7 Diagram för olika situationer Med hjälp av diagram kan du ta fram trender och prognoser för givna data. Dina diagram ger dig en visuell möjlighet att visa upp dina siffror. En av de största fördelarna med diagram är att det är så mycket enklare att visa data visuellt. Det är lättare för andra att se vad siffrorna säger. Det blir också lättare att upptäcka trender. Själva bilden av de data som du presenterar, d.v.s. diagrammet är ofta långt mer intressant att titta på och lättare att förstå än siffrorna i sig. Riktlinjer för diagram Diagrammet ska vara självförklarande Försök att endast ha en huvudpoäng per diagram Det är dina data som avgör om du ska välja linje-, punkt- eller stapeldiagram Nu är det enklare att skapa snygga diagram Nu är det inte lika svårt längre att skapa snygga och proffsiga diagram och du kan enkelt lägga till olika specialeffekter, till exempel 3D, genomskinlighet eller bara en skuggning. När du har skapat diagrammet använder du flikarna i gruppen Diagramverktyg för att ändra och formatera diagrammet.
124 EXCEL FÖR AFFÄRSFOLK Snabba diagram På flikarna Design, Layout och Format gör du redigeringar Ibland behöver du kunna ta fram ett diagram snabbt, kanske inför ett möte. Vi börjar därför med snabba enkla genvägar för hur du tar fram ett diagram. Samtidigt ska det givetvis också se snyggt ut. Transponering så här vänder du på dina data Innan du kan skapa diagram på dina data kan du behöva ordna siffrorna. Om du har fått in en lista med data från ett annat system in i Excel och dina data har kommit in på fel håll kan du behöva vända på listan. Du kan behöva Transponera din lista. Genom att transponera omvandlar du kolumner med kopierade data till rader eller vice versa. Innan vi skapar ett diagram i följande övning börjar vi med att transponera listan. Övning Skapa ett diagram * Öppna övningsfilen Snabba diagram. I kalkylen ser du en lista som visar budget och utfall över ett antal perioder. I exemplet under ska vi vända på listan. Vi börjar därför med att transponera listan. * Markera A1 A3. Använd sedan kortkommandon för att markera upp listan.
DIAGRAM FÖR OLIKA SITUATIONER 125 * Tryck ner SKIFT + CTRL + högerpil för att markera listan. * Välj sedan att kopiera listan genom att trycka ner CTRL + C. * Klicka i cell A5. Klicka på fliken Start och klicka på pilen under knappen Klistra in. * Välj Transponera under Klistra in i listan för att få in listan på andra hållet i kalkylen. Tryck sedan på ESC för att avsluta kopieringen. Du ska nu ta fram ett diagram som visar trenderna. * Markera A5 C5. * Tryck ner SKIFT + CTRL + Nedåtpil för att markera listan. I Excel finns det genvägar till allt Det finns också ett kortkommando för att göra ett diagram. * För att snabbt ta fram ett diagram trycker du på hjälptangenten F11. Genom att trycka på F11 får du ett standarddiagram och du kommer till Designfliken där du kan byta till den diagramtyp du vill ha. * På fliken Design klickar du på knappen Ändra diagramtyp. I Dialogrutan väljer du att markera Linje och klickar på OK. Linjediagram är speciellt lämpliga när man vill visa förändringar över tiden som i det här fallet över perioder. * Klicka på nedåtpilen vid gruppen Diagramformat för att fälla ner de olika diagramformat du har att välja på. * Välj att klicka på Format 42. * I gruppen Snabblayout intill väljer du Layout 4. I gruppen Snabblayout får du enkelt en formatering av ditt diagram. Du har flera olika formateringar att välja på.
126 EXCEL FÖR AFFÄRSFOLK Tänk också på att fliken Design bara är tillgänglig när ett diagram är markerat. * Stäng utan att spara. Kombidiagram Ett diagram över budget och utfall Ett kombidiagram är ett diagram som kombinerar två eller flera diagramtyper i ett enda diagram. Ett kombidiagram för ihop två olika diagram och visar dem tillsammans. Ett kombidiagram ger dig möjlighet att jämföra olika typer av data i ett och samma diagram. Sekundär axel i ett diagram När du har stora och små eller mycket avvikande värden, det kan till exempel vara både procent och summeringar, behöver du infoga en sekundär axel i diagrammet för att det minsta värdet ska få en chans att synas. Så fort du kombinerar diagram med olika värdeserier så är det alltid det största och det minsta värdet som styr värdeaxeln. Då finns det skäl att skapa ett kombidiagram med en sekundär axel.
DIAGRAM FÖR OLIKA SITUATIONER 127 Övning Skapa ett kombidiagram * Starta Excel och öppna Dataunderlag. I kalkylen har du både en summering av kronor och en procentuell fördelning. Du ska placera de olika värdena på varsin egen axel. * Markera cellerna A1 E5 och ned CTRL och fortsätt att markera cellerna G1 G5. Genom att hålla ned CTRL-tangenten kan du göra en splittrad markering, vilket innebär att du markerar data som ligger i olika områden av en kalkyl. * Tryck på F11-tangenten för att skapa ett stapel-diagram. * Klicka på fliken Design och börja med att klicka på knappen Växla rad/kolumn. * Se till att diagrammet är markerat och klicka på fliken Layout. * I listan Diagramelement väljer du Serie Proc fördelning * Klicka på fliken Design och välj att ändra diagramtyp för Serie Proc fördelning. * Klicka på knappen Ändra diagramtyp och välj ett linjediagram. Klicka på OK. * Klicka på nytt på fliken Layout.
