ANVÄNDARHANDBOK Advance Online

Transkript

1 ANVÄNDARHANDBOK Advance Online

2 INNEHÅLL Innehåll... 2 Välkommen till Advance Online!... 3 Allmän information... 3 Idén bakom Advance Online... 3 Att logga in på en terminalstation... 4 Allmänt... 4 Citrix-klienten... 4 Inloggning... 5 Portalen... 7 Utloggning... 8 Utforskaren... 9 Mina dokument... 9 Gemensam (G:)... 9 Lokal C: (X:) Inloggning Saccess Utloggning Saccess Informationssäkerhet

3 VÄLKOMMEN TILL ADVANCE ONLINE! Denna handbok är i första hand till för att hjälpa dig att använda Advance Online på bästa sätt samt att ha snabb hjälp till hands om frågor uppstår. ALLMÄN INFORMATION Systemunderhåll sker sista onsdagen i varje månad från kl. 21:00 Advance ServiceDesk kan nås på tel eller e-post support@advance.se IDÉN BAKOM ADVANCE ONLINE Idén bakom Advance Online är enkel. Program och system är installerade på en central server. Alla användare loggar in mot samma server och startar tjänsten/programmet där. Alla kommandon som matas in via tangentbord, mus eller andra pekdon på din lokala dator transporteras över nätverket och hanteras i den centrala servern. På samma sätt presenteras bilden på din skärm som en kopia av det som händer på servern. Inga beräkningar eller programexekveringar sker alltså i din lokala dator, även om det kan upplevas så. 3

4 ATT LOGGA IN PÅ EN TERMINALSTATION ALLMÄNT I takt med datorisering av arbetsplatser har kravet på snabba och tillförlitliga datorsystem ökat. Det är av denna anledning som man går över till centrala IT-miljöer så som Advance Online. För dig som använder dator i jobbet idag innebär detta: Du har alltid tillgång till dina program/tjänster oavsett vilken dator du loggar in på. Alla filer säkerhetskopieras automatiskt genom att de sparas på servern CITRIX-KLIENTEN För att kunna starta dina program och system i Advance Online krävs att en speciell programvara, en s.k. Citrix-klient är installerad på din dator/arbetsstation. Om denna saknas meddelas du vid inloggning att denna måste installeras. Citrix-klienten kan laddas ned från denna adress: Skriv i sådana fall in adressen ovan i Internet Explorer, välj Kör och installera enligt instruktionerna som följer. Detta måste göras men behöver bara göras en gång per dator. Installationen tar mellan en och åtta minuter beroende på vilken förbindelse du har till Internet. Om problem uppstår, kontakta Advance Service Desk. 4

5 INLOGGNING Advance har två kundportaler. Vilken portal ni ska använda kan er verksamhetschef, it-kontakt eller Advance Service Desk svara på. För att komma till respektive inloggningssida: Öppna Internet Explorer och skriv in adressen eller i adressfältet och tryck på Enter. Klicka på den inloggningstjänst du vill använda, t.ex. Inloggning med certifikat Utseendet i portalerna skiljer sig något åt men de fungerar i stort sett på samma sätt. 5

6 Först kommer du till en inloggningssida. Här anger Du ditt användarnamn, lösenord och klickar på Logga In knappen. Första gången du loggar in så kommer du att ombes att byta ditt lösenord. Det måste bestå av minst 6 tecken: a-z, 0-9. Vi rekommenderar att du blandar bokstäver och siffror t ex password1. Lösenordet måste bytas efter 90 dagar. Du kommer automatiskt att bli ombedd att byta lösenordet när det är tid för detta. Datorn kommer ihåg de fem senaste lösenorden så det nya lösenordet måste vara unikt. Om du misstänker att ditt lösenord har blivit offentligt så kan du själv byta lösenord genom att klicka på länken byt lösenord eller klicka på den gula nyckeln inne i portalen. Detta kan tidigast ske två dagar efter senaste bytet. Så här ser rutan för att byta lösenord ut. Ange först ditt nuvarande lösenord och sedan det nya. Bekräfta det nya lösenordet genom att skriva det igen och klicka på OK. 6

7 PORTALEN Efter att ha loggat in får du upp portalen - en sida som visar de program/tjänster du har tillgång till. Här ser du också din utforskare samt har tillgång till olika inställningar. Starta den tjänst eller det program du vill genom att klicka på ikonen. On du lämnar din arbetsplats temporärt kan du låsa dina öppna program genom att klicka på Koppla från knappen. Dina öppna program ligger då aktiva på servern tills du väljer att återansluta till dem igen. För att sedan återuppta arbetet igen, logga in i portalen på nytt och klicka på Återanslut knappen. 7

