Anbudsinbjudan till upphandling av företagshälsovård för Falu Energi & Vatten AB med dotterbolag

Sidan 1 av 11 FEV 13/0180 Vår referens HR Handläggare, besöksadress Charlotta Holmer Er referens/adressat Enligt sändlista Anbudsinbjudan till upphandling av företagshälsovård för Falu Energi & Vatten AB med dotterbolag Välkommen att lämna anbud i vår upphandling av Företagshälsovård. Falu Energi & Vatten AB (FEV) är ett kommunägt bolag som ligger i framkant när det gäller att arbeta med framtidens infrastruktur, klimat- och energifrågor. Vi är en viktig del av infrastrukturen i Falu kommun. Tillsammans med dotterbolagen Falu Elnät AB och Falu Kraft AB driver vi våra verksamheter elnät, fjärrvärme & fjärrkyla, kraftproduktion, stadsnät, avfall samt vatten och avlopp. Bolaget omsätter årligen cirka 620 miljoner kronor och har närmare 160 anställda. Mer information om oss finns på www.fev.se. Målsättningen med denna upphandling är att teckna ett ramavtal med en leverantör för hela vårt löpande behov av företagshälsovård för en period av två (2) år med möjlighet till förlängning ytterligare ett (1) år. Anbud ska vara oss tillhanda 2013-11-18. Välkommen med ert anbud! Brev med FEV-logga FHV Anbudsinbjudan UTKAST 20131015 2013-10-:00 Charlotta Holmer 2013-10-:00 Charlotta Holmer Charlotta Holmer Inköpare Falu Energi & Vatten AB 023-77 46 05 charlotta.holmer@fev.se Falu Energi & Vatten AB Box 213 791 25 FALUN tel. 023-77 49 00 fax. 023-77 49 50 www.fev.se Org. nr. 556509-6731

Sidan 2 av 11 1. Allmänna förutsättningar Beställare Falu Energi & Vatten AB Org.nr 556509-6731 Box 213 791 25 FALUN Telefon vxl: 023-77 49 00 E-post: info@fev.se Ombud under kontraktstiden: Ulrica Modigs, HR-ansvarig, tlf 023-77 46 25, e-post: ulrica.modigs@fev.se Kontaktperson under upphandlingen: Charlotta Holmer, Inköpare, tlf 023-77 46 05, e-post: charlotta.holmer@fev.se Allmän information Falu Energi & Vatten, (FEV), är en kommunalägd koncern med cirka 160 anställda, varav 79 % män och 21 % kvinnor. Koncernen omsätter 620 MKR och verksamheten består av sex affärsområden varav fyra ingår i moderbolaget Falu Energi & Vatten AB och två ingår i dotterbolaget Falu Elnät AB, i koncernen ingår också Falu Kraft AB, där finns ingen anställd. Sjukfrånvaron är 2 % (2012). Upphandlingen omfattar FEVs behov av expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering som ska ge stöd i att förebygga och undanröja hälsorisker på arbetsplatsen samt ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa i enlighet med arbetsmiljölagen. FEVs målsättning när det gäller arbetsmiljön är att inga arbetstagare ska drabbas av skador eller ohälsa i arbetet. Verktyget för att uppnå detta är det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) det vill säga att kartlägga och analysera risker, åtgärda och följa upp. Leverantören av företagshälsovård är den expertresurs som ska anlitas om kompetensen att göra detta saknas eller behöver förstärkas i vår egen organisation. Hos FEV är personalansvaret fullt ut delegerat till cheferna med samordningsansvar hos HRansvarig. Anlitad leverantör ska vara en strategisk part inom arbetsmiljöområdet vilket kräver engagemang och förmåga att sätta sig in i vår verksamhet och det som är vardag för våra medarbetare. FEVs inställning är att besök hos företagshälsovården ska vara av arbetsrelaterad art och att sjukvård i första hand ska tillgodoses inom ramen för samhällets hälso- och sjukvård. Det är viktigt att alla medarbetare känner förtroende för och upplever anlitad leverantör som en professionell aktör. Hög tillgänglighet och närhet är nödvändigt. Denna förfrågan berör hela koncernen och samtliga anställda. FEV avser teckna avtal med en leverantör som kan tillgodose hela vårt behov under hela avtalsperioden.

