Rutindokument för verksamhetssystem

Rutindokument för verksamhetssystem Vård-och omsorgsförvaltningen Version 1.0

1 Innehållsförteckning 2 Revisionshistorik... 2 3 Syfte... 3 3.1 Målgrupp... 3 4 Beställningar i IT-portalen... 3 4.1 Beställningar som enbart kan göras av behöriga beställare... 3 4.1.1 Beställning Nytt konto i Vo verksamhetssystem... 3 4.1.2 Beställning Ändring av behörighet i Vo verksamhetssystem... 4 4.1.3 Beställning Avslut av befintligt konto i Vo verksamhetssystem... 5 4.2 Beställningar som kan göras av alla användare... 5 4.2.1 Beställning Nytt lösenord... 5 4.2.2 Beställning Åtgärd/hjälp i Vo verksamhetssystem... 6 4.2.3 ÖVRIGT... 6 5 Verksamhetssystem per roll... 6 5.1 Sjuksköterskor... 7 5.2 Arbetsterapeuter, sjukgymnaster och fysioterapeuter... 7 5.3 Biståndshandläggare... 7 5.4 Trygghetslarmansvariga... 7 5.5 Undersköterska/Vårdbiträde/Stödassistenter/Stödpedagoger... 8 5.6 Koordinatorer... 8 5.7 Administratörer... 8 5.8 Avgiftshandläggare... 8 5.9 Arbetsledare... 8 5.10 Resultatenhetschefer... 9 5.11 Verksamhetschefer... 9 6 Driftstopp i Procapita/LapsCare/LifeCare... 10 6.1 Vid driftstopp på vardagar kl.07.30-16.30... 10 6.2 Vid driftstopp på kvällar/nätter och helger... 10 7 Organisationsförändring... 10 7.1 System som kan påverkas vid en organisationsförändring... 10 7.2 Att tänka på... 10 7.3 Att göra vid påverkan i verksamhetssystem... 11 7.4 Att göra vid ändrad behörighet för personal... 11 7.5 Att göra om ny personal behöver anställas... 11 8 Datasäkerhet... 11 8.1 Lösenord/behörighet... 11 1

8.2 Obemannad dator... 12 8.3 Bärbar dator/hemdator... 12 8.4 USB minnen... 12 8.5 E-post... 12 8.6 Mobiltelefoner... 13 2 Revisionshistorik Version, datum Författare Kommentar 1.0, 150903 Eva-Lotta Benzeriane Dokument publiceringsfärdigt 2

3 Syfte Syftet med detta dokument är att samla ihop de rutiner förvaltningen skapat för Vård-och omsorgsförvaltningens verksamhetssystem i ett dokument. I detta dokument ska verksamheten kunna hitta rutiner som berör våra verksamhetssystem. 3.1 Målgrupp All personal inom Vård-och omsorgsförvaltningen 4 Beställningar i IT-portalen Beställningar/ärendeanmälningar ska i så stor utsträckning som möjligt göras i IT-portalen. Alla kan lägga ett ärende i IT-portalen, men det är viktigt att man vet vilken form av ärenden som all personal kan skapa och vilken form av ärenden som måste ske av för verksamheten utsedd behörig beställare. Listan på behöriga beställare av AD-konton, konton i Vo System och hårdvara uppdateras av ITsamordnare och distribueras till Serviceförvaltningen och dess IT/tele-support. IT/Telesupport på Serviceförvaltningen ansvarar för nedanstående system och separata beställningar för behörighet till dessa system görs i IT-portalen på beställningsmallar som finns under Användaradministration AD Outlook / FirstClass Fjärrinloggning Medvind (Löneservice) För externa utförare är det VoIT som beställer konton gällande AD och fjärrinloggning. Vård-och omsorgsförvaltningen ansvarar för följande system och beställningar gällande dessa görs i IT-portalen på beställningsmallar under Vo System. LapsCare LifeCare Mobil LifeCare Boende LifeCare Handläggare Flexite/Invit HSA Siths Prator Pascal. 4.1 Beställningar som enbart kan göras av behöriga beställare 4.1.1 Beställning Nytt konto i Vo verksamhetssystem Beställare, behörig; Behörig beställare loggar in i IT-portalen och väljer mallen Nytt konto Vo system under Vo System. 3

