Flex Manual
Innehåll Introduktion... 3 På- och avloggning... 4 Startsida... 5 Specificera & ladda upp indatafil... 6 Välj information... 7 Namnge & godkänn beställning... 8 Hämta beställning... 9 Välj filformat & hämta utdatafil... 10 Öppna Utdatafil Ett exempel... 11 2
Introduktion Flex är uppdateringsverktyget för dina databaser. När du vill, uppdaterar och kompletterar du snabbt och enkelt informationen i din databas. Med Flex laddar du upp en fil med t.ex. organisationsnummer eller D&B D-U-N-S Nummer. Du får tillbaka en fil som du själv bestämmer vad du vill göra med. Flex hjälper dig att hålla din databas enhetlig och ger dig marknads-, inköps- och kreditinformation om svenska, nordiska och globala företag. Flex finns tillgänglig både som webbaserad applikation och som integrerad lösning (iflex). Med standardiserade utdatalayouter i text- eller xml-format, uppdaterar du effektivt stora mängder information. För att täcka ert lokala och globala informationsbehov får ni tillgång till dagsfärsk nordisk information och månatligt uppdaterad information av fler än 100 miljoner företag världen över. Support Har du några frågor eller problem i samband med Flex (iflex) är du välkommen att ringa Soliditet Kundservice på telefon 08-5190 1350. Öppettider 08.00-17.00.Du kan också skicka e-post till kundservice@soliditet.se 3
På- och avloggning Påloggning Ange ditt användarnamn och ditt lösenord och klicka på Logga in. Avloggning Klicka på Logga ut. Detta kan göras oavsett var i systemet du befinner dig. För att komma in i Flex klickar du sedan på Uppdatera företag. 4
Startsida Även på startsidan får du en kort genomgång av hur Flex fungerar. Här kan du även se de beställningar du gjort tidigare, samt hämta filer. Börja med att klicka på 5
Specificera & ladda upp indatafil Det första du gör, är att specificera och ladda upp den textfil som du vill uppdatera. Det ska vara en semikolon- eller tabbavgränsad textfil med följande fyra indatafält: Företags-ID; D&B D-U-N-S Nummer; Nordiskt (t.ex. svenskt) organisationsnummer; Landskod. Dessa fyra fält måste finnas med och ska anges i denna ordning. Det räcker dock med att lägga in indata för D&B D-U-N-S Nummer och Företags-ID. Används i stället Nordiskt organisationsnummer, måste även Företags-ID och Landskod anges (se ex. nedan). Du kan lägga in dina egna Företags-ID, t.ex. kund- eller leverantörsnummer. Finns indata för både D&B D-U-N-S Nummer och Nordiskt organisationsnummer, tar vi alltid ut informationen på D&B D-U-N-S Nummer. D&B D-U-N-S Nummer har alltid nio siffror, glöm ej eventuellt inledande nollor. Viktigt är att den information man väljer att lägga in, läggs i rätt kolumn (t.ex. D&B D-U-N-S Nummer i den andra kolumnen från vänster). Nedan ser du exempel på hur din indatafil kan se ut, om du väljer att skapa den i Excel. Skriv inte in rubrikerna. De är endast med här för att visa var och i vilken ordning indatafälten ska placeras. (OBS: Skriv inte in rubrikerna i din indatafil) Välj sedan att Spara som i Arkivmenyn. Använd filformat SKV (semikolonavgränsad) eller Text (tabbavgränsad). Man kan här få varningsmeddelanden i Excel. I normalfallet kan du då klicka på OK eller Ja. Den sparade filen är nu färdig att använda som indatafil. När du angett din indatafil i Flex, klickar du sedan på 6
Välj information På den här sidan väljer du, baserat på ditt behov, vilken affärsinformation du vill ha i din utdatafil. Se sammanställning över den information du får i respektive utdatalayout. Vi har två databaser som vi hämtar informationen från: - Soliditet Norden - D&B WorldBase (Om du använder nordiska org.nr kan du enbart beställa utdatalayout från Soliditet Norden) Du väljer själv vilket informationsinnehåll (vilken utdatalayout) du vill ha för respektive geografiskt område (Sverige, Norden och övriga världen). Flex känner av vilka geografiska områden som finns representerade bland posterna i din indatafil. Om filen innehåller företag från två geografiska områden, så får du göra ditt val av utdatalayout (Nordic Medium, Global Large & Family Linkage o.s.v.) i två steg. Innehåller den företag från samtliga tre geografiska områden, så får du göra ditt val i tre steg: 1 För Sverige Klicka sedan på 2 För Norden Klicka sedan på 3 För övriga världen Klicka sedan på 7
Namnge & godkänn beställning Här ser du resultatet av din uppdatering. Här namnger och godkänner du även beställningen. Har du många poster som vi inte har kunnat hitta, kan det bero på att du har fel D&B D-U-N-S - eller nordiskt organisationsnummer. Vissa företag kan också vara inaktiva sedan länge och är därför borttagna ur våra databaser. Om du har behov av att bygga upp eller förbättra din databas, är vår Databastvätt ett utmärkt hjälpmedel. Vänd dig gärna till Soliditets Kundservice för en beställning. Här kan du också välja att utesluta en eller flera av de geografiska områdena (se bild ovan). I avsedd ruta anges namnet på uppdateringen. Följande tecken kan användas: a-z A-Z 0-9 _ - & samt mellanslag. Du anger även en E-postadress, dit du vill få ett meddelande om att din beställning är klar. Här ser du även priset på din beställning. Uppdaterar du ofta stora volymer får du rabatterat pris. Kontakta din kundansvarige säljare för mer information. När du markerat att du godkänner beställningen går du vidare genom att klicka på Nu bearbetas din beställning. Leveranstiden varierar från några sekunder till några minuter, beroende på hur många poster du skickat. Du får följande bekräftelse på din beställning (samt ett E-postmeddelande som talar om när din beställning är klar): Klicka därefter på: 8
Hämta beställning Du kommer nu tillbaka till startsidan. Här kan du se och hämta dina beställningar/filer. Körningen är klar när visas under STATUS (se bild ovan). Om körningen ännu ej är klar, visas istället symbolen. Avvakta då tills körningen är klar! Det går här även att köra om beställningen eller att ta bort den. Informationen sparas i 100 dagar, därefter tas leveransen bort automatiskt. Klicka nu på din fil, under HÄMTA BESTÄLLNING. Du kommer då till nästa steg Välj filformat och hämta utdatafil (se nedan). 9
Välj filformat och hämta utdatafil Här väljer du vilket format du vill ha på din utdatafil. Du kan antingen välja txt (semikolonseparerad textfil) eller xml. Text (txt)-formatet väljer du när du vill ha möjlighet att öppna filen i t.ex. MS Excel eller MS Access. Xml-formatet är självdokumenterande och används med fördel när du vill importera filen direkt in i ditt affärssystems databas. För nordiska utdatalayouter kan du även välja att få ledtexter på svenska, engelska, norska, finska eller danska. Utdatafilen (filerna) innehåller din indata tillsammans med uppdaterad affärsinformation. Om det finns poster i din indatafil som vi ej har kunnat hitta (se ovan Namnge och godkänn beställning ), så kommer du även att få en fil som visar Ej funna poster. Den innehåller de D&B D-U-N-S Nummer eller nordiska org.nr. du angivit, men ej fått någon träff på. Maximalt får du här fyra stycken utdatafiler (inkl. Ej funna poster ) beroende på antal geografiska områden och val av informationsinnehåll (se ovan Välj information ). För att hämta och öppna/spara respektive fil, klickar du på dess 10
Öppna utdatafil Ett exempel Utdatafilerna komprimeras vid hämtningen för att nedladdningen ska ske så snabbt som möjligt. Du behöver därför först extrahera de filer du har hämtat. Du kan t.ex. använda Extrahera alla funktionen i Windows. Om du sedan t.ex. väljer att Öppna en hämtad utdata-textfil i MS Excel (OBS: använd filformat Alla filer för att få upp din fil), kommer du direkt in i Textimportguiden. Steg 1) Välj och klicka sedan på Steg 2) Välj och klicka sedan på 11
Steg 3) Markera alla kolumner (OBS: drag horisontell rullist till höger för att få med alla kolumner). Välj sedan och klicka slutligen på Din utdatafil presenteras nu i ett kalkylblad. De första kolumnerna visar dina inputfält och följs av de utdatafält som du beställde när du valde utdatalayout (se ovan Välj Information ). Detta är ett sätt att presentera informationen du beställer genom Flex. Som framgått är Flex ett mycket flexibelt verktyg, som du använder på det sätt som passar dig bäst. Vi hoppas att denna manual kommer att vara till hjälp när du använder Flex. Annars är du alltid välkommen att kontakta oss. Soliditets och D&Bs kundservice Tel: 08-5190 1350 eller e-postadress: kundservice@soliditet.se 12
Soliditet, Box 1529, Sturegatan 3 172 29 Sundbyberg info@soliditet, www.soliditet.se