Sidan 3 av 11 Vår organisation Tre affärsområdeschefer ansvarar vardera för två affärsområden. Fjärrvärme/Kraft omfattar produktion av el samt produktion och distribution av fjärrvärme och fjärrkyla i Faluns centrala delar, cirka 35 personer arbetar inom affärsområdena. Vatten- och avlopp/avfall omfattar produktion och distribution av dricksvatten samt omhändertagande och rening av spillvatten från hushåll, industrier och allmänna anläggningar. Avfallssidan omhändertar hushållsavfall, industri- och byggavfall, återvinningsbart material och slam. Cirka 35 personer arbetar inom vatten- och avloppsverksamheten och cirka 30 personer inom avfallsverksamheten. Elnät/Stadsnät omfattar elnätstjänster i huvudsak inom Falu kommun och utbyggnad och drift av optiskt fibernät i centrala Falun och i vissa större tätorter utanför Falun, cirka 35 personer arbetar inom affärsområdena. Därutöver finns tre administrativa avdelningar; Support, Ekonomi och Stab som hanterar IT, telefoni, lön, fakturor, inköp, mätdata och liknande mestadels administrativa arbetsuppgifter. Cirka 30 personer arbetar inom dessa avdelningar. 2. Upphandlingsföreskrifter Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling enligt lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) kapitel 15. Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget hämtas av varje anbudsgivare. För att hämta förfrågningsunderlaget måste anbudsgivaren registrera sig på www.e-avrop.com. Instruktioner för registrering finns på denna länk: https://www.e-avrop.com/information/upphandling/anbudsinlamning/registrera_konto.htm Förfrågningsunderlag i upphandlingen finns tillgängligt på följande länk: https://www.e-avrop.com/faluenva/e-upphandling/default.aspx Frågor och information under anbudstiden Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas så snart som möjligt.

Sidan 4 av 11 Vi besvarar gärna frågor från anbudsgivare med anledning av förfrågningsunderlaget. Frågor ska ställas via e-avrop. Funktionen är tillgänglig under frågor och svar. Eventuella kompletteringar eller förtydliganden och svar på frågor av vikt besvaras i e-avrop och om det sker får samtliga anbudsgivare besked om detta via den e-post som registrerats hos e-avrop. Svar lämnas på frågor inkomna senast sju (7) dagar innan sista anbudsdag. De som inte hämtat förfrågningsunderlaget direkt från e-avrop måste själva bevaka eventuella frågor, svar, kompletteringar och förtydliganden i upphandlingen. 3. Anbudet Anbudstid och giltighet Sista dag för anbudsinlämning är 2013-11-18. Anbudet ska vara giltigt i 60 dagar efter sista anbudsdag. För den händelse att överprövning av upphandlingen pågår vid giltighetstidens utgång har beställaren rätt att förlänga anbudets giltighetstid, dock längst i sex (6) månader. Anbudsinlämning Anbuden ska lämnas elektroniskt via e-avrop. Anbud per brev, fax eller e-post accepteras inte. Information om anbudsinlämning i e-avrop finns på följande länk: https://www.eavrop.com/information/upphandling/anbudsinlamning/lamna_anbud.htm Anbudsgivaren kan lägga till och ta bort information och filer tills dess att sista anbudsdag passerat. Anbudets innehåll och form Anbudet ska vara skrivet på svenska och lämnas i PDF-format eller liknande. Det är viktigt att anbuden innehåller alla de efterfrågade uppgifterna och inkommer i rätt tid, ofullständiga eller för sent inkomna anbud kan komma att förkastas. Anbudsutvärderingen kommer att ske genom separat bedömning av priser och övriga krav tillsammans med poängsättning för mervärden. För att utvärdering ska ske på ett så objektivt sätt som möjligt ber vi alla anbudslämnare att benämna sig som bolaget, företaget eller liknande anonym benämning i anbudet. Priser lämnas i ett separat dokument där anbudsgivarens namn och organisationsnummer anges. Priser och anbudsgivarens namn kommer att redogöras för de personer som utvärderar anbuden först efter att kravuppfyllelse kontrollerats och utvärdering genomförts. Endast upphandlingsansvarig kommer att ha tillgång till övrig information dessförinnan. Upphandlingsansvarig kommer inför utvärdering att anonymisera uppgifter som kan röja anbudsgivaren.