På raden ämne där det står: ORDER; Nytt Konto (Vo system) ange vilken personal det gäller Kryssa i aktuell ROLL för personen som kontot beställs åt. Finns inte aktuell titel, skriv titeln i rutan under Annan titel Information om användaren: Fyll i Personnummer, För- och efternamn, Resultatenhet, Avdelning/organisation, E-post, Telefonnummer och datornamn (om ni vet detta) samt Startdatum. Är användaren Tillsvidareanställd, kryssa då i detta, annars ange slutdatum. Spara beställningen och bekräftelse inkommer via mail, med ett ärendenummer. OBS! Gällande arbetsställe så ska anges vilken hemtjänstgrupp, boendegrupp, enhet etc som användaren tillhör så användaren läggs upp i rätt organisation och får rätt behörigheter. Mottagare av beställning, VoIT; Ärendet inkommer i IT-portalen. Ärendet tilldelas en handläggare Handläggaren skapar konton i aktuellt/aktuella system som motsvarar behovet utifrån beställd ROLL. (Detta under förutsättning att användaren finns upplagd i AD och Medvind.) Handläggaren tilldelar behörigheter i aktuellt/aktuella system utifrån beställd roll och organisation användaren ska tillhöra. Därför viktigt att angiven organisation för användaren är korrekt. Handläggaren skriver lösning på ärendet, anger att ärendet är löst och anger tidsåtgång. Om beställningen avser konto för Sjuksköterska, Arbetsterapeut, Sjukgymnast/Fysioterapeut eller Biståndshandläggare: Handläggaren lägger upp användaren i HSA katalogen och skickar beställning gällande Sithskort till Landstingets resurscentrum på Akademiska sjukhuset. Handläggaren skriver lösning på ärendet att Sithskort är beställt, samt bifogar filen Sithskort är beställt information. Anger att ärendet är löst och anger tidsåtgång. Obs! Så snart handläggaren som handhar ärendet sparar en lösning i IT-portalen så skickas svarsmail till beställaren med information om ärendets lösning. 4.1.2 Beställning Ändring av behörighet i Vo verksamhetssystem Beställare, behörig; Behörig beställare loggar in i IT-portalen och välj mallen Ändring av befintligt konto (Vo) På raden *Ämne, där det står CHANGE REQ; Ändring av konto, ange även namn på vilken person förändringen av behörighet avser. På beskrivning under information: skriv i löpande text och ange vilka förändringar som behövs, tex. Användaren har bytt organisation, användaren bytt roll etc. Tillgångsinformation: Bocka i vilka program förändringen behöver göras i. Information om användare, fyll i Personnummer, För-och efternamn, Datum för ändring, Resultatenhet, Avdelning/organisation, Användarnamn samt E-post Spara beställningen och bekräftelse inkommer via mail med ärendenummer Mottagare av beställning, VoIT; Ärendet inkommer i IT-portalen Ärendet tilldelas en handläggare 4

