Användarmeddelande (december 2014) Ny programversion Flex HRM Time Bäste kund! Version 14.3 På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX HRM Time i version 14.3. Bland nyheterna kan nämnas utökade möjligheter för övertidsberäkning, möjligheten att lägga upp tak och golv för saldon och en mycket flexibel funktion för att generera tidkod eller ersättning, vilken bland annat kan användas för veckoövertid och risktillägg. Med vänlig hälsning Flex Datasystem
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 2 Innehåll Frånvaro för periodredovisare... 3 Övertidsberäkning... 3 Händelser... 4 Saldo tak/golv... 7 Procent av dag i avvikelsedagar... 8 Deltidsfrånvaro... 9 Tidkontroller på projekt... 10 Kopiera dagscheman... 11 Uppräkning av tid vid nattarbete... 12 Systemanvändare och systemroller... 13 Behörighet för att tilldela roller... 14 Dölj användare... 16 Delegering av användarbehörighet (kommer senare)... 16 Visning av projekt i söklista... 17 Spara rapporturval... 18 Min kalender på startsidan... 19
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 3 Nyheter Flex HRM Time Frånvaro för periodredovisare För anställda som periodredovisar, dvs rapporterar antal timmar istället för klockslag har frånvarohanteringen gjorts om lite. Om du anger flera dagar i ett datumintervall kommer systemet att se det som heldagsfrånvaro och lägga ut så många timmar som den anställde har schematid per dag. Om du däremot anger samma fr.o.m. och t.o.m. datum så kommer du ha möjlighet att ändra antal timmar. Systemet kommer att föreslå så många timmar som den anställde är schemalagd den dagen, men du kan alltså ändra till en lägre siffra om det är del av dag som avses. Övertidsberäkning Övertidsberäkningen i systemet har byggts om en hel del till denna version. Detta för att kunna hantera regler för fler kollektivavtal. Om ert avtal i dagsläget stöds till fullo av systemet behöver du inte göra någonting, alla övertidsberäkningar kommer fortsätta som tidigare. Om du behöver använda de utökade inställnings- och beräkningsmöjligheterna markeras Använd nya beräkningsmodellen som du hittar under Administration Inställningar Tidregelverk Övertidsregelverk. Vi rekommenderar att du gör detta i samråd med en konsult eller supportpersonal från Flex Datasystem.
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 4 Händelser Det finns nu möjlighet att skapa händelser som genererar tidkoder eller ersättningar till ersättningsfliken i tidrapporten utifrån olika förutsättningar. Användningsområdena är många och funktionaliteten förklaras enklast med några exempel på vad man kan göra. Vi rekommenderar starkt att du tar hjälp av en konsult från Flex Datasystem för att skriva de formler som behövs för att skapa en händelse. Exempel 1 - Veckoövertid Den tid som den anställde arbetat mer än heltidsveckoarbetsmåttet ska läggas som övertid. Tidkoder som berättigar till övertid är, förutom all närvaro, även semester, sjukdom och vård av barn. Detta ska gälla för alla anställda i tidgruppen (STD) samt ytterligare två anställda. Först skapar vi en generell formel, under Administration Inställningar Generella händelseformler, enligt bilden nedan.
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 5 Via knappen Formelfunktioner får du hjälp med vilka funktioner som finns tillgängliga när formler skrivs. Under Användningsområde kan du välja var aktuell formel ska kunna användas, vi väljer här tidgrupp och anställd. Sen går vi till tidgruppen (Administration Inställningar Tidgrupper) som ska ha veckoövertid och klickar på knappen Händelser som ligger längst ner under fliken Tid. Då öppnas följande fönster. Här väljer du den generella formeln 3 Veckoövertid och vid Tidsomfång väljer du Vecka, som gör att beräkningen och genereringen till ersättningsfliken sker per vecka. På samma sätt läggs en händelse upp på de två anställda som inte tillhör aktuell tidgrupp, men som ändå ska ha veckoövertid. Under Administration Register Anställda hittar du knappen Händelser längst ner under fliken Tid. När en anställd som har 40 timmars heltidsarbetsmått rapporterar 43 timmar en vecka kommer en rad med 3 timmar automatiskt genereras till ersättningsfliken i tidrapporten på söndagens datum.