Sidan 5 av 11 Tilldelning Den anbudsgivare som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att tilldelas kontrakt enligt utvärderingsmodell som beskrivs under punkt 8. Efter beslut om tilldelning av kontrakt kommer alla anbudsgivare tillsändas tilldelningsbeslut. Samtliga handlingar blir offentliga i och med att tilldelning har offentliggjorts. Om anbudet önskas sekretessbeläggas ska det framgå vilka delar av anbudet som ska omfattas av sekretess samt skälet till detta, d.v.s. på vilket sätt anbudsgivaren kan lida skada om uppgifterna röjs. Efter tilldelning löper en avtalsspärr om tio (10) dagar under vilken kontrakt inte får tecknas. Tider 4. Avtalsvillkor Avtal kommer att tecknas för perioden 2014-01-01 till och med 2016-02-28, med för beställaren ensidig rätt till förlängning ett (1) år till och med 2017-02-28. Ersättning Tjänsterna ersätts enligt förfrågan och lämnade anbudspriser. Angivna kompetenser ersätts per timme. Tilläggstjänster ersätts enligt överenskommelse, per styck eller per timme. Eventuell restid, traktamente, logi och dylikt ersätts inte. Priserna är fasta under avtalstiden och kan justeras vid en eventuell förlängning enligt TjPI SNI 2007 85-88 med 2014 K1 som bas. Fakturering Fakturering ska ske efter varje utfört uppdrag, av fakturan ska framgå vid vilket bolag arbetstagaren är anställd (Falu Energi & Vatten eller Falu Elnät). Fakturan skickas som bifogad PDF-fil till epostfakturafev@fev.se och ska märkas med referens. Betalningsvillkor 30 dagar efter registrering hos Beställaren. Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller liknande godkänns inte. Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till avtalet kan endast ske genom en skriftlig av båda parter undertecknad handling. Part har inte rätt att utan motpartens skriftliga medgivande överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal.

Sidan 6 av 11 Uppsägning av avtalet Beställaren äger rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om uppdragstagaren eller dennes underleverantörer inte utför sina skyldigheter enligt detta avtal om leverantören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala avgifter och övriga betalningsåtaganden som enligt lag åvilar leverantören. Beställaren äger vidare rätt att säga upp avtalet om arbetet inte är fackmannamässigt utfört. Om uppsägningen av avtalet medför extra kostnader för beställaren ska dessa ersättas av leverantören. Handlingar och uppgifter Vid avtalsslut och eventuellt byte till annan leverantör ska leverantören medverka och överlämna relevant dokumentation och information till beställaren och till eventuell ny leverantör. Tvist Tvist på grund av kontraktet ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna och i andra hand avgöras av allmän svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. 5. Krav på anbudsgivaren Anbudet ska innehålla en utförlig beskrivning som visar att det anbudsgivande företaget har den kompetens och de resurser som krävs för att utföra uppdrag och tillhandahålla efterfrågade tjänster. Beskrivningen ska innehålla en redogörelse av företaget, organisation, arbetssätt, eventuella samarbeten samt vilka kompetenser som kan erbjudas. Ekonomisk stabilitet Anbudsgivande företag ska ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter. Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt, mervärdesskatt och som arbetsgivare hos Skatteverket. Detta kontrolleras av beställaren i samarbete med Skatterverket och Kronofogdemyndigheten. Inga uppgifter behöver lämnas av anbudsgivaren. Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk ställning för att kunna utföra uppdraget. Detta kontrolleras av beställaren hos kreditupplysningsföretag, Inga uppgifter behöver lämnas av anbudsgivaren men utfyllande uppgifter kan komma att efterfrågas i vissa fall.