Handläggaren går igenom aktuella system för rollen som användaren har och iordningställer behörigheterna i samtliga system som användaren har utifrån sin roll, där förändring behöver ske. Handläggaren skriver lösning på ärendet, anger att ärendet är löst och anger tidsåtgång. OBS! Så snart handläggaren som handhar ärendet sparar en lösning i IT-portalen så skickas svarsmail till beställaren med information om ärendets lösning. 4.1.3 Beställning Avslut av befintligt konto i Vo verksamhetssystem Beställare, behörig Behörig beställare loggar in i IT-portalen och väljer mallen Avslut av befintligt konto (VO) under Vo System. På raden Ämne där det står: CHANGE REQ; Avslut av konto ange vilken personal det gäller Kryssa i aktuell ROLL för personen som ska avslutas. Finns inte aktuell titel, skriv titeln i rutan under Annan titel Information om användaren: Fyll i Personnummer, För- och efternamn, Datum för ändring, Resultatenhet, Avdelning/organisation samt användarnamn. Spara beställningen och bekräftelse inkommer via mail, med ett ärendenummer. Mottagare av beställning, VoIT; Ärendet inkommer i IT-portalen. Ärendet tilldelas en handläggare Handläggaren avslutar användaren i alla för titeln aktuella Vo-system. Därför viktigt att ange användarens titel i beställningen. Handläggaren skriver lösning på ärendet, anger att ärendet är löst och anger tidsåtgång. 4.2 Beställningar som kan göras av alla användare Följande beställningar får göras av samtliga användare av våra verksamhetssystem. Ska dock läggas i IT-portalen från en kommundator så att det kopplas till användarens jobbmail. Inga ärenden får läggas från privata mailadresser. 4.2.1 Beställning Nytt lösenord Får beställas av samtliga användare för ett verksamhetssystem som användaren har konto i. Användaren ska dock i första hand vända sig till någon av superanvändarna i sin grupp för att få hjälp med lösenord om det gäller Procapita, Phoniro eller LifeCareMobil. Om det inte finns någon tillgänglig kan användaren istället lägga ett ärende i IT-portalen. Beställare, kontoinnehavaren; Logga in i IT-portalen Välj mallen Nytt lösenord (VO) som finns under VO System Ange ditt namn i Namnfältet Ämne, på raden där det står CHANGE REQ; Nytt lösenord till (ANGE SYSTEM HÄR) Skriv i vilken person som behöver nytt lösen om du beställer åt någon annan. Annars ange system Beskrivning: Skriv uppgifter av betydelse för beställningen i löpande text Bocka i vilket/vilka system du behöver nytt lösen i. 5

Ange personnummer och användarnamn Spara beställningen och bekräftelse inkommer via mail med ett ärendenummer. Mottagare av beställning, VoIT; Ärendet inkommer i IT-portalen. Ärendet tilldelas en handläggare Handläggaren skapar nytt lösen i aktuellt system Handläggaren skriver lösning på ärendet, anger att ärendet är löst och anger tidsåtgång. Obs! Så snart handläggaren som handhar ärendet sparar en lösning i IT-portalen så skickas svarsmail till beställaren med information om ärendets lösning. 4.2.2 Beställning Åtgärd/hjälp i Vo verksamhetssystem Beställare, kontoinnehavaren; Logga in i IT-portalen Välj mallen Åtgärd/Hjälp VO system som finns under VO System Ange ditt namn i Namnfältet Ämne på raden där det står CHANGE REQ; Åtgärd i VO System (Ange system här) ange vilket system du behöver hjälp i Beskrivning, under Information: Skriv uppgifter av betydelse för beställningen i löpande text. Spara beställningen och bekräftelse inkommer via mail med ett ärendenummer Mottagare av beställning, VoIT; Ärendet inkommer i IT-portalen. Ärendet tilldelas en handläggare Handläggaren löser ärendet, kontaktar beställaren vid behov via ärendet eller via telefon. Handläggaren skriver lösning på ärendet, anger att ärendet är löst och anger tidsåtgång. Obs! Så snart handläggaren som handhar ärendet sparar en lösning i IT-portalen så skickas svarsmail till beställaren med information om ärendets lösning. 4.2.3 ÖVRIGT Beställningar som inte åtgärdas av Vård-och omsorgsförvaltningens egen IT support är Beställningar gällande konton i AD, Outlook, Självservice samt Medvind vilka åtgärdas av Serviceförvaltningen. Beställningar gällande datorer, skrivare, telefoni etc vilka åtgärdas av Serviceförvaltningen Beställningar gällande konton i systemen Adato och Offentliga jobb vilka åtgärdas av HR Beställningar gällande konton i systemen Stratsys och Agresso vilka åtgärdas av Kommunledningskontoret 5 Verksamhetssystem per roll Denna del ska tydliggöra vilka system som respektive roll behöver ha tillgång till för att kunna utföra sitt uppdrag inom vård-och omsorgsförvaltningen. Samtliga kontobeställningar ska göras i IT-portalen enligt punkt 1 i detta dokument, av för verksamheten behörig beställare. Vård-och omsorgsförvaltningen ansvarar för nedanstående system och det kan skilja på behov av system beroende på arbetsplats och roll. 6

