T4 RAMAVTALSMALL, RANGORDNING Teckenspråks- och dövblindtolkning

Tjänsteställe, handläggare Landstingsservice Inköp och 2014-10-14 13LS3702 1(15) Sofia Viklund Distribution sofia.viklund@lvn.se T4 RAMAVTALSMALL, RANGORDNING Teckenspråks- och dövblindtolkning

2014-10-14 13LS3702 2(15) 1 Avtalsparter och kontaktpersoner... 3 1.1 Avtalsparter...3 1.2 Kontaktpersoner...3 2 AVTALSFORM... 3 3 Bilagor... 4 4 AVTALSOMFATTNING... 4 5 AVTALSTID... 4 6 AVROPSVOLYMER... 5 7 AVROPSBERÄTTIGADE... 5 8 AVROPSFÖRFARANDE... 5 8.1 Avrop enligt rangordning...5 8.2 Avrop enligt annan fördelningsnyckel...6 9 BESTÄLLNINGSFÖRFARANDE... 6 9.1 Bekräftelse av beställt uppdrag...6 9.2 Bokningsbekräftelsen innehåll...7 10 UTEBLIVET TOLKUPPDRAG... 7 10.1 Tolkuppdrag avbeställt av Tolkverksamheten...7 10.2 Tolkanvändare uteblir från tolkuppdrag...8 10.3 Tolkuppdrag avbeställda av leverantör...8 10.4 Tolk uteblir från tolkuppdrag...8 10.5 Tolkuppdrag som ej kan genomföras av leverantören...9 11 KOMMERSIELLA VILLKOR... 9 11.1 Ersättning...9 11.2 Prisjustering...10 11.3 Vite...11 11.4 Fakturerings- och betalningsvillkor...11 11.5 Kvalitet och utförande...12 11.6 Fel...13 12 ANSVAR... 13 12.1 Tillgänglighet...13 12.2 Namnskylt...13 13 STATISTIK...Fel! Bokmärket är inte definierat. 14 ÖRIGA VILLKOR... 13 14.1 Tilläggsarbeten m.m...13 14.2 Underleverantörer...13 14.3 Försäkring...13 14.4 Förtida upphörande och skadestånd...14 14.5 Sekretess...14 14.6 Marknadsföring...14 14.7 Antidiskriminering...14 14.8 Revision...14 14.9 Ändringar i ägarförhållandena...14 14.10 Ändringar och tillägg till avtalet...14 14.11 Överlåtelse av avtal...14 14.12 Meddelanden...14 14.13 Force Majeure...14 14.14 Tvist...14 14.15 Omförhandling...14 15 Underskrifter... 15

2014-10-14 13LS3702 3(15) 1 Avtalsparter och kontaktpersoner 1.1 Avtalsparter Landstinget Leverantör Landstinget Västernorrland Landstingsservice senheten 871 85 HÄRNÖSAND Org nr: 232100-0206 Org nr: Telefon: 0611-804 00 Telefon: Hemsida: www.lvn.se Hemsida: 1.2 Kontaktpersoner Landstinget Leverantör Susanne Edström E-post: susanne.edstrom@lvn.se E-post: Telefon: 0611-80443 Telefon: 2 AVTALSFORM Detta avtal är ett ramavtal för avrop. I avtalet är samtliga villkor för avrop fastställda. Avtalet sluts genom ett upphandlingskontrakt, dvs. ett skriftligt avtal som undertecknas av parterna. Avtalet är juridiskt bindande under förutsättning att det är undertecknat av både Landstinget och Leverantören.

2014-10-14 13LS3702 4(15) 3 Bilagor Med Avtalet avses detta huvuddokument och samtliga nedanstående bilagor. Vid eventuella motstridigheter mellan dokumenten ska följande prioritetsordning gälla. 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2. Detta avtal med bilagor 3. Bilaga, Landstingets allmänna villkor 4. Eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget 5. Förfrågningsunderlaget med bilagor 6. Eventuella kompletteringar av anbudet 7. Leverantörens anbud med bilagor Skriftliga ändringar under avtalstiden som överenskommits i enlighet med detta Avtal (och bilaga Allmänna villkor) har företräde framför såväl huvuddokument som bilagor. 4 AVTALSOMFATTNING Leverantören åtar sig att för Landstinget Västernorrlands räkning utföra teckenspråks- och dövblindtolkning i enlighet med detta avtal och det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen (dnr: 13LS3702) samt enligt de villkor som framgår av leverantörens anbud. Leverantören ska erbjuda tolktjänster som ett komplement till den i landstingets egen regi bedrivna tolkverksamhet. Uppdraget omfattar tolktjänst för vardagstolkning för barndomsdöva, dövblinda, vuxendöva och hörselskadade personer som är bosatta inom länet. I åtagandet ingår främst att tolka muntliga samtal och anföranden, såväl för enskilda individer som för grupper. 5 AVTALSTID Avtalet gäller under tiden 2015-01-01 2016-12-31 (Grundläggande avtalstid) med option för Landstinget att förlänga Avtalet med ytterligare 24 månader (Förlängd avtalstid). Maximal avtalstid är alltså 4 år.

