UTBILDNINGMATERIAL FÖ R VA RDGIVARE vid anva ndning av e-frikort (ett elektroniskt ho gkostnadsskydd)

UTBILDNINGMATERIAL FÖ R VA RDGIVARE vid anva ndning av e-frikort (ett elektroniskt ho gkostnadsskydd)

2(17) Innehåll 1 Om e-frikort...3 1.1 De viktigaste förändringarna...3 2 Principer under införandet av e-frikort...5 2.1 Utfärda inte ny stämpelremsa/frikort...6 2.2 Stämpla som idag när patienten har stämpelremsa...6 2.3 Fysiska frikort gäller över systemen...6 2.4 Rättelser av besöksavgifter görs hos aktuell vårdgivare...6 3 Manual e-frikort...7 3.1 Webbgränssnittets uppbyggnad...7 3.1.1 Felmeddelanden...7 3.1.2 Övrigt...8 3.2 Söka frikort/se historik...8 3.3 Visa historik... 10 3.4 Visa avgifter/ Hämta detaljer... 11 3.5 Rätta avgift... 11 3.6 Registrera patientavgift... 11 3.7 Skapa frikort... 11 3.8 Ta bort avgift... 12 3.9 Visa/dölj inaktuella avgifter... 12 3.10 Visa/dölj ändrade avgifter... 12 3.11 Skriva ut frikort... 12 3.12 Ändra samtycke... 12 3.13 Beställa nytt frikort... 12 3.14 Övrigt... 12 3.15 Registrera patientavgift... 12 3.16 Kontroll av registrerade avgifter... 13 3.17 Efterregistrering av patientavgift... 14 3.18 Registrera Frikort... 14 3.19 Rätta frikort... 15 3.20 Rätta avgift... 15 3.21 Hantera utträde Avsluta konto... 16 Bilaga 1... 17

3(17) 1 Om e-frikort E-frikort är ett elektroniskt högkostnadsskydd och automatisk utskrift av frikort, som införs i Region Östergötland under 2016. Här samlas alla besöksavgifter från de vårdgivare som har Cosmic, privata vårdgivare och Folktandvården utan Cosmic, men anslutna via web-tjänsten, samt de besöksavgifter från andra icke-anslutna vårdgivare som Ekonomiservice registrerar in. Fördelen blir att enheter som är anslutna, kan upphöra med att utfärda stämpelremsor och fysiska frikort. Alla besöksavgifter samlas på ett ställe och frikort skrivs ut automatiskt. 1.1 De viktigaste förändringarna Fortsätt stämpla befintlig stämpelremsa Andra landsting/regioner använder fortfarande fysiska stämpelremsor, likaså privata vårdgivare inom Region Östergötland som inte anslutit sig till e-frikort. Fortsatt stämpling av befintlig stämpelremsa ska göras. Patienten kan då röra sig enkelt mellan anslutna och icke-anslutna vårdgivare, samt då patienten söker vård i annat landsting. Vårdgivare som använder e-frikort ska inte längre skriva ut några nya stämpelremsor eller fysiska frikort. Alla besöksavgifter ska istället registreras i e-frikortstjänsten som automatiskt utfärdar frikort när högkostnadsskyddsgränsen på 1100kr är nådd. Frikortet skickas hem till patientens folkbokföringsadress. (Se sida 12, 3.15 Registrera patientavgift) Taktiska val upphör Tidigare har patienter haft valmöjlighet att stryka de äldsta stämplarna i högkostnadsskyddsperioden, så kallade taktiska val. Det är inte längre möjligt och blir istället lika villkor för alla. Personer med skyddad identitet Kvarskrivna personer med skyddad identitet, hanteras även fortsättningsvis med de manuella gamla rutinerna. Ge dem kvitton på sitt besök eller stämpla deras stämpelremsa och när högkostnadsskyddsgränsen är nådd så utfärda fysiskt frikort på gammalt vis. Om vårdgivaren inte har några gamla frikort kvar kontaktar man Ekonomiservices kundtjänst som skriver ett fysiskt frikort till patienten och skickar via förmedlingsservice. Asylsökande Asylsökande har rätt till högkostnadsskydd om vården avser vård som kan anstå. Akut vård, vård som inte kan anstå, berättigar inte högkostnadsskydd. Distribution av nya frikort När en patient i e-frikort kommer upp i högkostnadsskyddet, skickas automatiskt ett frikort hem till patientens folkbokföringsadress. Undantag från utskick ifall giltighetstiden är kortare än 14 dagar skriv ut ett underlag på patientens besök från e-frikort. (Se sida 12, 3.11 Skriva ut frikort) Utskick Utskick sker 2 gånger per vecka, tisdag och torsdag, med B-post och därmed når frikortet patienten cirka 1 vecka efter utfärdandet. Har patienten bokade besök hos icke-ansluten vårdgivare bör även då underlag skrivas ut till patienten. (Se sida 12, 3.11 Skriva ut frikort)

