Manual för Aktiv Ungdoms e-post (Zimbra)

Manual för Aktiv Ungdoms e-post (Zimbra) fr.o.m 10 juni 2011 Introduktion... 2 Inloggning... 2 E-post... 3 Samla e-posten i konversationer eller som separata meddelanden... 3 Skicka e-post... 3 Adresslistor... 3 Bifoga fil... 4 Lägga till signatur... 4 Prioritet... 4 Begära läskvitto... 4 Radera e-post... 4 Skapa ny mapp i brevlådan... 5 Flytta e-post... 5 Flytta skräppost/spam till Skräp... 5 Etiketter... 5 Förhandsgransknings-/läsfönster... 5 Sökfunktion... 6 Adressbok... 6 Kalender... 6 Boka möte... 6 Bjuda in deltagare till möte... 6 Uppgifter... 7 Portfölj (dokumenthantering)... 7 Inställningar... 7 Allmänt... 7 Ändra lösenord... 7 E-post... 7 Vidarebefordra e-post... 7 Frånvaromeddelande... 8 Lägga till signaturer... 8 Kalender... 8 Delar (att dela ut behörighet på t.ex Inkorgen)... 8 Kortkommandon... 9 E-post & kalender till mobiltelefon eller lokal e-postklient... 9 IMAP-inställningar... 9

2 (9) Introduktion Aktiv Ungdoms nya e-postprogram heter Zimbra. Systemet har många funktioner och det finns flera olika sätt att utföra de olika kommandona. I manualen beskriver vi några sätt att hantera de olika funktionerna. Inloggning Du kan komma åt Aktiv Ungdoms e-post på några olika sätt. Dels kan du starta din webbläsare och skriva in adressen https://webmail.aktivungdom.se och logga in med ditt användarnamn och lösenord. Det ligger också en länk till e-posten på Aktiv Ungdoms hemsida www.aktivungdom.se samt en länk från intranätet. Vid inloggningsbilden skriver du in ditt användarnamn (förnamn.efternamn@aktivungdom.se) och ditt lösenord och klicka sedan på Logga in. Du växlar mellan de olika funktionerna genom att klicka på flikarna E-post/Adressbok/Kontakter etc.

3 (9) E-post Samla e-posten i konversationer eller som separata meddelanden I Zimbra kan användaren själv välja om man vill se sina e- postmeddelanden ett och ett i en lista eller om systemet ska samla meddelandena i konversationer. Du skiftar enkelt mellan dessa lägen genom att klicka på Visa och välja antingen Efter konversation eller Efter meddelanden. (knappen Visa har ett kuvert eller pratbubbla som symbol beroende på vilket val du har gjort) Om man valt att samla konversationer kommer man åt meddelandena i den aktuella konversationen genom att klicka på den grå pilen framför meddelandet. Skicka e-post För att skapa ett nytt e-postmeddelande klickar du på en meny där du kan välja flera alternativ för vad du vill skapa). (om du klickar på pilen får du upp Skriv in adress eller klicka på knappen Till: för att välja mottagare från adresslistan. Adresslistor När du klickar på knappen Till: får du upp fönstret med tillgängliga adresslistor. Genom att fälla ner pilen i Visa namn från: kan du välja från vilken adresslista du vill hämta mottagare. Global adresslista

4 (9) är de e-postmottagare som finns upplagda hos Aktiv Ungdom. Kontakter är den adresslista du själv skapat. Bifoga fil För att bifoga en fil till ditt e-postmeddelande klickar du på. Lägga till signatur Om du vill lägga in en signatur klickar du på. Du kan då välja mellan de olika signaturer du själv valt att skapa. Hur man skapar signaturer finns beskrivet under fliken Inställningar. Prioritet För att tala om för mottagaren att ditt meddelande t.ex. är brådskande kan du ställa in prioritet genom att klicka på knappen till höger om ämnesraden. Begära läskvitto Att begära läskvitto från mottagaren ställer du in under. Radera e-post Du raderar enkelt ett e-postmeddelande genom att markera det och klicka på även klicka och dra det till Papperskorgen.. Du kan

