Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia Nr 1/2013 Datum 2013-01-18 1 Allmän information 2 1.1 REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 2 Aktuellt 3 2.1 PENSIONSRAPPORTERING TILL PAUS - RÄTTELSE 3 2.2 BERÄKNA SEMESTERSKULD 3 2.2.1 Ta hänsyn till eventuella fasta lönetillägg och löneväxling 3 2.2.2 Kontrollera inställningar 5 2.2.3 Semesterskuldsberäkning 5 2.3 SEMESTERBERÄKNING 7 2.3.1 Justera semesterrätt och typ av semesterberäkning 7 2.3.2 Kontrollera inställningar 8 2.3.3 Beräkna ny semester (endast lista) 9 2.3.4 Beräkna ny semesterrätt och uppdatera 10 3 Avtalsenliga PO-pålägg 11 3.1 ÄNDRA I STYRTABELLEN FÖR AVTALSENLIGA LÖNEKOSTNADSPÅSLAG 11 3.2 ÖVERSIKT PO-PÅLÄGG 11 4 Nyheter i version 13.1.138 12 4.1 HOGIA KYRKLÖN VERSION 13.1.138 12 4.2 HOGIA PERSONAL VERSION 13.1.138 12 5 Kurser/Konferenser 14 5.1 HOGIA KYRKLÖN OCH HOGIA PERSONAL 14 6 Övrigt 15 6.1 VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER, ARBETSSCHEMAN OCH BLANKETTER? 15 6.2 HUR KONTAKTAR JAG HOGIAS SUPPORT? 17 6.3 HUR FÅR VI AKTUELL INFORMATION OM HOGIA KYRKLÖN? 18 6.4 VAR FINNER JAG HOGIAS FÖLJEBREV? 18 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg 5 031-708 29 50 Info@eniac.se 431 37 MÖLNDAL 031-708 29 55 www.eniac.se Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Hakenäs 0303-688 50 publicsystems@hogia.se 444 28 Stenungsund 0303-667 89 www.hogia.se
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogias nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ett tiotal gånger per år och skall ses som ett komplement till den information som kommer via RSS-meddelanden i Hogia Kyrklön och Hogia Personal. 1.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m 2013-01-21: Hogia Kyrklön 13.1.138 Hogia Personal 13.1.138 Installerade versioner hos GIP fr.o.m 2013-01-22 (installeras under förmiddagen): Hogia Kyrklön 13.1.138 Hogia Personal 13.1.138 Installerade versioner hos Advance fr.o.m 2013-01-22 (installeras ca kl 15:00): Hogia Kyrklön 13.1.138 Hogia Personal 13.1.138 Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på www.kundtorg.hogia.se. Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer alternativt licensnummer. Saknar du inloggningsuppgifter skickar du ett mail till supportlon.public@hogia.se så returnerar vi uppgift om kundnamn och lösenord. Välj produkt, under NEDLADDNINGAR Aktuell version hämtar du installationsfilen Där finner du även installationsanvisningar. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningarna. OBS! Om du har Hogia Personal, tänk på att Hogia Kyrklön kräver samma versionsnummer av Hogia Personal. Följebrev finns alltid i det nyhetsbrev där ny version/uppdatering presenteras. Detta följebrev är justerat och skall bara innehålla det som berör Hogia Kyrklön. Nyhetsbreven är namnsatta så att även aktuellt versionsnummer framgår, ex nyhetsbrev_2013_1_13.1.138
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 3 2 Aktuellt 2.1 Pensionsrapportering till PAUS - rättelse I den dokumentation som kursdeltagarna fick vid årsavslutskonferenserna den 6 och 12 december användes bildexempel från den prograversion som gällde vid det tillfället. Till den nya årsskiftesversionen (13.1.131) hade en förändring gjorts gällande hanteringar av anställda som fyllde 21 år under 2012 (födda 1991). I PAUS-rapporteringsrutinen kan man, genom att vid Redigera välja Ändra/kontrollera per anställning, granska de framräknade uppgifterna för en anställd i taget. I undantagsfall kan det bli aktuellt att gå in i denna bild och göra förändringar. Om en anställd fyller 21 år under året redovisades tidigare pensionsgrundande belopp dels intjänat t o m månaden då den anställde fyllde år och dels med ett separat belopp för tiden fr o m månadsskiftet efter personen fyllde år. Genom att klicka på längst ned till höger i bilden kunde dessa olika belopp visas i en särskild bild. Eftersom endast beloppet fr o m månaden efter 21-årsdagen rapporteras till PAUS har denna funktion tagits bort i programmet och därmed också knappen. Detta är alltså helt i sin ordning. 