Nyheter Agda PS 2016.2 010-141 15 00 salj.ve@visma.com visma.se/enterprise
1 Förändringar i Agda PS... 3 1.1 Förbättrad hantering av lösenord... 3 1.2 SSO - Single Sign On... 5 1.3 Projekt... 6 1.4 Projekt > Ackordsberäkning... 8 1.5 Förändringar i Arbetsgivardeklaration per 1 juni... 9 1.6 Arbetsgivardeklaration... 9 1.7 SCB Lönestrukturstatistik...10 1.8 Collectum...10 1.9 Efterbearbetning...10 1.10 Inställelse Arbetsledardialog samt Detaljkorrigering...10 2 Förändringar i Visma.net...11 2.1 Transaktioner från Visma.net Expense till löneberäkningen...11 2.2 Rapport Resetransaktioner Expense...11
1 Förändringar i Agda PS 1.1 Förbättrad hantering av lösenord 1.1.1 Gruppregistrering (register/administration behörighet/gruppregistrering) Agda PS är ett system som hanterar känsliga uppgifter. Ur ett säkerhetsperspektiv har vi därför förbättrat hanteringen av lösenord. I Gruppregistreringen har vi förändrat hanteringen av hur lösenord lagras. Lösenorden har tidigare lagrats i databasen men för att minimera risken för att obehöriga får tillgång till dem så kommer lösenorden endast vara möjliga att skriva ut eller skicka via e-post samtidigt som de genereras. Det vill säga att när du genererat nya lösenord i gruppregistreringen så måste du skriva ut eller skicka dem via e-post direkt utan att stänga fönstret, i annat fall krypteras lösenorden och du får då generera nya om du vill skriva ut eller skicka dem via e-post. Denna förändring innebär alltså att det numera inte går att se några lösenord i klartext i gruppregistreringen.! Du kan fortfarande manuellt ange ett nytt lösenord, använda funktionen Generera lösenord eller använda funktionen Snabbmatning > Identiskt lösenord i kolumnen Lösenord. När du sparat dina nya lösenord och väljer att stänga fönstret får du ett meddelande med information om att en förändring av lösenord har skett och när fönstret stängts kommer lösenorden ej längre att vara tillgängliga för utskrift utan att nya lösenord genererats. Stanna kvar i Gruppregistreringen och skriv ut användaruppgifterna alternativt välj att skicka användaruppgifterna med e-postmeddelande innan du väljer att stänga fönstret Gruppregistreringen.
1.1.2 Aktivering Mobil app i Agda Webb På grund av förbättrad hantering av lösenord har Aktivering av Mobil app förändrats, du måste nu skapa ett lösenord vid Aktivering av Mobil app. Detta lösenord används endast vid inloggning i den mobila appen och behöver inte vara detsamma som det som används vid inloggning i Agda PS.
1.2 SSO - Single Sign On 1.2.1 Inloggning via annat system Inloggningen i Agda PS går nu att koppla samman med andra systems inloggning genom uppsättning av SSO (Single Sign On). Denna möjliggör till exempel att en användare som har loggat in i ett internt nätverk kan loggas in automatiskt i Agda PS webb. För att få hjälp med att sätta upp SSO kontaktar ni vårt Servicecenter på 0431-44 94 40 eller loggar in på våra kundsidor och kontaktar oss via formuläret. Välj Teknik/Drift i båda fallen. 1.2.2 Unika e-postadresser För kunder som använder sig av SSO-inloggning krävs att användarens e-postadress är unik. En e- post- adress är unik om endast en användare i databasen är registrerad med den. En e-postadress kan förekomma på flera personer i Personregistret och på flera företag i databasen, men ändå vara unik om personerna inte har någon användare kopplad. Användare med icke-unika e-postadresser spärras i SSO-inloggning och får med- delande om att inloggningen misslyckats. Vid misslyckad inloggning hänvisas användaren att kontakta sin systemadministratör. 1.2.3 Kontrollista dubbla e-postadresser I Rapportcentralen under Administratörsrapporter har det tillkommit en ny rapport som heter Kontrollista dubbla e-postadresser, rapporten är avsedd för de företag där användare loggar in i Agda PS webb via ett annat system, så kallad SSO-inloggning. Rapporten visar de användare som har samma e-postadress. För att användarna ska kunna logga in i Agda PS webb via ett annat system måste e-postadressen vara unik. Om dubbla e-postadresser förekommer måste dessa korrigeras på användaren eller i Personregistret för att användaren ska kunna logga in. Tänk på att alla rapporter i rapportcentralen kan ni arbeta med antingen i Agda PS Klient eller Agda PS Webb. Rapporten hamnar med automatik under Administratörsrapporter om denna rapportgrupp finns upplagd.! Endast enskilda användare kan korrigera sin e-postadress i Agda PS webb när SSO (Singel Sign On) är aktiverat.
