från Scandinavian PC Systems ingår i den produktserie för professionella användare, där även SPCS Administration, SPCS Anläggningsregister, SPCS Bokslut, SPCS Lön, SPCS Koncern, SPCS Skatt Proffs, SPCS Analys, SPCS Revision och SPCS Tid ingår. Programmet finns i enanvändar- och fleranvändarversion. Programmet gör att det blir både enkelt och tidsbesparande att sköta administrationen för flera företag. Det lämpar sig speciellt bra för bokförings- och revisionsbyråer, skattekonsulter och andra ekonomiska rådgivare, men kan givetvis också användas av det enskilda företaget. Från kan du enkelt komma till klientens bokföring, bokslut, revision, deklaration, dokument och kalkyler etc. Du sparar också all viktig information om klienten och har möjlighet att lägga upp egna fält för klienter och styrelse/ kontaktpersoner med sådan information som du själv önskar lägga in. Demoprogrammet innehåller alla delar som finns i ett skarpt program. Vi har lagt upp fem användare och tio klienter på demo-cd:n. Demoprogrammet har följande begränsningar: Du kan inte importera SIE-filer eller lägga upp nya klienter. På alla utskrifter skrivs DEMO ut. Obs! Om du köper en fullständig programversion måste du avinstallera demoversionen innan du installerar den fullständiga versionen. Detta gör du via Start Inställningar Kontrollpanelen Lägg till/ta bort program. Systemkrav, enanvändarversion Dator: Pentium II processor eller bättre. Operativsystem: Windows 98, ME, NT 4.0, 2000 eller XP. Minne: 128 MB för Windows XP; 64 MB för övriga. Hårddisk: 120 MB ledigt utrymme krävs för installationen. Ytterligare utrymme behövs under användandet av programmet. Internet: Internet Explorer 5.0 eller senare.
Starta programmet Du startar programmet med hjälp av ikonen Demo. En dialogruta för inloggning visas. Signatur och lösenord är ifyllt av programmet i demoversionen. Mn är inskrivet som signatur. Mn är inskrivet som lösenord. Klicka på knappen OK. Du kommer nu in i programmet Demo. Tangenter F1-tangenten F2-tangenten F8-tangenten Esc-tangenten tangenten Tab-tangenten aktiverar hjälpfunktionen. Om det finns något hjälpavsnitt som beskriver just det aktiva fönstret eller den aktiva dialogrutan visas det hjälpavsnittet direkt. aktiverar din startsida i programmet. aktiverar miniräknaren. är den allmäna avbryt-tangenten som avbryter en pågående inmatning, avbryter ett val etc. Tänk bara på att det du har skrivit in i ett fält i eller SPCS Bokslut normalt sparas direkt. Det du har skrivit in i ett fält finns kvar även om du stänger dialogrutan eller fönstret med tangenten Esc. är den allmänna verkställ-tangenten som verkställer ett val eller flyttar till nästa rad eller ruta. använder du för att hoppa framåt mellan de olika rutorna i en bild. Demohandledning Du ska i den här övningen gå igenom de olika sidorna för en klient, ange vilka uppdrag som ska göras och vilka handläggare som bemannar uppdraget. Du ska ange vilka uppdrag som ska bevakas och som du vill ha påminnelser för. Du kommer också att se hur man startar annat SPCS-program för en klient. SPCS Infoline SPCS Infoline är en internetbaserad informationstjänst som ingår i programmet och som ger dig färska nyheter och tips direkt på din bildskärm. Här finns aktuell information som nya regler och lagar samt tips och idéer kring arbetet med programmet. Du kan alltid nå SPCS Infoline via ikonen i programmet. Startsida Sidan sammanfattar alla de uppdrag du deltar i och/eller är klientansvarig för och som är markerade för bevakning. De uppdrag som visas med röd text är försenade. Du kan komma till ett bevakningsuppdrag genom att dubbelklicka på aktuell rad. Om du vill komma tillbaka till denna sida igen klickar du antingen på knappen Visa startsida eller trycker på F2-tangenten. Klienter Klicka på knappen Klienter. Nu visas de klienter som finns upplagda. Nu ser du en lista över samtliga klienter i databasen. 2
Förstasida Välj klient 1001 Jonas Åkeri AB. Nu visas förstasidan för Jonas Åkeri AB. Förstasidan används för planering och uppföljning av arbetet med klienten. All viktig information om klienten visas här. Sidan innehåller dessutom information om vilka uppdrag som ska göras för klienten. Ett försenat uppdrag markeras med röd text. Du får även en informationstext om antalet försenade uppdrag. Grunduppgifter Välj sidan Grunduppgifter. Här ser du de grunduppgifter som är upplagda för klienten. Övriga uppgifter Välj sidan Övriga uppgifter. Här kan du lägga in egna uppgifter om kunden. Prova att ändra några uppgifter på sidan. De fält som ska visas på sidan Övriga uppgifter lägger systemoperatören upp på menyn Arkiv Egna fält. Det kan vara text-, datum-, belopp- eller alternativfält. Alternativfält används då man ska kunna välja, t ex Ja-alltid, Nej-aldrig eller Ej valt. Fälten som läggs upp visas för alla klienter. Styrelse/Kontakter Välj sidan Styrelse/Kontakter. Klicka på knappen Ny person. Fyll i namn: Jonas och efternamn: Karlsson. Markera även rutan Vår kontaktperson på företaget, den ska vara markerad för de personer som är viktiga kontaktpersoner hos klienten. Fyll i information i övriga fält på sidan. På sidan Styrelse/Kontakter lägger du in personer som tillhör styrelsen eller på andra sätt är kopplade till