4(17) Felaktigt frikort OBS. Har man registrerat fel i e-frikort och felregistreringen ledde till frikort, går besöksavgiften att ändra eller ta bort, men frikort ligger ändå kvar och går inte att ta bort. (Se sida 15, 3.20 Rätta avgift samt sida 12, 3.8 Ta bort avgift) Utfärdat frikort där beloppet i e-frikort inte är 1100kr o Beloppet understiger Under övergångsperioden av införandet registrerade inte Ekonomiservice varje stämpel upp till 1100kr utan frikortet skapades utifrån giltighetstiden kassapersonalen räknat ut. Det kan alltså finnas frikort där inte alla besöksavgifter är registrerade i e-frikort. o Beloppet överstiger I dessa lägen har patienten troligvis inte visat underlag vid sitt sista besök från vårdgivare utanför e-frikort och därmed betalat besöksavgift som egentligen skulle reducerats. Då det är patientens eget ansvar att uppvisa underlag händer det ibland att patienter kommer över gränsen. (Se sida 6, 2.4 Rättelser av besöksavgifter görs hos aktuell vårdgivare) Instruktion vid besöksavgifter som ligger under Historik Det finns fall där en patient uppvisar ett korrekt pappersunderlag men stämplarna saknas ändå i e- frikort. Eftersom Region Östergötland har gjort en inläsning av alla besöksavgifter ett år tillbaka i tiden, mars 2015 mars 2016, kan e-frikort ha skapat ett frikort under en period i systemet men i verkligheten har patienten aldrig haft ett frikort. I de fallen kommer en del av patientens kvitton/stämplar finnas både under den pågående perioden och under knappen Historik i e-frikort. Det kan då vara aktuellt att flytta över besöksavgifter från historiken till den pågående perioden. Uppstår detta problem ska vårdgivaren kontakta Ekonomiservice kundtjänst för utredning, 010-103 22 88. Fysiska frikort som inte finns inregistrerade i e-frikort Om patienten uppvisar ett frikort från annat län eller icke-ansluten vårdgivare ska frikortet registreras in som frikort från annan vårdhuvudman med giltighetstid och frikortsnumret från det fysiska kortet. (Se sida 14, 3.18 Registrera Frikort) Delbetalning En patient kan önska delbetalning och få ett frikort giltigt ett helt år. Avgiften om 1100kr betalas då mot faktura, antingen hela beloppet eller uppdelat på 5 eller 10 månader. Fyll i ett kontrakt tillsammans med patienten och ge patienten en kopia av kontraktet. (Se bilaga 1) o Skapa inte något frikort i e-frikort. o Maila även samma dag: giltighetstid, patientens namn och personnummer samt antal månaders delbetalning till kundtjänst: ekonomi@regionostergotland.se o Skicka originalkontraktet med post till Region Östergötland, Ekonomiservice 1, 581 85 Linköping OBS! Finns redan registrerade besöksavgifter i e-frikort kan dessa inte tillgodoräknas om patienten vill ha ett frikort på delbetalning. Samtycke och efterregistrering av besöksavgifter När en patient uppvisar underlag som eventuellt inte finns med i e-frikort (pappersunderlaget blir ett större belopp än totaltsumman i e-frikort) behöver vårdgivaren be om patientens samtycke för att se vilka avgifter som finns registrerade även från andra vårdgivare (se sida 12, 3.12 Ändra samtycke).

