Södertälje Båtsällskap

Transkript

1 Södertälje Båtsällskap Protokoll fört vid styrelsemöte nr 10, kl i klubbhuset, Torpa Närvarande: Calle Wikholm Ordförande Johnny Rickman V ordförande Birger Möller Sekreterare Håkan Frisk Kassör Börje Persson Ledamot, Fifång Tommy Callin Ledamot, Hallarna Lars Wiberg Ledamot, Båthanteringen Per-Arne (Pecca) Wickman Ledamot, Område/miljö Lars Axelsson Vakttjänsten Per Gripenhall Klubbmästare Bror Sjöqvist Axvik Fredrik Wallin Ungdomssektionen Bo Herburt Suppleant, Hamnen Katarina Sundin Suppleant, Seglingssektionen Protokollet distribueras till de närvarande samt till: Per Göran Traung Jörgen Folkesson Ledamot Säkerhetsansvarig Britt-Lis Örnesved adj kansliet Ann-Britt Sivemar Gunnar Boman adj Kansliet Information 1. Mötet öppnades Ordföranden, Calle Wikholm, hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat. 2. Dagordning Calle Wikholm presenterade ett förslag till dagordning. att fastställa dagordningen. 3. Föregående protokoll Protokollet från granskades och godkändes med följande tillägg. att anskaffa en ny dator till kansliet för ca kronor. Styrelsen godkände kronor för reparation av brygga D. Styrelsen godkände ytterligare till låssystemet (ryms inom ursprunglig budget). 4. Rapporter a) Rapporter från kansliet Calle föredrog ansökningar om medlemskap: 1. Erik Andersson, Södertälje önskar medlemskap. Han planerar att köpa båt till våren. Pecca Wikman föreslog att Arne Ivar befrias från vaktplikt på grund av sjukdom. att anta Erik Andersson som ny medlemmen. att befria Ivar från vaktplikt. b) Rapporter från sektionerna Fifång: Börje Persson ämnar bege sig till ut Fifång med en grupp arbetsvilliga efter gravsmyckarhelgen (vackert ord för Allhelgona) för att låsa och stänga för vintern. Han rapporterade också att länsstyrelsen lovar att det ska ordna sig med toaletterna. Han drömmer om en ny klubbåt, men inser att det får förbli en dröm över vintern.

2 att tacka Börje för rapporten. Båthanteringen: Lars Wiberg berättade att hälften av båtarna nu är upptagna. Bromsarna på den gula traktorn fungerar inte. Se vidare 5. att tacka Lasse för rapporten. Seglingssektionen: Katarina Sundin berättade att klubbmästerskap genomförts med 10 båtar, trots hällande regn. Johnny Rickman kom trea. Katarina överlämnade priset till honom under livliga applåder. Han hade också, med den äran, fört klubbens flagg i en internationell segling för vilket han nu belönades och fick motta folkets jubel. att tacka Katarina för rapporten. Vaktsektionen: Lars Axelsson rapporterade att listorna för vintervakten ännu inte är helt fulltecknade, så han har fått kalla in folk. Det nya passersystemet fungerar nu som det ska. Alla grindarna är anslutna. Material för kompletteringar som vi beslöt förra mötet är beställda och ska monteras snarast. Låsen på de 3 gånggrindarna (huvudingången, vid Torpa pensionat, mot Pershagen) är utbytta till styrelsenyckel och meddelande uppsatt vid varje grind att ringa någon i styrelsen om passersystemet krånglar. att tacka Lars för rapporten. Säkerhet: Jörgen Folkesson var inte med på styrelsemötet denna gång. Hamnen: Bo Herburt rapporterade att E-bryggan måste repareras. En av våra nya medlemmar är snickare, och har varit till god hjälp. Bryggorna B och D behöver extra reparationer akut. Kostnaden beräknas till max Under G-bryggans landgång finns en sten, som ska tas bort till våren Katamaraner tar mycket plats på bryggan, men kräver litet djup. att frågan om katamaraner får behandlas från fall till fall att godkänna kostnaderna för akuta reparationer av bryggorna B och D. att tacka Bosse för rapporten. Klubbmästeriet: Per Gripenhall har börjat planering för nästa styrelsekonferens. Han tar gärna emot uppslag och idéer. att tacka Per för rapporten. Kassören: Håkan Frisk hade några önskemål och förslag: 1. Investeringsäskanden bör följa investeringsordningen Hantering av investeringsönskemål och större underhållsarbeten inom SBS som delades ut vid styrelsens möte i juni. 2. Investeringsäskanden bör finnas med som en stående punkt på styrelsens dagordning. 3. SBS-bladet publiceras bara på webben. En liten upplaga kan skrivas ut och kopieras och postas till de medlemmar som skriftligen begär det. 4. Ann-Britt vill avsluta sin tjänst på kansliet, och vi behöver hitta en efterträdare. Britt-Lis vill koncentrera sig på bokföring och löneadministration. 5. Låssystemet blev billigare än beräknat. Håkan föreslog att överskottet avsätts för reparationer och underhåll av vårt skalskydd. 2/6

