HÖGSKOLAN I BORÅS UPPFÖLJNING 1 (5) Gemensamma förvaltningen Avd för utbildningsstöd Ulrika Bernlo, tf avdelningschef -09-12 Enhetschefen Gemensamma förvaltningen Uppföljning verksamhetsplan för avdelningen för utbildningsstöd (per augusti) Verksamhetsplanen har utarbetats gemensamt av medarbetarna på avdelningen för utbildningsstöd. Den utgår ifrån verksamhetsplan för GF -2014, GF:s plan för kvalitetsarbete -2013, GF:s plan för systematiskt arbetsmiljöarbete och budget för. 1. Uppdrag Avdelningen skall utifrån ett högskoleövergripande perspektiv ta ansvar för, utveckla och delta i processerna kring utbildningssamordning och studieadministration. Avdelningens uppdrag är att genom sin samlade kompetens bidra till stöd för högskolan verksamhet och studenter. Detta innebär både stöd till den operativa verksamheten och högskolans ledning. Avdelningen ansvarar för utredningar, analyser, statistik och remissvar mm inom avdelningens kompetensområden. Verksamheten kan grovt beskrivas med följande områden: Utbildningsstöd, varav större delen är kopplad till stödprocessen för högskolans utbildningsplanering. Studieadministrativt stöd, bland annat antagnings-, studiedokumentations- och examensärenden. Avdelningen förvaltar ett flertal IT-system inom ovanstående områden. De flesta av dessa system är verksamhetskritiska. Nyckeltal för att beskriva verksamhetens omfattning 2008 2009 2010 :T2 Antal antagningsärenden 38 500 51 947 56 779 58 000 36 258 Antal examensärenden 1 506 1 896 2 001 2 309 1616 Antal övriga ärenden, Ca 40 35 34 25 12 remisser och dyl Ansvar för antal IT-system, lokala 3 3 3 3 3
-09-12 2 (5) 2. Mål Avdelningen skall genom ett professionellt agerande och aktivt arbete verka för fortsatt samarbete och samordning med institutioner och övriga enheter och avdelningar. Förhållningssättet skall vara proaktivt och medel ska vara nätverkande, transparens och ömsesidig kommunikation för att lösa uppdraget. 3. Verksamhetsutveckling 3.1 Utvecklingsarbete Avdelningen för utbildningsstöd kommer under särskilt fokusera på: Systemförvaltning Ta fram förvaltningsplaner för de system avdelningen ansvarar för. Utveckla, synliggöra och implementera arbetssättet. Identifiera tidsödande, manuella rutiner Under identifiera områden där utvecklande av automatiserade processer innebär en stor arbetsbesparing. Synliggöra och standardisera samarbeten Både inom avdelningen och övriga inom HB Status för pågående utvecklingsarbete : Projekt Ta fram förvaltningsplaner för de system avdelningen ansvarar för. Utveckla, synliggöra och implementera arbetssättet. Under identifiera områden där utvecklande av automatiserade processer innebär en stor arbetsbesparing. Status Arbetet har inte kommit igång som önskat beroende på personalsituationen på avdelningen. (Oförändrad status sen uppföljning per april) Identifierat behov av att skapa en databas för examensbenämningar, påbörjats. (Oförändrad status sen uppföljning per april) Avdelningen tar regelbundet ut statistik, både för eget bruk men även för andra verksamheter inom HB. Se över och fastställa behov av statistik som skall tas ut löpande samt skapa rutin för övriga statistikbeställningar. I uppdraget ingår även att se över möjligheter för systemstöd. (Oförändrad status sen uppföljning per april) Övergång till Ladok3. Förberedelser för migreringsarbetet har påbörjats. Översyn genomförs över befintliga integrationer till nuvarande Ladok. (Oförändrad status sen uppföljning per april)
