SEMESTERUPPDATERING 2016

Bilanco SEMESTERUPPDATERING 2016 SEMESTERUPPDATERING 2016... - 1 - INLEDNING... - 2 - AVSTÄMNING INFÖR SEMESTERUPPDATERING... - 3-2.1 Kontrollera arbetstiden... - 3-2.2 Kontrollera tidsschema, se även bilaga 1... - 5-2.3 Kontrollera semester rätten... - 5-2.4 Kontrollera lönearter... - 6-2.5 Avstämning inför semesteruppdatering... - 7 - SEMESTERTIMMAR SOM FRYSER INNE... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. 3: 1 Flytta tillbaka semestertimmar... Fel! Bokmärket är inte definierat. 3:2 Betala ut semestertimmar... Fel! Bokmärket är inte definierat. ARBETSTIDSFÖRKORTNING... - 10-3.1 Avtalsförändring tjänstemän elektriker... - 10-3.2 3.2 Kontrollera personalregistret... - 11-3.3 3.3 Utbetalning av innestående timmar... - 12-3.4 3.4 Kontrollera antal timmar... - 12-6. UTBETALNING AV SEMESTER FÖR TIMAVLÖNADE... - 14-6:1 Skapa löneart för utbetalning av semesterpengar till timanställda... - 16-7. BILAGA 1: SKAPA NYTT TIDSCHEMA... - 19 - a. Skapa ett rullande schema... - 21-8. BILAGA 2: SKAPA LÖNEART FÖR UTBETALNING AV ARBETSTIDSFÖRKORTNING... - 22-2016-04-04 www.hantverksdata.se - 1 -

Inledning De flesta företag har ett semesterår som sträcker sig under perioden 1/4 t.o.m. 31/3. I samband med att man börjar ett nytt semesterår så ska de anställda få de nya tilldelade semesterdagar som de har rätt till. För att systemet ska kunna hålla kontroll på detta krävs att man vid varje nytt semesterår gör en semesteruppdatering. Tidregistrering Semesteruppdatering Lönekörning Följande bör du tänka på i samband med semesterårsskiftet: Semesteruppdatering Kontrollera personalregistret avseende de anställdas arbetstid, heltid, deltid och halvtid etc. Kontrollera personalregistret avseende de anställdas semesterrätt. Gå igenom löneartsregistret och kontrollera att de lönearter som är semesterlönegrundande har markering för detta. Uppdateringen ska göras först efter det att samtliga timmar är registrerade t.o.m. 31 mars men inte lönekörda. Själva semesteruppdateringen går endast att utföra en gång, eventuella justeringar sker manuellt på respektive person i personalregistret. Arbetstidsförkortning Definiera under fackuppgifter de antal timmar som gäller för avtalet. Kontrollera att de anställda är kopplade till rätt avtal och därmed rätt antal timmar. Man gör uppdateringen för arbetstidsförkortningen separat men under samma funktion som semesteruppdateringen. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 2 -

Avstämning inför semesteruppdatering 2.1 Kontrollera arbetstiden Det är viktigt att arbetstiden är rätt definierad på varje person, det för att systemet ska kunna beräkna semestern korrekt. Välj Lön Personalregister, väj flik Personuppgifter. exempel på en heltidsanställd exempel på en halvtidsanställd exempel på en 75% anställd 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 3 -

Om det är fel angiven veckoarbetstid på någon anställd, klicka på - knappen. Följande dialogruta visas: Skriv in från vilket datum den nya veckoarbetstiden ska gälla samt aktuell veckoarbetstid. Klicka sedan på -knappen. Den nya veckoarbetstiden är nu registrerad. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 4 -

2.2 Kontrollera tidsschema, se även bilaga 1 För att systemet ska kunna räkna fram en korrekt semester så ska aktuellt tidsschema finnas definierad på respektive anställd. Välj Lön Personalregister. Välj fliken Tider/Övrigt. Troligen har du rätt tidschema knuten till den anställde, om inte klicka på -knappen och välj aktuell tidschema. Här är det viktigt att korrekt schema är aktuellt. Om personen arbetar t.ex. 20 timmar i veckan ska det alltså vara ett tidschema som baseras på t.ex. 4 timmar per dag. För att skapa nytt tidschema, se bilaga 1. 2.3 Kontrollera semester rätten Kontrollera att semester rätten stämmer för varje person, välj Lön Personalregister, välj flik Semestersaldon. De flesta personer har rätt till 25 dagars semester och om personen arbetar mindre än heltid kommer programmet att räkna ut antalet betalda semesterdagar baserat på deltidsprocenten som är angiven på personen under fliken Tider / Övrigt. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 5 -

