27:e och attestanten sedan valde att lista personer som inte har rapporterat den 26:e så kom Klara med och listades bland dessa personer. Valde man istället den 25:e eller den 27:e så kände funktonen av gjorda registreringar, fast alltså inte dagen emellan den 26:e. Felet är nu åtgärdat. Likaså har en rättning gjorts som innebär att det nu går att returnera en tidrapportering till den anställde för korrigering oavsett om sista datum för tidrapportering har passerats eller ej. www.hogia.se Hogia HR Sida 6 av 8
Rapporter alla som tidrapporterat är nu med En rättning är gjord i webbklientens rapporter som berör dig som är attestant. I tidigare version kunde vissa anställda saknas på rapporten trots att dessa hade registrerat avvikelser under vald period och urval hade gjorts på alla medarbetare. Felet är nu korrigerat. Likaså har felet åtgärdats som innebar att rapporten inte framställdes överhuvudtaget pga att attestanten hade många personer i sin attestgrupp. Rapporter bättre sorteringsordning I tidigare programversion sorterarades transaktionerna på rapporterna efter när dessa hade registrerats. Efter önskemål sker nu istället sorteringen efter transaktionsdatum, dvs när själva övertiden, sjukfrånvaron osv inträffade och inte när användaren matade in avvikelsen/tidsregistreringen. Versionsförändringarna i klartext HR Admin förutsättningar för behörighetsdatum Den som har rollen administratör i HR Admin kan under menyn Företag/Företagsinställning lägga upp en ny inställning som styr i hur många dagar som en användare ska kunna logga in i Portalen efter att personen har slutat. Inställningen sätts per företag. Anges inget värde så kan en anställd som slutar logga in i Portalen t o m personens avgångsdatum. Detta anges i HogiaLön Plus i anställdaregistret alternativt i Hogia Personal beroende på vilket program som är master för integrationen. 14 dagar innan den anställdes avgångsdatum infaller visas en upplysning i portalytan som talar om hur länge personen tillåts inloggning, detta datum inkluderar de extra inloggningsdagarna om sådana finns. När användaren inte längre tillåts inloggning i Portalen visas meddelandet Inloggningen misslyckas för användare XXX. Behörighet saknas. HR Admin - hantering av anställda som behöver åtkomst till bolag där anställningen upphört Om en anställd som slutar i ett bolag fortfarande ska kunna logga in och kunna välja företaget i Portalens företagslista gör du så här: Välj fliken Anställd/Anställd och markera rutan Endast attestant i PBM för personen och bolaget ifråga och Spara sedan ändringen. Denna markering innebär att personen fortfarande kan logga in ett bolag där anställningen upphört men attestfunktion kvarstår. www.hogia.se Hogia HR Sida 7 av 8
HR Admin förutsättningar för den nya Payslip funktionen För att de anställda ska kunna komma åt alla sina lönespecar oavsett om anställningen upphört i något av dessa koncernbolag behöver den som är administratör i HR Admin knyta ihop företagen som ingår i koncernen. Detta gör man så här: 1. Börja med att skapa ett koncernbegrepp i HR Admin, välj alternativet Koncern under fliken Företag och klicka på Ny. Ange koncernnamn och spara sedan detta. 2. Välj sedan alternativet Företag i koncern som också ligger under fliken Företag. Klicka på Ny och välj koncernen du precis skapade i punkten ovan, ange sedan vilka bolag som ingår i koncernen, avsluta med att Spara inställningarna. 3. Klart! Nu kan alltså de anställda som fått lönespecar från bolag som ingår i koncernen se dessa på ett och samma ställe i Portalen. Lönespecarna listas efter utbetalningsdatum och företag. Vill man istället sortera lönespecarna efter bolag klicka på kolumnrubriken Företagsnamn så ändras sorteringsordningen: /Hogia Business Products AB 2014-09-05 www.hogia.se Hogia HR Sida 8 av 8