128 EXCEL FÖR AFFÄRSFOLK * I listan Diagramelement väljer du Serie Proc fördelning. * Klicka på Formatera markering. I dialogrutan som öppnar sig väljer du att bocka för Sekundäraxel. * Klicka på Stäng. * Klicka på fliken Design. Välj ett diagramformat som du tycker passar och gör övriga formateringar på fliken Design. * Klicka på fliken Layout. På fliken Layout gör du alla formateringar som till exempel dataetiketter, axlar, stödlinjer och rubriker till diagrammet. * Genom att välja ett område i listan Diagramelement kan du sedan göra olika formateringar på det valda området. * Du klickar på Formatera markering strax under och gör dina olika val. * Klicka på fliken Arkiv och välj Spara som. I fältet för Filnamn skriver du Kombidiagram.
DIAGRAM FÖR OLIKA SITUATIONER 129 Ett kombidiagram med två värdeaxlar Miniatyrdiagram som visar trender Miniatyrdiagram är ett perfekt verktyg för att snabbt och enkelt visualisera trender i dina data. Miniatyrdiagram är små diagram som ligger direkt i cellen och som ger en snabb och visuell bild av dina data. Du använder miniatyrdiagram när du vill visa trender i en rad värden eller när du vill framhäva högsta och lägsta värden. Övning Miniatyrdiagram * Öppna övningsfilen Miniatyrdiagram.
130 EXCEL FÖR AFFÄRSFOLK * Klicka i cell F2. Klicka på fliken Infoga och klicka på Linje i gruppen Miniatyrdiagram. * Klicka i fältet för Dataområde och markera B2:E2. * Klicka på OK för att avsluta dialogrutan. Kopiera formeln till de underliggande cellerna F3 och F4. Miniatyrdiagram ger snabb trendinformation När du har valt ett Miniatyrdiagram kommer du automatisk till fliken Design. Prova att testa även de andra miniatyrdiagrammen. * Klicka i cell F2. Se till att du befinner dig på fliken Design och klicka på Kolumn i gruppen Typ.
DIAGRAM FÖR OLIKA SITUATIONER 131 Du byter enkelt miniatyrdiagram på fliken Layout * Stäng utan att spara. Animerade diagram i PowerPoint Istället för att göra en sammanställning i Excel kan du länka informationen till ett annat program och göra din sammanställning där, till exempel PowerPoint eller Word. Detta gör du enklast genom att kopiera informationen i Excel och sedan klistra in den i det andra programmet. När du klistrar in informationen i programmet gör du det genom kommandot Klistra in special. Här bestämmer du också om informationen ska länkas. Övning Animera diagram i Powerpoint När du ska hålla en presentation över dina siffror och visa upp dina diagram, är det mycket effektfullt att kunna animera diagrammet. Det finns också en praktisk sida. Du kan låta serie för serie animeras fram och på det viset ha kontroll över var dina åhörare har sitt fokus. * Öppna övningsfilen Dataunderlag. * Markera A1 E5 och tryck på F11-tangenten för att skapa ett stapeldiagram på en egen bladflik. * Klicka på diagramområdet för att markera diagrammet och välja att kopiera diagrammet (CTRL + C). * Starta PowerPoint.
132 EXCEL FÖR AFFÄRSFOLK * Se till att du befinner dig på fliken Start i PowerPoint och klicka sedan på nedåtpilen under knappen Ny bild. * Välj innehållslayouten Endast rubrik på andra raden. * Klicka på knappen Klistra in (CTRL + V) för att klistra in diagrammet i PowerPoint. * Justera vid behov diagrammets storlek något genom att klicka och dra i handtagen. * Markera diagrammet och klicka sedan på fliken Animeringar. I gruppen Animeringar på fliken Animeringar räcker det att du markerar en animering för att du ska kunna se ett resultat av animeringen direkt på diagrammet. * Klicka på alternativet Svep. Animeringen Svep har den fördelen att den har en mjuk animering som lätt smälter in utan att vara påträngande. * Du klickar på knappen Effektalternativ för att välja riktning på den animering du har valt. Välj att klicka på alternativet Från nederkant.
DIAGRAM FÖR OLIKA SITUATIONER 133 * Klicka på Rutan Animering för att ta fram Animeringsfönstret till höger. * Gå till Animeringsfönstret och klicka på nedåtpilen intill den animering du precis har skapat och välj Effektalternativ i listan. * Klicka på fliken Diagramanimering i dialogrutan för Svep. * Klicka på nedåtpilen i listan Gruppera Schema och välj Efter serier. Klicka på OK. * Klicka på knappen Bildspel längst ner till höger i programfönstret för att titta på det animerade diagrammet. * Du kan använda piltangenterna eller blanksteg för att klicka dig igenom bildspelet. * Stäng PowerPoint utan att spara när du är klar. * Stäng också Excel utan att spara. Du kan också välja om du vill klistra in diagrammet länkat eller som en bild. Du länkar information mellan PowerPoint och Excel om du
134 EXCEL FÖR AFFÄRSFOLK vill kunna fortsätta arbeta med siffror i Excel för att sedan kunna uppdatera data i PowerPoint. De diagrameffekter vi har gjort i övningen kan du bara göra om du klistrar in diagrammet i PowerPoint som ett diagramobjekt, vilket kan vara bra att känna till. Skapa ett Gantt-schema i Excel Diagram kan användas till mycket. Ett Gantt-schema är perfekt när du ska hålla ordning på mindre projekt. Även om Excel inte innehåller något Gantt-schema kan du snabbt och enkelt simulera ett Ganttschema genom att anpassa typen av staplat liggande diagram så att det visar aktiviteter och dess varaktighet. Övning Skapa ett Gantt-schema * Öppna Excel och starta med ett nytt tomt kalkylblad. * Skriv in rubriker och värden enligt bilden.