Södertälje Båtsällskap Protokoll fört vid klubbmöte, 2015-11-18 kl 19.00 i klubbhuset, Torpa Närvarande: ca 50 medlemmar 1. Mötets öppnande Styrelsens ordförande, Seppo Martikainen, hälsade välkommen och förklarade klubbmötet öppnat. Han redogjorde för kallelse och förslag till dagordning. att förklara mötet vara i stadgeenlig ordning utlyst. att godkänna den föreslagna dagordningen. 2. Val av mötesfunktionärer Till ordförande för mötet valdes Seppo Martikainen. Till sekreterare utsågs Birger Möller. 3. Rösträkning och justering Till justeringsmän och rösträknare, valdes Tommy Callin och Lars Gartz. 4. Föregående protokoll Protokollet från årsmötet den 4 februari 2015 granskades och kommenterades. att godkänna protokollet och lägga det till handlingarna. 5. Redovisning av verksamheterna Område/miljö: Krister Carlsson berättade om det nya markområde vi fick i samband med arrendeavtalet med kommunen. Det har röjts och ris och skräp har forslats bort. Området kommer att användas för uppställning av mindre båtar, men måste först jämnas till med fyllnadsmassor och grus. För detta har Krister sökt behövliga tillstånd, och det har tagit tid eftersom det är flera olika kommunala myndigheter som ska säga sitt. Städdagen den 7 november fungerade bra. Nästa års städdagar kommer kanske att organiseras på ett annat sätt. Hamnen: Ulf Oscarsson rapporterade att G-bryggan är förlängd och vinklad söderut. Näst i tur för översyn är F-bryggan. Där pågår inspektion av bojstenar och kättingar. Hittills talar allt för att omankringen kan anstå till 2017. Utbyte av anslagstavlor pågår. Inga bryggproblem har rapporterats i sommar. Ulf gav oss följande goda råd: 1. Om du upptäcker småfel, fixa det gärna själv eller ring Ulf. 2. Om det är fel på toatömningssugen eller farledsutprickningen, ring alltid till Ulf. Hallar: Rolf Pettersson visade statistik för hallarna. Vi har 224 hallfack fördelade på 14 hallar. Alla är uthyrda. 24 har bytt innehavare under året. I kön finns just nu 18 till breda fack och 2 till smala fack. Varje år är det några som tröttnar på att vänta och lämnar kön. Presenningarna hänger i åkvagnar. Ett stort antal sådana har bytts. De är av plast och tål inte de påfrestningar som blir om presenningen fastnar i en båt eller traktor när vi flyttar båtar. En del av kedjorna som vi fäster presenningen i nertill har behövts ankras om. På hall 9 har nya pressar monterats på södra sidan. Presenningsbyte betalas av berörda hallfacksinnehavare. Det är viktigt att vi använder gummistroppar. Bra sådana kan köpas på kansliet: 7 st för 100 kr. Betala gärna med Swish. Rolf har en budget på 50 000 som ska räcka till åkvagnar, lysrör, elkontakter, takplåtar och mycket annat, så vi måste vara sparsamma och rädda om våra gemensamma grejor.
Båthantering: Mauritz Forsström rapporterade att årets upptagningar gått bra. Två incidenter har rapporterats. En båt välte i en hall när pallningen justerades efter torrsättningen. Ingen kom till skada och båten kunde bärgas senare. En bil fick en repa när en båttransport kom för nära. Några problembåtar har skrotats, avyttrats eller sålts. Vi har fortfarande ett par, som styrelsen arbetar med att få ägarna att ta ansvar för. På det nya området söder om hall 14 räknar vi med att 24 små båtar kan få plats. Han räknar också med att det nya BAS-systemet kommer att göra att vi i framtiden kan boka sjösättning och upptagning on line. Men där är vi inte riktigt framme ännu. Vår maskinpark har fungerat i sommar, men den börjar åldras och styrelsen funderar över vilka tekniska lösningar vi behöver i framtiden. Mauritz redogjorde för en pågående förstudie om att anlägga en ramp där mindre båtar kan sjösättas med trailer. För detta föreslås en budget på 60 000 kr. Projektet kommer att kräva både bygglov och vattendom. att godkänna planerna på att anlägga en ramp. att uppdra åt styrelsen att fullfölja projektet. Segling: Seppo Martikainen berättade att Anders Österberg skickat ett mail med följande hälsning till klubbmötet: Seglingssektionen kommer för kommande år att satsa mer på familjär segling och kringarrangemang istället