2.4 Kontrollera lönearter Innan uppdateringen är det också viktigt att kontrollera att lönearterna är rätt inställda när det gäller vad som är semesterlönegrundande eller inte. För att veta vilka lönearter som du har använt under detta semesterår behöver du skriva ut en Löneartshistorik, välj Utskrifter Utskriftscentralen, välj utskrift Tid Löneartshistorik. Klicka på för att markera alla anställda. Klicka på för att markera alla lönearter. Ange From datum och Tom datum (ange datumintervallet för semesteråret). Rapporten visar alla lönearter som är använda under semesteråret, kontrollera lönearterna, dvs. vilka som är markerade som semesterlönegrundande eller inte. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 6 -

Välj Lön Löneartregister. Ovanstående bild visar en löneart som är semesterlönegrundande. Om du känner dig osäker på om en löneart ska vara semestergrundande eller inte, tveka inte att ringa supporten innan du gör ändringen. 2.5 Avstämning inför semesteruppdatering Semesteruppdateringen gör man när alla timmar är registrerade tom. 31 mars (semesteråret). Systemet räknar igenom hur många timmar som ligger till grund för semestersaldot, t.ex. ordinarie arbetstid, sjuk m.m. dvs. de lönearter som är markerade som semesterlönegrundande. Men innan uppdateringen föreslår vi att du gör en avstämning på respektive person. För att starta avstämningen: Välj Lön - Rutiner - Semesteruppdatering. Dialogrutan består av 4 flikar: 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 7 -

1. Efter uppdatering, systemet har räknat igenom hur många timmar som ligger som grund för semestersaldot. Förslaget baseras på tidsschemat (alltså hur många timmar varje person bör arbeta enligt tidschemat) minus de timmar som faktiskt inte är registrerade (s.k. ogiltig frånvaro) + hur många dagar som personen har i semesterrätt. Exempel (se ovanstående bild) Anställd 105 Amanda Jensen, har arbetat hela året och blir tilldelad 25 dagar semester. Anställd 106 Assar Rönnlund, arbetar deltid och blir tilldelad 19 semesterdagar. Anställd 308 Christer Odjur har inte tidregistrerat allt tid och blir endast tilldelad 22 dagar. Anställd 324 Palle Sundqvist, har arbetat hela året och är således berättigad till 25 dagars semester. Anställd 325 Tore Svensson, arbetar halvtid och blir alltså tilldelad 13 dagars semester. Anställd 326 Patricia Eriksson, arbetar som tjänsteman och registrerar inte sina arbetade timmar men blir tilldelad 25 dagars semester. Anställd 327 Kalle Kula, började sin anställning den 1 januari 2016 och arbetar 4 timmar per dag och blir tilldelad 3 dagars semester baserad på arbetade timmar. Anställd 328 Johan Westerlund började sin anställning den 1 januari 2016, arbetar heltid och blir tilldelad 7 dagars semester. Om förslaget inte stämmer överens med dina beräkningar kan det bero på att någon eller några lönearter inte är markerade korrekt, se punkt 2.4 Kontrollera Lönearter. Semesterrätt Ny semester Sparad år 1,2,3,4,5 Till tidsreg Fryser inne Antalet semesterdagar som personen har rätt till (kommer från personalregistret). Antalet semesterdagar som systemet föreslår till ny semester, baseras på de registrerade timmarna som är semesterlönegrundande. De eventuellt sparade dagarna redovisas år för år. Visar de totalt antal dagar som visas i tidsregistreringen. Om det finns fler sparade semesterdagar än 5 per år så kommer dessa att frysa inne försvinna. Dessa dagar måste antingen sparas ner på de andra åren alternativt betalas ut på nästkommande lön. Eventuella justeringar gör man i denna bild innan uppdateringen, om man behöver ändra i efterhand så gör man det i personregistret. Exempel: Om en person har lånat semesterdagar tagit ut mer semester föregående år än vad han egentligen hade rätt till kommer systemet att räkna ut det nya ingående värdet. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 8 -