5(17) Om patienten ger samtycke ska de registrerade avgifterna kontrolleras mot det pappersunderlag patienten uppvisar. OBS! Vi tar inte emot underlag muntligen. Det skriftliga underlaget ska visa: vilken vårdgivare patienten besökt, vilket datum och belopp. Har patienten ett besökskvitto ska patientens namn eller personnummer framgå av kvittot. Kontroll av registrerade avgifter För att se vilka besöksavgifter/stämplar som ska registreras in från patientens pappersunderlag finns några parametrar att titta på. o o Besöksdatum och belopp En jämförelse av besöksdatum och belopp är allra enklast men i vissa fall kan de avgifter som registrerats från Cosmic ha ett något senare datum i e-frikort än det verkliga besöksdatumet. E-frikort hämtar i dagsläget transaktionsdatum (när kassaregistreringen görs) istället för besöksdatum. Besöksavgifter från Region Östergötlands egna mottagningar, vårdcentraler och kliniker, hämtade från Cosmic, heter alltid SE2321000040-AAAA. Vårdgivarens HSA-ID Besöksavgifter inlästa från Cosmic visar inte vårdgivarnamn utan vårdgivarens HSA-ID. För att kontrollera vilken vårdgivare som registrerat besöksavgiften tittar man på HSA-ID. Detta är de 4 sista tecknen i vårdgivarkoden t.ex. SE-2300000-4GNK. Sökning kan göras i nationella HSA-katalogen på Ineras webbplats: www.inera.se (se sida 13, 3.16 Kontroll av registrerade avgifter). Vid svårigheter att avgöra vilka stämplar från patientens pappersunderlag som saknas i e-frikort, kontakta Ekonomiservices kundtjänst för utredning, 010-103 22 88. Efterregistrering av besöksavgifter Om patienten kommer upp i frikort med dagens besök behöver ev. reducering av besöksavgiften ske. Efterregistrering av avgifter ska göras av Ekonomiservice så patienten hänvisas till att skicka in sitt underlag för registrering och utfärdande av frikort. (Se sida 14, 3.17 Efterregistrering av patientavgift). Exempel: Patienten kommer till Mariannes sjukgymnastik och visar upp en besöksavgift hos Tonys kiropraktormottagning från förra veckan. Vårdgivaren ber om samtycke och ser att besöket inte finns i e-frikort. Vårdgivaren räknar då ut hur mycket patienten har kvar till frikort, utefter det samlade underlaget, tar rätt summa betalt och hänvisar patienten att skicka in sitt underlag för att få ett frikort utfärdat, av Ekonomiservice. 2 Principer under införandet av e-frikort Huvudprinciper Vid problemsituationer som oklarheter kring betalningar/giltighetstider m.m.) be patienten kontakta Ekonomiservices kundtjänst, 010 103 22 88 Det är fortfarande patientens eget ansvar att hålla koll på sitt högkostnadsskydd, därför gör inte Region Östergötland några återbetalningar om patienten uppvisar underlag i efterhand. Övriga principer

6(17) Utfärda inte ny stämpelremsa/frikort Stämpla som idag när patienten har stämpelremsa Fysiska frikort och underlag gäller över systemen Rättelser av besöksavgifter görs av aktuell vårdgivare 2.1 Utfärda inte ny stämpelremsa/frikort Stämpelremsor/frikort kommer att fasas ut vartefter nya vårdgivare kopplas in i e-frikort. Varför? När en vårdgivare är ansluten till e-frikort, ska alla besöksavgifter framöver registreras i systemet. Det innebär att när alla har anslutit sig, kommer den enda samlade bilden över en patients högkostnadsskydd, att finnas i e-frikort. Frikort kommer automatiskt att skrivas ut och skickas hem, när patienten når 1100 kr i e-frikort. Viktig info Under den tid det tar för en patient att få hem sitt frikort, kan anslutna vårdgivare skriva ut en lista på patientens besök och icke-anslutna vårdgivare kan ringa till Ekonomiservice kundtjänst, 010-103 22 88 för att få bekräftelse. (Se sida 12, 3.11 Skriva ut frikort) 2.2 Stämpla som idag när patienten har stämpelremsa Om en patient har med sig en stämpelremsa, fortsätt att stämpla som man gör idag, även att vårdgivaren är ansluten till e-frikort. Varför? Patienten kan behöva visa sin stämpelremsa hos en vårdgivare som inte är ansluten till e-frikort. 2.3 Fysiska frikort gäller över systemen Lita på fysiska frikort, dessa gäller i första hand. Varför? Fysiska frikort är ett giltigt underlag i och med att e-frikort inte är en nationell tjänst och alla våra vårdgivare inte är anslutna utan några fortsätter med gamla rutiner. Dessa frikort, från annan vårdhuvudman, ska registreras in i e-frikort. (se sida 14, 3.18 Registrera Frikort) 2.4 Rättelser av besöksavgifter görs hos aktuell vårdgivare Alla rättelser av patientavgift ska göras hos den vårdgivare som registrerat avgiften. (Se sida 11, 3.5 Rätta avgift samt sida 12, 3.8 Ta bort avgift) Varför? Den vårdgivare som fått patientintäkten ska hantera ärendet för att det ska blir rätt ekonomiskt. Viktig info Region Östergötland gör inga återbetalningar om patienten inte visat underlag och därmed betalat för mycket. Om patienten betalat för mycket hos en privat vårdgivare hanteras ev. återbetalning på samma sätt som tidigare av varje enskild vårdgivare. Kundtjänst kommer att hänvisa patienten att kontakta vårdgivaren för justering/makulering. Observera att utfärdat frikort inte ändras trots rättning av besöksavgifter i e-frikort. Lagt kort ligger.

