Avtal Avtalets namn: Upphandling: Startdatum: Ramavtal för AV entreprenör Ramavtal för AV entreprenör Referensnr: Upph. ref.nr: 10030/UF 10030/UF 2011-06-07 Slutdatum: 2013-06-07 Typ av avtal: Ramavtal Förlängning: 2 st á 1 år Parter: Köpare Upph. enhet: Handläggare: Org. nr: Moms reg nummer: Postgiro: Bankgiro: Adress: Postnummer: Postort: Land: Telefon: Mobil: Fax: E-post: Säljare: Karolinska Institutet Säljare: Atea Audiovisuell Kommunikation AB Bo Cederberg Kontaktperson: Jan Brunlöf 2021002973 Org. nr: 5561341107 SE202100297301 Moms reg SE556134110701 nummer: Postgiro: 324226-0 Bankgiro: 167-0983 Universitetsförvaltningen Adress: Box 18 171 77 Postnummer: 16493 Stockholm Postort: KISTA Sverige Land: Sverige +46 8 524 864 24 Telefon: +46 (8) 585 385 05 Mobil: +46 (70) 925 36 03 +46 8 34 37 88 Fax: Bo.Cederberg@ki.se E-post: jan.brunlof@impact-europ e.se AVTAL 1. Avtal avseende AV-Entreprenad med AV-produkter inklusive installation och utbildning 1.1. AVTALSPARTER Detta Ramavtal är träffat mellan Karolinska Institutet, Org. nr. 202100-2973, nedan kallad KI, och Atea Audiovisuell Kommunikation AB, org. nr 556134-1107, nedan kallad Leverantören. 1.2. AVTALSTYP OCH SYFTE Ramavtalet skall kunna nyttjas av alla enheter och bolag som hör till KI. Leverantören bör också kunna lämna kostnadsförslag på uppdrag till andra hyresgäster i KI:s lokaler med Ramvtalets villkor som grund. Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna skall sträva efter att inom de ekonomiska ramar avtalet föreskriver anpassa sig till eventuella nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Utskrivet: 2011-05-30 12:11 Sida 1 av 6
1.3. AVTALETS IKRAFTTRÄDANDE OCH GILTIGHET Detta ramavtal träder i kraft då det är undertecknat av båda parter och gäller i två år. KI har rätt att förlänga detta ramvtal med ett år i taget. Förlängning kan endast ske 2 gånger. Förlängningsprocessen skall initieras minst tre (3) månader före utgången av detta avtal.. 1.4. LEVERANTÖRENS ÅTAGANDE Leverantören åtar sig att leverera den typ av produkter och tjänster som är beskrivna i förfrågningsunderlaget vid upphandlingen av detta ramavtal. Leverantören åtar sig att leverera dessa produkter och tjänster i enlighet med villkoren i detta avtal, kraven uppställda i förfrågningsunderlaget samt enligt Leverantörens anbud. Leverantören svarar för att tjänsten utförs fackmannamässigt, i enlighet med branschpraxis. Leverantören är också ansvarig för funktionen hos de lösningsförslag som erbjuds vid varje enskilt avrop, och att de uppfyller kravspecifikationen och utfästelser i Leverantörens anbud. 1.5. Avrop från Ramavatal AV-Entreprenör Avrop från ramavtalet sker genom en förnyad konkurrensutsättning. Avropsrutin Detta ramavtal omfattas av avropsrutinen Förnyad konkurrensutsättning. En förnyad konkurrensutsättning innebär att avrop ska föregås av att en skriftlig inbjudan (avropsförfrågan) som skickas till samtliga Ramavtalsleverantörer för det deluppdrag som KI har tecknat ramavtal med. Förnyad konkurrensutsättning innebär att avropande enhet specificerar det behov som leverantören ska uppfylla vid en leverans och/eller installationstilffälle. Observera att en förnyad konkurrensutsättning måste göras inför varje avrop. Ramavtalsleverantören är skyldig att lämna skriftligt svar på en avropsförfrågan. Utvärderingskriterier De utvärderingskriterier som kan användas vid avrop från detta ramavtal är: Totalpris för utrustning, Installation och utbildning. Lösningsförslag Leveranstid Minst ett av dessa tre utvärderingskriterier måste användas. Tidsfrist och beslut I Avropsförfrågan ska det framgå när avropssvaren senast ska ha inkommit. Tidsfristen skall vara mellan 2-4 veckor. Kortare tidsfrist för deluppdrag 1 och längre för deluppdrag 2. Avropsförfrågan och den kompletta specifikationen för avropet sänds ut via e-post. Anbudssvaret skall skickas in enligt anvisning i avropsförfrågan. Om en ramavtalsleverantör upplever att det finns otydligheter i avropsförfrågan rekommenderas denna att ställa en skriftlig fråga till den avropande enheten på KI. Svar på frågor som kan vara av intresse för fler ramavtalsleverantörer distribueras till alla. Val av leverantör sker på grundval av de tilldelningskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget och den ramavtalsleverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet tilldelas kontraktet. Utskrivet: 2011-05-30 12:11 Sida 2 av 6
