2.0 AVTALSPERIOD Ramavtalet skall omfatta perioden 2015-01-01 till och med 2016-12-31, med möjlighet för Uppsala universitet och IFAU att var för sig förlänga ramavtalet ett år i taget, dock längst till och med 2018-12-31. Ramavtalen kan som längst löpa i fyra (4) år. 3.0 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 OMFATTNING Uppsala universitet (UU) Ramavtalsupphandlingen skall omfatta företagshälsovård (FHV) till Uppsala universitet. en skall omfatta samtliga anställda vid Uppsala universitet. Alla uppdrag, som universitetet eller dess personal beställer skall vara grundade på behov av arbetsrelaterade insatser. Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering (IFAU) Ramavtalsupphandlingen skall omfatta företagshälsovård (FHV) till Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering (IFAU). en skall omfatta samtliga anställda vid till Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering. Alla uppdrag, som till Institutet eller dess personal beställer skall vara grundade på behov av arbetsrelaterade insatser. 4.0 ALLMÄNNA KRAV en skall i anbudet redovisa en kontaktperson för universitetets och IFAUs ramavtal vad gäller uppföljning och universitetsövergripande 4.0.1 frågor. en skall i universitetsövergripande frågor avseende samarbetsformer, genomförande av uppdrag och uppföljning samverka med universitetets 4.0.2 personaldirektör eller den denne utser. Bilaga_3_Skall-krav_uppfyllelse_FHV_UH2013-93 sida 1 (10)
4.0.3 4.0.4 4.0.5 4.0.6 4.0.7 4.1 4.1.1 en skall i övergripande frågor avseende samarbetsformer, genomförande av uppdrag och uppföljning samverka med IFAUs personalansvarig. ens arbete skall samordnas med övriga arbetsmiljöresurser inom universitetet. en skall endast använda vedertagna och vetenskapligt förankrade metoder och verktyg inom ramen för ramavtalets tjänster. en skall lämna information till försäkringskassan i de fall detta efterfrågas. en skall kontinuerligt lämna information om aktuella förändringar inom företagshälsovårdensområdet till universitetet Kompetens och kvalitet en skall ha dokumenterad kompetens och minst fem (5) års erfarenhet av att vara leverantör av till verksamheter av samma storlek som Uppsala universitet. Dokumenterad kompetens och erfarenhet skall redovisas i anbudet. en skall vid avtalsstart tillhandahålla följande kompetenser som skall redovisas i anbudet: - Företagsläkare med specialistkompetens - Företagssköterska - Psykolog - Beteendevetare/motsvarande - Psykoterapeut - Personal med behörighet för alkohol- och drogtest - Hälsoutvecklare - Organisationskonsulter - Ergonom - Sjukgymnast - Arbetsmiljöingenjör - Kundtjänst 4.1.2 - Kundansvarig (kontaktperson) en skall i anbudet redovisa ett CV per anställd och eventuell/a underleverantör/er och dess anställda. Av CV skall det framgå namn, utbildningsbakgrund, arbetslivserfarenhet samt inom vilken/vilka tjänster den namngivne personen ska 4.1.3 arbeta. Bilaga_3_Skall-krav_uppfyllelse_FHV_UH2013-93 sida 2 (10)
4.1.4 4.1.5 en personal skall ha god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift. ens personal skall vid behov kunna ge service på engelska inom samtliga tjänster. 4.2 Tillgänglighet 4.2.1 Vid ramavtalets start skall en tillse att anställda vid Uppsala universitet i Uppsala och IFAU skall kunna nå en med allmänna kommunikationer från universitetets stora campusområden i Uppsala inom 30 minuter från arbetsplatsen. Detta skall redovisas i anbudet. 4.2.2 Vid ramavtalets start skall en tillse att en särskild lösning skall kunna erbjudas för anställda vid Campus Gotland på Gotland och i Fiskebäckskil. Lösningen skall redovisas i anbudet. 4.2.3 en skall vara tillgänglig, vardagar mellan kl. 8,00-17,00. 4.2.4 4.2.5 Vid kontakt med en skall svar från medicinsk/psykosocialt kunnig person erhållas inom 2 timmar måndag fredag kl. 8,00 17,00. Akuta tider skall företagshälsovård i särskilda fall kunna erbjudas samma dag efter överenskommelse med beställaren. 4.3 Lokaler, etc. 4.3.1 4.3.2 4.3.3 en skall tillhandahålla lämpliga lokaler, inventarier, erforderlig utrustning och förbrukningsmaterial. en lokaler skall vara tillgängliga för personer med rörelsehinder. en skall ha tillgång till lokaler för personliga samtal. Bilaga_3_Skall-krav_uppfyllelse_FHV_UH2013-93 sida 3 (10)