7(17) 3 Manual e-frikort 3.1 Webbgränssnittets uppbyggnad 1. Utrymme för vyer och meddelanden beroende på funktionsval (Arbetsfältet) 2. Meny för olika funktionsval (Menyfältet) 3. Inloggningsuppgifter och vald vårdhuvudman Figur 1: Webbgränssnittets startsida. I utrymmet för vyer och meddelanden Arbetsfältet (1) kommer du att bli uppmanad om att fylla i olika fält och välja olika val för att utföra alla tillgängliga funktioner. I menyn för olika funktionsval Menyfältet (2) kommer du att kunna välja vad som ska visas i fällt Arbetsfältet(1), genom att klicka på de olika rubrikerna och underrubrikerna. Längst upp till höger på bilden ovan presenteras även inloggningsuppgifter samt vilken vårdhuvudman som är aktuell för användaren. 3.1.1 Felmeddelanden Felmeddelanden, varningar och informativa meddelanden visas alltid högst upp i Arbetsfältet. Felmeddelanden visas med hjälp av text på röd bakgrund och förklarar vad som gått fel. Varningsmeddelanden visas med text på gul bakgrund och varnar användaren att något har hänt utöver vanliga scenarion. Informativa meddelanden visas med hjälp av text på blå bakgrund och förklarar det som gick att utföra. Se exempel nedan: Felmeddelanden - Dessa visas när ett fel har inträffat, felmeddelanden förklarar vad som orsakade problemet och dessa måste rättas innan det går att fortsätta. Figur 2: Felmeddelande; I detta fall har fälten "Giltigt till" och "Frikortsnummer" Angetts felaktigt. Varningsmeddelanden - Dessa visas för att varna användaren att något utöver det vanliga har hänt. Figur 3: Varningsmeddelande; I detta fall har en registrering resulterat att patient har debiterats 100 kr för mycket.

8(17) Informativa meddelanden - Dessa visas när något har registrerats i systemet som har gått bra. Figur 4: Informativt meddelande; I detta fall har en registrering av avgift blivit utförd och gått bra. Röd stjärna ( ) efter ett fält betyder att det är obligatoriskt att fylla i fältet, om inte detta fylls i kommer systemet att svara med felmeddelande. 3.1.2 Övrigt För att snabba upp hantering i e-frikortstjänsten kan man trycka "Ctrl-Enter" för att trycka på "Spara, Sök och Ja" knappar. D.v.s. för att ta sig snabbare framåt utan att behöva använda musen för att klicka på knappar. Det går även att avbryta eller backa genom att klicka "Ctrl-Space". 3.2 Söka frikort/se historik Att söka frikort/se historik innebär att en sökning på en personidentitet samt frikortstyp utförs. För att söka på frikort: 1. Klicka på rubriken Frikortshantering i Menyfältet. 2. Klicka på underrubriken Sök frikort, sedan visas Arbetsfältet enligt figuren nedan. Figur 5: Sök frikort; Arbetsfältet visar de komponenter som ska fyllas i innan det går att söka på frikort. 3. Fyll sedan i personidentitet (Detta kan vara personnummer eller reservnummer) och välj vilken frikortstyp som ska sökas efter. (Region Östergötland har endast typen Öppen sjukvård. 4. Klicka på knappen Sök (Om Inkludera historik är vald kommer även historiska frikort visas, d.v.s. frikort som tidigare varit uppnådda där sista giltighetsdag har passerats). När sökningen har utförts kan dessa olika fall inträffa: 1. Sökningen gav ingen träff och frågan om patienten ger samtycke ställs om patient inte tillfrågats förut. Figur 6: Inträde; Denna ruta visas i Arbetsfältet när information om patient saknas eller om samtycke saknas. Om inte patienten begär att stå utanför e-frikortstjänsten så klickar man på Ja kan man då välja mellan att: Registrera patientavgift

