Handledning för Axfood orderlöst direktflöde ESAP 20.1 v1.5 via eprinter Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00
Senast uppdaterat: 11-09-20 Exder eprinter Axfood ESAP 20.1 v1.5 Sida 2 av 14 Innehållsförteckning 1. ANVÄNDARHANDLEDNING 3 2. AFFÄRSPROCESSBESKRIVNING 3 2.1 INTRODUKTION... 3 2.2 EPRINTER... 3 2.3 PROCESSBESKRIVNING... 3 2.4 ARTIKLAR... 4 2.5 SRS-LÅDA... 4 2.6 ADRESSER... 4 2.7 PRIS... 4 2.8 PRIS/PRISLISTA... 4 2.9 RABATTER OCH AVGIFTER... 4 2.10 LEVERANSAVISERING... 4 2.11 FAKTURA... 4 2.12 KREDITFAKTURA... 4 3. HANDLEDNING 5 3.1 EPRINTER... 5 3.1.1 Installation... 5 3.2 ARTIKLAR... 5 3.2.1 Uppdatera artiklar... 5 3.2.2 Pantartiklar... 6 3.2.3 Lista artiklar... 7 3.3 PARTNERS... 7 3.3.1 Uppdatera partners... 7 3.3.2 Lista partners... 7 3.4 ADRESSER... 7 3.4.1 Uppdatera adresser... 7 3.4.2 Lista adresser... 8 3.5 RAMAVTAL... 8 3.5.1 Uppdatera ramavtal... 8 3.5.2 Skicka prislista... 9 3.5.3 Lista prislista... 9 3.6 FAKTURA... 9 3.6.1 Krav på er faktura... 9 3.6.2 Lista Fakturor... 10 3.6.3 Övrigt... 10
Senast uppdaterat: 11-09-20 Exder eprinter Axfood ESAP 20.1 v1.5 Sida 3 av 14 1. Användarhandledning I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder eprinter för att hantera era fakturor emot Axfood i orderlöst direktflöde ESAP 20.1 v1.5. 2. Affärsprocessbeskrivning Det här kapitlet innehåller en affärsprocessbeskrivning över eprinter flödet emot Axfood orderlöst direktflöde ESAP 20.1 v1.5. 2.1 Introduktion ESAP 20.1 v1.5 är det handelsflöde som har arbetats fram av GS1 tillsammans med dagligvarubranchen. Axfood håller nu på att gå över till detta flöde. För er som idag skapar fakturor i annat externt system än Exder kommer möjlighet finnas att genom Exder eprinter skicka både leveransavisering och faktura i detta format. 2.2 eprinter Exder eprinter är en produkt som Expert Systems tillhandahåller. På er dator installerar ni en virtuell skrivare (VS) och skriver sedan ut era fakturor ifrån ert affärssystem som precis vilken pappersfaktura som helst. Den virtuella skrivaren överför fakturan sedan till Exder eprinter som omvandlar fakturan till en fil och skickar den elektroniskt till kunden på precis det sättet kunden vill ha den. En sändningsrapport skickas via e-post till er varje natt där skickade e-fakturor redovisas. Skickade fakturor sparas också i ert arkiv i Exder 2.3 Processbeskrivning Prislista Skicka faktura med VS Leverantör Exder Auto leveransavisering Axfood Faktura Kvittens Flödet baseras på en prislista där all information rörande aktuella artiklar som används mot Axfood finns med, tex GTIN, rabatter, diverse pristyper osv. Prislistan måste skickas från Exder så att systemet kan komplettera din faktura med obligatorisk information. Det kan krävas att ni även skickar in artikelinformation till köparen Flödet: 1. Leverantören skapar prislista i Exder och skickar den till Axfood via EDI.