4.3.4 4.3.5 Beroende på innehåll i tjänsterna skall en genomföra vissa tjänster i Uppsala universitets lokaler och i IFAUs lokaler. Återrapportering till UUs personaldirektör eller den denne utser samt vissa övriga avstämningsmöten skall hållas i Uppsala universitets lokaler. 4.3.6 Återrapportering till IFAUs personalansvarig samt vissa övriga avstämningsmöten skall hållas i IFAUs lokaler. 4.4 Etik och sekretess 4.4.1 4.4.2 4.4.1 en skall agera i enlighet med riktlinjer för etik och sekretess inom vården. Mellan en och besökande skall sekretess gälla såvida inte den enskilde samtycker till något annat. 4.5 Rapportering 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 en skall tillhandahålla uppföljning och analyser, statistik och återkoppling om nyttjandet av de i ramavtalet gällande tjänsterna, samt ge råd och förslag på specifika satsningar mot grupp/individ och annan för arbetsgivaren viktig information. en skall rapportera vilka tjänster och vilken institution/motsvarande som har nyttjat ramavtalets tjänster en skall redovisa en skriftlig rapport minst 1 gång per månad och/eller på universitets och/eller IFAUs begäran. I rapporten skall redovisas antal nyttjade timmar fördelade på kompetens/yrkeskategori och tjänster inom ramavtalet. Uppföljningsmöten med universitetet och IFAU skall genomföras 1-2 ggr/år eller på universitetets och/eller IFAUs begäran i enlighet med de rutiner som fastställs och meddelas vid ramavtalets startmöte av UUs personaldirektör eller den som denne utser och IFAUs personalansvarig. Bilaga_3_Skall-krav_uppfyllelse_FHV_UH2013-93 sida 4 (10)
4.6 Journalhantering 4.6.1 Leverantören skall ansvara för ett journalregister som läggs upp för universitetets räkning och IFAUs räkning. 4.7 Debitering av uteblivna besök 4.7.1 en skall ha en rutin för att vid bokning av besök hos en informera universitetets och IFAUs anställda att uteblivet besök eller sent återbud medför en avgift för den anställde. Rutinen skall redovisas i anbudet. 4.7.2 Debitering för sent återbud eller uteblivet besök skall endast ske om en anställd inte avbokat ett bokat besök senast 6 timmar före inbokat besök. 4.7.3 4.7.4 en skall ha rutiner för fakturering av uteblivna besök direkt till den anställde. en skall tillhandahålla en telefonsvarsfunktion där universitetets och IFAUs anställda kan lämna återbud senast sex (6) timmar före inbokat besök, vilket skall räknas som giltigt förfall och därmed skall den anställde eller universitetet och IFAU inte debiteras. 4.8 Avropande enheter 4.8.1 4.8.2 4.9 4.9.1 Uppsala universitets samtliga institutioner/motsvarande skall ha möjlighet att avropa tjänster från detta ramavtal utifrån de rutiner som fastställs och meddelas av personaldirektören eller den som denne utser. IFAUs samtliga institutioner/motsvarande skall ha möjlighet att avropa tjänster från detta ramavtal utifrån de rutiner som fastställs och meddelas av personalansvarig. Underleverantörer Eventuellt medverkande underleverantör/er skall i anbudet redovisas med namn, adress, organisationsnummer och behörig företrädare i anbudet. Bilaga_3_Skall-krav_uppfyllelse_FHV_UH2013-93 sida 5 (10)