9(17) Registrera frikort Om patienten inte vill vara med i e-frikortstjänsten, klicka på Nej och bekräfta utträde för patient. Hänvisa sedan patienten att ta kontakt med Ekonomiservice för att få blankett om utträde hemskickad. Figur 7: Bekräftelse av utträde. 2. Sökningen gav träff och frikortsinformation visas i Arbetsfältet Om sökningen gav träff, d.v.s. ett frikort hittades för personidentiteten visas dessa informationsfält om frikortet beroende på vilken status frikortet har. Patient(er) - Vilka patienter som tillhör frikortet, om flera listas innebär det att det tillhör en gruppering (Region Östergötland använder sig inte av grupperingar) Period - Giltighetsperioden för frikort Frikort fr.o.m. - Datumet då frikortet gäller ifrån Betalt - Hur mycket som är debiterat Kvar till frikort - Hur mycket som är kvar att debitera innan frikort utfärdas Frikortstyp - Vilken frikortstyp som frikortet är (Region Östergötland har endast en frikortstyp) Frikortsnummer - Numret/identifikation på frikortet Vårdhuvudman - Vårdhuvudman som utfärdade frikortet Det finns tre olika statusar på frikort, inom Region Östergötland: 1. Frikort ej uppnått - Frikortet finns registrerat men har inte uppnått gränsen för högkostnadsbeloppet inom perioden Figur 8: Frikort ej uppnått. När frikort är ej uppnått går det att: Registrera patientavgift (Knapp: Registrera avgift) Visa avgifter/hämta detaljer (Knapp: Visa avgifter) Avsluta konto (Knapp: Avsluta konto)

10(17) Patienter som begär utträde och som har avgifter registrerade i e-frikort ska alltid få en utträdesblankett och skicka den till Ekonomiservice som sedan hanterar avslutning av kontot. Vårdgivaren får inte använda funktionen Avsluta konto. Om frikortet är skapat med Registrera frikort är det möjligt att: Rätta frikort, av den vårdgivare som skapade frikortet (Knapp: Ändra frikort) 2. Frikort uppnått - Frikortet har uppnått gränsen för högkostnadsbeloppet inom perioden Figur 9: Frikort uppnått. När frikort är uppnått går det att: Visa avgifter / Hämta detaljer (Knapp: Visa avgifter) Registrera patientavgift (Knapp: Registrera avgift) Om frikortet är skapat med Registrera frikort är det möjligt att: Rätta frikort (Ett uppnått frikort går endast (Knapp: Ändra frikort) 3. Frikort Utgånget - Perioden på frikortet har gått ut och är inte längre aktuell Ett utgånget frikort finns för att kunna visa att frikort har gått ut och blivit historiska (Se sida 10, 3.3 Visa historik). 3.3 Visa historik För att visa historiska frikort måste man först: 1. Söka frikort/se historik 2. Sedan klicka på den gröna pilen ( ) i rutan Historik i Arbetsfältet, då flyttas man vidare till: Visa avgifter/hämta detaljer på frikortet Figur 10: Historik; Om det finns historiska frikort på en personidentitet visas information i rutan Historik till höger i Arbetsfältet.