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 6 Exempel 2 - Risktillägg Alla timmar de anställda jobbat på en viss avdelning ska ersättas med ett risktillägg som är 12,50 kr per timme. I det här exemplet skapar vi ingen generell händelseformel utan går direkt till Administration Register Avdelningar. Där klickar vi på knappen Händelser och skriver in en enskild formel.
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 7 Om en anställd under en period exempelvis rapporterat 11 timmar på Avdelning 10, genereras ersättningen Risktillägg ut på ersättningsfliken enligt bilden nedan. Saldo tak/golv Nu kan du ställa in tak och golv på olika saldon. Dessa inställningar kan göras på tre olika ställen. Under Administration Inställningar Tidrapporter Knapp Saldo tak/golv görs inställningar som gäller hela företaget, under Administration Inställningar Tidgrupper Flik Tid Knapp Saldo tak/golv görs inställningar per tidgrupp och under Administration Register Anställda Flik Tid Knapp Saldo tak/golv görs inställningar per anställd. I första hand tittar systemet på inställningen per anställd, i andra hand per tidgrupp och sist på företaget. Det innebär att du kan ställa in det vanligaste på företagsnivå, sen kanske en tidgrupp har andra regler och några anställda har ytterligare andra regler. Då görs avvikande inställningar för dem. Vid klick på knappen Saldo tak/golv får du upp följande dialog. Där anger du värden för tak respektive golv samt vad som ska hända om saldot går över taket/under golvet. I bilden nedan kommer tidkoden ÖFLEX (överskjutande flex) att läggas på justeringsfliken om saldot
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 8 överstiger taket och om det går under golvet kommer systemet att dra motsvarande tid från kompsaldot. Procent av dag i avvikelsedagar Om kortare arbetsdag ska gälla vissa dagar, exempelvis dag före röd dag finns nu möjligheten att ställa in det i avvikelsedagarna som du hittar under Administration Inställningar Scheman Avvikelsedagar. I kolumnen Förkorta schema med kan du ange hur många procent kortare de anställda ska jobba. I bilden nedan innebär det att alla tjänstemän jobbar 25 % kortare på skärtorsdagen. Det är schemats t.o.m.-tid som justeras och det fungerar oavsett om det är en heltidare som arbetar 8 timmar (blir då 6 timmar) eller om det är en deltidare som t.ex. jobbar 7 timmar (blir då 5,25 timmar).
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 9 Deltidsfrånvaro Nu finns möjligheten att ansöka om deltidsfrånvaro när en anställd gör en frånvaroansökan. Det görs genom att markera Deltidsfrånvaro och ange en frånvaroprocent. Hur arbetstiden ska fördelas vid deltidsfrånvaron anger den som attesterar frånvaron genom att klicka på knappen för att skapa ett schema. Då visas följande fråga. Schemat som skapas för deltidsfrånvaron ser ut som ett vanligt personligt schema, men med den skillnaden att varje dag innehåller ett fält för Antal timmar heltid som är förifyllt utifrån det tidigare schema den anställde hade. En summa för alla dagar i det personliga schemat visas också, Totalt antal timmar heltid. Systemet räknar ut skillnaden mellan den schemalagda tiden och heltiden och ger då en frånvaroprocent som ska stämma överens med den ansökta.