2. Före uppdatering Systemet visar vad personen fick i semester förra semesteråret samt hur många semesterdagar som är uttagna under semesteråret. Sem Sparad 1-5 år Uttagen Antalet semesterdagar personen fick förra semesterårsbytet Antalet semesterdagar respektive person har sparat år för år. Antalet tidsregistrerade semesterdagar personen har tagit ut under semesteråret. I ovanstående exempel har anställd 326 Patricia Ericsson lånat 3 dagars semester vilket innebär att hennes nya saldo kommer att bli 25 dagar minus 3 dagar = 22 dagars semester att förfoga över. 3. Underlag Visar hur många timmar som är semesterlönegrundande (både närvaro och frånvaro), visar även uttagna semesterdagar under det gångna semesteråret. Tot semgr timmar Totalt antalet semestergrundande timmar, Schema timmar De timmar personen bör arbeta enligt sitt schema (1 april 31 mars). Semgr närvaro De totalt antalet timmar som är semesterlönegrundande. Semgr frånvar De registrerade frånvarotimmarna som är semesterlönegrundande. Ej semgr frånvaro De frånvarotimmar som inte är semestergrundande. När du är klar med avstämning och anser att varje person blir tilldelad korrekt antal semesterdagar klickar man på Uppdatera-knappen. Då uppdateras personalregistret med nya semesterdagar som även visas i tidregistreringsbilden. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 9 -

3. Arbetstidsförkortning Du kan på ett enkelt sätt få hjälp att uppdatera arbetstidsförkortningen. Antalet timmar baseras på: Vilket avtal den anställde är ansluten till. Installationsavtalet har tidbankstimmar och ska alltså inte tilldelas några arbetstidsförkortningstimmar. Däremot ska tjänstemän som är ansluta till Elektrikerförbundet ha 5 dagar (40 timmar), detta kan komma att förändras beroende på nytt avtal. Om personen är kollektivanställd eller tjänsteman Vilken arbetstidsfaktor den anställde arbetar efter = hur många procent som personen ska arbeta. 3.1 Avtalsförändring tjänstemän elektriker Tjänstemän som är ansluta till elektrikeravtalet ska ha 5 dagar (40 timmar) tilldelat sig den 1 april. Detta kan komma att förändras beroende på nya avtal. Välj Lön Fack. Markera Tjänstemän och ändra värdet till 40 och ändra datumet till 2016-04-01, klicka på Om du har anställda med olika avtal - Glöm då inte att kontrollera de andra avtalen. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 10 -

3.2 Kontrollera personalregistret Kontrollera att personerna har rätt avtal kopplad till sig. Välj Lön Personalregister Personuppgifter. Uppgifterna om hur många arbetstidsförkortningstimmar som personen kommer att få finns under knappen. (Här visas det centrala avtalet enligt ovanstående punkt 3.1, om du ändrar så gäller ändringen för samtliga personer som har detta avtal definierat på sig.) Gå vidare till fliken Tider/övrigt och markera om personen ska få ta del av nya arbetsförkortningstimmar den 1 april. När man klickar i rutan Upparbetad arbetstidsförkortning, så öppnas en dialog ruta där man ska ange från och med vilket datum som arbetstidsförkortningstimmarna ska tilldelas (oftast anställningsdatumet). 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 11 -

Skriv in datum och markera rutan och klicka på Spara-knappen. Den procentuella veckoarbetstiden påverkar också det antal som personen får i arbetstidsförkortning. 3.3 Utbetalning av innestående timmar Timmar som inte är uttagna innan 31/3 bör betalas ut på nästkommande lön. Om man inte betalar ut timmarna kommer dessa att automatiskt att ackumuleras från föregående års saldo. För tjänstemännen, 1/175-del av den individuella månadslönen per timme. Använd en löneart som ökar lönen men minskar arbetstidsförkortningen. För att skapa en sådan löneart se bilaga 2 3.4 Kontrollera antal timmar För att kontrollera de timmar som systemet kommer att tilldela respektive person, välj Lön Rutiner Semesteruppdatering. Välj Flik 4, Arbetstidsförkortning: Exempel Anställd 105 Amanda Jensen, har bytt avtalsområde under föregående år och hade inga arbetstidsförkortningstimmar. Hon arbetar inte 100% utan blir tilldelad 32 timmar. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 12 -