Beslut om tilldelning meddelas samtliga ramavtalsleverantörer, som svarat på förfrågan, skriftligt med en motivering till beslutet. Överprövning av beslutet skall ske inom 10 dagar. 1.6. KONTAKTPERSONER UNDER AVTALSPERIOD För KI Peter Allestam, Lokalplanerare. Bo Cederberg, upphandlare. För Leverantören Firmatecknare Mattias Hägglund Kontaktperson Jan Brunlöf och Kenneth Englund 1.7. HANDLINGS INBÖRDES ORDNING Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal. 2. Detta avtal med tillhörande bilagor. 3. AB 04. 4. Eventuella skriftliga förtydliganden till anbud i tidsordning. 5. Förfrågningsunderlag med bilagor. 6. Leverantörens anbud. 1.8. Leveransvillkor Leveransvillkor DDP enligt Incoterms 2010. Alla resor avseende installation och service ingår i avtalade priser. 1.9. FAKTURERING - Faktura skall avse ersättning för under föregående månad utförda och godkända tjänster. Karolinska Institutet betalar efter rutinen 30 dagar netto efter godkänt arbete och godkänd faktura. Villkoret gäller även för fakturor som avser dröjsmålsräntor. - Beställande person skall anges i fakturan och KI:s ZZ-kod (se nedan) - Faktureringsavgift eller annan avgift får ej tillkomma. - Påminnelse skall alltid skickas på papper till KIs gemensamma adress för fakturor. Påminnelse får ej skickas innan förfallodatum för aktuell faktura. - Vid dröjsmål utgår ränta enligt räntelagen. Dröjsmål som understiger 100 SEK per försenad faktura får ej debiteras. Räntefaktura ska ställas ut per försenad faktura med samma referens som den försenade fakturan. - Fakturering får ej överlåtas till annan part utan KIs skriftliga godkännande. - KI står endast för bankavgifter i Sverige - Betalning skall ske till plusgiro eller bankgiro. 1.10. FAKTURAMÄRKNING Faktura skickas till: Karolinska Institutet Fakturor Utskrivet: 2011-05-30 12:11 Sida 3 av 6
Box 23 109 104 35 STOCKHOLM Under avtalsperioden kommer KI:s krav på fakturans form vara enligt nedan: Leverantörens fakturareferens för KI skall vara KI:s referensid för beställaren. Referensid hos KI har följande format: ZZIIAAAAAA där ZZ är ett fast prefix, II är institutionsbeteckning och AAAAAA är personligt KI-ID. Referensen ska i första hand anges i fältet Er referens. 1.11. PRIS Priser skall anges i svenska kronor(sek), exklusive mervärdesskatt. 1.12. Uppföljning och statistik En gång per år skall uppföljningsmöten hållas mellan Leverantören och Beställarens Fastighetsavdelning. KI kallar till dessa möten. Dessa möten skall ligga till grund för det fortsatta samarbetet och följande information skall tillhandahållas av leverantören. Leverantören skall vid utgången av varje avtalsår, inom tre månader, skriftligt avrapportera hur leveranser och tjänster enligt ramavtalet utnyttjats av KI. Motsvarande uppgifter skall KI erhålla vid avtalets upphörande. Uppgiften skall vid avtalets upphörande vara beställaren tillhanda senast en månad efter nämnda datum eller efter avtalsuppsägning. 1.13. ANSVARSFÖRSÄKRING Leverantören är skyldig att teckna och under hela avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring enligt AB 04 (Kap 5 22) eller motsvarande. Om leverantörens försäkring bedöms vara otillräcklig skall leverantören meddela KI detta och erbjuda kompletterande skydd. Leverantören skall efter begäran från KI under hela avtalstiden kunna styrka att han tecknat ovannämnda försäkring genom att tillställa KI en kopia på försäkringsbrevet. Leverantören är skyldig att omedelbart på begäran av KI uppvisa skriftligt bevis på erlagda försäkringsavgifter. Om KI har framställt krav på skadestånd skall Leverantören utan dröjsmål lämna in en skadeanmälan till sin försäkringsgivare. 