Ramavtalsleverantören skall ansvara för underleverantörens/ernas arbete som för eget arbete och för att underleverantören följer tecknat 4.9.2 ramavtal. Vid byte av eller tillkommande underleverantör/er under anbudstiden skall underleverantören 4.9.3 godkännas av universitetet. 4.10 4.10.1 4.10.2 4.11 4.11.1 4.11.2 Förteckning över liknande ramavtal Förteckning över tre ramavtal av liknande art och omfattning för verksamheter av samma storlek som Uppsala universitet som leverantören (och ev. underleverantör) arbetat med under de senaste tre (3) åren, inklusive uppgift om företag, kontaktperson, telefonnummer och e-post adress skall bifogas anbudet. I förteckningen skall finnas en beskrivning av uppdragens omfattning, beskrivning av tjänster, period för samarbetet. Universitetet kan komma att ta kontakt med kontaktpersonerna för att kontrollera uppgifterna. Övergång till ny företagshälsovårdsleverantör Vid övergång till ny skall samma kostnader som gällt enligt ramavtalet gälla under fyra månader efter att ramavtalet upphört för avslutande behandling hos samtliga kompetenser/tjänster. Vid övergång till ny skall rutiner för överlämnande överenskommas med Uppsala universitet och IFAU. 4.11.3 4.12 4.12.1 Vid avtalsperioden slut och inom en månad därefter samt efter medgivande från den anställde skall upphandlad överlämna journaler i både pappers- och digital form till en eventuell ny till självkostnadspris. Självkostnadspriset skall redovisas i anbudet. Redovisning av tjänsterna Tjänsterna skall genomföras i enlighet med vedertagna metoder. en skall i anbudet beskriva tillvägagångssätt, metod och kompetenser samt hur en avser uppfylla kraven i respektive tjänst. Bilaga_3_Skall-krav_uppfyllelse_FHV_UH2013-93 sida 6 (10)
4.12.2 en skall i anbudet redovisa om tjänsten helt eller delvis kommer att utföras av en underleverantör. 4.12.3 Tjänsterna skall rikta sig till individ, grupp och organisation och skall omfatta inom följande områden: - Hälsofrämjande tjänster som syftar till att utveckla en positiv och sund arbetsmiljö som motverkar ohälsa, skador och sjukdomar. Kundtjänst och telefonrådgivning ingår också i denna tjänst. - Reaktiva insatser som syftar till att hantera uppkommen ohälsa. Det kan handla om arbetsanpassning och rehabilitering där medarbetare och arbetsgivare ges stöd så att medarbetare så tidigt som möjligt kan återkomma till arbetet. 4.12.4-4.12.16 Alla skall-krav som ingår i Hälsofrämjande tjänster punkt 4.12.4-4.12.16 skall uppfyllas. 4.12.17-4.12.20 4.12.21 Alla skall-krav som ingår i Reaktiva tjänster punkt 4.12.17-4.12.20 skall uppfyllas. Kan en tillhanda hålla sjuk- & friskanmälan enligt punkten 4.12.21 i kravspecifikationen. Om en kan tillhanda hålla sjuk- & friskanmälan enligt punkten 4.12.21 i kravspecifikationen skall tjänsten redovisas i anbudet. 5.0 FÖRTECKNING ÖVER FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET Anbud skall baseras på nedan angivna handlingar och kompletteringar av dessa som kan komma att ske under anbudstiden. Anbudsgivaren är skyldig att själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt förteckning erhållits. 6.0 6.1 ALLMÄN INFORMATION Anbud Anbudet skall avse, enligt avsnitt 4 Bilaga_3_Skall-krav_uppfyllelse_FHV_UH2013-93 sida 7 (10)
6.11 Avropspriser Avropspriser skall lämnas på bifogade prisbilagor: Prisbilaga 1., kompetenser, bilaga 1 Prisbilaga 2., Hälsofrämjande tjänster, Reaktiva tjänster, Administrativa tjänster samt Sjuk & friskanmälan, bilaga 2. 6.2 Priser 6.2.1 Angivna priser skall vara fasta och inklusive samtliga kostnader under hela första avtalsåret. 6,2,2 Priser skall anges i SEK 6.2.4 Samtliga priser skall anges exklusive moms 6.3 Anbudssekretess av anbud Denna punkt gäller endast för de anbudsgivare som önskar sektretess I det fall anbudsgivare önskar sekretess skall detta tydligt anges i anbudet tillsammans med information om vilken uppgift som önskas sekretessbelagd, var i anbudet uppgiften finns samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna offentliggjordes. En begäran om sekretess är ingen garanti för att uppgifterna vid en eventuell prövning kommer att hemlighållas. Observera att uppgifter av typen 6.3.2 priser, referenser och CV normalt är offentliga. Denna skriftliga begäran om sekretess skall 6.3.3 medfölja anbudet. 