Antälld 109 Sixen Ståldahl, hade 96 timmar sparat från föregående år och blir tilldelad 40 nya timmar. Anställd 202 Lukas von Hare, är inte markerad i personalregistret att han ska ta del av arbetstidförkortningstimmar. Anställd 203 Strule Karlsson, hade sparat 65,75 timmar från föregående år och blir tilldelad 40 nya timmar. Anställd 204 Araldita Epoxydita kommer inte att bli tilldelad några arbetstidsförkortningstimmar. Insaldo Intjänande Nytt saldo Nytt saldo Visar hur många timmar som inte är uttagna (som alltså bör betalas ut) = det saldo som stod på den senaste lönespecifikationen. De timmar de kommer att få i arbetstidsförkortning baserat på arbetstiden. Summan av de timmar som inte är uttagna samt de nya timmarna. Den summan kommer att visas på lönespecifikationen. Summan av de timmar som inte är uttagna samt de nya timmarna. Den summan visas i tidregistreringsbilden. Eventuella justeringar gör man i denna bild innan uppdateringen, om man behöver ändra i efterhand så gör man det i personregistret. Klicka på knappen. De föreslagna timmarna flyttas till personalregistret, samtliga anställda uppdateras samtidigt. Observera att du bara kan uppdatera semestern en gång. Behöver man korrigera i efterhand så gör man det i personalregistret. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 13 -

4. Utbetalning av semester för timavlönade Om man inte har kommit överens med den anställda att semesterpengar ingår i timlönen måste semesterlön betalas ut antingen vid varje löneutbetalning eller när man gör semesterårsbyte. Alla lönearter som man registrerar tid på och ska ligga till grund för semester måste vara markerade med Grund för rörlig semesterersättning. Den upparbetade summan visas på semesterskuldlistan och beroende på vilken procentsats som har angivits på personens facktillhörighet så visas den upparbetade summan. Börja med att kontrollera i personalregistret under fliken Fack. För att kontrollera procentsatsen klickar man på knappen Fackuppg. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 14 -

I ovanstående fall kommer personer som till hör Bygg att få 13% på den upparbetade summan. På semesterskuldlistan visas den upparbetade summan men man ser även den upparbetade summan i personalregistret under fliken Semester. När semesterpengarna ska betalas ut måste man ha en specifik löneart. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 15 -

4:1 Skapa löneart för utbetalning av semesterpengar till timanställda 1) Gå in under Lön Löneartsregister. 2) Klicka på Ny 3) Ange ett löneartsnummer, skriv in en Benämning, markera Ökar lönen, ange konto (både kollektiv och tjänstemannakonto), klicka i Annat och välj Enheten st. 4) Ställ markören i Beloppskods-rutan och tryck på Insert-tangenten. 5) Nu öppnas en dialogruta där man anger fältet. 6) Klicka på knappen Ny rad. 7) Skriv in rsgia. Detta betyder rörlig semestergrund i år. OBSERVERA: det är viktigt att det står just rsgia. Man behöver inte skriva in paragraf-tecknet ( ). Det kommer dit med automatik. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 16 -

8) Klicka på Spara-knappen. 9) Dubbelklicka på raden så hämtas den in i beloppskoden. 10) Skriv *0,13 (om procentsatsen ska vara 13%) Välj fliken Skatter och övrigt. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 17 -

1) Markera Arbetsgivaravgifter 2) Markera Engångsskatt 3) Markera Fackföringsavgift 4) Markera Mätningsavgift 5) Markera AFA-grundande 6) Markera SAF Klicka på Spara-knappen. När sedan utbetalningen ska ske så anger man löneartsnumret och i antal-rutan skriver man 1. I nedanstående exempel har anställd 204 Araldita Epoxydita fått 15.000:- i timlön och får samtidigt ut sin semesterersättning baserat på 15.000:- 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 18 -

5. Bilaga 1: Skapa nytt tidschema Välj Lön / Tidscheman Här anger man hur många timmar per dag respektive anställd ska arbeta, inkl. semester. Man behöver bara skapa ett tidschema till de personer som ska arbeta lika många timmar varje dag. Däremot måste man skapa individuella scheman om de anställda arbetar olika många timmar varje dag. Man behöver inte skapa nya tidscheman för varje år utan finns ett korrekt schema behöver man inte göra något. Skapa ett nytt tidschema. I exempel 1 kommer att visa hur man lägger upp ett standardschema (till de anställda som arbetar 8 timmar varje dag). Klicka på knappen Nytt. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 19 -