5 (9) Skapa ny mapp i brevlådan För att skapa en ny mapp i din brevlåda klickar du på mappen med ett grönt plus vid dina mappar. Skriv in namn på din mapp och klicka sedan på OK. Flytta e-post Du flyttar e-postmeddelanden genom att högerklicka på meddelandet och välja Flytta eller att klicka på det och dra det till mappen du vill flytta det till. Flytta skräppost/spam till Skräp Zimbra har ett inbyggt inlärningssystem för skräppost. Om ett skräppostmeddelande (spam) tar sig förbi tidigare spamfilter och hamnar i Inkorgen kan man vänster-klicka på meddelandet och dra det till mappen i e-postlistan till vänster som heter Skräp. Detta medför att Zimbra automatiskt lär sig hur de e-postmeddelanden som egentligen är spam ser ut och stoppar dessa automatiskt i framtiden (man kan behöva göra detta några gånger med e-postmeddelanden av samma karaktär innan skyddet slår igenom). Etiketter För att ha en enkel uppföljning av e-posten kan man sätta etiketter på sina meddelanden. Nya etiketter skapas genom att klicka på etiketten med grönt plus. Skriv in namn på din etikett och välj vilken färg den ska ha och klicka sedan OK. För att märka upp e-postmeddelande med en etikett högerklickar du på det och väljer Märk med etikett. När du har märkt upp ett meddelande med en etikett hittar du det snabbt under Etiketter i vänsterspalten oavsett var det ligger bland dina mappar. Förhandsgransknings-/läsfönster Du kan enkelt ställa in om du vill ha ett förhandsgranskningsfönster öppet i Inkorgen genom att klicka på Visa-knappen. Du kan då välja om du vill ha läsfönster till höger, längst ner eller inget alls. Här väljer du också om du vill se dina meddelanden efter konversation (samlas) eller var för sig i en meddelandelista.

6 (9) Sökfunktion I Zimbra är det enkelt att söka bland sina e-postmeddelanden (du kan även söka bland kontakter, händelser, uppgifter och dokument). Skriv in ett sökord i sökrutan och tryck Enter eller klicka på knappen Sök. Du kan också välja Avancerad sökning för att söka på t.ex. avsändar-/mottagarnamn. Adressbok Här kan du redigera dina kontakter. Globala adresslistan (som innehåller alla Aktiv Ungdoms e- postkonton kan bara redigeras av förbundskansliet). Kalender Det du lägger in/bokar i din kalender markeras i kalenderöversikten som syns nere i vänstra hörnet. Dagar då något är bokat är markerade med fet stil. Man kan enkelt se vad som är bokat genom att ställa muspekaren på den aktuella dagen. Ett litet fönster visas med information om mötet/bokningen. Boka möte Att skapa ett nytt möte gör du genom att öppna din kalender och välja Skapa eller att högerklicka i kalendern. När du bokar ett möte kan du välja att det ska vara privat (andra ser att du är uppbokad i kalendern, men inte vad mötet gäller). Bocka i rutan Privat om du inte vill att andra ska se informationen om ditt möte. Bjuda in deltagare till möte Om du väljer att bjuda in en deltagare till ditt möte så anger du mottagaren i rutan Deltagare. Genom att klicka på knappen Deltagare kan du välja från dina kontakter eller globala adresslistan. Om du väljer en person inom Aktiv Ungdom som deltagare kan du se om den personen har något inbokat i sin kalender föreslagen tid genom att titta i Schemaläggaren. När du skickar din mötesförfrågan får mottagaren ett e-postmeddelande där de kan välja att acceptera, sätta preliminärt eller att tacka nej. Du får ett e-postmeddelande med deltagarens svar (om du inte vill ha svar från deltagaren väljer du bort det genom att fälla ner pilen vid Inställningar).

7 (9) Uppgifter Här kan du skapa arbetslistor och uppgiftsrapporter för din egen del. Portfölj (dokumenthantering) Zimbra inkluderar ett dokumenhanteringssystem som kallas "Portfölj". I Portföljen kan du Ladda upp filer av valfri typ från datorn Bläddra bland sparade filer och förhandsvisa innehåll Spara e-post-bilagor direkt till Portföljen istället för att spara dem i datorn Bifoga filer direkt från Portföljen i utgående e-post Dela ut mappar ur Portföljen till andra användare Inställningar Under fliken Inställningar finns massor av val att göra för att du ska kunna anpassa e-posten, kalendern m.m. så att de passar ditt sätt att arbeta. Där finns även funktioner som frånvarohanterare m.m. Allmänt Ändra lösenord För att upprätthålla en god informationssäkerhet är det viktigt att byta lösenord med jämna mellanrum. Om ditt lösenord blivit känt av någon annan bör det också bytas. Lösenordet ändrar du genom att klicka på menyn Allmänt. Klicka sedan på knappen Ändra lösenord. E-post Om du klickar på den lilla pilen framför E-post får du fram undermenyerna Skriva, Signatur etc. Vidarebefordra e-post Om du använder dig av ett annat e- postkonto kan du ställa in att din e- post hos Aktiv Ungdom ska vidarebefordras till den e-postadressen. Markera menyn E-post. Rulla dig ner till rubriken Mottagning av meddelanden. I rutan under Vidarebefordra en kopia till: skriver du in den e-postadress du använder. Du kan även välja om en kopia ska ligga kvar hos Aktiv Ungdom eller inte genom att använda kryssrutan under.