1.14. PERSONAL Leverantören förbinder sig att vid genomförandet av sina åtaganden enligt avtalet använda personal med för ändamålet erforderlig kompetens. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål ersätta sådan personal, vilken KI anser sakna erforderlig kompetens. Detsamma gäller för personal med vilken KI anser sig ha samarbetssvårigheter eller om det i övrigt har framkommit uppgifter om personalen som kan skada KI anseende. Leverantören ska därvid ersätta personen med annan person med likvärdig kompetens och erfarenhet. Förändringar i personalstyrkan berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella Utskrivet: 2011-05-30 12:11 Sida 4 av 6
merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Leverantören eller någon på Leverantörens sida får under avtalsperioden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för honom i något som avser hans åtaganden i Avtalet. 1.15. ANSVARSFULLT FÖRETAGANDE Leverantören garanterar att Avtalet fullgörs i konkret överensstämmelse med alla tillämpliga lagar och regler, inklusive, utan undantag, lagar och regler avseende säkerhet, hälsa, miljö, rättvisa arbetsförhållanden, olaglig diskriminering samt praxis och affärssed. Leverantören garanterar vidare att göra sitt rimligen yttersta för att säkerställa att underleverantörer åtlyder ovanstående. och att alla nödvändiga tillstånd innehas. I övrigt gäller AB 04. 1.16. Vite Karolinska institutet är berättigat till ett vite med ett belopp om 1% av överenskommet beställningsbelopp för uppdraget per påbörjad vecka varmed uppdraget fördröjts i förhållande till överenskommen tidsplan. Vitesbeloppet kan max bli 10% av överenskommet beställningsbelopp. Om köparen är berättigad till maximalt vite utgör det grund för hävning av köpet och ersättning för merkostnader för ersättningsleverans. 1.17. F-SKATTEBEVIS Om giltighetstiden för F-skattebevis går ut under avtalstiden skall Leverantören utan anmodan sända kopia av nytt giltigt F-skattebevis till KIs kontaktperson för Avtalet. 1.18. ÄNDRING OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg i gällande Avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för KI och leverantören. 1.19. ÖVERLÅTELSE OCH ORGANISATIONSFÖRÄNDRINGAR Leverantören äger ej rätt att helt eller delvis överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet utan skriftligt godkännande från KI. Detta gäller även rätten att uppbära betalning enligt detta avtal. Om Ramavtalsleverantören genomför större organisationsförndringar skall KI informeras. Med större organisationsförändringar avses förändringar i företagets ägarstruktur samt förvärv av andra företag. 1.20. AVBESTÄLLNING OCH HÄVNING KI förbehåller sig rätten att avbryta samarbetet enligt AB 04 i sådant fall utser KI ersättare för slutförande av uppdraget. Avtal till följd av denna upphandling hävs med automatik om länsrätt eller annan instans förklarar upphandlingen ogiltig eller kräver rättelse i sådan omfattning att det påverkar val av Leverantören. Inga skadeståndsanspråk med anledning av ovanstående hävning kan riktas från Leverantören till KI. KI har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av kontraktet. Utskrivet: 2011-05-30 12:11 Sida 5 av 6
1.21. TILLÄMPLIG LAG OCH TVIST Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuella tvisteförhandlingar skall i första instans äga rum i Stockholm Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Bindande avtal föreligger när båda parter undertecknat detta avtal. Underskrift av behörig avtalstecknare: Köpare: Karolinska Institutet Ort / datum: Säljare: Atea Audiovisuell Kommunikation AB Ort / datum: Underskrift: Underskrift: Namnförtydligande: Namnförtydligande: Befattning: Befattning: Utskrivet: 2011-05-30 12:11 Sida 6 av 6