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 10 När deltidsfrånvaroschemat är klart och frånvaron är attesterad kommer det nya schemats tider att användas på alla ställen i Flex HRM, t.ex. i tidrapporten, bemanningen och vid schemarapporter. Men vid överföring av schematid till lön kommer heltidsschemat att användas. Det kommer även att skapas en frånvarotransaktion till lön för deltidsfrånvaron med den aktuella frånvaroomfattningen. Tidkontroller på projekt Om du vill varna användarna när ett projekt börjar närma sig budgeterad tid eller spärra rapportering på projekt som överskridit vissa gränser finns nu dessa möjligheter. I projektregistret, som du hittar under Administration Register Projekt (Utökat), kan du lägga in antingen varningar eller registreringsstopp. I kolumnen Kontroll har du två val: Kontroll görs på summan av alla ev. underprojekt. Om kontrollen läggs in på ett huvudprojekt kommer registrerad tid räknas ihop från alla underprojekt och jämföras med summan av de budgeterade timmarna från alla underprojekt. Om kontrollen däremot läggs på lägsta nivån i projektträdet kommer det bara vara det projektet som räknas med. Kontrollen ärvs ned till alla underprojekt. Om kontrollen läggs på ett huvudprojekt innebär det att den kontrollen kommer att gälla för alla underprojekt. Detta används för att slippa lägga upp samma kontroll på alla underprojekt.
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 11 Förutom kontroller mot registrerad tid finns även möjlighet att kontrollera hur mycket fakturerbar tid som rapporterats. Systemet tar då hänsyn till olika timpriser och summerar dessa från de olika anställda som rapporterat på projektet. När en anställd sedan rapporterar sin tid så kommer eventuella varningar att visas längst ner till höger när tidrapporten sparas. Vid varning kommer tidrapporten ändå att sparas, men vid registreringsstopp kan inte tidrapporten sparas om du rapporterat mer än tillåten tid. Kopiera dagscheman Kopieringsfunktionalitet har byggts in i dagscheman (Administration Inställningar Scheman - Dagscheman). För att kopiera ett dagschema klickar du på ikonen uppe i verktygsfältet. Du får då upp ett fönster där du kan göra lite olika val, exempelvis kan du välja att kopiera alla dagscheman från en tidgrupp till en annan eller bara kopiera ett dagschema till ett nytt i samma tidgrupp.
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 12 Uppräkning av tid vid nattarbete Systemet stöder nu uppräkning av tid med 17% vid arbete mellan 22:00 och 06:00 enligt bussbranschavtalet. För att aktivera uppräkningen behöver du markera inställningen Använd uppräkning med 17% på tid mellan 22:00 och 06:00. Den inställningen ligger under Administration Inställningar Tidgrupper och gäller då för alla anställda som tillhör aktuell tidgrupp. På följande ställen kommer då tiden mellan 22:00 och 06:00 att räknas upp med 17%.
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 13 Schemaöversikt (arbetsmåttsdifferens, genomsnittlig veckoarbetstid och total schematid) Överföring av schema till lön Överföring av frånvaro till lön Systemanvändare och systemroller Om du använder Flex HRM med en servicebyrålicens aktiveras funktionalitet för kundinstanser. Kundinstanser används för att en servicebyrå ska kunna separera sina olika kunders uppgifter på ett säkert sätt. Kundernas företag och användare läggs då in under en kundinstans för att på så sätt inte blandas ihop en andra kunders uppgifter. För att servicebyråns administratörer ska kunna komma åt de olika kundinstanserna finns systemanvändare. Dessa systemanvändare kommer åt uppgifter i olika kundinstanser beroende på behörigheter. För att kunna administrera systemanvändare och systemroller måste du vara inloggad som en systemanvändare som har behörighet till dessa systemregister. Registren för systemanvändare och systemroller hittar du under Administration Allmänt Systemregister. Systemroller Systemroller fungerar på motsvarande sätt som rollerna under Administration Allmänt Roller. Du definierar de olika rollerna och ställer in behörigheter för dem. En skillnad mot de vanliga rollerna är att på en systemroll kan du inte strypa behörigheten till olika konteringsdimensioner och granskningsnivåer. Om systemrollen har behörighet till ett företag kommer en systemanvändare som tillskrivs den rollen att ha full behörighet till konteringsregister och granskningsnivåer. Systemanvändare Systemanvändare fungerar på motsvarande sätt som användare under Administration Allmänt Användare. Du definierar de olika systemanvändarna som ska kunna logga in i