Sidan 7 av 11 Organisation Anbudsgivaren ska erbjuda samtliga i företagshälsovård ingående kompetenser, d.v.s. de kompetenser som beskrivs under punkt 6 i denna förfrågan. Etiska riktlinjer för företagshälsovård/good Practice ska följas, Se bilaga 1. Anbudsgivaren ska ha den kapacitet som krävs för att kunna utföra efterfrågade tjänster under hela avtalstiden. Kundansvarig och kontaktperson Anbudsgivaren ska utse och i anbudet presentera en kundansvarig som är kontaktperson för beställaren. Kundansvarig ska kunna besvara och hantera frågor gällande avtalet, övergripande frågor om administration, statistik, uppföljningar, kvalitet, planering med mera. Denne ska också koordinera och samordna kontakten med beställaren så att rätt kompetens finns på plats vid rätt tillfälle. Samordning Anbusgivaren ska kunna ge beställarens personal tillgång till tjänster från specialister som företagsläkare, företagssköterska, arbetsmiljöingenjör, ergonom, sjukgymnast, beteendevetare, psykolog, organisationskonsult, arbetsterapeut, hälsovetare. Det är viktigt att dessa att dessa samverkar så att en helhetssyn säkerställs i varje enskilt ärende. Kvalitetsledning Leverantören ska tillämpa skriftligt dokumenterade kvalitetssäkringsfrämjande rutiner enligt FHVs kravdokument eller likvärdig dokumentation. Systemet och rutiner ska säkerställa att åtagandet/uppdraget genomförs enligt avtal och att överenskommen kvalitet upprätthålls under hela avtalsperioden och att uppdragen slutförs inom utsatt tid. Dokumentation och rutinbeskrivning på kvalitetssystem och kvalitetsarbete bifogas anbudet. 6. Kompetenskrav Yrkesutbildade och sakkunniga All personal ska ha vidareutbildning på högskolenivå inom specialistdisciplinen företagshälsovård. För samtliga discipliner gäller lagenlig utbildning/legitimationer. Journaler ska hanteras enligt praxis. Anbudsgivaren ska garantera att personalen har lagstadgad yrkeskompetens och agerar i enlighet med gällande etiska riktlinjer. Alla erbjudna kompetenser ska ha minst 3 års erfarenhet inom sitt yrkesområde.