11(17) Om ingen historik finns på personidentiteten visas texten "Ingen historik" i Historik rutan. 3.4 Visa avgifter/ Hämta detaljer För att kunna visa avgifter/hämta detaljer måste man först: Söka frikort/se historik samt fått ett resultat och sedan klicka på knappen: Visa avgifter. Då visas Arbetsfältet nedan Figur 11: Visa avgifter; Här visas information om frikort samt allabesöksavgifter och historik som finns registrerade på frikortet. I Visa avgifter/hämta detaljer finns all information som kan visas i Söka frikort/se historik och dessutom visas alla registrerade besöksavgifter. I detta Arbetsfält går det att: Rätta avgift Radera frikort Registrera patientavgift Skapa frikort (Registrera frikort) Ta bort avgift Visa/dölja inaktuella avgifter Visa/dölja ändrade avgifter Skriva ut besöksavgifter/ frikort Ändra samtycke Gå tillbaka till Söka frikort/se historik genom att klicka på: Tillbaka 3.5 Rätta avgift Att rätta en avgift innebär att man utför en ändring på en existerande besöksavgift. Genom att klicka på pennan ( ) kommer man vidare till Rätta avgift. Det går endast rätta avgifter som är registrerade av samma vårdgivare och vårdhuvudman. 3.6 Registrera patientavgift För att registrera en avgift klicka på knappen: Registrera avgift, då kommer man till: Registrera patientavgift. 3.7 Skapa frikort Skapa frikort innebär att patienten har med sig ett fysiskt frikort utfärdat i annat län eller av vårdgivare som inte är ansluten till e-frikortssystemet. När man klickar på knappen: Skapa frikort kommer man vidare till Registrera frikort där man kan skapa ett frikort. Om frikortet redan finns går det inte att trycka på knappen.

12(17) 3.8 Ta bort avgift För att ta bort en avgift från frikortet, klicka på soptunnan( ) för den avgift som ska tas bort och bekräfta borttagningen. Det går endast ta bort avgifter som är registrerade av samma vårdgivare och vårdhuvudman. 3.9 Visa/dölj inaktuella avgifter Inaktuella avgifter innebär de besöksavgifter som har ett besöksdatum som ligger utanför den nuvarande perioden d.v.s. äldre än ett år och kan därför inte längre räknas med i högkostnadsskyddet. Visa inaktuella avgifter genom fylla i kryssrutan: Visa inaktuella avgifter i Arbetsfältet. Dölj inaktuella avgifter genom att klicka på kryssrutan igen. 3.10 Visa/dölj ändrade avgifter Ändrade avgifter innebär de besöksavgifter som editerats/rättats/ändras/raderats. Visa ändrade avgifter genom fylla i kryssrutan: Visa ändrade avgifter i Arbetsfältet. Dölj inaktuella avgifter genom att klicka på kryssrutan igen. 3.11 Skriva ut frikort När man klickar på knappen: Skriv ut. Kommer en PDF-fil som innehåller informationen om frikortet att laddas hem som sedan kan skrivas ut. 3.12 Ändra samtycke Detta innebär att man antingen kan registrera eller ta bort samtycke för patienten. Detta samtycke innebär att patienten ger samtycke att visa samtliga besöksavgifter från flera olika vårdgivare. Har patienten inget samtycke så visas endast avgifter registrerade från användarens vårdgivare. Om patienten ger sitt samtycke finns samtycket kvar tills vidare och transationer mellan vårdgivare syns alltså även när patienten går till en annan ansluten vårdgivare. Patienten kan när som helst välja att ta bort sitt samtycke men fortfarande finnas kvar i e-frikortstjänsten. 3.13 Beställa nytt frikort När ett frikort är uppnått kan Ekonomiservice beställa nytt frikort om frikortet till exempel har blivit borttappat. Hänvisar patienten att kontakta Ekonomiservice på 010-103 22 88. 3.14 Övrigt Genom att klicka på besöksavgifter i tabellen visas ytterligare information kring besöksavgiften, det går även att klicka på borttagna och ändrade besöksavgifter. 3.15 Registrera patientavgift För att registrera en patientavgift måste man först: Söka frikort/se historik eller Visa avgifter/hämta detaljer och sedan klicka på knappen: Registrera avgift. Då byts Arbetsfältet till:

