Projektstyrning - kortversionen 2013-09-04 Jan-Åke Olofsson
Projektstyrning är en hjälp att nå dit du vill Om det inte spelar någon roll vart du kommer, ja då kan du klara dig utan projektstyrning
eller Projekt med framgång arbetar med förutsedda problem. Projekt utan framgång arbetar med oförutsedda problem. Skillnaden ligger i projektstarten.
Så här går det allt för ofta till Vad försäljaren lovade kunden Hur man preciserade kundens önskemål gentemot projektet (kravspecen)
Hur man ansåg att systemet skulle realiseras Hur systemerarna realiserade systemets funktion
Vad programmerarna producerade Vad man installerade hos kund
Vad projektledaren tyckte om projektet Vad kunden egentligen ville ha
Projekt! Varför och när? Vad innebär projekt? När ska vi välja projektformen? Bra att veta innan man startar projekt.
Vardagsdefinition av projekt Har ett eller flera definierade mål Ska lösa vissa frågor på en bestämd tid Har egen budget Har egen organisation Berör ofta flera intressenter Startas, genomförs och avslutas Har egna arbetsformer, egen metodik Namngivet
Vad orsakar mest problem i projektarbetet Dålig kommunikation Dålig samordning Obalans mellan ansvar och befogenheter Lågt engagemang i gruppen
Enkel projektmodell Förstudie (kravspecifikation) Planering (projektplan) Genomförande (produkten) Avslut (slutrapport)
Vem gör vad i projektet Projektledare: Spindeln i nätet, Coach, leder och samordnar projektgruppen Projektgrupp: Aktiva deltagare i projektet Styrgrupp: Beslutar om mål, tidsplan, budget osv. Finns i större projekt och bör finnas även i mindre projekt. Uppdragsgivare/beställare: Har satt upp tydliga krav på vad som önskas utfört 12
Några frågor som måste få svar - Finns det ett väldefinierat mål? - Finns det en deadline? (en början och ett slut) - Finns det en budget? (pengar eller tid) - Finns det kompetens? (är det genomförbart) 13
Ett lyckat projekt har tydliga och mätbara mål rimliga resurser och en bortre tidsgräns bra kommunikation och tydligt ledarskap rätt sammansatt grupp tydlig arbetsfördelning (tydliga roller) förutseende o en genomtänkt projektmodell regelbundna riskanalyser en beställare som tar sitt ansvar 14
15 Bra, billigt eller snabbt?
16 Ett grovt projektflöde
Projektplaneringsflödet 17
WBS (Work Breakdown Structure)
Milstolpeplan
Milstolpeplan forts
Tids- och aktivitetsplan (Gantt-schema) 21
Resurshistogram tid 22
Projektets olika faser! Förstudie Planering Genomförande Avslut 23
Före projektstart Några projektledarfrågor Vem är beställare? Varför skall det göras? (problemdefinition) Vad skall göras? När skall det vara klart? Hur skall det göras? 24
Målformulering S. M. A. R. T. Specifikt Mätbart Accepterat Realiserbart Tidsatt 25
Förstudien - underlättar nästföljande steg - förhindrar att projektet jobbar med oförutsedda problem! Förstudie Planering Genomförande Avslut 26
Aktiviteter i förstudien Klarlägga krav (kravspecifikationen) Klarlägga omfattningen Analysera nuläget Utarbeta översiktlig plan för genomförandet Strukturera projektets innehåll Riskanalys Ta fram lösningsförslag Klarlägga intressenter 27
En uppdragsbeskrivning - innehåller beställarens önskemål - är beställarens ansvar En kravspecifikation 28 - ingår i förstudien - är styrande - förtydligar projektmålet - har produktkrav - har projektkrav
Planeringen lägger grunden för genomförandet Förstudie Planering Genomförande Avslut 29
Kvalitetsaspekter Förutseende lönar sig Billigare att förhindra fel än att åtgärda 30
Projektplan WBS Tidsplan Aktivitetsplan Resursplan Budget Riskanalys (inkl åtgärdsplan) Kvalitetsplan Informationsplan. 31
Riskhantering Risk= Sannolikhet * Konsekvens Glöm inte att planera för att hantera riskerna 32
Genomförandet Nyckelordet är löpande uppföljning av kostnader, resurser och kvalitet. Förstudie Planering Genomförande Avslut 33
Projektavslut Hur gick det? Viktigare än man tror. Avslutet är projektets testamente och är ett viktigt dokument för att kunna ta tillvara erfarenheter under projekttiden. Förstudie Planering Genomförande Avslut 35
Exempel på projektmodell LIPS