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 14 systemet och tilldelar de systemroller de ska ha på olika kundinstanser och företag. Att kunna tilldela roller för en kundinstans är den stora skillnaden mot vanliga användare (se bild). En systemanvändare kan i ett företag för en viss kundinstans även tilldela vanliga roller som finns i denna kundinstans. När du markerat ett företag eller kundinstans (eller något på lägre nivå i ett företag), kommer du i listan med roller till höger se alla roller du kan tilldela på denna nivå. Om du markerar den översta noden [Alla/Övriga kundinstanser] kommer du endast kunna välja systemroller. När du loggar in med en systemanvändare anger du för vilken kundinstans du vill logga in. Behörighet för att tilldela roller I version 14.3 av Flex HRM har möjligheten att begränsa behörigheten för att tilldela roller till användare tillkommit. För varje roll i HRM kan du nu ange vilka roller den aktuella rollen är behörig att tilldela användare. Behörighet att tilldela roller kan ges i de företagen där behörighet finns eller i samtliga företag. Inställningar för behörighet att tilldela roller finns under Administration Allmänt Roller, fliken Tilldelning.
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 15 Behörig att tilldela Anger vilka roller den aktuella rollen ska vara behörig att tilldela. Alternativen är Inga roller, Enligt urval eller Alla roller. Väljer du Enligt urval visas en lista över samtliga befintliga roller där du får bocka för vilka roller den aktuella rollen ska vara behörig att tilldela. Tilldelning i företag Som standard kan roller bara tilldelas i företag där behörighet finns. Bockar du för rutan Behörig att tilldela roller i alla företag kommer behörigheten att utökas till alla befintliga företag.
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 16 Dölj användare Under fliken Allmänt finns fr.o.m. version 14.3 möjlighet att i användarregistret dölja användare som är kopplade till företag där behörighet saknas och/eller användare som saknar koppling till företag. Delegering av användarbehörighet (kommer senare) Det finns nu möjlighet att låta användare delegera sina behörigheter till andra användare för ett visst tidsintervall. Detta för att exempelvis en attestant under sin semester ska kunna delegera sin attestbehörighet till en annan användare. Funktionen kan nås under menyvalet Administration Allmänt Delegera användarbehörighet.
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 17 Här väljer du datumintervall för när behörigheten ska delegeras, användare till vilken du vill delegera behörigheten samt vilka roller du vill delegera. I listan över vilka roller du kan delegera visas endast de roller för vilka du valt Tillåt delegering av roll till annan användare under Administration Allmänt Roller, fliken Allmänt. Visning av projekt i söklista När en anställd ska söka efter ett projekt i tidrapporten kan du nu välja att visa endast de projekt som den anställde är deltagare i men ändå ge den anställde möjligheten att välja mellan alla projekt när den så önskar. För att aktivera den funktionen markerar du inställningen Visa endast projekt som anställd är deltagare i som default i söklista. Den inställningen ligger under Administration Inställningar Allmänt Konteringsdimensioner.
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 18 I projektsöklistan visas då de projekt den anställde är deltagare i, men genom att markera Visa alla projekt får den anställde tillgång till alla projekt. Spara rapporturval Det finns nu möjlighet att spara egna rapporturval. Ett sparat urval hittas i rapportträdet under originalrapporten. Datumurvalen i rapporterna har även utökats med föregående vecka och föregående månad.
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 19 Min kalender på startsidan På startsidan finns nu möjlighet att visa en kalender. Den är kopplad till inloggad användare och visar dennes schematider samt ansökt och attesterad frånvaro. För att användarna ska se kalendern på startsidan behöver de aktuella rollerna ha inställningen Se min kalender markerad.
Flex HRM Time Användarmeddelande (december 2014) 20