6.6 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande enligt uppgifter på 6.6.1 anbudsinbjudan. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning skall anbudets giltighetstid automatiskt flyttas fram 6.6.2 till dess att avtal har tecknats. 6.8 Instruktioner för utformning av anbud 6.8.4 Anbud skall lämnas skriftligt (anbud via fax eller e- brev accepteras inte). Anbud skall lämnas i pappersform. Bilaga_3_Skall-krav_uppfyllelse_FHV_UH2013-93 sida 8 (10)
6.8.6 Anbud skall vara skrivet på svenska. Intyg utfärdade av behöriga myndigheter accepteras på originalspråk (bifoga en översättning till svenska eller engelska). 7.1 Krav på registreringar samt ekonomisk ställning 7.1.1 7.1.1.1 7.1.1.2 Registreringar Anbudsgivarens organisation samt eventuella underleverantörer skall vara fria från sådana brister som anges i LOU (2007:1091) 10 kap 1-2. Anbudsgivaren skall ange företagets namn, adress och organisationsnummer samt namn och kontaktuppgifter till behörig företrädare och kontaktperson i anbudet. Detta redovisas i bilaga 5 Företags och kontaktuppgifter. 7.1.2 Svenska anbudsgivare 7.1.2.1 7.1.2.2 7.1.2.3 7.1.2.4 underleverantörer/ skall ha fullgjort sina åligganden avseende betalning av skatter och sociala avgifter. underleverantörer/ skall inneha F-skattsedel underleverantörer/ skall, om verksamheten är momspliktig, vara registrerad för betalning av mervärdesskatt. underleverantörer/ skall vara registrerade i aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register. 7.1.3 Utländska anbudsgivare 7.1.3.1 underleverantörer/ skall uppfylla kraven avseende företagsregistrering (aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register) i det land där anbudsgivarens företag är registrerat. Exempel på bevis är dokumentation från en relevant officiell myndighet/motsvarande som styrker att kravet är uppfyllt. Sådant bevis skall bifogas anbudet. Bilaga_3_Skall-krav_uppfyllelse_FHV_UH2013-93 sida 9 (10)
7.1.3.2 underleverantörer/ skall ha fullgjort sina åligganden avseende betalning av skatter och sociala avgifter i det land där anbudsgivarens företag är registrerat. Exempel på bevis är dokumentation från en relevant officiell myndighet/motsvarande som styrker att kravet är uppfyllt. Uppgifterna skall inte vara äldre än två (2) månader före sista anbudsdag. 7.1.4 Ekonomisk ställning 7.1.4.1 7.1.5 7.1.5.1 underleverantörer/ skall ha en tillfredsställande ekonomi. För anbudsgivare vars företag är registrerat i Sverige kommer universitetet att begära in uppgifter från Creditsafe (www.creditsafe.se). Tekniska och yrkesmässig kapacitet För att påvisa att anbudsgivaren har tillräcklig teknisk förmåga och kapacitet inom företagshälsovården skall anbudsgivaren ha tre (3) ramavtal av liknande art och omfattning för verksamheter av samma storlek som Uppsala universitet som anbudsgivaren (och ev. underleverantör) arbetat med under de senaste tre åren. 7.1.6 Kvalitetssäkring Leverantören skall ha ett strukturerat kvalitetsledningsarbete. Leverantören skall garantera att uppdragen till Beställaren sker i överensstämmelse med detta kvalitetsledningsarbete under hela ramavtalsperioden. Det strukturerade kvalitetsledningsarbetet skall exempelvis omfatta hur man arbetar med kundnöjdhet och uppföljning 7.1.6.1 av levererade tjänster. En kortfattad beskrivning av hur Leverantören arbetar med sitt kvalitetsledningsarbete skall 7.1.6.2 bifogas anbudet, max 1 A4-sida. Anbudsgivaren skall acceptera den ramavtalsmall som bifogas förfrågningsunderlaget. Bilaga_3_Skall-krav_uppfyllelse_FHV_UH2013-93 sida 10 (10)