Sidan 8 av 11 En person kan uppfylla kravet för kompetens inom flera områden. För genomförande av rehabilitering krävs multidisciplinärt samarbete. Minst tre personer med olika yrkeskompetenser enligt nedan ska vara anställda hos anbudslämnaren. Arbetsorganisation person med en för området relevant högskoleexamen som har en kurs i arbetsorganisation eller motsvarande inriktning på minst 7,5 Hp eller motsvarande. Beteendevetenskap legitimerad psykolog, socionom eller person med annan beteendevetenskaplig högskoleexamen på minst likvärdig nivå. Ergonomi legitimerad sjukgymnast alternativt arbetsterapeut med minst 30 Hp eller motsvarande i ergonomisk påbyggnadsutbildning. Hälsovetenskap person med en för området relevant högskoleexamen som har en kurs i hälsovetenskap eller motsvarande inriktning på minst 7,5 Hp eller motsvarande. Medicin specialistkompetent läkare och legitimerad sjuksköterska, företrädesvis med kompetens inom arbets- och miljömedicin eller företagshälsovård Teknik person med utbildning i arbetsmiljöteknik eller motsvarande vid universitet eller högskola (arbetsmiljöingenjör) eller tidigare skyddsingenjörsutbildning. Beskrivning av personal och kompetenser som kan erbjudas bifogas anbudet. 7. Tjänster Personliga besök Möjlighet till personliga besök hos företagshälsovården och att företagshälsovården besöker den anställdes arbetsplats. Varje anställd har rätt att göra två besök hos beteendevetare eller sköterska utan att chefen blir informerad. För fortsatt behandling ska kontakt etableras med ansvarig chef alternativt HR-ansvarig för godkännande. Senast vid avtalsstart ska uppdragstagaren ha en mottagning som ligger i Falu tätort. Besök hos företagssköterska ska kunna ske inom tre dagar, besök hos läkare inom en vecka och hos övriga kompetenser inom 14 dagar. Vid akut krissituation, allvarligt tillbud, olycka eller dödsfall ska det finnas beredskap att ge krisstöd senast påföljande dag. Vid helger ska det finnas beredskap att ge krisstöd senast påföljande vardag. Utanför kontorstid ska det finnas ett akutnummer att ringa. Telefonkonsultation Telefonrådgivning fem dagar i veckan, måndag-fredag kl. 08.00-16.00. Det ska finnas en bemannad telefon eller möjlighet att lämna meddelande. Inom fyra timmar ska den sökande ha

Sidan 9 av 11 kommit i kontakt med relevant kompetens. Om inte ärendet är att betrakta som arbetsrelaterat ska hänvisning ske till annan instans. Medverkan i skyddskommittén Arbetsmiljöingenjör (enligt utbildningskrav för kompetensen) ska delta vid skyddskommitténs möten som sker cirka fyra gånger per år. Varje möte pågår ungefär 1.5 timme. Arbetsmiljöingenjören ska vara väl förberedd och delta aktivt genom att dela med sig av förändringar och nyheter när det gäller lagar, förordningar och liknande samt andra händelser eller nyheter i omvärlden som är viktig information i arbetsmiljöarbetet. Statistik Återrapportering, dialog och förslag på åtgärder som skulle kunna förbättra arbetsmiljön ytterligare. Återrapporteringen för direkta insatser, statistik för utförda tjänster ska innehålla Antal telefonsamtal som rör rådgivning Antal besök och antal timmar hos respektive läkare, företagssköterska etc. Sammanfattning av orsaker till besöken fördelat på främjande, förebyggande, rehabiliterande insatser. Skriftlig analys, förslag och rekommendationer för vidare insatser Statistik och återrapportering ska redovisas per sista juni och per sista december uppdelat på respektive Falu Energi & Vatten AB och Falu Elnät AB. Tilläggstjänster Utöver ovan nämnda tjänster kommer vi under hela avtalsperioden ha behov av olika typer av tjänster. Dessa avropas efter behov. Exempel på tjänster kan vara följande; - Lagstadgade medicinska kontroller samt smittskydd och yrkesrelaterade vaccinationer - Spirometri - Nyanställningsundersökningar inkl. drogtest - Stressprofiler - Tekniska mätningar - Kemisk rådgivning - Hörselkontroller - Synundersökningar - Hälsotester - Konditionstester - Hälsokartläggning - Utbildningar i ex arbetsmiljö, HLR/L-ABC, livsstil - Stöd i rehabilitering - Bedömning av arbetsförmåga