Skriv in ett lämpligt namn: t.ex. Standard År Periodicitet Intermittent Fyll i röda dagar Här talar programmet om vilket årtal som schemat kommer att gälla för. Om schemat ska användas av anställda som arbetar olika många timmar olika veckor ställer man in hur många veckor som är rullande. Markera om schemat är s.k. intermittent arbetar olika timmar olika veckor. Om schemat ska ta hänsyn till att ordinarie arbetstid även gäller för röda dagar (t.ex. påskafton, midsommarafton o.s.v.), ska en markering göras. I rutorna skriver man in hur många timmar per dag som schemat skapats för. Exemplet visar att man ska arbeta 8 timmar varje dag. Klicka på Årsarbetstid Den totala årsarbetstiden kommer att anges här när du har lagt in hur många timmar per dag schemat är skapat för. Samtidigt kommer rutorna att fyllas med de antal som är inskrivet. Längst ner redovisas en sammanställning per månad. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 20 -

Vill du göra någon förändring på schemat, t.ex. om ni jobbar efter sommartid, måste du först klicka på Spara-knappen och sedan på Ändra-knappen. Skriv in det nya arbetstimmarna i respektive datumruta och byt fokus från den datumrutan du har ändrat. När du sedan klickar på Spara-knappen räknas årsarbetstiden om och de totalt arbetade timmarna per månad ändras automatiskt. 5.1 Skapa ett rullande schema I exempel 2 kommer vi att visa hur man skapar ett rullande schema. Periodicitet betyder att du anger hur många veckor schemat går runt. I exemplet använder vi ett 3 veckors schema. År Periodicitet Intermittent Fyll i röda dagar Här talar programmet om vilket årtal som schemat kommer att gälla för. Om schemat ska användas av anställda som arbetar olika många timmar olika veckor ställer man in hur många veckor som är rullande. Markera om schemat är s.k. intermittent arbetar olika timmar olika veckor. Om schemat ska ta hänsyn till att ordinarie arbetstid även gäller för röda dagar (t.ex. påskafton, midsommarafton o.s.v.), ska en markering göras. Klicka på Årsarbetstid Den totala årsarbetstiden kommer att anges här när du har lagt in hur många timmar per dag schemat är skapat för. Samtidigt kommer rutorna att fyllas med de antal som är inskrivet. Längst ner redovisas en sammanställning per månad. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 21 -

6. Bilaga 2: Skapa löneart för utbetalning av arbetstidsförkortning Välj Lön / Löneartsregister Det finns två alternativ. Antingen kan du kopiera från en befintlig löneart och endast ändra benämningen och hur saldot ska påverkas eller skapa en ny från grunden. 1) Kopiera från en befintlig löneart: Klicka på förstoringsglaset och leta reda på en löneart som t.ex. utbetalning av komptid (eller liknande). Klicka på knappen Kopiera denna löneart till nytt nummer. Programmet föreslår automatiskt löneartsnumret efter den löneart du kopierade från. Ändra benämning till Utbetalning av atf-timmar. Ändra så att saldot minskar Arbetstidsförkortning (klicka på pilen och byt saldo). Klicka på Spara-knappen. Lönearten ska således användas när personen ska få utbetalning av arbetstidsförkortningstimmar. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 22 -

2) Skapa en ny löneart för utbetalning av arbetstidsförkortningstimmar Klicka på Ny-knappen. Ange ett löneartsnummer. Skriv in benämning t.ex. Utbetalning ATF. Ange konto, både för kollektivkonto och tjänstemannakonto. Ställ markören i beloppskoden och tryck på Insert -knappen. Dubbelklicka på raden Månadslön Ställ markören efter månadslön och skriv /175 Markera att lönearten ska öka lönen och att enheten ska vara i timmar. Under fliken Tidhantering ska det vara markerat med Annat. I saldorutan ska det markeras med Minskar samt Arbetstidsförkortning. Under fliken Skatter och övrigt ska det vara markerat med Arbetsgivaravgifter och Engångsskatt (eftersom det är en engångsutbetalning). 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 23 -

Markera även Fackföreingsavgift, Mätningsavgift, AFA-Grundande (AMF) samt Svenskt Näringsliv (SAF). Klicka på Spara-knappen och använd sedan lönearten vid utbetalning av timmar från arbetstidsförkortningen. 2016-04-04 www.hantverksdata.se - 24 -