1.3 Projekt 1.3.1 Ackord (F) flik 5 Flik 5 Ackord har fått nytt utseende på grund av att nya värdetyper har lagts till för att ge en ökad funktionalitet vid beräkningen av ackord. De nya värdetyperna kan användas för hantering av procentuell övertid, ob, helglön, permission samt en extra som vi benämner för Övrigt. Värdetyperna används för ackordsberäkning och aktiveras genom att koppla dessa till variabler och löneart för återföring. Precis som tidigare funktionalitet för exempelvis parallelltid. Kopplas de nya värdetyperna till variabel och löneart för återföring så visas de även på Fördelningslista El. Till de nya värdetyperna Övertid och OB, är det möjligt att koppla ett justerbart procentuellt värde. Se Beräkning procent övertid och OB.
1.3.2 Beräkning procent övertid och OB De nya värdetyperna för procentuell övertid och OB kan användas för att beräkna ackord på ob- /övertids- timmar med hänsyn till en avtalsenlig uppräkning. De nya värdetyperna används inte för beräkning av hur ackordspotten fördelas. Det är enbart värdetypen Ackordstid som ligger till grund för beräkning av potten. Däremot kan ackord beräknas på de nya värdetyperna utifrån nedan exempel. Exempel 1 Om man vill att övertidstimmarna ska ligga till grund för fördelningen av ackordspotten ska man betala ut detta med två olika lönearter, en grundlön och ett tillägg. På lönearten för grundlön kopplar du variabeln Ackordstid och på lönearten för tillägg kopplar du variabel för Övertid A, B, C eller D. På värdetypen för Övertid A, B, C eller D fyller du i den procentsats som tillägget ska beräknas på t.ex. 30 %. På detta sätt kommer ackordsersättningen för grundlönen att tas från potten men inte tillägget. Exempel 2 Om man inte vill att övertidstimmarna ska ligga till grund för fördelning av ackordspotten betalar du ut detta med hjälp av en löneart. På lönearten kopplar du bara variabel för de olika värdetyperna Övertid. På värdetypen fyller du i detta fall i t.ex. 130 %. Ackordet kommer nu att betalas ut för både övertidstimme och övertidstillägg via lönearten som är kopplad för återföring på värdetypen Övertid A, B, C eller D.