Beställningar gällande behörigheter görs i IT-portalen på mallar som finns under Vo System enligt Det finns även system som andra förvaltningar ansvarar för och för dessa system anges ansvarig inom parentes efter systemet. 5.1 Sjuksköterskor Följande syssem ska samtliga sjuksköterskor ha behörighet till: HSA Medarbetaruppdrag = Vård och behandling (Pascal) samt Sammanhållen journal (NPÖ) Siths Prator Senior Alert Svenska Palliativ registret BPSD (den som gått adm.utbildning får användaruppgifter från demensteamet) Symfoni (den som gått adm.utbildning får användaruppgifter från landstinget) Förutom ovanstående system så ska sjuksköterskor inom hemtjänsten även ha behörighet till följande system: LapsCare 5.2 Arbetsterapeuter, sjukgymnaster och fysioterapeuter Följande system ska samtliga arbetsterapeuter, sjukgymnaster och fysioterapeuter ha behörighet till: HSA Medarbetaruppdrag sammanhållen journal = NPÖ Siths Prator 5.3 Biståndshandläggare Följande system ska samtliga biståndshandläggare ha behörighet till: rapporter HSA generellt, utan medarbetaruppdrag Siths Prator Symfoni (den som gått adm.utbildning får användaruppgifter från landstinget) 5.4 Trygghetslarmansvariga Följande system ska samtliga som jobbar med installation av Trygghetslarm ha behörighet till: Key Safe nyckelskåp (Serviceförvaltningen?) 7

5.5 Undersköterska/Vårdbiträde/Stödassistenter/Stödpedagoger Följande system ska samtlig baspersonalen ha behörighet till: Förutom ovanstående system så ska baspersonal inom hemtjänsten även ha behörighet till följande system: Baspersonal med specifika uppdrag kan även vara i behov av följande system och det ska då anges specifikt i beställningen: Senior Alert Siths för att kunna logga in i Senior Alert BPSD (den som gått adm.utbildning får användaruppgifter från demensteamet) 5.6 Koordinatorer Följande system ska samtliga koordinatorer/planerare ha behörighet till: LapsCare 5.7 Administratörer Följande system ska samtliga administratörer ha behörighet till: Förutom ovanstående system så ska administrativa assistenter inom hemtjänsten även ha behörighet till följande system: LapsCare 5.8 Avgiftshandläggare Följande system ska samtliga avgiftshandläggare ha behörighet till: (Rapporter) 5.9 Arbetsledare Följande system ska samtliga Arbetsledare ha behörighet till: Förutom ovanstående system ska arbetsledare inom hemtjänsten även ha behörighet till följande system: 8

LapsCare 5.10 Resultatenhetschefer Följande system ska samtliga resultatenhetschefer ha behörighet till utifrån sin ansvarsroller inom SOL och HSL på enheten: Förutom ovanstående system ska Resultatenhetschef inom hemtjänsten även ha behörighet till följande system: LapsCare Följande system kan vara aktuella för resultatenhetschefen och ska då anges specifikt i beställningen: Prator Siths Även följande system ska Resultatenhetschefer ha behörighet till, men beställs inte via VoIT utan via SEF, KLK eller HR AD (SEF) Agresso (KLK) Offentliga jobb (HR) Adato (HR) Självservice (SEF) Medvind (SEF) Ps-förhandling (HR) Stratsys (KLK) Win Las 5.11 Verksamhetschefer Följande system ska samtliga verksamhetschefer ha behörighet till: Följande system kan vara aktuella för verksamhetschef men ska då anges specifikt i beställningen: LapsCare Även följande system ska verksamhetschefen ha behörighet till, men beställs inte via VoIT utan via SEF, KLK eller HR AD (SEF) Agresso (KLK) Offentliga jobb (HR) 9