2.2 Beräkna semesterskuld Innan semesteråret avslutas och nya semestersaldon fylls på skall semesterlöneskulden beräknas. Vi rekommenderar att all semester som tagits ut under december registreras på januari månads lön och att man väntar med att registrera semesteruttag under januari tills februarilönen utbetalas. Detta görs i innevarande års databas, d v s i 2013 års databas. 2.2.1 Ta hänsyn till eventuella fasta lönetillägg och löneväxling Vid beräkning av semesterlöneskulden görs beräkningen med månadslön heltid (Fält P2 i Anställdaregistret). Det innebär att om det finns anställda med fast lönetillägg och/eller anställda med bruttolöneväxling så sker beräkningen på ett felaktigt belopp. Om man vill råda bot mot detta så är det möjligt att använda fält P24 som då skall beräknas som P2 (månadslön) + P12 (fasta lönetillägg) P7 (löneväxling). Använder du inte fasta lönetillägg och/eller löneväxling eller om du bedömer att detta förekommer i så ringa omfattning att resultatet inte påverkas nämnvärt kan du gå vidare till pkt 2.2.2.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 4 För att göra semesterskuldsberäkning som tar hänsyn till fasta lönetillägg och/eller löneväxling måste ett nytt lönefält initieras. Vi lägger detta i anställdaregistrets Personliga löneuppgifter fältet P24. Börja med att kontrollera så att fältet P24 kommer att loggas i Personalhistoriken. Gå in under Arkiv Inställningar och klicka på fliken Personalhistorik. Kontrollera om fältet Personligt_lönefalt_24 finns i den vänstra rutan som i exemplet här intill. Om så är fallet skall den markeras och flyttas till den högra. Det görs genom att klicka på. Klicka därefter på. Gå in under Arkiv Inställningar och klicka på fliken Allmänt. Registrera i fältet P24 Verklig månadslön. Vid P24- Formel registreras (P2+P12-P7). Längst ned till vänster i bilden markeras bocken för att automatiskt räkna om P24/P25. Klicka därefter på fråga.. Då erhålls nedanstående Klicka för att komma vidare. I den efterföljande bilden ändras Datum till 20130101. Klicka för att genomföra ändringarna.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 5 2.2.2 Kontrollera inställningar Innan semesterskuldsberäkningen körs som uppdaterar personuppgifterna är det viktigt att kontrollera inställningen för automatisk säkerhetskopiering. Gå in under Arkiv Inställningar och klicka på och välj därefter fliken Säkerhetskopiering. Kontrollera att Semesterskuld, Spara total bokföringsorder är förbockad. 2.2.3 Semesterskuldsberäkning Gå in under Verktyg Semesterrutiner och välj Semesterskuld. Fyll i inmatningsfälten enligt exemplet till höger. Om du valt att ändra månadslön till verklig månadslön enligt pkt 2.2.1 ovan skall du byta till Klicka på för att komma vidare.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 6 Fortsätt med att fyll i inmatningsfälten i den efterföljande bilden enligt exemplet till höger Notera särskilt att hela lönekostnadspåslaget inkl försäkringar och pensionsavgifter bör anges. Dessa procentsatser är under år 2013 enligt Svenska kyrkans arbetsgivareorganisation och Pensionskassan: Födda 1948-1986 38,96% varav lagstadgad del utgör 31,42%. Födda 1987-23,03% varav lagstadgad del utgör 15,49%. Födda 1938-1947 17,64% varav den lagstadgade ålderspensionavgift 10,21%. Vid Utskrift väljer du lämplig Bokföringsorder Klicka på för att komma vidare. Lägg särskilt märket till att det även går att få med ev. semesterlönetillägg vid semesterskuldsberäkningen. Markera med en bock i rutan framför enligt exemplet ovan. Ändra även formeln därunder. Beloppsgränsen är 21.127 kr (ändras på två ställen). Innan bokföringsordern skapas väljer du först bokföringsordertyp, kontobegrepp och sorteringsordning Har du valt att skapa en bokföringsfil får du också välja typ och namnsätta filen. Klicka på för att starta bearbetningen.