Senast uppdaterat: 11-09-20 Exder eprinter Axfood ESAP 20.1 v1.5 Sida 4 av 14 2. Leverantören skriver ut sina fakturor genom den eprinter och den virtuella skrivaren 3. Exder omvandlar leverantörens faktura till en automatisk utleverans och en faktura 4. Leverantören får en kvittens (dagsrapport) ifrån Exder att fakturan har skickats. 2.4 Artiklar Leverantören stämmer av med köparen vilka artiklar som ska användas, både ert artikelnummer och GTIN. Alla artiklar skall läggas upp i Exder, dels i artikelregistret och dels i ramavtal (grunden för prislista). GTIN krävs för artiklarna. 2.5 SRS-låda GTIN krävs på SRS-låda. Artikeln läggs upp som en pantartikel i Exders artikelregister. 2.6 Adresser GLN för butikerna tillhandahålls av Axfood och måste sedan skickas ifrån leverantörernas system i fakturan. 2.7 Pris Man kan ha olika prislistor för olika Axfoodkedjor. Varje prislista behöver finnas i Exder med unik referens (Ramavtalsreferens) så att dessa kan skickas till Axfood. 2.8 Pris/Prislista Prislistan underhålls av leverantören. Axfood tillhandahåller ett referensnummer (Ramavtalsreferens) som ska anges i prislistan. Leverantören och Axfood kommer överrens om hur ofta prislistan ska skickas. Prislistan kräver att både listpris och kontraktspris anges. Pris hämtas från fakturan. Pristyp hämtas från prislista, om artikeln inte finns i prislistan blir pristypen rabatterat listpris. 2.9 Rabatter och avgifter Frakt och expeditionsavgift stöds i fakturan. Rabatter stödjs ej. 2.10 Leveransavisering Skickas automatiskt från Exder, med koppling till din fakturafil. Obligatorisk information hämtas ifrån fakturan och läggs i utleveransen. Följesedelnumret i leveransaviseringen kommer vara samma som sedan återfinns på fakturan. 2.11 Faktura Leverantören skickar en faktura som motsvarar en utleverans. Om fakturan redan finns i Exder så skrivs den över, tillhörande order och utleverans makuleras. Makulerad utleverans referens till faktura tas bort. När en faktura skapas skickas både en leveransavisering och faktura till Axfood. Det följesedelsnummer som sänds i leveransaviseringen är samma som det som sänds med fakturan. 2.12 Kreditfaktura Axfood tar emot kreditfakturor. Leverantören måste i kreditfakturan referera till ursprungsfakturan. Fakturanumret måste vara numeriskt och max 9 tecken. Kod för krediteringsorsak måste anges. Referens till krediterad fakturarad hanteras ej. När en kreditfaktura skapas skickas endast en kreditfaktura och ingen leveransavisering.
Senast uppdaterat: 11-09-20 Exder eprinter Axfood ESAP 20.1 v1.5 Sida 5 av 14 3. Handledning Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet. Handledningen beskriver hur leverantören gör i Exder i detta affärsflöde. 3.1 eprinter 3.1.1 Installation För information om de krav som krävs på Exder eprinter samt hur installation görs hittar ni här http://www.expertsystem.se/custom_area/manuals/handledning_eprinter.pdf 3.2 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder. 3.2.1 Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att lägga upp era artiklar går ni till Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer AGG-6 och artikelbeskrivning Ägg 6-pack. Artikelnivån är mellannivån, d.v.s. detaljistförpackningen. De fält ni vanligast behöver fylla i för att handla är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikeltyp: Vilken typ av artikel det är tex fakturaavgift, fraktavgift. Fältet lämnas normalt blankt när ni lägger upp era vanliga artiklar. Enhet: Den enhet artikeln levereras och faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i.
Senast uppdaterat: 11-09-20 Exder eprinter Axfood ESAP 20.1 v1.5 Sida 6 av 14 Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Moms: Artikelns momskod anges här. Ordermultipel: Anges för att validera att jämna multiplar beställs av aktuell artikel. Grundvärdet sätts alltid till 1. Ordermultipeln kan även användas för att automatiskt föreslå rätt antal palletiketter per orderrad. Standardartikel: Under fliken standardartikel fyller ni i ert GTIN. Alla artiklar kräver GTIN i detta flöde. 3.2.2 Pantartiklar Om ni använder pantartiklar behöver ni också lägga upp dessa i artikelregistret. Ni gör precis som med vanliga artiklar förutom att ni anger i fältet Artikeltyp att artikeln är en pantartikel och i fältet Pantkod, på fliken Mått, vilken pant som avses. Det kan exempelvis vara en returhelpall SRS. Exemplet ovan visar en returhelpall. Artikeltypen är Pantavgift. Pantkoden är satt till 7350000000269 EUR-helpall. Exder lägger inte på några pantartiklar på utleveransen. Den innehåller endast de artiklar som finns på fakturan. Oftast ska momskoden sättas till 0 när det gäller pantartiklar men ibland ska moms anges. Är ni osäkra kan ni fråga er köpare.
Senast uppdaterat: 11-09-20 Exder eprinter Axfood ESAP 20.1 v1.5 Sida 7 av 14 3.2.3 Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. 3.3 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder. 3.3.1 Uppdatera partners Under Partners Lägg till köpare lägger ni upp er partner, om detta inte redan är gjort. 3.3.2 Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder. 3.4 Adresser 3.4.1 Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser. Adresser till Axfood kommer att vara inlagda vid uppstart och uppdateras automatiskt, så normalt behöver ni inte göra något här. Vi visar här ett exempel på hur en adress ser ut om ni vid något tillfälle skulle vilja lägga in en egen adress i registret. Här ser ni ett exempel på hur det ser ut när en adress är upplagd i adressregistret.