Adato (HR) Självservice (SEF) Medvind (SEF) Ps-förhandling (HR) Stratsys (KLK) Win Las 6 Driftstopp i Procapita/LapsCare/LifeCare Denna del ska tydliggöra vem man ska vända sig till vid oväntat driftstopp i Procapita, LapsCare och LifeCareMobil vid olika tider på dygnet. OBS! Viktig är att man alltid kollar av med andra kollegor och enheter om problemet är lokalt eller om det berör alla användare. 6.1 Vid driftstopp på vardagar kl.07.30-16.30 Kontakta kommunens IT/tele service på telefon 0171-62 59 99 6.2 Vid driftstopp på kvällar/nätter och helger Kontakta SOS Alarms beredskapstelefon på telefon: 018-10 60 10 I båda alternativen blir tekniker på Serviceförvaltningen kontaktad för att åtgärda driftstoppet. Skulle kommunens tekniker av någon anledning inte kunna lösa problemet kontaktar de i sin tur driftstekniker hos leverantören. 7 Organisationsförändring All förändring påverkar systemen mer eller mindre. Det är viktigt att förändringar initieras till VoIT redan i planeringsstadiet. Detta för att systemadministratörer ska kunna planera in, förbereda och hinna u Målgrupp: Verksamhetschefer och Resultatenhetschefer 7.1 System som kan påverkas vid en organisationsförändring Procapita, Phoniro, LapsCare, LifeCare handläggare, LifeCare boende, Invit, Prator, Symfoni, HSAkatalogen, NPÖ och Medvind. 7.2 Att tänka på Frågeställningar att ha i beaktande vid förändring i organisationen inom en verksamhet: Behöver ny organisationsdel skapas i något av våra verksamhetssystem? Vem ska vara ansvarig chef för organisationen? Vem ska vara ansvarig utförare för organisationen? Vem/vilka ska vara ansvarig sjuksköterska för organisationen? Vilken övrig personal ska tillhöra organisationen Behöver kunder flyttas mellan olika organisationer? Vilka verkställigheter i Procapita ska organisationen ha tillgång till? Vem/vilka ska kunna verkställa beställningar för organisationen i Procapita Vem/vilka ska vara behöriga beställare av bla hårdvara och konton på organisationen? 10

7.3 Att göra vid påverkan i verksamhetssystem Behörig beställare lägger beställning i IT-portalen gällande den aktuella organisationsförändringen. Välj mallkategori Vo System och mallen; Åtgärd/Hjälp Vo system Obs! Är det en helt ny organisation som ska skapas, ange under vilken organisation den nya organisationsdelen ska skapas (vilken verksamhet den ska tillhöra) Ange namnet på den nya organisationen, dvs. vad den nya organisationen ska heta 7.4 Att göra vid ändrad behörighet för personal Behörig beställare lägger beställning i IT-portalen gällande förändring av behörighet för personal som redan finns i verksamheten, men som ska byta arbetsplats/organisation. Välj mallkategori Vo System och mallen; Ändring av befintligt konto (VO) Obs! Skriv så utförligt som möjligt vilken förändring som ska göras och för vem/vilka personer. Förnamn, efternamn och personnummer ska anges, samt vilken Roll/Titel som användaren/användarna har. 7.5 Att göra om ny personal behöver anställas Behörig beställare lägger beställning i IT-portalen gällande nytt konto Välj mallkategori VO System och mallen; Nytt konto-vo system Obs! Ange i beställningen vilken/vilka personer som behöver konto i något av våra verksamhetssystem. Personnummer, För- och efternamn, startdatum (och ev. slutdatum), avdelning och befattning SKA anges. För vissa konton krävs en mailadress, så ange även detta. Viktigt vid nyanställning att behörig beställare även lägger beställning i IT-portalen till Serviceförvaltningen för konto i AD, Outlook och Medvind. Välj mallkategori Användaradministration och mallen; Beställning AD, FC och Medvind (Vård-och Omsorg) 8 Datasäkerhet Denna del är ett komplement till Enköpings Kommuns It-säkerhetsinstruktion för användare som antogs 2006-10-18. Instruktionen i sin helhet hittar ni på Insidan under Ledning & styrning http://www.enkoping.se/in/files/policys/it-sakerhetsinstruktion_anvandare.pdf Vi har plockat ut vissa punkter från dokumentet samt lagt till viktiga punkter som berör personalen inom Vård-och omsorgsförvaltningen specifikt 8.1 Lösenord/behörighet Lösenord är strängt personligt och skall hanteras därefter. Ditt konto är ditt ansvar. Tänk på att du själv kan bli misstänkt om någon använder ditt lösenord för olämpliga ändamål. Tänk därför på att: inte avslöja ditt lösenord för andra inte låna ut din behörighet till andra inte låna ut ditt Siths-kort till andra skydda ditt lösenordet väl omedelbart byta lösenord om du misstänker att någon känner till det byta lösenordet minst var 60: e dag. (I nätverket kommer det upp en ruta på skärmen när det är dags att byta) 11