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 7 Denna rapport redovisar semesterskulden fördelad på Resultatenhet. Upplupen semesterskuld på kostnadskonto 7090 och skuldkonto 2920 och lönekostnadspåslagen på kostnadskonto 7519 och skuldkonto 2941. Om du vill beräkna semesterskulden i en detaljerad rapport per anställd markerar du istället Sortering per anställd vid Utskrift. Notera särskilt att procentsatsen för arbetsgivareavgiften måste ändras varje gång du startar rutinen. 2.3 Semesterberäkning 2.3.1 Justera semesterrätt och typ av semesterberäkning Innan semesterberäkningen kan påbörjas är det viktigt att gå igenom och kontrollera uppgifterna i anställdaregistret.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 8 Gå in under Register Anställda och välj fliken Semester. Kontrollera också vid rutan Semesterberäkning att rätt beräkningstyp angivits. Ökning av semesterrätt vid 40 resp 50 års ålder, justerar semesterberäkningsrutinen numera med automatik. Notera särskilt att om en anställd byter semesteravtal under pågående anställning skall fr.o.m-datumet för detta anges vid Separat anställningsdatum. 2.3.2 Kontrollera inställningar Gå in under Arkiv Inställningar... och välj fliken Semester. Kontrollera uppgifterna i rutan Sparad semester. Se exemplet till höger.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 9 2.3.3 Beräkna ny semester (endast lista) Gå in under Verktyg Semesterrutiner och välj Semesterberäkning. Vid Beräkna semesterförmåner för anställda med anger du semesteravtal 6. Vid såväl Intjänandeperiod som Läs transaktioner anges intervallet 2013-01-01 2013-12-31. Kontrollera också att bock finns vid Räkna upp betald semester enligt AB-avtalet. Genom att bocka för Visa underlag visas lönearter för semesterlönegrundande resp ej semesterlönegrundande frånvarodagar. Klicka på för att komma vidare. Välj Enbart lista först så du kan kontrollera att semesterdagarna ser rätt ut för de anställda. Klicka på för att komma vidare. Markera semesterberäkningsurval enligt exemplet till höger. Klicka på för att komma vidare.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 10 Rapporten ger information om antal semestergrundande anställningsdagar, betalda dagar, sparade dagar och semesterrätt. Här får du även information om vilka anställda som har överskridit sparade semesterdagar. Skriv ut rapporten. Om det finns anställda som får över 40 sparade semesterdagar, betalas dessa ut i pengar med löneart 304 Överskridet ant semdgr. 2.3.4 Beräkna ny semesterrätt och uppdatera Gå in under Verktyg Semesterrutiner och välj Semesterberäkning igen. Observera att rätt urval måste anges igen eftersom föregående urval inte sparas. Alltså vid Beräkna semesterförmåner för anställda med anges semesteravtal 6 Månadslön, Kommunal/Stat/Landsting (intjänande år = innevarande år). Vid såväl Intjänandeperiod som Läs transaktioner anges intervallet 2013-01-01 2013-12-31. Kör semesterberäkningen med uppdateringar. Välj Beräkna och uppdatera utan kontroll och klicka på. Skriv ut semesterberäkningslistan. När allt är klart, klicka på.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 11 3 Avtalsenliga PO-pålägg Kyrkans pensionskassa sänker den s k premiekapningsavgiften från 0,25% till 0,20%. Premiekapningsavgiften ingår i Riskförsäkringspremien. Denna sänks därmed från 1,45% till 1,40%. 3.1 Ändra i styrtabellen för avtalsenliga lönekostnadspåslag Gå in under Arkiv - Inställningar och klicka på knappen. Ändra procentsatsen vid raden Riskförsäkringspremie till 1,40 3.2 Översikt PO-pålägg Aktuell översiktstabell finns alltid att hämta på www.eniac.se, logga in på Kundsidorna.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 12 4 Nyheter i version 13.1.138 Nedan redovisas ändringar och rättningar i Hogia Kyrklön och Hogia Personal version 13.1.138. Detaljerad information finns att hämta på www.kundtorg.hogia.se. 4.1 Hogia Kyrklön version 13.1.138 Följande ändringar ingår i rättningsversionen av Hogia Kyrklön: 1. Säkerhetskopiering (manuell) i SQL. Ibland kunde man få felkod 3 vid säkerhetskopiering i SQL-miljö. Det problemet hoppas vi ska vara löst i den här versionen. Det var textfilen Backup.txt som ibland inte hann skapas färdigt i användarens Temp-katalog och kopieras till den utdelade katalogen innan säkerhetskopian packades ihop. 2. Kyrklön. Befattningskod 2399 finns nu som alternativ inom avtalsområde KAP-KL på fliken för Kyrklön i Anställda. 