8 (9) Frånvaromeddelande Frånvaromeddelande/automatiskt svarsmeddelande kan användas vid t.ex. semester, tjänsteresor m.m. Klicka i Skicka automatiskt svarsmeddelande (se rutan ovan) och fyll sedan i den text du vill att avsändaren ska få och ställ sedan in de datum som gäller för din frånvaro. Lägga till signaturer Du kan skapa flera olika signaturer som du sedan snabbt och enkelt kan välja att lägga till i dina e-postmeddelanden. Markera menyn Signatur som finns under menyn E-post. Välj ett namn för din signatur och skriv in texten du vill ha med, t.ex. en hälsningsfras, adressuppgifter. Genom att välja Ny signatur kan du skapa flera olika. Om du ändrar Formatera som vanligt text till Formatera som HTML kan du välja teckensnitt, färg m.m. Under Användning av signaturer kan du välja om signaturer alltid ska vara med i nya meddelanden eller svar/vidarebefordringar. Kalender Här kan du ställa in bl.a. om din kalender ska vara offentlig eller privat, hur arbetsveckan ser ut eller om du vill att minikalendern ska vara synlig eller ej. Delar (att dela ut behörighet på t.ex Inkorgen) Om du vill att andra ska nå t.ex. din Inkorg (om ni är flera som administrerar samma konto eller du själv har hand om flera e-postkonton) kan den som har tillgång till kontot dela ut behörighet så att du inte behöver logga ut och in mellan olika konton för att se de e-postmeddelanden du har hand om. För att dela ut en mapp väljer du vilken mapptyp du vill dela, t.ex. E-postmapp om du vill dela din Inkorg med någon. Tryck sedan på knappen Delning. I rutan som kommer upp väljer du den mapp du vill dela och tryck sedan OK.

9 (9) Skriv sedan in e-postadressen till den du vill ska ha åtkomst till din mapp. Om du under Meddelande väljer Skicka standardmeddelande så får mottagaren (den du delar ut åtkomst till) ett e-postmeddelande där han kan acceptera delningen. Den delade mappen kommer att bli synlig i e-postlistan. Snabbtips! Ännu snabbare kan du dela ut en mapp genom att högerklicka på den när du är t.ex. i E-postfliken och välja Dela mapp. Du får då upp fönstret Delningsegenskaper du ser här. Kortkommandon Under menyn Kortkommandon hittar du en lista över de kortkommandon som gäller för Zimbraklienten. När du öppnat listan finns en utskrifts-knapp om du vill skriva ut den. E-post & kalender till mobiltelefon eller lokal e-postklient I Aktiv Ungdoms e-postsystem har man möjlighet att synkronisera sin e-post via IMAP till t.ex. lokal e- postklient (t.ex. Outlook, Windows Mail eller mobiltelefon). E-posten synkroniseras då mot den centrala e-postservern. Det betyder att en kopia läggs ut lokalt på den dator du arbetar vid eller din mobiltelefon och e-postmeddelandena finns ändå kvar på centrala servern så om du loggar in i Zimbra kan du också komma åt samma meddelanden. Detta är en stor fördel om man är ute och reser, vill komma åt e-posten hemifrån samt ur informationssäkerhetssynpunkt eftersom e-posten finns kvar även om den lokala datorn slutar fungera. Hur man lägger upp nytt e-postkonto kan skilja sig åt beroende på vilket e-postprogram eller vilken mobiltelefon man använder. IMAP-inställningar De inställningar som behövs för konfigureringen är: Användarnamn: den fullständiga e-postadressen In/utgående server: webmail.aktivungdom.se Utgående server kräver autentisering, använd samma uppgifter som för inkommande Inkommande server, använd SSL, port 993 Utgående server, använd SSL, port 587