HUR SÄKRAR VI KVALITET, ARBETSMILJÖ OCH BRANDSKYDD I VÅRA KREMATORIER? Ett kartläggnings- och visualiseringsprojekt för att få En helhetsbild över arbetet som utgångspunkt för fortsatta diskussioner om processen och förbättringar av den. Ett sätt att samla det organisatoriska lärandet och underlätta kunskapsöverföring En källa till goda exempel och mallar
INNEHÅLL Vad innebär det att på ett organiserat och strukturerat sätt planera, utbilda, dokumentera, kontrollera och följa upp kvalitets-, arbetsmiljö- och brandskyddsarbetet i en så speciell verksamhet som våra krematorier utgör? Vi kommer under 2013-14 att göra en pilotstudie för att belysa dessa processer i krematorieverksamheten. Strukturen är i mångt och mycket densamma liksom metodiken, därför kan vi belysa flera frågor i projektet som berör verksamhetens vardagliga rutiner. Målet är att lyfta fram problematiken, visa på goda exempel och ta fram mallar och handledning för lokal användning.
MOTIVATION En kartläggning ger den överblick som behövs för att genomföra nödvändiga förbättringar. En beskriven process är också ett sätt att överföra den enskildes kunskap till en gemensam kunskap i hela enheten. Det skapar förutsättningar att överföra kunskapen inom organisationen till nya medarbetare på ett effektivt sätt. Om detta lyckas främjar det den inre effektiviteten i organisationen.
AVGRÄNSNING Den enhet som avses väljas ut för projektet är krematoriet i Halmstad. Arbetet i denna enhet kan sedan användas och kopieras för andra enheters arbete. Avgränsningen är viktig, avgörande ur tidsoch resursperspektiv.
TIDPLAN Projektet avses påbörjas i juni 2013 och slutredovisas i maj 2014 på SKKFs rikskonferens i Jönköping. Utformning av intervjuunderlag, processmallar och workshop-material Intervjuer med berörda chefer och medarbetare samt externa intressenter på ett representativt krematorium, Halmstad. Bearbetning av intervjumaterial kartläggning Förberedelser och genomförande av workshop med referensgrupp och fler processägare sker troligen i oktober-november 2013 Slutbearbetning av projektet november-december 2013
KARTLÄGGNING Sker genom intervjuer med berörda chefer, medarbetare samt externa intressenter och genom en sammanbindande workshop. Informationen sammanställs till en nulägesbeskrivning. Vissa uppgifter kommer från början inte att ha en processbeskrivning och vissa befintliga beskrivningar kommer inte att överensstämma med verkligheten. Kravhantering kan komma att saknas i flertalet processer, något som brukar orsaka problem vid planering och resurssäkring. Beslutsprocessen brukar också behöva klargöras.
INTERVJUER Ostrukturerade intervjuer (öppna svarsalternativ). Angivna frågeområden i naturlig följd. Ca 60 minuter per person. 30 för kartläggningsfrågor och 30 för problem och förbättringsfrågor.
WORKSHOP - heldag Både för nulägesbeskrivning och för att förankra förbättringsförslag. Vid intervjuerna fås många olika bilder som här kan jämkas samman till en helhet. När berörda personer samlas vid ett tillfälle kan oklarheter redas ut direkt när de dyker upp, vilket underlättar undersökarens arbete avsevärt. Uppstyrda diskussioner och grupparbeten.
Vem deltar på workshop Workshop tar ca 6 timmar + raster. Dvs både en förmiddag och en eftermiddag. Alla som intervjuats deltar+ referensgruppen. Gruppindelning i arbetsgrupper, tvärgruppsperspektiv. Workshopen struktureras efter PSR, d v s producera, strukturera och reducera. Producera= sätter upp aktiviteter som sker längs en tidslinje från krav till färdig produkt Strukturera= tre delar, observationer, reflektioner och slutsatser. Viktiga observationer väljs ut och frågan varför finns detta problem besvaras. Viktigaste slutsatserna är: vi ska alltid göra så här i fortsättningen för att åtgärda problemet eller vi ska aldrig mer göra så här. Ordet borde undviks. Reducera= konkretisera slutsatserna till förbättringsförslag med angivna mål, vem som ansvarar och i vilka steg det ska ske.
ANALYS Utifrån informationen från kartläggningen behöver en analys göras. Börjar med att identifiera det system som enheten utgör. Därmed kan processerna identifieras. Arbete inleds med att ta fram förslag på nya processer som behövs för att åtgärda de problem man funnit under kartläggningen. Nya och gamla processer struktureras placeras i kategorier beroende på vad syftet med processen är. Huvudprocess, stödprocesser och beslutsprocesser ritas upp.
Frågeställningar i analysen Vilka brister finns med det nuvarande arbetssättet? Hur kan bristerna åtgärdas?
Frågeställningar 2 Inför visualisering: Hur visualiseras arbetsprocessen med implementerade förbättringsförslag? Hur kommer förbättringsförslagen att bidra till minskat antal störningar/ brister/ bättre måluppfyllnad?
RESULTAT Resultatet är en visualisering av krematoriets huvudprocess med första nivån av delprocesser beskrivna. Stödprocesser och beslutsprocesser visualiseras på samma sätt. Resultatet slutredovisas på rikskonferensen 2014 i Jönköping.