2014-10-14 13LS3702 5(15) Tänkt avtalsstart och avtalsslut gäller under förutsättning att upphandlingen inte blir föremål för överprövning eller hindras av någon annan omständighet som försenar avtalsstarten. I så fall skjuts avtalsstart och avtalsslut fram i motsvarande mån som hindret varar. Avtalets upphörande kräver inte i något fall uppsägning eller andra åtgärder av Landstinget, utan upphör att gälla av sig självt om Landstinget inte har vidtagit åtgärder för att förlänga det. Landstingets rätt till Förlängd avtalstid förutsätter att Landstinget begär förlängning senast tre (3) månader före utgången av den Grundläggande avtalstiden. 6 AVROPSVOLYMER På grund av eventuella organisations- metod- eller strukturförändringar eller ändrade behov kan Landstinget inte förbinda sig att avropa några volymer. 7 AVROPSBERÄTTIGADE Landstinget Västernorrlands Tolkverksamhet har rätt att avropa/beställa från avtalet. Leverantören ska ta emot beställningar enligt Avtalet fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom den angivna leveranstiden. 8 AVROPSFÖRFARANDE Avrop sker utifrån fastställd rangordning eller enligt annan fördelningsnyckel. 8.1 Avrop enligt rangordning Landstinget kommer vid tilldelning av enskilda kontrakt som grundar sig på ramavtalet att först erbjuda uppdraget till den leverantör som är rangordnad som nummer ett. Om denne inte kan eller av någon orsak inte vill utföra uppdraget, går förfrågan vidare till nästföljande leverantör i den givna rangordningen, och så vidare. Vid avrop utifrån fastställd rangordning ska Landstingets tolkverksamhet i första hand kontakta den ramavtalsleverantör som har plats nummer ett (1) i rangordningen. I de fall någon av omständigheterna nedan är tillämpliga har landstinget rätt att avvika från avropsordningen och kontakta nästkommande ramavtalsleverantör i rangordningen, osv. Undantag från rangordningen kan ske vid avrop om: Leverantören inte har accepterat och bekräftat uppdraget inom angiven tidsram Leverantören inte kan åta sig uppdraget Leverantören inte uppfyller krav om inställelsetid Leverantören inte kan erbjuda tolk med särskild kompetens/utbildning

2014-10-14 13LS3702 6(15) Leverantören inte kan erbjuda tolk med efterfrågat kön Om avropande enhet har påkallat sin rätt till vite och/eller skadestånd. 8.2 Avrop enligt annan fördelningsnyckel Landstinget kan komma att använda sig av en annan fördelningsnyckel utifrån den enskilda tolkanvändarens önskemål. 9 BESTÄLLNINGSFÖRFARANDE Beställning av tolk ska ske via SMS, e-post, telefon eller meddelande på telefonsvarare/mobilsvar. Följande uppgifter ska framgå av beställningen: Beställande enhet Beställarens namn Beställande enhets kostnadsställe Datum samt start- och sluttid då tolkuppdrag ska äga rum Adress där tolkuppdraget ska genomföras Tolkanvändarens namn Vilken tolkmetod som ska användas under tolkuppdraget (Teckenspråk-och dövbildtolkning) Typ av uppdrag (Hälsosjukvårds-, fritids- arbetsplats- eller myndighetstolkning etc) Övriga önskemål (Önskemål om tolk med särskild utbildning ex rättstolksutbildning, visst kön etc) E-postadress för bokningsbekräftelse 9.1 Bekräftelse av beställt uppdrag Leverantören ska bekräfta bokningar enligt nedan angivna tidsramar: Bokning av tolk som görs minst sex (6) kalenderdagar före uppdragsstart ska bekräftas skriftligen via SMS eller e-post av leverantören så snart det är möjligt, dock senast kl. 15.00 två (2) kalenderdagar efter att bokningen mottagits. Bokning av tolk som görs två till fem (2-5) kalenderdagar före uppdragsstart ska bekräftas skriftligen SMS eller e-post av leverantören så snart det är möjligt, dock senast kl. 15.00 dagen efter att bokningen mottagits. Bokning av tolk som görs senast kl. 14.00 dagen före uppdragsstart ska bekräftas skriftligen via SMS eller e-post av leveratören så snart det är möjligt, dock senast kl. 16.30 samma dag.