3 6. Slopa styrelsemötet i augusti, då många är bortresta. Uppdra åt presidiet att behandla de medlemsansökningar som kommit in under sommaren. 7. Vi behöver tydligare regler för ansökningar via hemsidan. Vissa justeringar av formuläret skulle underlätta för kansliet. Vi behöver också veta om den sökande har köpt en båt som redan har en plats hos oss. 8. När sektionerna gör budget för 2011 ska man komma ihåg att det gäller kalenderår, medan resultatet för 2010 avser 14 månader. 9. Foldern Regler för arbete och samvaro har kompletterats. Den publiceras på hemsidan. Vi skriver ut och kopierar några exemplar och lägger i klubbhusets tidskriftsställ. Katarina Sundin berättade att Peter Sjölin slutar som funktionär i segelsektionen, men fortsätter att administrera vår hemsida. Hon föreslog att han, med tanke på arbetsplikten, i stället ska räknas som funktionär i informationsavdelningen. att be Calle ta med investeringsäskanden som en stående punkt på styrelsens dagordning. att SBS-bladet inte ska tryckas, utan publiceras via hemsidan. att medlemmar, som så önskar, kan få en utskrift på papper. att göra en avsättning för skalskydd enligt Håkans förslag. att spara förslaget om augustimötet som en idé att fundera vidare på till styrelsekonferensen. att be Håkan tala med Peter Sjölin om anmälningsformuläret på hemsidan. att foldern Regler för arbete och samvaro läggs ut på hemsidan. att anta Katarinas förslag att räkna Peter Sjölin som informations-funktionär. att tacka Håkan för rapporter och förslag. Ungdomssektionen: Fredrik Wallin berättade att ungdomsverksamheten avslutades i lördags. Sektionens alla båtar är nu uppe på land. Frågan om underhåll har dryftats med Pecca, men är ännu inte helt löst. Kunde den kanske tas med till styrelsekonferensen? Man planerar en utbildningsinsats med några av ungdomarna under vintern. Kursen kommer att hållas hemma i Södertälje. att uttrycka sin glädje över utbildningsinsatserna och önska lycka till. att tacka Fredrik för rapporten. Juridiska sektionen: PG kunde inte närvara, men rapporterade skriftligen att försäkringar i Svenska Sjö gäller även vintertid i sjön att han ännu inte hittat nåt annat försäkringsbolag som gör det. Calle rapporterade att arrendet för hemmahamn och klubbområde går ut år Det ska sägas upp 3 år före om vi, eller kommunen, vill omförhandla. Vi har en önskan om längre arrendeperioder. ÖBK och SBK är i samma situation. Calle och PG har därför haft kontakter med dem om att samordna kontakterna med kommunen. att uppdra åt Calle Wikholm och Per Gunnar Traung att gå vidare med SBK och ÖBK. att tacka för rapporterna. Hallarna: Tommy Callin rapporterade att 22 hallfack har bytt ägare i höst. Problemet med att 3 medlemmar har två fack kvarstår: Vi har löst faktureringen, men inte rättvisefrågan. Även om det i något fall rör sig om smala fack, som ingen vill ha, så är det inte tillåtet ha ett fack, med mindre än att man också äger båten som ligger där. Tommy påminde också om att en presenning rasat ner. Alla bör kolla ändstopparna. 3/6