8 UTLOGGNING När du lämnar din arbetsplats en längre tid eller för dagen är det viktigt att du kommer ihåg att logga ur systemet så ingen obehörig får åtkomst till dina dokument och program/tjänster. För att logga ut ur systemet på ett korrekt sätt avsluta först alla program som du har igång. Klicka sedan på Logga ut knappen i portalfönstret. Nu är du utloggad. Om du skulle vara inaktiv med andra ord inte öppna några program så kommer du att loggas ur systemet automatiskt efter åtta timmar. Då hamnar du på inloggningssidan igen och måste gå igenom stegen ovan för att få åtkomst till dina applikationer. De program som du vid tillfället har uppe kommer inte att påverkas av att du loggar ur systemet. Du kan fortfarande jobba och spara ditt arbete i de program som du har igång. 8

9 UTFORSKAREN Med hjälp av Utforskaren hanterar du filer och mappar i Advance Online. De mest centrala enheterna är Mina dokument, Gemensam (G:) och Lokal C: (X:). Det som skiljer dem åt är främst deras fysiska lagringsplats, men även hur back up och säkerhet hanteras kring dessa lagringsplatser. Utgångspunkten är ändå att se Utforskaren som en del av Advance Online och inte som en del av din lokala dator (PC eller liknande). Mina dokument För filer och mappar som lagras i Mina dokument gäller: Allt sparas centralt på en server i Advance Online. Åtkomst oberoende av vilken arbetsstation/dator du än använder. Du som användare är de enda som har tillgång till filer sparade här. Du är fri att skapa undermappar och filstruktur så som du önskar. Säkerhetskopieras i daglig backup i Advance Online. Skyddas från virus och andra fientliga intrång. Advance Online är alltid uppdaterad med senaste virusskyddet. Gemensam (G:) För filer och mappar som lagras under Gemensam (G:) gäller: Allt sparas centralt på en server i Advance Online. Åtkomst oberoende av vilken arbetsstation/dator du än använder. Alla användare inom samma organisation eller verksamhet har tillgång till filer och mappar lagrade här. Eventuella begränsningar för åtkomst kan sättas enligt önskemål (ex endast för ledningsgrupp). Säkerhetskopieras i daglig backup i Advance Online. Skyddas från virus och andra fientliga intrång. Advance Online är alltid uppdaterad med senaste virusskyddet. 9

10 Lokal C: (X:) Via Advance Online har du som användare åtkomst till hårddisken på din lokala dator där du är inloggad. På detta sätt har du möjlighet att flytta dokument och filer mellan datorn och Advance Online. Via Advance Online kan du öppna och arbeta med dokument sparade på din dators lokala hårddisk. Kom då ihåg att du använder program via Advance Online som måste arbeta mot en fil som är sparad på din lokala dator. Det innebär att varje knapptryckning på tangentbordet går från din dator till den centrala servern i Advance Online och tillbaka till filen på din dator. För filer och mappar som lagras under Lokal C: (X:) gäller: Allt sparas lokalt på arbetsstationen/datorns hårddisk. Åtkomst endast från arbetsstationen/datorn du än använder. Endast användare som har tillgång till datorn har tillgång till filer och mappar lagrade här. Ingen säkerhetskopiering (back up). Filer som förloras kan inte läsas tillbaka. Skyddas INTE från virus och andra fientliga intrång via Advance Online. Antivirusprogram kan köpas via Advance. Om annat lokalt antivirusprogram är installerat, finns inga garantier för att detta är uppdaterat med senaste skyddet. 10

11 Logga in med Saccess (tilläggstjänst) INLOGGNING SACCESS Med tilläggstjänsten Saccess kan loggningen ske från en annan dator än den som är kopplad till nätverket på din arbetsplats 1. Så länge datorn du använder har tillgång till Internet och Internet Explorer är installerat har du åtkomst till dina filer och program från vilken dator som helst 2. För att nå inloggningssidan gör följande: Öppna Internet Explorer och skriv in adressen i adressfältet och tryck Enter. Klicka på Säker åtkomst från internet. Du kommer nu till en inloggningssida. Här anger du ditt användarnamn och lösenord och klickar på Logga in. När du har gjort detta kommer ett engångslösenord att skickas till din mobiltelefon via SMS. Obs! Glöm ej att ha din mobiltelefon påslagen och ansluten till din operatör innan du klickar på Logga in. 1 Tjänsten kräver att ditt användar-id är kopplat till ett mobiltelefonnummer. 2 Saccess-tjänsten kräver Internet Explorer, minst version