-09-12 3 (5) Fortsatt medverkan i utvecklingen av nytt gränssnitt för KursInfo. Delta i arbetet med att utveckla processen för utveckling av nya utbildningar och revideringar av befintliga utbildningar. Delta i det övergripande kvalitetssäkringsarbetet av högskolans utbildningar kopplat till HSVgranskningar. Säkerställa administrativa rutiner som krävs för forskarutbildning. Anpassa mallar för nya och reviderade kurs- och utbildningsplaner utifrån miljömålsarbetet där perspektivet hållbar utveckling ska beaktas/lyftas fram. De utvecklare på Högskolan i Skövde som slutade i våras är nu ersatta och börjar komma in i arbetet. Projektet beräknas att ytterligare försenas med 6 månader. Arbete med att ta fram en implementeringsplan pågår fortfarande. Pga förändringar i EMIL-schemat har mycket resurser lagts på att uppdatera XML-filerna. Synpunkter från organisationen på förslaget som arbetsgruppen (som tillsattes av Forsknings- och utbildningsnämnden, där utbildningssamordnaren vid avdelningen ingår) har inkommit och beaktas. Rimligen kommer beslut fattas i Forsknings- och utbildningsnämnden innan årsskiftet. Den analysgrupp som har tillsatts av Forsknings- och utbildningsnämnden, där utbildningssamordnaren vid avdelningen finns med, har fortsatt sitt arbete och har rapporterat till Rektor respektive Forsknings- och utbildningsnämnden vad gäller utförda självvärderingar vid gemensamma förvaltningen och bibliotek och läranderesurser samt Institutionen ingenjörshögskolan. (Oförändrad status sen uppföljning per april) Handläggare vid avdelningen har i samarbete med några av högskolans institutioner fortsatt arbetet med att säkerställa gemensamma administrativa rutiner kring forskarutbildningen vid högskolan. Fastställande av rutinerna kommer ske inom närmsta månaden. Utbildningssamordnaren har författat ett PM där slutsatsen är att det är nämnderna och inte avdelningen som äger aktivitetens sakliga innehåll, vilket medför att avdelningens möjlighet att själv nå målen inte är möjlig. Förarbetet väntas vara klart i oktober och
-09-12 4 (5) därefter planeras förankring av arbetssätt och sammansättning av arbetsgrupp. Översyn av rutiner för studieavgiftsskyldiga studenter Ta fram förslag kring stipendiehanteringen och fastställa rutin tillsammans med institutionerna Översynen är gjord men dokumentationen inte uppdaterad. Det kommer att ske inom den närmsta månaden. Arbetet kommer påbörjas inom kort och förväntas vara klart innan årsskiftet. 3.2 Kvalitetsarbete Avdelningen bedriver ett aktivt kvalitetsarbete genom deltagande i utbildningsplanering och studieadministrativa processer. Fastlagda rutiner ses över och uppdateras löpande. 3.3 Arbetsmiljöarbete Ambitionen är att intensifiera arbetet med ledar- och medarbetarskap inom avdelningen, detta för att skapa en god arbetsmiljö för alla. I arbetet kan det underlag som togs fram under för hur avdelningen kan utveckla och bibehålla ett gott medarbetarskap användas. 3.4 Kompetensutveckling Kompetensutvecklingen planeras och följs upp i dialog mellan medarbetare och chef, huvudsakligen i samband med utvecklings- och uppföljningssamtal. Återkommande behov av kompetensutveckling på gruppnivå som prioriteras är utveckling i: Projektledning Handläggning Fackengelska Systemförvaltning Avdelningens medarbetare har till och med augusti deltagit i följande: PA-seminarium Anti-Väst nätverk inom Västsverige för SA-frågor SA-chefsseminarium Informationsträff ang nya antagningsregler (GY11) KUL-nätverk Utbildning projektmedarbetare Statistikverktyg bak- och framgrund SUHF seminarium om hantering av avgifter Systemägarmöte Ladok Regionmöte Ladok Kompetensutvecklingsdagar Ladok Ladok- och examensansvariga träff EMIL-dagen SQL-kurs Ladok
-09-12 5 (5) 4. Resurser 4.1 Personella resurser Avdelningen består av 12 medarbetare motsvarande 11,67 årspersoner. Avdelningens grundbemanning är fördelad enligt nedan: Avdelningschef 1 Utbildningssamordnare 1 Systemförvaltare 2 Studieadministrativ handläggare 8 Under gjordes en omorganisation inom Gemensamma förvaltningen där avdelningen avgränsades mot en tydlig sammanhållen studieadministrativ avdelning. Avdelningens medarbetare brukar, mot ersättning, delta i olika nationella projekt kring Ladok, KursInfo och NyA. På grund av hur arbetssituationen sett ut under året finns inga möjligheter att åta oss dessa uppdrag under resterande månader. Medarbetare deltar i styr- och förvaltningsgrupp för KursInfo. Under våren gjordes en nyrekryteringen av studieadministrativ handläggare, vars provanställning skulle övergå i tillsvidareanställning i månadsskiftet september/oktober. Tillsvidareanställningen avböjdes vilket innebär att avdelningen återigen har en vakans. 5. Uppföljning och beskrivning av nyckeltal Nyckeltal som kommer att följas upp: Antal upprättningar inom antagningen Handläggningstid examensärenden Antal beslut som överklagas till Överklagandenämnden och andelen av dessa där våra beslut ändras. 6. Budget och ekonomisk utveckling Avdelningens budget och ekonomiska utveckling presenteras i bilaga 1. Ulrika Bernlo tf avdelningschef Bilaga 1 Budget och ekonomisk utveckling