4 att tacka Tommy för rapporten. Område/miljö: Per-Arne Wickman berättade att utrustningen för toatömning kommit. Den ska monteras på brygga A. För att använda den ska man förtöja vid bryggnocken. Engströms båt, som erbjudits ungdomarna, ska kollas till våren. att tacka Pecca för rapporten. Axvik: Bror Sjöqvist rapporterade att man haft avslutning i spöregn och att rör och annan utrustning har bogserats hem. att tacka Bror för rapporten. 5. Status för båthanteringen Underhållsbok/utrustning: Lars Wiberg visade, med berättigad stolthet, den eleganta underhållsbok som slipen använder sig av. Det är vit pärm med flikar för varje maskin/utrustning, med underhållsschema och fält för anteckningar om utförda åtgärder. Pärmen uppdateras kontinuerligt, men gås igenom extra noggrant vid sektionens vagnarbetsdagar. Ny traktor: Sökandet efter ny traktor har gett resultat: Astra har en liknande traktor, Caterpillar år 1995, som är till salu. Den är lite mindre än vår nuvarande, men nyare och i betydligt bättre skick. Den passar till den gula vagnen, till snöplogar och andra redskap. Föreslaget pris, max kronor, finner Lars vara rimligt. Under överläggningen yrkades bifall till Lars förslag om inköp. Börje önskade att vi väntar med att sälja den gamla, tills vi utrett om den kan behövas ute på Fifång. att uppdra åt Lars att köpa den föreslagna traktorn. att avvakta med försäljning av den gamla traktorn. att tacka Lasse för rapporten. 6. Beredning av investering i varm hall och skärmtak Rolf Johansson från utredningsgruppen redogjorde för deras förslag. Man har fått in fyra offerter, som inte är fullständigt utvärderade ännu. Man har gjort detaljerade kostnadsberäkningar på tillstånd, grundläggning, bygge, inredning och utrustning. Slutsumman kan beräknas till 1,5-2 miljoner. Under överläggningen förklarade Håkan att vi inte har likviditet för detta, utan måste låna. Vi bör be kommunen om förhandsbesked om bygglov. Calle menade att vi också måste kunna redogöra för syftet med investeringen och under samtalet fann vi - underhåll av våra maskiner. - reparation av ungdomssektionens båtar. - vinterförvaring av våra maskiner under tak. - uthyrning till medlemmar för reparation av deras båtar. Hur mycket underhåll, som vi hittills fått betala för, kan vi med en varm hall göra själva? Hur mycket spar vi på det? Hur mycket kan ev. uthyrning av varm plats i hall inbringa? 4/6