klientföretaget. Om det finns egna fält upplagda för Styrelse/ Kontakter visas de i denna bild. I detta fallet finns fälten Mobiltfn privat, E-post privat o s v upplagda som Egna fält för alla styrelse- och kontaktpersoner. Handläggare (Uppdragsval) Välj sidan Handläggare (Uppdragsval). Här anger du vilka uppdrag som ska utföras åt kunden och vem som är ansvarig och vilka som deltar i arbetet. Markera att du ska göra uppdraget Anläggning. Klicka därefter i fältet Klicka här för att välja in en ny handläggare. Välj att MN Marianne Nilsson är ansvarig för uppdraget i kolumnen Anläggning. Handlingar Välj sidan Handlingar. Här hanteras handlingar till Skatteverket och Bolagsverket. Om du har markerat att du ska göra uppdraget på sidan Handlingar blir uppdragen aktiverade för bevakning. Här anger du hur arbetet fortskrider. Du kan också ange om de ska bevakas genom att markera rutan Bevakas, och vilket datum du vill ha en påminnelse genom att skriva in ett datum i fältet Klar senast. Påminnelsen visas på kundens Förstasida och på din Startsida (F2). Uppdrag bokföring/lön. Markera att du har lämnat in Skattedeklaration. Uppdrag bokslut. Ange hur långt arbetet har fortskridit med bokslutet, markera rutorna Påbörjad och Färdigställd. Det är redan ifyllt att du vill ha en påminnelse om när bokslutet ska vara klart. Uppdrag deklaration. Här anger du t ex om ansökan om anstånd av deklarationsinlämning ska sökas. Du anger också hur långt arbetet fortskridit med deklarationen. 3
Anteckningar Välj sidan Anteckningar. Här kan du skriva in anteckningar om klienten. Anteckningarna är åtkomliga för de medarbetare som är klientansvariga och/eller arbetar med uppdrag åt klienten. Om du lägger in ett datum i kolumnen Påminnelse, kommer anteckningen att visas på klientens Förstasida och på Startsidan. Skriv in en anteckning och lägg in ett datum då du vill ha påminnelse. Dokument/Kalkyler Välj sidan Dokument/Kalkyler. Funktionen Dokument/Kalkyler hjälper dig att hålla ordning på dokument och kalkyler som finns sparade för klienten. Du kan bland annat skapa nya/redigera/kopiera/namnändra/ta bort mappar och dokument, samt skicka och spara e-post. Ställ dig på rubriken Dokument i trädet. Klicka på knappen Dokument. Öppna den mapp där du vill placera ditt nya dokument. Högerklicka och välj Nytt i menyn. Välj t ex Worddokument. Nu skapas ett nytt dokument som placeras i den valda mappen. Byt namn på dokumentet. Dubbelklicka på det för att redigera dokument. Förstasida Välj nu Förstasida. Här ser du en Att-göra-lista för Jonas Åkeri AB. Genom att klicka på en av länkarna, t ex Bevakning Skattedeklaration, kommer du direkt till sidan för Handlingar. Bevakning Klicka på knappen Bevakning. Bevakning använder du för att få en överblick över hur arbetet för klienterna fortskrider vad gäller skattedeklaration, bokslut och deklaration. Genom att klicka på respektive knapp kommer du till den bevakningsdel du vill arbeta med. Du kan förändra statusen för flera klienter samtidigt. Det är också här du söker anstånd för deklarationsinlämning och skickar in SRU-fil från SPCS Skatt. håller reda på inlämningstakten av deklarationerna. Medarbetare Klicka på knappen Medarbetare. Här ser du en lista över samtliga medarbetare i databasen. Det är här du skapar nya, ändrar och tar bort medarbetare. Du kan också se vilka uppgifter medarbetaren har hos respektive klient på sidan Arbetsuppgifter. Det finns tre olika behörighetsnivåer i programmet. Utskrifter Tabellrapporter I Tabellrapporter kan du skapa egna rapporter. Välj Arkiv Tabellrapporter. Ange rubriktext: Demo-klientlista. Markera fälten Klientnr, Namn, Adress och Postadress. Välj Förhandsgranska. Nu ser du den färdiga rapporten. Stäng fönstret. Klicka på Spara. Skriv en ny rubrik: Klienter - Etiketter och välj markeringen Etikett. Klicka på knappen Inställningar och ange hur många etiketter du har i bredd och höjd. Välj förhandsgranska. Nu visas din etikettutskrift. Klicka på Spara och stäng dialogen. 4
Utskriftscentralen I Utskriftscentralen kan du skriva ut alla rapporter som finns skapade. Välj Arkiv Utskriftscentralen. Markera Egna rapporter. Här ser du alla de rapporter som du själv har skapat och har även möjlighet att skriva ut dem. Starta program från Du kan via arbeta i SPCS Administration, SPCS Anläggningsregister, SPCS Bokslut, SPCS Lön, SPCS Koncern, SPCS Skatt Proffs, SPCS Analys, SPCS Revision och SPCS Tid. Gå in på menyn Arkiv Programinställning. Här anges sökvägarna till de olika programmen på din dator. Sökvägarna till SPCS-programmen hittar automatiskt vid installationen om är stängt när respektive program installeras. Vill du ändra sökväg klickar du på knappen Bläddra och letar upp ny exe-fil. Välj modulen Klienter och välj klient 1001 Jonas Åkeri AB. På knappraden i övre högra hörnet ser du att du har möjlighet att välja knapparna för bokföring, bokslut och deklaration. Exempel: För att kunna starta ett program måste du dels ha programmet installerat på din dator. Du måste också delta eller vara ansvarig för uppdraget för klienten. Detta anger man på sidan Handlingar. För respektive program finns en demohandledning med övningsbolag. Företagen som hänvisas till i dessa demohandledningar går även att starta från. 5