för kanske för mycket kappsegling. Även onsdagseglingarna skall förenklas och skapa fler deltagare. Vi har också skapat ett nätverk och samverkan mellan klubbarna från Södertälje till Trosa för att öka intresset och minska kollisioner mellan seglingarna. Angående renoveringen av klubbstugan så kvarstår endast lite målning som kommer att utföras inom kort. Totalt kommer renoveringen att ha kostat ca 15-20 % under budget. Ungdom: Fredrik Torstensson visade sköna bilder från sommarens aktiviteter: Stenungssund, J-SM, Fifång-lägret, Trosa-kannan, Lag-EM i Danmark och träningsläger. Ungdomarna tycker om att tävla. Just nu har vi 15 aktiva plus ytterligare 15 deltagare i lägret. Ledarrekrytering pågår året runt. Vakt: Lars Axelsson rapporterade att vaktlistorna är välfyllda. Under hösten har ett antal utebelysningar satts upp på platser som upplevts som mörka. Alla nya lampor är av LED-typ som drar mycket mindre ström och bara lyser när folk rör sig i närheten av dem. Säkerhet: Rune Conninger har sålt sin båt och lämnar uppdraget. Vi säger ett stort tack för hans insatser för säkerhet, ordning och reda i klubben. Axvik: Anders Uvgård var bortrest, men Seppo Martikainen berättade att problemen med de nya vågbrytarna är lösta. Förankringen i botten och kopplingarna mellan bryggorna har förstärkts rejält. Så nu kan vintern få komma. Fifång: Börje Persson berättade att även Fifång haft bekymmer med den yttre vågbrytaren, som nu fått nya kättingar och bör klara vintern. I somras hade vi 2295 övernattande båtar. Det är en mycket bra sommar, även om det inte är rekord. Huset har fått ny panel. Länsstyrelsen har inspekterat och gett oss beröm för hur vi sköter naturreservatet Fifång. Sly har röjts, skog har avverkats, taggtråd har tagits bort. Korna kan glädja sig åt ett nytt, soldrivet, elstängsel. Den gamla gräsklipparen ska ersättas med en ny till våren. Vi har haft besök av ambulanshelikoptern tre gånger. Flera HLR-kurser planeras. Nu återstår bara årets sista resa, då den yttre bryggan flyttas in till lugnare vatten. 2/5
Information: Rolf Sallander rapporterade att en informationspärm nu finns i klubbhuset. Den innehåller nyhetsnotiser och information, som man även kan hitta även på klubbens hemsida, www.sodertaljebs.se/. På hemsidan finns också e-postadresser till olika funktionärer. Kansliet: Lena Wallström berättade att man kämpar tappert med att lära sig det nya administrationssystemet, BAS. Nu förs uppgifter från det gamla systemet över, och det är viktigt att det blir rätt. Lena uppmanade alla att lämna in adressändringar. Det är viktigt att vi får in fungerande e-postadresser och mobiltelefonnummer från alla medlemmar som har, för det kommer att underlätta för kansliet. Numera är det en person till på kansliet, Marie-Louise Hultman. Lena tycker att det är trevligt när dom får vara två som hjälps åt. Klubbhuset: Roger Blomkvist rapporterade att väggarna har målats och stolar och bord är nya. Lite målning återstår innan hela renoveringen är klar. Damsektionen: Seppo Martikainen rapporterade från damsektionen att de har kul tillsammans, ordnar fester, jubileer, resor, soppa- och våffeldagar. Seppo får inte delta i damsektionens sammankomster, utan hävdade att han fått informationen från sin fru. Klubbmötet uttryckte uppskattning för damsektionens insatser i klubbens gemenskap. Valberedningen: Peter Ståhl hälsade från valberedningen som redan förberett det mesta inför årsmötet den 3 februari 2016. Han kunde redan nu avslöja att Lennart Karlsson kommer att föreslås till posten som chef för säkerhetsarbetet. Till årsmötet 2017 befaras flera vakanser, så Peter vädjade till alla att erbjuda sina tjänster eller komma med tips under året som kommer. Styrelsens ordförande, Seppo Martikainen hälsade från styrelsens arbete: 1. Fungerar fint. Det nyvalda har kommit in i gemenskapen bra. 2. Stora projekt har varit G-bryggan och det nya markområdet. 3. BAS-systemet införs, inte utan vånda, men det kommer att tjäna oss bra i längden. 4. Säker hantering av båtar är viktigt nu och även framöver. 5. Vi arbetar vidare med underhåll av maskiner och miljö. 