5 Alla sektioner, i synnerhet båthantering och ungdom, skulle kunna gå igenom de senaste årens redovisningar, kolla externa underhållskostnader och rapportera till Calle, som var villig att ställa samman uppgifterna till en pay-off-kalkyl. Självklart ligger det ett värde i att våra egna gubbar kan få en dräglig miljö när dom jobbar med underhåll av traktorer och andra maskiner. Hur värderar vi det? att be utredningsgruppen be Sven Waks ansöka om förhandsbesked om bygglov. att tacka utredningsgruppen för deras goda arbete och att ta deras förslag till klubbmötet. att be sektionerna kolla underhållskostnader och rapportera till Calle W. att be Calle Wikholm sammanställa uppgifterna och redovisa vid klubbmötet. 7. Ärenden till klubbmötet den 24 november 2010 a. Informationer - båtar kvar i sjön vintertid, Lars Wiberg b. Beslutsärenden - Investeringar i varm hall med skärmtak, Rolf Johansson - Avgifter för medlemmar som inte genomför vaktpass, Lars Axelsson. - Ändrade vaktpass, Lars Axelsson. Ärendet varm hall hinner vi bereda ytterligare på styrelsemötet i november. 8. Idé- och minneslista Birger Möller och Per Gripenhall presenterade idé- och minneslistan, som efter flitigt experimenterande fått formen av en enkel hemsida för internt bruk i styrelsen. Under flikar för resp. sektion samlas beslut (att göra) under rubrikerna på gång, genomfört och idéer. Uppdatering sker genom sekreterarens försorg efter varje styrelsemöte. Styrelsens medlemmar har fått en länk. Några hade redan hunnit titta, och kom med värdefulla synpunkter. Calle föreslog att en router monteras i kansliet, så att man kan använda trådlöst Internet t ex vid styrelsemöten. Per och Birger menade att det borde vara lätt ordnat. att tacka för jobbet med minneslistan att be Birger och Per installera en router. 9. Representant till Sörmlandskustens båtförbunds årsmöte Sörmlandskustens Båtförbund har årsmöte med jubileumsmiddag den 30 oktober kl på Skogshöjd i Södertälje. Vi behöver en representant. Fredrik Wallin var villig att ställa upp. att utse Fredrik Wallin till SBS ombud vid SKBF:s årsmöte. 10. Representant till Sörmlands seglarförbunds årsmöte Sörmlands Seglarförbund håller årsmöte den 17 november kl på Torpa pensionat. att låta Katarina Sundin och Johnny Rickman representera oss där. 11. Övriga frågor Calle Wikholm meddelade att vår tidigare ordförande, Ingemar Gunnarsson, avlidit. Begravningen sker den 19 oktober kl i Gravkapellet. Pecca Wikman hade för avsikt att delta och framföra klubbens deltagande till sorgehuset. Per Gripenhall ombesörjer lämplig golvbukett med en sista hälsning från kamraterna i Södertälje Båtsällskap. 5/6

6 Det har kommit till vår kännedom att en oförsäkrad båt ligger vid E-bryggan, och att den faktiskt varit vållande i ett inträffat skadeärende. Styrelsen vill kontakta vederbörande, och efter en kort överläggning fann vi att ett telefonsamtal vore det bästa sättet. Med anledning av det inträffade samtalade vi om försäkringsfrågorna. Hur kollar vi att man har försäkring vid inträde i Sällskapet? Hur kollar vi att den förnyas? Kan vi kräva att försäkringsbevis ska finnas i båten och kunna uppvisas på uppmaning från funktionär i klubben? Johnny Rickman meddelade att han kommer att flytta till Malaysia efter nyår och vara borta 2-3 år. Han kommer att se till att hans avgifter betalas i god ordning. En av hans lättmatroser, som också är medlem i klubben, kommer att se efter båten under tiden. Styrelsen såg inga problem med detta, men kommer förstås att sakna Johnny under tiden. att uttala tacksamhet över Ingemar Gunnarsson och hans mångåriga insatser i klubben och att be Pecca framföra det på lämpligt sätt. att be Johnny Rickman ringa den medlem som har sin båt oförsäkrad. att be Per Gripenhall ta med frågorna om försäkringskontroll till nästa styrelsekonferens. 12. Mötet avslutas Ordföranden tackade styrelsen för uppmärksamheten och förklarade sammanträdet avslutat. Södertälje dag som ovan Justeras: Birger Möller sekreterare Calle Wikholm ordförande 6/6