3. Utskrift KU. Har nu ändrat hanteringen av typsnitt på blankettyp A4 Standarden så att typsnittet Courier New ersätts med Arial. Resterande av KU-blanketter använder sig av det typsnitt man har satt på sin standardskrivare. 4. Utskrift KU. Blankettyp A4 Standard är anpassat till fönsterkuvert C5. Det gäller under förutsättning att man bockat i rutan Fönsterkuvert. Kom ihåg att testa utskriften och ev justera Toppmarginal och Vänstermarginal så att namn och adress skrivs ut i fönstret på kuvertet. 4.2 Hogia Personal version 13.1.138 Följande ändringar ingår i rättningsversionen av Hogia Personal:
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 13 1. Automatisk generering av anställningsnummer: Om du valt Anställningsnummer ska tilldelas nästa lediga anställningsnummer (under menyalternativ Arkiv/Inställningar och flik Anställningsnummer) så genererades inget nytt anställningsnummer när ny person lades upp i anställdaregistret, se bild nedan. 2. Låsning av Hogia Personal: I vissa lägen låste sig Hogia Personal om man varit inne under menyalternativ Hjälp/Om Hogia Personal och Licensinformation och sedan valde att byta företag under menyalternativ Arkiv/Byt företag.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 14 5 Kurser/Konferenser 5.1 Hogia Kyrklön och Hogia Personal Just nu finns det inga kurser inbokade. Vi återkommer senare när kursplanen är lagd för våren. Kontakta oss gärna för att boka in konsultinsatser på plats hos kund, exempelvis i samband med årsskiftet. Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida www.eniac.se under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 15 6 Övrigt 6.1 Var finns utskrifter av grundregister, arbetsscheman och blanketter? Gå in på Eniac Data:s hemsida, www.eniac.se. Klicka på Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 16 Klicka på Fyra standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartlista, Lönearter per ack, och Löneartslista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF- Format så du kan lätt skriva ut dem. Här finner du även annan matnyttig dokumentation, så som instruktioner om POpålägg, schema för helgdagar, Svenska kyrkans anställningsbevis samt en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf-format och Excel-format. Här finns, som du säkert känner till, även de senaste nyhetsbreven utlagda. De hittar du under rubriken Nyhetsbrev.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 17 6.2 Hur kontaktar jag Hogias support? Från och med 3 september har Hogia nytt telefonnummer till supporten. När du kontaktar Hogia skall du knappa in ditt licensnummer. Det gäller såväl vid support via telefon som då du loggar in på Kundtorget för att få hjälp. Ditt licensnummer hittar du på Kundtorget (se pkt 1.1 ovan). När du är inloggad kan du gå in under KONTAKTA OSS. Använd gärna den funktionen och uppge ditt ärende eller fråga i meddelande rutan när du vill komma i kontakt med supporten.
Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2013 Sid: 18 6.3 Hur får vi aktuell information om Hogia Kyrklön? RSS är en funktion i Hogia Kyrklön som vi använder för att snabbt nå ut till våra användare. Mer information om den nya RSS-funktionen finner du under pkt 4.2.2 ovan. 6.4 Var finner jag Hogias följebrev? Varje gång som en ny version släpps av Hogia Kyrklön och Hogia Personal lämnas en utförlig beskrivning av nyheter och förändringar i ett följebrev. Denna information finner du på Kundtorget. Från Hogia Kyrklön når du enklast kundtorget genom att klicka på länken längst ned till höger i bilden. Väl inne på kundtorget väljer du Följebrev i vänstra menyn. Genom att klicka på MINA PRODUKTER i meny-raden längst upp i bilden kan du växla till Hogia Personal. På motsvarande sätt finner du följebreven för den produkten.