1.4 Projekt > Ackordsberäkning 1.4.1 Skapa fördelningslista I steget Skapa fördelningslista, har de nya värdetyperna lagts till. 1.4.2 Kolumn för förskott I Ackordsberäkningens steg Uppdatera fördelningslista har en ny kolumn lagts till med benämningen Extra. Denna kolumn avser belopp som är kopplade till variabeln av värdetypen Extra förskott. Beloppet i denna kolumn dras bort från beloppen i Överskott. Överskott Förskott Extra = Återstår. 1.4.3 Fördelningslista Då vi har nya värdetyper i uppsättningen av grunduppgifterna till ackordsberäkningen så kommer sparade inställningar på rapporten inte att fungera utan måste sparas om för att fungera igen. 1.4.4 Fördelningslista EL Då vi har nya värdetyper i uppsättningen av grunduppgifterna till ackordsberäkningen så kommer sparade inställningar på rapporten inte att fungera utan måste sparas om för att fungera igen. Om du har aktiverat de nya värdetyperna genom att koppla variabler och löneart för återföring under flik 5 Projekt > Grunduppgifter > Ackord, så kommer även de nya värdetyperna att visas och skrivas ut på rapporten Fördelningslista EL.
1.5 Förändringar i Arbetsgivardeklaration per 1 juni Från och med redovisningsperioden juni 2016 tas den reducerade avgiften för ungdomar bort. För de som är födda 1951 eller senare ska då full arbetsgivaravgift (31,42%) betalas. På blanketten har rutorna för reducerad arbetsgivaravgift tagits bort vid utskrift fr o m juni månad. Filen innehåller fortfarande taggarna för reducerad avgift. Vi har inte heller tagit bort den sociala avgiftsgruppen i registret Sociala avgifter under register/löneberäkning. Detta för att det ska vara möjligt att ta ut rapporten under hela året. För mer information se www.skatteverket.se. Nytt utseende på blanketten Arbetsgivardeklaration från och med redovisningsperiod juni 2016, pilen markerar förändringen. 1.6 Arbetsgivardeklaration Branscher inom stödområden får göra avdrag med 10% på de sociala avgifterna för personer födda 1951 eller senare. Det totala avdraget får dock max vara 7100 per månad. Sjuklönen i ruta 99 räknades tidigare inte upp med full arbetsgivaravgift för de som tillhör stödområde. Detta är nu korrigerat.
1.7 SCB Lönestrukturstatistik För att underlätta vid överföringen till SCB läggs numera.txt till i filändelsen på filen som ska skickas till SCB. Filändelsen kan ändras eller tas bort. 1.8 Collectum Collectum har i sina anvisningar bytt namn från Löneavstående till Löneväxling och därför har vi också ändrat benämningen i Agda PS. XML-filen har kontrollerats och följer anvisningarna i Collectums senaste anvisningar. 1.9 Efterbearbetning Om efterbearbetningen skapade många rader i löneberäkningen kunde ett fel uppstå eftersom transaktionerrna i några få lägen summerades fel. Vi har nu utökat raderna i registrera lön för att undvika dessa fel. 1.10 Inställelse Arbetsledardialog samt Detaljkorrigering Det är nu möjligt att registrera inställelse som inte uppgått till de valda timantalet i arbetstidsregeln samma dygn som det finns en heldagsfrånvaro.
2 Förändringar i Visma.net 2.1 Transaktioner från Visma.net Expense till löneberäkningen 2.1.1 Olika konteringsbegrepp Då samma värde på olika konteringsbegrepp lästes in på en transaktion från Expense skrevs endast en ut (t ex kostnadsställe 1 och projekt 1). Detta har nu åtgärdats. 2.1.2 Kontroll av företagstillhörighet Vi har förbättrat kontrollen på företagstillhörigheten när vi hämtar in transaktioner till Agda PS. Detta för att bättre hantera de fall då samma anställningsnummer finns på olika företag i samma databas. 2.2 Rapport Resetransaktioner Expense Vi har skapat en rapport i Rapportcentralen som listar status på resetransaktioner från Visma.net Expense har i Agda PS. Godkänd med ikonen i Visma.net Expense och öppen löneperiod i Agda PS där resetransaktionerna är beräknade: Godkänd med ikonen i Visma.net Expense och stängd löneperiod i Agda PS där resetransaktionerna är beräknade och utbetalda/på väg att bli utbetalda: Betald med ikonen i Visma.net Expense och ny löneperiod öppnad i Agda PS: