Entré INNEHÅLLSFÖRTECKNING ENTRÉ PORTAL ARBETSORDER... - 2 - Innehåll i Entré Portal Arbetsorder... - 2 - Förberedande arbete... - 2 - Inställningar i din Telefon... - 3 - Start av Entré Portal... - 4 - Inställningar i Entré Portal... - 4 - HUVUDSKÄRMEN I ENTRÉ PORTAL... - 6 - ARBETSORDERLISTAN... - 7 - Ändra order... - 8 - Generella funktioner på order... - 8 - Olika fält och symboler i registreringsmallarna... - 9 - Registrering av artiklar på order... - 10 - Funktioner i artikelregistrering... - 10 - Artiklar från underlag... - 11 - Artiklar från artikellistan... - 12 - Textrader på ordern... - 13 - Ändra rad... - 13 - Registrering av tid på order... - 14 - Visa tid på order... - 15 - Checklistan... - 16 - Deltagare på ordern... - 17 - Lägga till deltagare... - 17 - Klarmarkerade order... - 18 - KALENDERREGISTRERING... - 19 - Registrera ny tid i kalendern... - 20 - SKAPA KUND... - 21-2011-09-15 www.hantverksdata.se - 1 -
Entré Portal Arbetsorder Entré Portal är knutpunkten för mobila system i Entrésystemet. Med denna rutin kan du göra verkligt stora effektivitetsvinster och enkelt få ut arbetsorderhanteringen till dina anställda på fältet. Om du utnyttjar Entré Portal Arbetsorder på rätt sätt kommer du att tjäna mycket tid och få en enklare och effektivare arbetsorderhantering med snabbare fakturering som följd. I Entré ordersystem bygger du arbetsflöden med hjälp av ordertyper. Du kan själv definiera de affärsregler som skall gälla för de olika ordertyper som du och ditt företag skall arbeta med. Dessutom kan ordertypen kopplas med unika registreringsmallar, nummerserier och kvalitetskontroller, allt för att få ett så smidigt flöde som möjligt. Entré Portal Arbetsorder är utvecklat för och tillsammans med service och entreprenadbranschen och erbjuder marknadens mest flexibla och lättarbetade orderhantering. Innehåll i Entré Portal Arbetsorder Registrering av arbetsorder med anpassningsbara registreringsmallar. Registrering av tid, material och checklista. Hämtning av material till order från EDI-beställning och materialplanering. Hantering av orderdeltagare med färdigmarkering. Grafisk kalenderregistrering och översikt av den anställdes tid. Möjlighet att skapa nya kunder med automatisk kreditkontroll. Rättigheter och regler för registrering och flöden följer inställningarna i Entré. All registrering sker online och uppdateras direkt i Entré, ingen synkronisering behövs. Förberedande arbete Innan du kan påbörja registrering i Entré Portal Arbetsorder så finns det en del grunduppgifter som bör vara i ordning innan. Du bör bland annat gå igenom de registreringsmallar och ordertyper som finns för orderhanteringen så att dessa passar dina anställda på fältet. Kontrollera dina registreringsmallar för order och kunder så att dessa passar för din verksamhet. Lägg upp materialplaneringar med de artiklar som skall kunna infogas i Entré Portal Arbetsorder. Artikellistorna kan kopplas till en enstaka order eller till alla order med en viss ordertyp. På så sätt kan enkelt listor med utvalda artiklar snabbt infogas i arbetsordern. Tänk noga igenom vilka rättigheter som dina anställda skall ha i Entré Portal Arbetsorder. Alla rättigheter du sätter i Entré gäller också för Entré Portal Arbetsorder. Är du osäker, ta kontakt med Hantverksdata för hjälp med denna uppsättning. Om dina anställda skall kunna skapa nya kunder på handdatorn, behöver ditt företag ha att avtal med Hantverksdata om kreditupplysningstjänster. Kontakta våra säljare om du är intresserad. Se till att de tekniska förutsättningarna för att använda Entré Portal Arbetsorder är klara. Kontakta Hantverksdata om du är osäker. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 2 -
Inställningar i din Telefon När applikationen för Entré Portal Arbetsorder är installerad i din telefon så kan du lätt placera ikonen för Entré Portal var du vill i telefonen. 1. Tryck på symbolen för att komma till menyn för applikationer och inställningar. 2. Håll ned fingret på Entré Portal och välj fäst på startsidan. 3. Starta Entré Portal genom att klicka på ikonen. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 3 -
Start av Entré Portal Inställningar i Entré Portal Första gången du startar Entré Portal, möts du av bilden nedan. 1. Tryck på symbolen så öppnas menyn för inställningarna. 2. Klicka på Inloggningsinst. så öppnas dialogen där du anger ditt användarnamn och lösenord. Du matar in detta via det inbyggda tangentbordet som visas automatiskt när du trycker på fältet Användarnamn. 3. När du angivit dina uppgifter, sparar du detta genom att trycka på symbolen för att spara. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 4 -