12 En ny ruta dyker upp, här anger du det fem tecken långa engångslösenord som du fått via SMS på din mobiltelefon. Klicka på Logga in. SMS meddelandet på telefonen försvinner automatiskt när du trycker på en knapp och är obrukbart när du har använt det 3. Nu är du inloggad och verifierad och kan starta ditt program/tjänst. UTLOGGNING SACCESS För att logga ut ur systemet på ett korrekt sätt avsluta först alla program som du har igång. Klicka sedan på Logga ut knappen i portalfönstret. Nu är du utloggad. Om du skulle vara inaktiv med andra ord inte öppna några nya program så kommer du att loggas ur systemet automatiskt efter 15 minuter. Då hamnar du på inloggningssidan och du måste gå igenom alla stegen ovan för att ha åtkomst igen. De program som du vid detta tillfälle har uppe kommer inte att påverkas av att du loggar ur systemet. Du kan fortfarande jobba och spara ditt arbete i de program som du har igång. 3 OTP = One Time Password 12

13 INFORMATIONSSÄKERHET Informationssäkerhet är viktigt. Ju mer vi använder oss av IT-stöd i arbetslivet ju viktigare blir det. Det handlar om din säkerhet på arbetsplatsen. Det spelar ingen roll hur mycket tid och pengar ditt företag eller organisation satsar på att ta fram direktiv om informationssäkerhet om inte Du som anställd har kunskap och motivation att följa dessa. Därför är du nyckeln i ditt företags informationssäkerhet! I ditt vardagliga användande av system kommer du att komma i kontakt med en mängd information. Du måste ha tillgång till denna information för att kunna utföra Ditt arbete. Att hantera denna information innebär att Du är ansvarig för att rätt information i rätt skick hamnar hos rätt mottagare, utan att den förvanskas på vägen. Visste du att: Din chef skall ge dig information om var du kan ta del av säkerhetsriktlinjerna. Chefer innehar rollen som informationsägare. Du skall ha en egen användaridentitet, och du ansvarar för att den förblir personlig. All trafik till och från Internet loggas. Inga program får installeras. För tilläggstjänsten Saccess bör skriftligt avtal mellan arbetsgivare och arbetstagare upprättas. Din arbetsgivare har rätt att säkerhetskontrollera utrustning, program och information. Förändringar gällande behörigheten (användarnamn och lösenord) hanteras via Advance Service Desk ( ). I vissa fall krävs det att din chef godkänner dessa förändringar. Alla incidenter eller problem som du upplever skall du rapportera in till Advance kundtjänst. 13

14 Om man vill skydda sin lagrade kunskap gör man det inte enbart genom att låsa, sätta upp stängsel, använda kassaskåp och anställa vakter. Det görs bäst genom att man har tillämpade policies, rutiner och fysiska åtgärder samt att man gör alla anställda medvetna om just hur viktig tillgång till informationen är för verksamheten. Genom denna kombination uppnår man en maximal informationssäkerhet! Några enkla tips för att göra informationshanteringen säkrare: Lagra ingen information lokalt på din hårddisk. Använd istället den gemensamma katalogen eller din hemkatalog på servern. När du lämnar din dator se då till att du antingen loggar ur eller låser den genom att trycka Ctrl+Alt+Del och sedan välj Lås datorn. Detta för att förhindra obehöriga att ta del av den information som du har tillgång till. Tänk på vad du säger och hur du säger det utanför arbetsplatsen. Man kan aldrig veta vem som lyssnar. Ett bra lösenord är viktigt, dels för att du ska ha lätt att komma ihåg det men också för att hålla inkräktare ute. En ramsa är ett bra sätt att komma ihåg ditt lösenord t ex.:ekorren Satt i Granen Skulle Skala Kottar + 2 siffror (år 2006) = ESiGSSK06. 14

15 Tänk på följande: Förvara din planeringskalender på ett säkert ställe och tänk på att alltid lösenordsskydda din handdator, särskilt om du har skrivit lösenord i den. Skicka aldrig Okrypterad känslig information över Internet. Lämna aldrig känslig information eller din bärbara dator i bilen utan uppsikt. Informera alltid dina åhörare vid en presentation om information de skall få del av är känslig. Använd alltid en lösenordsskyddad standard skärmsläckare som aktiveras efter max 7 minuter. All datautrustning bör vara stöldmärkt. Om du får E-post från en okänd användare var då vaksam när du öppnar det och öppna ALDRIG bifogade filer/dokument från någon som du inte känner. Har du frågor kontakta Advance Service Desk, Om du använder en dator som är ansluten till ett nätverk så är det ditt ansvar att se till att du har ett uppdaterat antivirusskydd. Advance ansvarar inte för att arbetsstationerna är virusskyddade. Alla är angelägna om att inte tappa bort sin plånbok eller förlägga sin mobiltelefon. Lika angelägna måste man vara i sin hantering av information och kunskapen på sitt företag. Ansvaret är ditt! 15