13(17) Figur 12: Registrera avgift; I detta Arbetsfält registrerar man en avgift på en patient. Eftersom man redan har angett en personidentitet och frikortstyp innan man tryckte på Registrera avgift är de låsta och går inte att ändra. Det enda obligatoriska att fylla i är beloppet för besöksavgiften, den kan inte vara negativ och anger man ett belopp som överskrider gränsen för att uppnå frikort kommer en varning att visas och man måste bekräfta beloppet innan besöksavgiften kan sparas. Om besöksdatumet lämnas tomt kommer dagens datum att användas, det går även att klicka och välja datum eller skriva in datum manuellt på formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Vårdgivarnamnet på den registrerade avgiften blir automatiskt utefter den vårdgivare som gör registreringen. I detta Arbetsfält går det att: Spara en besöksavgift Välja att göra efterregistreringar (Välj: Visa fält för efterregistrering av avgift) Rensa redigerbara fält, klicka på knappen: Rensa för att rensa belopp och besöksdatum. Gå tillbaka till Söka frikort/se historik eller Visa avgifter/hämta detaljer genom att klicka på knappen: Tillbaka 3.16 Kontroll av registrerade avgifter För att se vilka besöksavgifter/stämplar som ska registreras in från patientens pappersunderlag finns några parametrar att titta på. Besöksdatum och belopp Vårdgivarnamn eller HSA-ID Besöksdatum och belopp: En jämförelse av besöksdatum och belopp är allra enklast men i vissa fall kan de avgifter som registrerats från Cosmic ha ett något senare datum i e-frikort än det verkliga besöksdatumet. E- frikort hämtar i dagsläget transaktionsdatum (när kassaregistreringen görs) istället för besöksdatum. Besöksavgifter från Region Östergötlands egna mottagningar, vårdcentraler och kliniker, hämtade från Cosmic, heter alltid SE2321000040-AAAA. Vårdgivarens HSA-ID: Besöksavgifter inlästa från Cosmic visar inte vårdgivarnamn utan vårdgivarens HSA-ID. För att kontrollera vilken vårdgivare som registrerat besöksavgiften tittar man på HSA-ID. Detta är de 4 sista tecknen i vårdgivarkoden t.ex. SE-2300000-4GNK. Sökning kan göras i nationella HSA-katalogen på Ineras webbplats: www.inera.se

14(17) Figur 13: Exempel på besöksavgifter. I ovan exempel kan vi se tre olika besöksavgifter. De två nedersta 2016-07-05, 100 kr och 2016-06-14, 300kr ser vi att det är besök inlästa från Region Östergötlands kliniker, eftersom HSA-ID är AAAA. Region Östergötlands stämplar, inlästa från Cosmic, finns alltid med i e-frikort, med HSA-ID: AAAA, eller vårdgivarnamn Region Östergötland. Den översta raden är istället en privat vårdgivare som har avtal med Region Östergötland och behöver man kontrollera exakt vilken vårdgivare det är kan man söka på www.inera.se. 1. Tryck på Tjänster & Projekt Katalogtjänst HSA - Sök & administrera i HSA Sök via internet. 2. Välj Avancerad sök 3. Tryck på Enhet 4. Välj att söka i Hela Sverige (längst ner i rullisten) 5. Fyll i HSA-ID i sökfältet HSA-ID 6. Tryck på Sök Detta kan alltså vara viktigt att kontrollera för att veta vilket belopp man ska ta betalt för dagens besök. Vid svårigheter att avgöra vilka stämplar från patientens pappersunderlag som ska registreras in i e-frikort, kontakta Ekonomiservices kundtjänst för utredning, 010-103 22 88. 3.17 Efterregistrering av patientavgift Att göra en efterregistrering innebär ofta att man får registrera flera besöksavgifter under samma tillfälle, därför är det möjligt att fylla i flera besöksavgifter samtidigt. Vårdgivaren ska hänvisa patienten att skicka in sitt underlag till Ekonomiservice för registrering av besöksavgifter som saknas i e-frikort t.ex. om patienten besökt en icke-ansluten vårdgivare eller gjort besök i annat län. 3.18 Registrera Frikort Att registrera ett frikort kan endast göras om patient redan har ett fysiskt frikort sedan tidigare. För att kunna registrera ett frikort till patient måste först en sökning på patienten göras genom att: Söka frikort/se historik det gäller då att patienten inte har ett frikort registrerat i systemet, då går det att klicka på knappen: Registrera nytt frikort och därefter visas Arbetsfältet:

15(17) Figur 14: Registrera nytt frikort; Detta Arbetsfält visas när registrering av ett frikort ska göras. När man registrerar ett nytt frikort till systemet måste datum för Giltig från samt Giltig till väljas och Frikortsnummer från det existerande frikortet anges. För att registrera frikortet, klicka på knappen: Spara när alla obligatoriska fält är ifyllda. Innan frikortet sparas måste det också bekräftas genom att klicka på knappen Spara i bekräftelserutan. 3.19 Rätta frikort För att kunna rätta ett frikort måste det ha registrerats via Registrera frikort och av samma vårdgivare. Det går alltså endast att ändra ett frikort som man själv registrerat. Det går också endast att förlänga frikortsperioden, d.v.s. ändra till-och-med-datumet. För att kunna rätta ett frikort måste man först: Söka frikort/se historik därefter klicka på knappen: Ändra frikort Figur 15: Rätta frikort; Kan endast förlänga period. För att bekräfta rättningen klicka på knappen: Spara 3.20 Rätta avgift Det går endast att rätta en avgift registrerad av den egna vårdgivaren. Man kan alltså inte rätta andra vårdgivares avgifter. För att kunna rätta en avgift måste man först hämta detaljer för patient: Visa avgifter/hämta detaljer.

16(17) Klicka sedan på pennan ( ) på den besöksavgift som ska rättas, därefter visas Arbetsfältet: Figur 16: Rätta avgift; I detta Arbetsfält går det att ändra belopp, besöksdatum och vårdhuvudman, vårdgivare samt vårdenhet för en besöksavgift. När man rättar en besöksavgift går det att ändra: Orsak - Här kan man skriva i anledningen till rättningen, detta kommer sedan att synas när man tittar på ändrade besöksavgifter Avgift- avgiften kommer att uppdateras till det nya angivna värdet Besöksdatum - Datumet som representerar patientens vårdbesöksdag För att bekräfta ändringen, klicka på knappen: Spara och kontrollera att uppgifterna stämmer överens i bekräftelserutan som visas. 3.21 Hantera utträde Avsluta konto Om en patient ångrar sig och inte längre vill inte vara med i e-frikortstjänsten är det möjligt genom utträde. Detta innebär att all information i e-frikort försvinner och patienten själv ansvarar för att uppvisa pappersunderlag vid sina besök och få frikort utfärdat enligt de gamla rutinerna, när det är dags. Om en patient önskar utträde ska detta göras skriftligen genom en speciell blankett som ska skickas till Ekonomiservice. Vårdgivaren ska hänvisa patienten till Ekonomiservice. Den enskilde vårdgivaren får inte hantera ett utträde och avsluta en patients konto. Patienten ska alltid hänvisas till Ekonomiservice för att få blankett för att begära utträde.

RÖ2070 Utgåva 03 2015.01 ÖVERENSKOMMELSE OM DELBETALNING AV ÖPPENVÅRDSAVGIFTER 17(17) ÖVERENSKOMMELSE OM DELBETALNING AV ÖPPENVÅRDSAVGIFTER Giltig från och med 2012-03-01 1(1) Ifylles av patientkontoret Betalningsperiod Kundnummer Villkor Enligt dessa villkor medger Regionen att en patient kan fördela sina kostnader för det kommande året för öppenvårdsbesök genom att betala en avgift per månad. Betalningen kan fördelas på 1, 5 eller 10 månader med jämn fördelning av kostnaderna under avbetalningstiden. Betalning ska ske upp till det belopp som motsvarar den så kallade frikortsgränsen. Tidigare erlagda öppenvårdsavgifter får inte räknas till godo. Den summa som ska avbetalas är 1100:- kr. När överenskommelsen tecknas ska patientkontoret meddelas som skickar ett frikort till patientens folkbokföringsadress. Giltighetstiden blir ett år. Vid öppenvårdsbesök ska frikortet kunna uppvisas för att besöket ska ske utan avgift. Region Östergötland sänder varje månad en faktura på det belopp som ska betalas. Någon aviseringsavgift tas inte ut. Patient som inte utnyttjar frikortet har inte rätt att få det återlöst eller få tillbaka några betalda avgifter. Påbörjad betalning måste fullföljas. Om avgifterna inte betalas kan regionen komma att vidta inkassoåtgärder. Personuppgifter och adress Namn Personnummer Adress dit räkningen ska sändas C/o Postnummer och postadress Avbetalningstid Om ingen ruta kryssas i kommer avgift att tas ut under 5 månader. Jag önskar avbetala mina öppenvårdsavgifter enlig följande Hela beloppet 1100:- på en faktura Under 5 månader med 220:- per månad Under 10 månader med 110:- per månad Jag önskar delbetala mina öppenvårdsavgifter och accepterar ovanstående villkor. Ort och datum Underskrift av patient Namnförtydligande Signerande vårdcentral/mottagning Vårdcentral/mottagning Personalens namn/signatur Noteringar