2012 Budgetering av projekt och interna order i SAP Användarmanual (version 2) Marika Häggman Åbo Akademi 8/2/2012 1
Innehållsförteckning Innehållsförteckning... i 1 Projektbudgetering... 1 1.1 Budgetering av projektets kostnader... 1 1.2 Budgetering av projektets intäkter... 4 2 Plan/budgetuppföljning av projekt... 7 2.1 Projektets uppföljning i rapporteringsmodulen... 7 2.1.1 Projektuppföljning... 7 2.1.2 Uppföljning av projektplan... 9 2.2 Projektets uppföljning i SAP ECC... 11 3 Budgetering av interna order... 13 4 Uppföljning av interna order... 15 i
1 Projektbudgetering 1.1 Budgetering av projektets kostnader När ni budgeter har ni störst nytta om ni har alla år (även gamla) med i budgeteringen eftersom ni på det sättet kan få störst nytta av projektuppföljningsrapporten och rapporten uppföljning av projektplan. Detta för att den rapporten visar hela projektets livslängd både vad gäller utfall och plan. Budgeteringen av projektets kostnader görs med transaktion CJR2. Här räcker det i detta skede att endast skriva in kostnadselementen eftersom man ändå inte kan boka något på intäktselementen då man valt Layout 1 701. 1
Börja med att välja layout 1 701 för planering av kosnadsslag. Här bör väljas vesion 1. Sedan ska perioden för budgeten planeras, om det gäller hela året matas 1 12 och räkenskapsperiod t.ex 2011. För projektelementens del kan ni välja antingen ett enskilt, en intervall eller en grupp av projektelement. I detta exempel har jag valt TULI projektet som modell. Kostnadsslagen som ska budgeteras kan antingen sättas in som intervall eller som kostnadsslagsgrupp. Under Inmatning kan du välja formulärbaserad, då hämtar rapporten automatiskt de kostnadsslag du valt. I vissa fall kan det vara lättare att välja fri om du inte behöver speciellt många konton för budgeteringen. Tryck sedan på och slutligen på Fölande vy blir synlig: Här ska man sedan fylla i utgifterna på deras konton för ifrågavarande projektelement. För t.ex. löners del kan det finnas ett behov att kunna budgetera olika stora summor olika månader, detta görs lätt genom att placera 2
markören på den rad som ska ges olika summor per månad, t.ex. allokerade löner, och sedan trycker man på ikonen periodbild där det går att fylla i olika kostnader för olika månader. Om periodbilden inte fylls i antar systemet att den totala klumpsumman ska delas jämnt på den tidsperiod som budgeteras för. Kom ihåg att kostnader budgeteras med positivt förtecken (+)! Då kostnader budgeteras är i det i många fall onödigt att specificera exakt huruvida det handlar om dagstraktamenten, km ersättningar eller resetjänster. Istället kan man budgetera alla resekostnader på ett och samma konto, t.ex. resetjänster konto 436700 resetjänster. Om man för uppföljningen av projektet använder rapporten uppföljning av projektplan som hittas i rapportmodulen så kan det löna sig att bekanta sig med kontokartan för rapporten ifråga så att man får rätt sorts kostnader på rätt rad. (Se mera om rapporten i avsnitt 2.1.2 i denna manual eller i manualen rapporter i SAP som hittas på länken: https://www.abo.fi/personal/media/20907/rapporterisap_utbildning_2011.pdf) Kontokartorna för de olika rapporterna hittas under denna länk: http://www.abo.fi/personal/ekonomimanualer Det går inte att budgetera något på konto 941200 AK tillägg univ. Använd i stället konto 941220 AK tillägg manuella. Då du fyllt i det första elementet flyttar du dig med processen. till följande element om sådana finns. Upprepa sedan Då du fyllt i de element du ska, tryck på. Längst ner på öppningssidan kommer då texten: 3
1.2 Budgetering av projektets intäkter Då intäkterna för ett projekt budgeteras är det möjligt att göra det antingen för de månader som det antas komma in pengar eller som en klumpsumma som fördelas jämnt över budgeteringsperioden. I detta exempel budgeterar vi inkomster för olika månader. Budgetering av intäkter för ett projekt görs med transaktion CJR2. Då transaktionen inmatats kommer vyn ovan. I fältet Layout ska man välja. 4
Detta väljs genom att trycka på ikonen tills man kommer till rätt val. Efter detta fyller man i version 1, och perioderna, elementen och kostnadsslagen eller kostnadsslagsgruppen. Även för intäkternas del går det att välja mellan fri inmatning eller formulärbaserad. För detta exempel väljer jag fri inmatning. Tryck sedan på och. Följande vy kommer upp: Kontrollera här att du får fram rätt projektelement, annars flyttar du dig till det rätta med. Börja sedan med att välja kostnadsslag med att placera markören på raden och trycka på eller genom att skriva in numret, t.ex. 301500 för statsbidrag. Markera sedan hela raden genom att trycka på den vita boxen 5