Bilaga 1 Budget och ekonomisk utveckling tom juli Res US (tkr) 101001 Avdelningen i % 101372 System US i % 111170 Utbildning av studieavgifskyldiga studenter Anslag -12 015-7 111-4 148 58,3% -7 111-5 450-5 869-3 424 0,0% -5 869 0 0 0 0,0% 0-1 200 0 0 0,0% 0 Externa intäkter -489-306 -2 0,5% 0 0 0 0 0,0% 0-60 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 Interna intäkter -98 0 0 ####### 0 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 Summa intäkter -12 602-7 417-4 150 55,9% -7 111-5 450-5 869-3 424 58,3% -5 869-60 0 0 ######## 0-1 200 0 0 ###### 0 Lön och lönepålägg 7 611 6 153 3 100 50,4% 5 689 1 0 1 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 Internt köpt personal 24 0 0 ####### 0 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 Bemanningsföretag 326 0 478 ####### 478 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 Semskuld och löneperiodiseringar -552 0 45 ####### 0 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 Summa personal 7 409 6 153 3 623 58,9% 6 167 1 0 1 ####### 0 0 0 0 ######## 0 0 0 0 ###### 0 Lokalhyra 1 075 919 536 58,3% 919 1 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 Utbildning, resor, representation 250 200 19 9,5% 130 19 100 23 0,0% 70 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 Programvara, licencavgifter etc. 23 10 6 61,2% 10 5 988 5 739 4 085 0,0% 6 069 0 0 0 0,0% 0 15 0 0 0,0% 0 Utrustning 35 50 29 58,9% 50 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 Övrigt 188 85 36 41,8% 70 241 30 0 0,0% 30 53 0 0 0,0% 0 1 048 0 0 0,0% 0 Summa övrigt 1 571 1 264 626 49,5% 1 179 6 249 5 869 4 108 70,0% 6 169 53 0 0 ######## 0 1 063 0 0 ###### 0 Årets kapitalförändring -3 623 0 100 236 799 0 685 300-7 0 0 0-137 0 0 0 i % 101376 Övrigt högskolegemenssamt i % av budget Res US (tkr) 101431 Portal i % Summa Projekt i % Delsumma HG Anslag -3 050 0 0 ####### 0 0 0 0 0,0% 0-9 700-5 869-3 424 0,0% -5 869-21 715-12 980-7 572 0,0% -12 980 Externa intäkter 0 0 0 0,0% 0 142 0 0 ####### 183-60 0 0 0,0% 0-550 -306-2 0,0% 0 Interna intäkter -197 0 0 ####### 0 0 0 0 0,0% 0-197 0 0 0,0% 0-294 0 0 0,0% 0 Summa intäkter -3 247 0 0 ####### 0 142 0 0 ####### 183-9 957-5 869-3 424 58,3% -5 869-22 559-13 286-7 573 57,0% -12 980 Lön och lönepålägg 0 0 0 ####### 0 0 0 0 0,0% 0 1 0 1 0,0% 0 7 612 6 153 3 101 0,0% 5 689 Internt köpt personal 223 0 0 ####### 0 0 0 0 0,0% 0 223 0 0 0,0% 0 247 0 0 0,0% 0 Bemanningsföretag 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 326 0 478 0,0% 478 Semskuld och löneperiodiseringar 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0-552 0 45 0,0% 0 Summa personal 223 0 0 ####### 0 0 0 0 ####### 0 224 0 1 ######## 0 7 633 6 153 3 624 58,9% 6 167 Lokalhyra 0 0 0 0,0% 0 3 0 0 0,0% 0 1 0 0 0,0% 0 1 076 919 536 0,0% 919 Utbildning, resor, representation 5 0 0 6000,0% 0 31 0 0 ####### 0 24 100 23 0,0% 70 275 300 42 0,0% 200 Programvara, licencavgifter etc. 806 0 0 ####### 0 0 0 0 0,0% 0 6 808 5 739 4 085 0,0% 6 069 6 831 5 749 4 092 0,0% 6 079 Utrustning 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 0 0 0 0,0% 0 35 50 29 0,0% 50 Övrigt 648 0 0 ####### 0 52 0 9 7587,5% 9 1 990 30 0 0,0% 30 2 177 115 36 0,0% 100 Avskrivningar 619 0 0 ####### 0 0 0 0 0,0% 0 619 0 0 0,0% 0 619 0 0 0,0% 0 Summa övrigt 2 078 0 0 ####### 0 85 0 9 ####### 9 9 442 5 869 4 108 70,0% 6 169 11 013 7 133 4 735 66,4% 7 348 Årets kapitalförändring -946 0 0 0 227 0 9 192-291 0 685 300-3 914 0 785 536 i % Summa US (exkl. projekt) i % av budget