När du kommer tillbaka till inställningarna, väljer du fliken utseende för att ställa in utseendeinställningarna. 1. Om du vill att så mycket information som möjligt skall visas i orderlistan, skall du kryssa i Visa extra info vid orderlista. Du kan också ange hur många poster som skall hämtas när du söker tex artiklar, tidkoder mm. Ett lägre värde ger en snabbare hämtning samt att antal poster som visas per sida kan skilja mellan olika enheter/telefoner. 2. Spara och tryck sedan på symbolen för att logga in. 3. Vid inloggning visas kort en dialog som loggar in med dina uppgifter till den centrala Entréservern. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 5 -
Huvudskärmen i Entré Portal När inloggningen är klar visas Entré Portal med de funktioner som är giltiga för dig och ditt företag. Högst upp visas vem som är inloggad, vilket företag som avses samt tid och datum. I bilden visas ikoner där du kan utföra olika uppgifter. Order. Tryck på denna för att ändra och registrera nya order. Tid. Här kan du se all din registrerade tid i en kalender. I kalendern visas varje dag om du har uppnått din arbetstid. Du kan också registrera din tid i denna rutin. Skapa kund. Med denna funktion kan du skapa nya kunder. Detta kräver att du har licens för Entré kreditupplysning. Genom att trycka på de tre prickarna visas ytterligare funktioner där du kommer åt dina inställningar, kan logga ut samt se vilken version du har av Entré Portal. Knappen/symbolen som finns längst ned till vänster på din telefon tar dig ett steg tillbaka i registreringen i Entré Portal. Om du vill avsluta Entré Portal, kan du närsomhelst trycka på knappen/symbolen på telefonen. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 6 -
Arbetsorderlistan När du trycker på symbolen för order, visas en lista på alla de order som just du är ansvarig, eller deltagare på. I listan visas som standard orderns nummer, kundnamn samt märke. Vill du ser mer information på ordern, i listan, kan du trycka på symbolen, så expanderas ordern information till att även visa orderns projekt, status och prioritet. Orderns aktuella status visas även med statusen färg till vänster i listan. Om du trycker på symbolen så visas funktionen för att visa även dina klarmarkerade order i listan. Den information på order som visas i orderlistan styrs av grundinställningarna 3434 samt 3435 i Entré. Om du alltid vill se dina order i expanderat format, ändrar du i dina inställningar på telefonen. För att gå tillbaka till huvudskärmen, trycker du på symbolen på din telefon. som finns längst ned till vänster 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 7 -
Ändra order För att bläddra i listan över order så drar du helt enkelt ett finger uppåt eller nedåt direkt på skärmen på din telefon. När du har hittat din order trycker du med fingret på den order du vill ändra, så öppnas ordern med registreringsmallen aktiv. i Nedan visas ett exempel på registreringsmall. Mallen kan vara unik per ordertyp och är exakt samma som ordern har i Entré. Samma texter, regler och rättigheter som finns i Entré, gäller även här. För att se uppgifter längre ned i mallen, drar du bara med fingret uppåt och nedåt. För att visa nästa flik i mallen, drar du med fingret över skärmen sidledes eller trycker på den skuggade delen av gruppmallen i övre högra hörnet. Generella funktioner på order Nedan följer en kortfattad beskrivning av symbolerna i orderregistreringen. Alla funktioner beskrivs mer utförligt i kommande avsnitt. Sparar ordern och återvänder till orderlistan. Öppnar artikelregistreringen. Öppnar tidregistreringen. Öppnar kontrollistan. Öppnar ytterligare funktioner, i detta fall deltagare. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 8 -
Olika fält och symboler i registreringsmallarna Textfält. Vanliga textfält saknar symbol och du kan skriva vad som helst i fältet. När du trycker i denna typ av fält, öppnas telefonens tangentbord automatiskt. Vissa textfält har en begränsad inmatningsmängd, andra har ingen begränsning alls. De utan begränsning visas med dubbel höjd (2 rader). Numeriska fält. När du trycker i detta fält, visas telefonens numeriska tangentbord automatiskt. Du kan även trycka på pilsymbolerna för att höja eller sänka aktuellt värde. Kontaktpersonsfält. Med symbolerna kan du se kontaktens information, lägga till nya kontakter eller söka och välja bland befintliga kontakter på kunden. Fält kopplade till register. Här kan du skriva i eller söka efter befintliga poster i registret. Anger du ett värde som inte finns i registret, rödmarkeras det inslagna värdet och kommer ej att sparas då du sparar ordern. Datumfält. Tryck på datumet för att välja nytt datum. Du kan också byta datum dag för dag med pilarna eller ta bort datumet med kryssrutan. Flervalsfält. Tryck i fältet för att se och välja bland giltiga alternativ. Telefonfält. Skriv telefonnummer. Om det finns ett nummer i fältet, kan du direkt ringa detta nummer genom att trycka på telefonsymbolen. Du får då en extra varning om numret skall ringas eller ej. E-postfält. Ange e-postadress. Om det finns en e-postadress i fältet, kan du direkt skicka e-post genom att trycka på e-postsymbolen. Du får då en extra varning om e-post skall skickas eller ej. Observera att telefonens inbyggda e-postklient startas och att du därför måste ha konfigurerat e- post på telefonen korrekt. Kryssrutor. Tryck i rutan för att ange att aktiviteten är uppfylld. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 9 -