6. Vi vill värna om ett gott ungdomsarbete också i framtiden. För att lyckas med detta är det viktigt att alla vi medlemmar hjälps åt så att vi får ett trevligt båtliv med gott kamratskap. 6. Ekonomirapport och budget för 2016 Sällskapets kassör, Jan Gugala, rapporterade om läget fram till den sista oktober. Vi har god likviditet, men får nog räkna med att det blir ett litet bokföringsmässigt underskott när vi kommer fram till årets slut. Så presenterade han styrelsens förslag till budget för år 2016. (Bifogas protokollet.) Den innefattar en justering av taxan bomlängder vid bryggorna och extra inkomst för att redan nu avsätta medel för förnyelse av vår maskinpark om några år. Här följde ett konstruktivt samtal om hur avgiften till den extra avsättningen ska tas ut så att belastningen på kansliet blir så liten som möjligt. Under överläggningen framkom flera goda förslag hur finansiering skulle kunna ske. Budgetens lyft-avgift bör kallas något annat. att fastställa styrelsens förslag till budget för år 2016. att anta styrelsen förslag till justering av bomlängdsavgifterna. att uppdra åt styrelsen att ta med avgiften till avsättningen på ordinarie fakturor. att bokföra avsättningen så att den syns i balansräkningen. 3/5
7. Stadgar och regler Birger Möller redogjorde för styrelsens förslag att ändra i klubbens regler så att den övre åldersgränsen för arbetsplikt slopas. Då får vi samma regler för både vakt- och arbetsplikt. Den som av ålders- eller hälsoskäl behöver dispens från endera eller båda, tar kontakt med vaktchefen. att godkänna styrelsens förslag och slopa den övre åldersgränsen för arbetsplikt. Efter årsmötet var uppdraget som informationschef fortfarande vakant. Men strax efter fick vi kontakt med Rolf Sallander. Han adjungerades till styrelsen och gör ett bra jobb. Därför vädjar styrelsen och valberedningen gemensamt till klubbmötet att göra ett fyllnadsval till sektionsledare för information. att välja Rolf Sallander till sektionsledare för information. 8. Övriga frågor Inga övriga frågor hade anmälts. 9. Mötet avslutas Seppo Martikainen, tackade de närvarande och förklarade klubbmötet avslutat. Södertälje dag som ovan Justeras: Birger Möller Seppo Martikainen Tommy Callin Lars Gartz sekreterare ordförande justeringsman justeringsman. 4/5
Bilaga Förslag till budget för 2016. Styrelsen föreslår att vi även för 2016 skall ha en ambition att fylla på i ladorna för kommande större investeringar samt att grundtanken är att de som använder en viss verksamhet ska hjälpa till att finansiera den verksamheten. Den föreslagna budgeten innebär att vi kommer att göra ett finansiellt resultat på +202 000 kr inkl. investeringar och avskrivningar. Samtidigt ökar våra likvida medel med 482 000 kr varav 200 000 kr avsätts till de väntade framtida investeringarna. I praktiken är detta samma budget som för 2015 inkl. 2016 års investeringar samt avgiftshöjningar Intäkter Medlemsavgifter 240 Hamnavgifter 570 + 45 Uppläggningsavgifter 350 Hallavgifter 330 Avgift till avsättning 180 Övriga intäkter 400 2 112 000 kr föreslås tas ut i avgifter under 2016. Jämfört med tidigare år består förändringarna utöver justering av kommande års budget till utfallet från 2015 av följande poster: - 45 000 kr i ökade intäkter pga justerade bomavgifter samt fler längre bommar. - 180 000 kr i tillkommande intäkter från lyft-avgift. - Något ökade intäkter från brygg- och uppläggningsavgifter pga fler bryggplatser samt fler uppläggningsplatser. Kostnader Arrende 235 Underhåll 165 Löpande kostnader *) 552 Löner 348 Investeringar 330 Avskrivningar 500 1 630 000 kr exkl. avskrivningar är den föreslagna nivån för våra utgifter för 2016. Jämfört med tidigare år finns inga stora förändringar. Investeringar m m är på ungefär samma nivå som tidigare år. Vissa kostnader har justerats ner baserat på erfarenhet från 2014 och 2015. Osäkerheter: Lönekostnader där utfallet under 2015 är mycket lägre. *) Löpande kostnader inkl. bl.a. El (110), Förbundsavgifter (70), Försäkringar (58), VVS (50), Bränsle (46), Lägerkostnad (35), Styrelsekostnader (35), renhållning (25) m.m. 5/5