Instruktion UNDERHÅLL AV KVALITETSWEBBEN HOS PIAB Anvisningar, tips, trick, råd och rön om hur det webbaserade kvalitetsledningssystemet hos PIAB underhålls. Innehåll 1 Förutsättningar och begränsningar... 3 2 Så här går det till i grova drag... 4 3 Uppdatering med dokument... 5 3.1 Med befintligt dokument... 5 3.1.1 Av annan än publicist... 5 3.1.2 Av publicist... 5 3.1.3 När publicist fått befintligt dokument från icke-publicist... 5 3.2 Med nytt dokument... 6 3.2.1 Av annan än publicist... 6 3.2.2 Av publicist... 6 3.2.3 När publicist fått nytt dokument från icke-publicist... 6 4 Uppdatering av ppt-fil... 7 4.1 Av annan än publicist... 7 4.1.1 När flera sidor ska uppdateras... 7 4.1.2 När endast enstaka sida ska uppdateras... 7 4.2 Av publicist... 8 4.2.1 Om du fått en ny sida som är en uppdatering av en befintlig sida... 8 4.2.2 Om du ändrar själv i befintliga sidor gör du så här... 8 5 Hantering av ppt-filer inför publicering... 9 5.1 De andra filerna... 9 5.2 Startfilen... 10 6 Arbetsgången för dokumentändringsinformation... 11 Issued by/upprättad av Revised by/reviderad av Håkan Frisendahl Håkan Frisendahl Approved by/godkänd av Version Approved date/godkänd datum Håkan Frisendahl 03 2010-06-13 Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 1 av 19 mall: Normal.dotm
6.1 Som del av dokument... 11 6.2 I Dokumentinfo-filen... 11 7 Det sista du gör inför publicering... 12 8 Illustrationer... 13 8.1 Hela biblioteksstrukturen... 13 8.2 Principen för underhåll och publicering... 14 8.3 Uppdatering av befintligt dokument... 15 8.4 Uppdatering med nytt dokument... 16 8.5 Uppdatering av processkarta steg 1... 17 8.6 Uppdatering av processkarta steg 2... 18 Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 2 av 19
1 Förutsättningar och begränsningar Dokumentet bygger på hur uppdateringar utförts hittills. Till exempel har all uppdatering hanterats via ftpservern. Förändringar i arbetssättet är naturligtvis möjliga men vi rekommenderar att ni till en början fortsätter på samma sätt och efter hand och stegvis anpassar till nya möjligheter och önskemål. Några förutsättningar bör dock inte förändras med mindre att effekten på kraven på ledningssystemet utreds och beskrivs, ur certifieringssynpunkt och ur underhållssynpunkt. Förutsättningarna är 1. På ftp-servern finns en mapp kvalitetswebben som är det som publiceras och en mapp kvalitetswebben_arbetsmapp som är platsen publicister arbetar i vid uppdateringar. 2. Före redigering av befintligt dokument ska det kopieras från kvalitetswebben till annan arbetsyta innan det bearbetas. Man redigerar aldrig dokument direkt i kvalitetswebben. 3. Arbetsgången är att dokument som skall uppdateras först kopieras från kvalitetswebben till den rätta arbetsytan (för publicist är det, i normalfallet, kvalitetswebben_arbetsplats) och sedan öppnas från den nya platsen och till sist genast sparas på samma plats med högre versionsnummer. Gör man fel och i stället t.ex. öppnar dokumentet i kvalitetswebben och sparar det till kvalitetswebben_arbetsplats kommer länkar att bli fel. Så gör inte så. 4. Dokument skapade i doc- eller xls-format konverteras till pdf-format före publicering. Undantag för självklarheter som formulär för ifyllnad och databaser. 5. Senaste versionen av dokument och dess pdf-version sparas tillsammans i kvalitetswebben. Äldre versionen flyttas därifrån och arkiveras. Pdf-versioner behöver inte sparas, det räcker att dess ursprungsdokument är sparat. 6. Dokuments versionsnummer ska framgå av filnamnet före konvertering till pdf-format. Exempel ampulering_v06.doc. 7. Dokumentet i pdf-format ska inte innehålla versionsnummer. Exempel ampulering.pdf. 8. Ändringsinformation för dokument finns antingen i dokumentet eller samlat i särskild fil Dokumentinfo_v01.xls, åtkomlig, konverterad till xml-format, via länkar från kvalitetswebben. 