Registrering av artiklar på order För att registrera artiklar på ordern så trycker du på symbolen artiklar öppnas.. Listan med orderns befintliga När art När listan med artiklar visas kan du antingen söka och ändra bland befintliga rader eller lägga till nya. Du kan leta bland befintliga rader genom att skriva i en text i textfältet och trycka på söksymbolen. med När du söker rader markeras den rad som stämmer överens din sökning i textfältet. Den kan du sedan redigera med symbolen. Funktioner i artikelregistrering Nedan följer en kortfattad beskrivning av symbolerna i orderregistreringen. Alla funktioner beskrivs mer utförligt i kommande avsnitt. Öppnar funktionen för att hämta artiklar från olika underlag. Underlag kan vara materialplaneringar som kopplats till denna order/ordertyp eller material som hämtas via EDIbeställning. Öppnar sökning i artikelregistret. Skapar en ny textrad på ordern. Öppnar redigering av markerad rad. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 10 -
Artiklar från underlag Underlag kan vara materialplaneringar som kopplats till denna order/ordertyp/resultatenhet alternativt material som hämtats och skapat en EDI-beställning. Genom att använda underlag kan olika listor med vanliga artiklar skapas för olika typer av arbeten (ordertyper). Kontakta Hantverksdata om du vill använda EDI-beställningar. När du trycker på symbolen för att hämta underlag trycker du på fältet Välj ett underlag. Då visas de underlag som kan väljas till denna order. Välj därefter det underlag du vill hämta artiklar ur. Underlagets artiklar visas i en lista där du kan välja att plocka enstaka eller alla. Väljer du funktionen Plocka visas dialogen till vänster där du även skall ange antal. Tryck sedan på Lägg till på order så infogas raden i ordern. Väljer du Plocka allt, infogas samtliga rader i ordern med det antal som står i underlagslistan. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 11 -
Artiklar från artikellistan Tryck på symbolen för att starta sökning i artikellistan. I artikellistan finns alla artiklar som finns lagrade i Entré. När du kommer in i rutinen bör du börja med att söka ett urval av artiklar. Sökning kan göras med både nummer och text. Ju mer du skriver desto mer avgränsat blir sökresultatet. Sökning även ske tillsammans med kommatecken (,) och frågetecken (?). Se kortfattad förklaring nedan. Markera den artikel du vill ha och klicka på plocka. Du får då ange antal. Visas inte den artikel du vill ha kan du trycka på knappen Fler resultat så visas nästa sida med artiklar som stämmer med din sökning. Använd frågetecken (?) för att söka artiklar med flera kriterier. d Väljer du funktionen för att plocka visas dialogen till vänster där du även skall ange antal. Tryck sedan på Lägg till på order så infogas raden i ordern. Sökning av artikelrader: Om du anger ett nummer i sökfältet, söker systemet på artikelnummerid. Anger du text, söker systemet på artikelns text. Du kan också använda frågetecken (?) och komma (,). Ex: 18 Söker artiklar som börjar på 18 i artikelnr. 18,trapp Som ovan OCH börjar på trapp i text. 18,?trapp Som ovan OCH innehåller trapp i text. trapp Söker artiklar som börjar på trapp i text.?trapp Söker artiklar som innehåller trapp i text. trapp?vit Som ovan OCH vit i text. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 12 -
Textrader på ordern Ibland behöver man skriva upplysande text på ordern. Du trycker då på symbolen för att skapa en ny textrad. Skriv i din text och tryck på för att spara och återgå till listan med orderns rader. Ändra rad En rad på order kan också ändras. Markera den rad som skall ändras och tryck på symbolen så öppnas raden för ändring. Observera att du kan ändra radens text och antal men inte ta bort raden. Tryck på för att spara och återgå till listan med orderns rader. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 13 -