längst till väster på raden.tryck efter detta på för att månadsbestämma intäkterna. Om du skriver in summan direkt i kolumnen intäkter kommer SAP att dela upp intäkterna jämnt över den tidsperiod som budgeteras. Följande vy kommer upp och här fyller du i de summor som ska komma in de månader de faktureras. Tryck sedan på och. Vyn hoppar tillbaka till första sidan och längst ner på sidan kommer följande balk: att intäkter ska budgeteras med negativt förtecken ( )!!. I detta skede är intäkterna färdigt budgeterade. Kom ihåg EGENFINANSIERING BOKAS PÅ NÅGOT AV KONTONA 921410 921418 SOM EN INTÄKT!! 6
2 Plan/budgetuppföljning av projekt 2.1 Projektets uppföljning i rapporteringsmodulen Efter att en budget matats in i SAP enligt anvisningarna i avsnitt 1 av denna manual måste man vänta till följande dag före man kan se budgeten/planen i SAP, det vill säga då man budgeterat med version 1. Detta på grund av att rapportmodulen uppdaterar sin information under natten med en uppdateringskörning. (Detta gäller all information i rapporteringsmodulen, även vanliga bokningar) Projektets plan hittas i rapporterna projektuppföljning och Uppföljning av projektets plan under projektrapporter i rapportmodulen. 2.1.1 Projektuppföljning Då du fyllt i urvalsrutan för vilket/vilka projekt du vill se på så kommer den vanliga projektuppföljningsrapporten fram men så att kolumnen för plan har ett utfall. 7
För att få fram informationen på månadsbasis ska ni flytta upp Räkenskapsår/period från de valfria kriterierna till exempel ovanför nyckeltal i kolumnerna. 8
Utfallet och planen för hela projektet hittar ni i de två sista kolumnerna i projektuppföljningsrapporten. Beakta att ni måste ha budgeterat alla år projektet funnits i SAP för att få de rätta siffrorna hit. Från dessa kolumner kan ni se exakt hur mycket är budgeterat och hur mycket är använt i projektet. Ni behöver inte heller tänka på periodiseringen när ni ser på dessa kolumner, med andra ord ska ni inte heller budgetera periodiseringarna. Kontona 302599 och 459999 kontona användes nämligen endast för övergången från Raindance, periodiseringen sköts nu på resultatenhetsnivå och berör inte projekten som sådana vad gäller hur mycket använts och hur mycket som finns kvar. 2.1.2 Uppföljning av projektplan Uppföljning av projektplan är den sista rapporten under Projektrapporter i rapportmodulen 9
Denna rapport påminner till en del om projektuppföljningsrapporten men den visar inte kostnaderna per kostnadsslag utan den har slagit ihop kostnaderna i större helheter eller grupper av kostnadsslag, vilket på många sätt gör rapporten mera överskådlig. Dessutom visar denna rapport totalplanen för projektet (dvs om man har ett tre årigt projekt och man har budgeterat för de tre åren så ser man totalplanen i sista kolumnen). Därutöver visar denna rapport också skillnaden mellan planen och utfallet. 10
2.2 Projektets uppföljning i SAP ECC Om projektet planerats med version 0 så kan man följa upp projektet i ECC med transaktion s_alr_87013542. Här fyller man i projekt eller projektelement och hela boxen Urval av Värden Efter detta trycker du på.. Denna rapport och budgetuppföljning kan läsas direkt efter att planen sparats i SAP eftersom den inte behöver en nattkörning för att uppdateras. 11
12
3 Budgetering av interna order Budgeteringen av interna orders görs med transaktion KPF6. Börja med att se att du valt Layout 1 401 Kostn.slagsplanering, fyll sedan i version 1 efsom rapportmodulen läser denna version. Sedan matar man in perioden för vilken budgeteringen görs. Efter detta väljer ni 13
ordernumret och kostnadsslagen eller grupp av kostnadsslag. För interna orders kan man liksom i projekten välja mellan fri inmatning eller formulärbaserad. Då allt fyllts i trycker du på och. Om den interna ordern inte har intäkter (t.ex. om basfinansiering inte förs till ordern) kan ni välja intervallet 400000 999999, om ordern även har intäkter kan intervallet 300000 999999 väljas. Följande vy kommer fram och här budgeterar man in siffrorna på samma sätt som i projekten. Intäkterna budgeteras på samma sätt som kostnaderna men med negativt förtecken! I budgeteringen av interna order kan man använda sig av kontokartan för rapporten Uppföljning av plan för Intern order, kontokartan hittas på länken http://www.abo.fi/personal/ekonomimanualer 14
4 Uppföljning av interna order Om en plan för en intern order uppgjorts i version 1 kommer man åt planuppföljningen med rapporten uppföljning av interna order under Övriga Ekonomirapporter. För interna orders del kan man också plocka fram den månatliga planeringen genom att dra upp räkenskapsår/period antingen till rader eller kolumner. 15