9. Upprättare av dokument ändras inte mellan versioner. Önskar man göra detta, skapar man ett nytt dokument. 10. I ppt-filer ska filens versionsnummer vara detsamma som filens förstasidas versionsnummer. 11. Länkar till dokument, processkartor m.m. ska alltid visa läggs in som Skärmtips i hyperlänksdialogrutan senaste version och datum för den. Detta utöver vad annat nyttigt som kan stå där. 12. Mer ett tips än en förutsättning: Om du använder _ i stället för mellanslag, ser länkar snyggare ut, utan mystiska teckensträngar för att markera mellanslaget. Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 3 av 19
2 Så här går det till i grova drag Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 4 av 19
3 Uppdatering med dokument 3.1 Med befintligt dokument Det befintliga dokumentet finns någonstans på kvalitetswebben, tillsammans med sin pdf-version. 3.1.1 Av annan än publicist Kopiera föregående version från kvalitetswebben till egen arbetsyta och spara genast med högre versionsnummer. Redigera. Uppdatera sidfoten med ny version, namn och datum. Uppdatera dokumentändringsinformationen i dokumentet. Skapa pdf. Varvid filnamnet inte ska innehålla något versionsnummer. Tillställ publicist båda filerna (pdf-filen med dess ursprungsfil) tillsammans med, när dokumentet inte innehåller ändringsinformationen, en beskrivning av ändringen. Så att publicist kan uppdatera ändringsinformationen i Dokumentinfo (kapitel 6). 3.1.2 Av publicist Kopiera föregående version på kvalitetswebben till arbetsytan kvalitetswebben_arbetsmapp och spara genast med högre versionsnummer (se Förutsättning nr 3). Redigera. Uppdatera sidfoten med ny version, namn och datum. Uppdatera dokumentändringsinformationen. Direkt i dokumentet eller genom att uppdatera Dokumentinfo (kapitel 6). Skapa pdf. Varvid filnamnet inte ska innehålla något versionsnummer. Torde innebära att befintlig pdf-fil skrivs över. Föregående version flyttas bort och arkiveras. 3.1.3 När publicist fått befintligt dokument från icke-publicist Uppdatera, vid behov, dokumentändringsinformationen i Dokumentinfo (kapitel 6). Lägg in pdf och dess ursprungsfil i kvalitetswebben_arbetsmapp. Kontrollera att länkar fungerar. Föregående version flyttas bort och arkiveras. Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 5 av 19
3.2 Med nytt dokument 3.2.1 Av annan än publicist Skapa ett nytt dokument enligt de riktlinjer som processen för Dokumenthantering anger. Innebär t.ex. att man i möjligaste mån skall utgå från godkända tomma mallar. Redigera. Komplettera sidfoten med version, namn och datum. Komplettera dokumentändringsinformationen i dokumentet. Skapa pdf. Varvid filnamnet inte ska innehålla något versionsnummer. Tillställ publicist båda filerna (pdf-filen med dess ursprungsfil) tillsammans med, när dokumentet inte innehåller ändringsinformationen, underlag för en beskrivning av ändringen (så att publicist kan uppdatera Dokumentinfo). Första versionen torde vara beskrivningen 3.2.2 Av publicist Skapa ett nytt dokument enligt de riktlinjer som processen för Dokumenthantering anger. Innebär t.ex. att man i möjligaste mån skall utgå från godkända tomma mallar. Arbeta i kvalitetswebben_arbetsplats (se Förutsättning nr 3). Redigera. Komplettera sidfoten med version, namn och datum. Komplettera dokumentändringsinformationen (kapitel 6). Direkt i dokumentet eller genom att uppdatera Dokumentinfo. Skapa pdf. Varvid filnamnet inte ska innehålla något versionsnummer. Lägg in de två filerna på lämplig plats i kvalitetswebben_arbetsmapp. 3.2.3 När publicist fått nytt dokument från icke-publicist Uppdatera, vid behov, Dokumentinfo (kapitel 6) med det nya dokumentet. Lägg in pdf och dess ursprungsfil på lämplig plats i kvalitetswebben_arbetsmapp. Kontrollera länkar. Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 6 av 19
4 Uppdatering av ppt-fil Arbetsgången beror på om man är vanlig medarbetare eller utsedd publicist. Dvs. 1) om man ändrar och skickar till annan för publicering eller 2) om man kan göra ändringar och själv sedan göra klart för publicering. 4.1 Av annan än publicist Är man inte publicist är man hänvisad till att skicka iväg ändrat material för andra att färdigställa för publicering. Påtagligt enkla ändringar kan det vara enklast att bara beskriva noga och skicka till publicist tillsammans med nya textsträngar. När denna metod inte väntas fungera bra, gör man så här: Kopiera den senaste versionen av den fil som ska uppdateras från kvalitetswebben till egen arbetsyta. 4.1.1 När flera sidor ska uppdateras Det kan vara enklast att behålla filen i sin helhet. Ändra filnamnet ett snäpp. Ändra berörda sidor. Kontrollera länkar. De kommer troligen att kräva justering av publicist men denne ser åtminstone vad du vill ha. Ändra versionsnummer och datum på alla de sidor som ändras och alltid på förstasidan. Tillställ publicist den uppdaterade filen inklusive en beskrivning av varje ändring (så att publicist kan uppdatera ändringsinformationen i Dokumentinfo). 4.1.2 När endast enstaka sida ska uppdateras Radera alla sidor i filen utom den sida som ska uppdateras. Spara med nytt filnamn, förslagsvis ett som visar vilken sida som filen innehåller. Gör ändringarna. Kontrollera länkar. De kommer troligen att kräva justering av publicist men denne ser åtminstone vad du vill ha. Ändra versionsnummer och datum på sidan. Tillställ publicist filen inklusive en beskrivning av ändringen (så att publicist kan uppdatera ändringsinformationen i Dokumentinfo). Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 7 av 19
4.2 Av publicist Förutsättningen är att du själv gör alla ändringar. Antingen genom att du rent handgripligen skriver in dem själv eller att du fått från någon hur något ska ändras. Skapa ny version av hela filen för varje ändring, eller samtidiga ändringar, av någon eller några av dess sidor. Med arbetsyta för publicist menar jag mappen kvalitetswebben_arbetsplats, vilken mapp är underlaget för kopiering till kvalitetswebben (som görs i sista steget (kapitel 7)). Det är enda sättet att med någon säkerhet kunna få länkarna att peka rätt även efter flytten till publiceringsplatsen för kvalitetswebben. Och därmed för att de ska fungera på kvalitetswebben. 4.2.1 Om du fått en ny sida som är en uppdatering av en befintlig sida Kopiera föregående version på kvalitetswebben till arbetsytan kvalitetswebben_arbetsmapp och spara genast med högre versionsnummer (se Förutsättning nr 3). Kopiera in den nya sidan i filen. Görs enkelt genom att kopiera hela sidan (miniatyrbilden) från vänsterspalten i visningsläge Normal. Byt till visning av startfilen och klistra in sidan på rätt plats (omedelbart före eller efter den sida som ska ersättas) i den. Radera den äldre sidan. Kontrollera att varje ändrad sida fått nytt versionsnummer och datum! Dessutom ska alltid förstasidan få nytt versionsnummer som är detsamma som filens versionsnummer. Risken är mycket stor att länkar inte stämmer i sidor som gjorts i andra datorer än publicisters. Därför: kontrollera och/eller uppdatera alla länkar till och i de ändrade sidorna. Innefattar att ändra skärmtipsens uppgifter om version och datum! Registrera ny version av filen i Dokumentinfo (kapitel 6). Gäller även för nya versioner av de olika sidorna ingående i filen. Spara filen (som.ppt) när allt är färdigändrat. Därmed ska filen vara klar att hanteras inför publicering (kapitel 5). 4.2.2 Om du ändrar själv i befintliga sidor gör du så här Kopiera föregående version på kvalitetswebben till arbetsytan kvalitetswebben_arbetsmapp och spara genast med högre versionsnummer (se Förutsättning nr 3). Gör ändringarna. Kom ihåg att ge varje ändrad sida nytt versionsnummer och datum! Dessutom ska alltid förstasidan få nytt versionsnummer som är detsamma som filens versionsnummer. Kontrollera och/eller uppdatera alla länkar till och i de ändrade sidorna. Innefattar att ändra skärmtipsens uppgifter om version och datum! Registrera ny version av filen i Dokumentinfo (kapitel 6). Gäller även för nya versioner av de olika sidorna ingående i filen. Spara filen (som.ppt) när allt är färdigändrat. Därmed ska filen vara klar att hanteras inför publicering (kapitel 5). Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 8 av 19
5 Hantering av ppt-filer inför publicering Detta moment kan endast göras av publicist. Det finns två sorters ppt-filer i systemet: Startfilen kvalitetssystem_startsida_vnn.ppt som ligger i toppmappen och de andra filerna som samtliga ligger under oh-bank. Arbetsordningen vi starkt rekommenderar är att först ta hand om alla de andra och alltid vänta med startfilen till allra sist. 5.1 De andra filerna De andra filerna finns idag alla under oh-bank. Ett exempel är inkop_v18.ppt som ligger i mappen inkop. Varje sådan fil ska betraktas som respektive mapps startsida, analogt med toppmappens startsida. Öppna senaste versionen av uppdaterad fil på sin plats i kvalitetswebben_arbetsmapp. Kontrollera att allt ser rätt ut. Datum, versionsnummer och annat som kan vara fel. Spara som ppt-fil. Stäng den inte. Ta bort (och arkivera) föregående version och radera dess htm-fil och dess underbibliotek. Spara den nya versionen i htm-format. Så här gör du: 1) Välj Filformat Webbsida (*.htm;*.html) 2) Ändra filnamn till inkop.htm 3) Klicka på Ändra rubrik och lägg till versionsnumret i slutet, exempel som intill. OK sedan. 4) Avsluta med Spara. Detta utförs för alla mappar vars respektive startfil har förändrats. Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 9 av 19
5.2 Startfilen Startfilen är kvalitetssystem_startsida_vnn.ppt och den ska ligga i kvalitetswebbens toppmapp. Innan något görs med den ska allt annat i kvalitetswebben vara på plats, hanterat på rätt sätt och i sina senaste versioner. Öppna senaste versionen av den uppdaterade startsidefilen på sin plats i kvalitetswebben_arbetsmapp. Kontrollera att allt ser rätt ut. Datum, versionsnummer och annat som kan vara fel. Spara som ppt-fil. Stäng den inte. Ta bort (och arkivera) föregående version och radera dess htm-fil och dess underbibliotek. Spara den nya versionen i htm-format. Så här gör du: 1) Välj Filformat Webbsida (*.htm;*.html) 2) Ändra filnamn till index.htm 3) Klicka på Ändra rubrik och lägg till versionsnumret i slutet, exempel som intill. OK sedan. 4) Avsluta med Spara. Härmed är du klar med hanteringen av startfilen inför en publicering. Om du vet med dig att alla andra förberedelser gjorts, kan du nu göra de sista handgreppen inför publicering (kapitel 7). Men bara då. Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 10 av 19
6 Arbetsgången för dokumentändringsinformation 6.1 Som del av dokument Uppdatera sidfoten på förstasidan (reviderad av, godkänd av, version och datum). Beskriv ändringen i ändringsinformationen. Oftast finns denna sist i dokumentet. 6.2 I Dokumentinfo-filen Filen man arbetar i är, för närvarande, Dokumentinfo_v01.xls. Versionsnumret är knutet till dokumentets utseende (sådant som kolumner och ordning) och ändras inte för att innehållet uppdateras. Kopiera senast publicerade version av Dokumentinfo_v01.xls i kvalitetswebben till kvalitetswebben_arbetsplats. Den finns under databank. Öppna den sedan. Uppdateringar görs i blad Allt. Lägg till ny rad efter senaste versionen av dokumentet du ska registrera. Kopiera hela raden ovanför till nya raden. Välj (rekommenderas!) eller skriv in nya versionen. Se till, genom att välja Ja eller Nej, att kolumn Giltig har rätt information för nya och äldre versionen. Uppdatera övrig information (reviderad, ändring, datum etc). Kontrollera att radnumreringen stämmer. (Tips: en formel skapar radnumret så kopiera ner radnumret till raden under) Upprepa ovanstående för varje tillägg. När alla uppdateringar gjorts ska filen göras klar för publicering. Markera allt i blad Allt från cell A4 till sista raden och kopiera det. (Tips: stående i A4 håller du ner SKIFT och trycker först END och sedan HOME och bläddrar sedan uppåt med PIL_UPP till sista raden med information). Klista in i blad xml-connection, stående i cell A4. Kontrollera att det inklistrade täcker det som redan finns där, om inte radera de överskjutande raderna i slutet. GLÖM INTE att nu spara i vanligt xls-format innan du går vidare! Därefter: Tryck F12 (för spara-dialogen). Välj filformatet XML-data. Ändra filnamnet till Dokumentinfo.xml, dvs ta bort versionsnumret. Spara. Du får troligen en varning om att filen redan finns, svar ja till att ersätta den. Därefter dyker det upp en varningsruta om vad som händer när man sparar i xml-format (vissa funktioner förloras) och du väljer Fortsätt. En ny ruta Exportera XML dyker upp och du väljer OK. Stäng xml-filen. Svara nej till frågan om du vill spara ändringar. Därmed var det klart. Återstår att göra allt klart inför publicering. Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 11 av 19
7 Det sista du gör inför publicering Arbetssättet bygger på att alla uppdateringar (av publicist) sker direkt i mappen kvalitetswebben_arbetsmapp som finns på ftp-servern. Utgående från denna mapp, som in i minsta detalj skall, efter gjorda uppdateringar, vara exakt som man vill att kvalitetswebben ska se ut, ser man till att mappen kvalitetswebben, som också ligger på ftp-servern, och som är underlaget för IT-ansvarig vid skapandet av den allmänt åtkomliga kvalitetswebben, idag på q.perten.com, uppdateras med alla ändringar som gjorts i arbetsmappen. Dvs. den ska vara en exakt kopia av kvalitetswebben_arbetsmapp Att beskriva arbetsgången för de handgrepp som då skall utföras skulle tangera knappologi så här en kortversion: Byt enstaka filer i en mapp när det endast är enstaka filer i mappen som har ändrats. Vid minsta tveksamhet byter man hela bibliotek, eftersom det är det säkraste sättet att få allt rätt. De där filerna som uppstår automatiskt när man konverterar till htm-format (t.ex. index-filer som hör ihop med index.htm) ska alltid bytas ut i sin helhet. När du är klar ska det se ut så här på toppnivån Och så de sista kontrollerna Kontrollera att ursprungsfiler finns tillsammans med sin pdf, och att endast senaste version är kvar. Det finns undantag och de ska du känna till och endast därför acceptera. Kontrollera att alla undermappar i oh-bank innehåller en htm-fil och bara den senaste ppt-filen. När allt är, verkar vara och även känns ett hundra procent rätt: Skicka begäran till IT-ansvarig (läs: Isse) om publicering Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 12 av 19
8 Illustrationer 8.1 Hela biblioteksstrukturen Den fullständiga bilden av kvalitetswebben ser ut så här, med alla sina undermappar. Under oh-bank ligger undermappar som alla innehåller en mapp med de filer som uppstår när man skapar den till mappen hörande htm-filen. Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 13 av 19
8.2 Principen för underhåll och publicering Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 14 av 19
8.3 Uppdatering av befintligt dokument Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 15 av 19
8.4 Uppdatering med nytt dokument Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 16 av 19
8.5 Uppdatering av processkarta steg 1 Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 17 av 19
8.6 Uppdatering av processkarta steg 2 Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 18 av 19
Dokumentändringsinformation v01 Första versionen v02 Korrigerad och förtydligad på flera ställen efter första utbildningstillfället v03 Förtydligat hanteringen av redigering av befintliga dokument Underhåll_av_qwebben_v03.doc Sid 19 av 19