Registrering av tid på order Tryck på symbolen för att öppna tidsregistrering på order. I tidregistreringen visas all tid från alla deltagare på ordern. Tiden visas ackumulerat per deltagare samt totalt för hela ordern. Registreringar som inte är tid visas som övrigt. För att registrera ny tid på dig själv, eller annan deltagare, på aktuell order, tryck på symbolen så öppnas registreringen för att lägga till ny tid. Först anger du det datum registreringen avser. Ange sedan anställd, tidkod, eventuell resultatenhet, antal och eventuell text. Behöver du byta tidkod, trycker du på tidskodstexten så söker du bland de tidkoder som normalt sett är giltiga för dig. Söker du tidkoder med förstoringsglaset, söker du bland alla tidkoder. Tryck på för att spara och återgå till listan med orderns tid när du är klar. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 14 -
Visa tid på order Du kan även se tiden på order i en detaljerad lista. Markera den person du vill granska och tryck på symbolen. Du kan bläddra bland befintliga registreringar uppåt och nedåt. Längst ned visas en summering av personens tid på denna order. Du återgår till föregående bild med. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 15 -
Checklistan En order kan innehålla en checklista i syfte att underlätta arbetet och öka kvalitetskontrollen. Checklistorna kan vara olika per ordertyp och administreras i Entré. Tryck på symbolen för att öppna checklistan och fyll sedan i informationen enligt ditt företags instruktioner. Nedan visas ett exempel på checklista. Tryck på för att spara när du är klar. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 16 -
Deltagare på ordern En order kan ha en eller flera deltagare. En av deltagarna är också alltid huvudansvarig. För att hantera deltagare så trycker du på symbolen i nedan bild varvid funktionen deltagare visas. Tryck sedan på deltagare för att se alla deltagare. Nedan visas alla deltagare på ordern. De deltagare som har en bock till höger har klarmarkerat sig. Du kan bara klarmarkera dig själv. För att göra detta trycker du på symbolen (eller för att avmarkera). Lägga till deltagare Observera att du också kan lägga till deltagare på ordern. Skriv in den deltagare som skall läggas till i fältet Anställd eller sök och hämta deltagare med Förstoringsglaset När du har hämtat deltagaren, trycker du på symbolen för att lägga till personen i listan. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 17 -
Klarmarkerade order När du har klarmarkerat dig på en order så visas inte ordern längre för dig. För att visa även de order som du tidigare har klarmarkerat så trycker du på symbolen i orderlistan och sedan på texten visa även klarmarkerade. Observera dock att order som har fakturerats i Entré inte längre kan visas i Entré Portal. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 18 -
Kalenderregistrering I kalendern får du en överblick över all din registrerade tid under månaden. Du väljer vilken månad (löneperiod) du vill se genom att trycka i fältet Period. Dagar som är gröna är dagar där du uppfyllt din normaltid, dagar som är röda saknar tid och dagar som är blå innehåller mer tid än normaltid. På varje datum visas 2 räknare där den vänstra avser tid och den högra övriga registreringar. Dagen är uppfylld. Dagen saknar tid. Dagen innehåller mer tid än normaltid. Dagen skall, normalt sett, ej tidregistreras. Tryck på period eller symbolen period att registrera på. för att välja en annan 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 19 -
Registrera ny tid i kalendern För att registrera ny tid så trycker du helt sonika på en av dagarna i kalendern dag varvid nedan bild visas. Även i denna bild kan du byta datum med pilarna eller genom att trycka på datumet (en kalender visas), vilket är smidigt då du skall registrera på flera dagar. Tryck sedan på symbolen för att lägga till tid. Ange sedan kundorder, tidkod, eventuell resultatenhet, antal och eventuell text. När du är klar trycker du på sparasymbolen. När du har sparat, ser du en summering av dagen längst ned i bilden. För varje dag summeras tid och övriga registreringar separat. Om du markerar en registrering och trycker på symbolen, visas den text du eventuellt skrev när du registrerade tiden. Skrev du ingen text visas tidkodens text. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 20 -
Skapa kund Du kan skapa helt nya kunder på din telefon. Detta kräver att du har ett avtal med Hantverksdata om kreditupplysningar. Nya kunder kan alltså bara skapas genom att företagets eller personens uppgifter kan hämtas från kredittjänsten. Välj först företag eller privatperson i fältet Typ av kund. Skriv sedan i personorganisationsnummer och/eller namn. Tryck sedan på söksymbolen så hämtas de företag eller personer från kredittjänsten som matchar ditt urval. Bläddra i listan och välj det företag du vill skapa. Tryck sedan på symbolen för att spara. Därefter visas registreringsmallen för kunder. Registrera färdigt och spara när du är klar. Den nya kunden (i exemplet ovan kundnr 1075) kan nu användas för registrering av nya order i din telefon och i Entré. 2011-09-15 www.hantverksdata.se - 21 -