Om du misstänker att någon obehörig använt din användaridentitet och varit inne i datorn/ett ITsystem ska du: notera när du senast var inne i IT-systemet notera när du upptäckte intrånget omedelbart anmäla till systemansvarig eller din chef dokumentera alla iakttagelser i samband med upptäckten och försöka att fastställa om kvaliteten på din information har påverkats 8.2 Obemannad dator När man arbetar med datorer, ligger den stora säkerhetsrisken i att datorn lämnas påslagen i ett obevakat utrymme. Står datorn öppen kan andra komma åt uppgifter på din inloggning/dator samt använda din identitet för att både skicka och läsa e-post i Outlook. Skydda därför datorn för obehörig användning på lämpligt sätt när du lämnar rummet. Är det fler som använder samma dator, Tryck på ctrl, alt och delete och klicka på Logga ut när du lämnar datorn. Är det bara du som använder datorn, aktivera skärmsläckaren genom att trycka på ctrl, alt och delete samtidigt och sedan klicka på Lås datorn eller tryck på Enter. 8.3 Bärbar dator/hemdator Om du har en egen bärbar- eller hemdator som du använder för hemarbete ska du tänka på att dessa kan utgöra en säkerhetsrisk. Tänk på att: inte kopiera känslig information till tex ett usb-minne som du sedan tar med hem. Risk finns att obehöriga då kan ta del av den. du inte får lagra sekretessbelagd eller för verksamheten känslig information på den egna datorn. 8.4 USB minnen Använd aldrig USB minnen för permanent bruk, utan enbart för kortvarig användning. USB minnen är lätta att tappa bort eller kan gå sönder vilket kan innebära en informationsförlust, samt att någon obehörig kan ta del av informationen. 8.5 E-post E-post systemet är ett arbetsverktyg och bör inte användas för privat bruk. Tänk på att: Det är samma regler för diarieföring av E-post, som för vanliga brev. Det är inte tillåtet med automatisk vidarekoppling till annan e-postadress. Skriv inte personnummer eller känslig information i e-posten. Kontrollera vilka som är medlemmar på sändlistor innan du använder dem. (Risk att sekretess når fel mottagare). Skicka/vidarebefordra inte kedjebrev av någon sort. Sprid inte din e-postadress till mindre seriösa ställen. Använd inte din vanliga användaridentitet och ditt lösenord när du registrerar dig i konferenser eller publika e-postservrar. Om du får hotelsebrev eller liknande, kontakta din chef. Ta inte bort brevet. 12

8.6 Mobiltelefoner Lösenordskydda alltid din arbetsmobil. Om ni använder en grupptelefon, använd ett lösenord som alla inom gruppen vet om. 13