Sidan 10 av 11 8. Anbudsvärdering I första hand kontrolleras att anbudsgivaren uppfyller ställda krav. De anbud som uppfyller ställda krav tas vidare till utvärdering av anbudspriset som består av en sammanlagd summa baserat på beräknade antal timmar och beräknade avropade tjänster per kompetens under ett år. Ingen volym garanteras. Därefter utvärderas eventuella mervärden och poängsätts. Poängen ger ett avdrag från priset som ger ett utvärderingspris enligt modellen nedan. Den anbudsgivare som erhåller den lägsta utvärderingssumman kommer att tilldelas uppdraget. Kompetenser, ersätts per timme Pris/ timme Antal timmar Summa, kostnad Medicin-Företagsläkare 60 Medicin-Företagssköterska 120 Beteendevetare 30 Sjukgymnast 80 Teknik-Arbetsmiljöingenjör 50 Mervärden Poäng Avdrag Organisation - kr Tillgänglighet - kr Kompetens - kr Summa, totalkostnad (lägsta jämförelsesumma vinner) Pris Angivet pris för efterfrågade kompetenser och tjänster kommer att multipliceras med antalet beräknade timmar eller antal tjänster per år. Mervärden Varje mervärde poängsätts efter en samlad bedömning av lämnade uppgifter tillsammans med uppgifter från referens och eventuellt egna erfarenheter. Detta ger mervärde i form av avdrag på utvärderingssumman. Organsation Ifall anbudsgivaren kan erbjuda flera typer av tjänster eller paket än efterfrågade tjänster som ger beställaren mervärde. Anbudsgivare som har ett väl inarbetat arbetssätt, kvalitetssystem eller rutiner som säkerställer samordning kommer att ges poäng för mervärde. Vi bedömer rutiner för samordning, rutiner för ärendehantering med exempelvis möten och annan avstämning emellan alla inblandade kompetenser. Om anbudsgivaren har alla efterfrågade kompetenser anställda hos sig, och kan erbjuda alla efterfrågade tjänster utan underentreprenörer kommer ge mervärdespoäng.

Sidan 11 av 11 Samarbete med närliggande kompetenser kan komma att behövas under avtalstiden och kan anbudsgivaren erbjuda detta ges mervärdespoäng. Som exempel kan nämnas KBT-kompetens, hälsopedagog, naprapat, kiropraktor, mental coach och samarbete med behandlingshem för missbruksvård. Beskriv vilka andra aktörer med närliggande kompetenser som anbudsgivaren kan erbjuda inom sin egen organisation eller genom samarbeten/underleverantörer. 0 poäng motsvarar dåligt/uppgifter saknas ger 0 kr i avdrag 1 poäng motsvarar godtagbart ger 20 000 kr avdrag 2 poäng motsvarar bra ger 40 000 kr avdrag 3 poäng motsvarar mycket bra ger 60 000 kr avdrag Tillgänglighet Om besök hos rätt kompetens kan erbjudas inom kortaretid än minsta tid enligt krav, längre öppettider, bemannad telefon under hela öppettiden, även lunchtid, möjlighet till bokning via hemsida, kundsida eller liknande ges mervärdespoäng. Beskriv tillgänglighet, bemanning och öppettider i anbudet 0 poäng motsvarar dåligt/uppgifter saknas ger 0 kr i avdrag 1 poäng motsvarar godtagbart ger 10 000 kr avdrag 2 poäng motsvarar bra ger 20 000 kr avdrag 3 poäng motsvarar mycket bra ger 30 000 kr avdrag Kompetens Att anbudsgivarens koordinator är utbildad inom företagshälsovård och/eller besitter kompetens som föreskrivs för företagssköterska alternativt sjukgymnast är ett mervärde för beställaren. Om de offererade kompetenserna har erfarenhet av att ha jobbat med företagshälsovård i minst ett år ges också poäng för mervärde. För beställaren är det ett mervärde om det inom organisationen finns god kunskap om och relevant och aktuell erfarenhet från andra arbetsgivare med liknande verksamheter. Lämna kortfattad beskrivning av tidigare uppdrag, som anses som likvärdiga, samt ett referensuppdrag med kontaktperson. 0 poäng motsvarar dåligt/uppgifter saknas ger 0 kr i avdrag 1 poäng motsvarar godtagbart ger 10 000 kr avdrag 2 poäng motsvarar bra ger 20 000 kr avdrag 3 poäng motsvarar mycket bra ger 30 000 kr avdrag