Senast uppdaterat: 11-09-20 Exder eprinter Axfood ESAP 20.1 v1.5 Sida 8 av 14 De fält som är viktigast att känna till är: Lokaliseringskod: Lokaliseringskoden som adressen har (GLN). Partner: Till vilken partner adressen är kopplad. Detta har stor betydelse när ni sedan söker efter köparens adresser. Adressen: Här anger ni den fysiska adressen. Slutkund (butik): Oftast vilken köparens interna nummer för adressen är. Exempelvis kan det vara butikens nummer hos köparen. 3.4.2 Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i Exder. 3.5 Ramavtal 3.5.1 Uppdatera ramavtal I rutinen Uppdatera ramavtal så hanterar ni era ramavtal. Ett ramavtal innehåller priser för en specifik partner. I ett ramavtal kan ni ange olika typer av priser, t.ex. artikelns listpris och kontraktspris. Ramavtalet består av tre flikar, huvudinformation, avgifter och rabatter samt radinformation. Under Huvudinformation fyller ni i ramavtalets giltighetsdatum samt ramavtalsreferensen. Den informationen får ni ifrån era köpare. Under fliken Avgifter och rabatter lägger ni upp fakturarabatt, frakt, expeditionsavgift och avdrag för godsavhämtning. Under fliken Radinformation lägger ni upp era artiklar i ramavtalet. På artikeln kan ni ange olika pristyper som listpris, kontraktspris och aktuellt rabattpris. Ni kan även fylla i giltighetsdatum för varje pristyp.
Senast uppdaterat: 11-09-20 Exder eprinter Axfood ESAP 20.1 v1.5 Sida 9 av 14 I exemplet ovan kan vi se att listpriset är satt till 1200 kr och kontraktspriset är 1175 kr. 3.5.2 Skicka prislista Ni klickar på länken Skicka prislista >> för att skapa och skicka iväg prislistan. Ni kommer till nedan bild. Ni kan välja mellan att skicka ny prislista, ändringsprislista eller ersättningsprislista. Ny prislista används främst när partnern är ny och ni har aldrig skickat en prislista dit. Ändringsprislistan används när ni önskar skicka iväg de artiklar som är ändrade. Ersättningsprislistan ersätter alla artiklar i föregående skickade godkända prislista. I fältet ersatt/ändrad prislista fyller ni i vilken prislista ni ska ersätta. Den prislistan ni hänvisar till måste vara godkänd av köparen är ni osäkra kontrollera numret med er köpare. En liten lathund för att skicka prislista finner ni här: Lathund 3.5.3 Lista prislista I rutinen Lista prislista kan ni se alla era skickade prislistor. 3.6 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer. 3.6.1 Krav på er faktura Nedan följer de fält som ni måste finnas med i fakturan. De fält som är markerade med * kompletteras normalt från Exder och behöver i så fall inte sändas med i fakturan. Fakturanummer Fakturadatum Förfallodatum *Ert momsregistreringsnummer 1 GLN för leveransadressen Verkligt leveransdatum Referens till ramavtal Referens till följesedel (endast på debet faktura och endast en per faktura) Fraktavgift o o Skattesats Skattekategori Expeditionsavgift
Senast uppdaterat: 11-09-20 Exder eprinter Axfood ESAP 20.1 v1.5 Sida 10 av 14 o Skattesats o Skattekategori Artikelnummer o Pris och radbelopp o Fakturerad kvantitet o *Måttenhet o Moms på rad 2 *Totalbelopp att betala Beloppsutjämning (öresavrundning) *Radsumman *Totalt skattepliktigt belopp *Summa skattebelopp *Kontrolltotal, summa kvantiteter Skattetotal Totalbelopp Om det rör sig om en kreditfaktura behöver även följande termer vara med: Orsak till kreditering 3 Referens till krediterad faktura 1. Detta hämtas normalt från era företagsinställningar i Exder, och om ni fyllt i det där, behöver det inte sändas med i fakturan. 2. Moms på rad behöver endast sändas med i det fall fakturan innehåller fler än en momssats och ni inte angett momssatser på era artiklar i Exder. 3. De möjliga orsakskoderna är: 79E Felleverans 108 Finansiell kompensation 140 Returer 141 Volymrabatt Z01 Skadat gods Z02 Felbeställning Z03 Kvalitetsbrist Utöver detta kan mer information krävas och informeras om vid uppsättningen. 3.6.2 Lista Fakturor Under menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni skriva ut era fakturor. 3.6.3 Övrigt Viktig information om fakturanummer. Det är för er egen skull väldigt viktigt att ni särskiljer era fakturanummer till exempelvis olika mottagare. Om ni sänder in en faktura med ett nummer som redan använts raderas den tidigare fakturan, dess despatch och order makuleras. Fakturanumret på den despatch som makuleras avrefereras. Fakturanummer hämtas från fil, för despatch och order genereras ett nytt av Exder. Den faktura som raderas får ej ha flera despatch/order, då kastas ett fel. Priset hämtas från fakturan, pristyp hämtas från ramavtal/prislista. Finns inte pristyp blir det rabatterat listpris (T0182). Ingen kontroll göras av att priset i filen stämmer mot det i prislistan. Alla adresser måste ha GLN i inkommande faktura och vara upplagda i Exder som adresser. Adresser som finns som standardadresser på partner kopieras om de saknas i den insända fakturafilen. Axfood kräver även att debetfakturor innehåller referens till följesedeln.