2014-10-14 13LS3702 7(15) Bokning av tolk som görs senare än kl. 14.00 dagen före uppdragsstart eller samma dag som uppdragsstart ska bekräftas skriftligen via SMS eller e-post av leverantören omgående, dock senast 10 minuter från mottagen beställning. 9.2 Bokningsbekräftelsen innehåll Leverantören ska skriftligen via e-post eller via det SMS bekräfta bokningen. Bekräftelse på annat sätt får ske först efter överenskommelse med avropande enhet. Bekräftelsen ska minst innehålla: Datum samt start- och sluttid då tolkuppdrag ska äga rum Adress där tolkuppdraget ska genomföras Namn och kontaktuppgifter till kontaktperson hos ramavtalsleverantören Namn och kontaktuppgifter till tolken, telefonnummer där tolken kan nås för det aktuella tolkuppdraget Uppgift om uppskattad förberedelsetid vid extraordinära uppdrag Tolkanvändarens namn Vilken tolkmetod som kommer att användas vid uppdraget E-post och telefonnummer där avbeställning mottas Övriga önskemål (önskemål om att tolken har särskild utbildning, visst kön etc.) 10 UTEBLIVET TOLKUPPDRAG 10.1 Tolkuppdrag avbeställt av Tolkverksamheten Landstinget ska kunna avbeställa uppdrag via SMS, e-post, telefon eller meddelande på telefonsvarare/mobilsvar. Avbeställningen ska gälla från den tid tidpunkt Tolkverksamheten lämnat meddelande. Tidig avbeställning av uppdrag Om beställt tolkuppdrag avbokas av Tolkverksamheten tidigare än 24 timmar innan uppdraget ska påbörjas utgår ingen ersättning. Sen avbeställning av uppdrag Om beställt tolkuppdrag avbokas av Tolkverksamheten senare än 24 timmar innan uppdraget ska påbörjas får debitering ske för bokad tolktid, dock max åtta (8) timmars tolktid per tolk. Restidsersättning utgår ej. Ersättning för reskostnad utgår endast mot uppvisande av förbokad biljett, vilken ej är återbetalningsbar.

2014-10-14 13LS3702 8(15) Om Tolkverksamheten erbjuder ersättningsuppdrag inom samma tidsram och leverantören tackar nej får leverantören ingen ersättning för det inställda tolkuppdraget. 10.2 Tolkanvändare uteblir från tolkuppdrag Uteblir tolkanvändaren från uppdraget längre än 30 minuter ska leverantören/tolken omedelbart via SMS, e-post, telefon eller meddelande på telefonsvarare/mobilsvar kontakta Tolkverksamheten. På kvällar och helger lämnas meddelande till Tolkverksamheten via SMS, telefonsvarare/mobilsvar. För tolkuppdrag som ej kunnat genomföras och där leverantören enligt ovan meddelat Tolkverksamheten ersätts leverantören för bokad tolktid dock maximalt åtta (8) timmar. Restidsersättning utbetalas om den inte ryms inom den bokade tolktiden eller max åtta (8) timmar. Ersättning för resekostnad- och restidsersättning utgår enligt punkten ersättning. Detta gäller förutsatt att inget ersättningsuppdrag kan erbjudas av Tolkverksamheten. 10.3 Tolkuppdrag avbeställda av leverantör Om uppdraget inte kan utföras ska Leverantören omedelbart meddela beställaren via SMS, e-post, telefon eller meddelande på telefonsvarare/mobilsvar. Tidig avbeställning av uppdrag Om beställt tolkuppdrag avbokas av leverantören tidigare än 24 timmar innan uppdraget ska påbörjas utgår inget vite. Sen avbeställning av uppdrag Om leverantören avbokar senare än 24 timmar innan uppdraget ska påbörjas har landstinget rätt att debitera leverantören enligt punkten vite. 10.4 Tolk uteblir från tolkuppdrag Uteblir beställd tolk från uppdraget ska leverantören/tolken omedelbart via SMS, e-post, telefon eller meddelande på telefonsvarare/mobilsvar kontakta Tolkverksamheten och meddela förseningen, på kvällstid lämnas meddelande på SMS, telefonsvarare/mobilsvar. Om tolk är försenad med mer än femton (15) minuter till bokat tolkuppdrag eller om denne helt uteblir från tolkuppdraget har landtinget rätt att häva tolkuppdraget utan krav på ersättning från leverantörens sida. Därutöver har landstinget rätt att debitera leverantören enligt punkten vite.

2014-10-14 13LS3702 9(15) Om Tolkverksamheten väljer att inte häva tolkuppdraget och tolkuppdraget därmed utförs trots försening ersätts leverantören endast för den utförda tolktiden. Ersättning för resekostnad- och restidsersättning utgår enligt punkten ersättning. Om leverantören ej meddelat Tolkverksamheten om förseningen har leverantören ej rätt till ersättning för tolkuppdrag, reskostnad eller reseersättning. Om Tolkverksamheten har beställt en eller flera tolkar för utförande av ett tolkuppdrag och samtliga beställda tolkar inte kommer anses det som att tolkning ej kan utföras och ersättning utgår ej. Om tolkuppdraget kan utföras trots färre tolkar ersätts den utförda tolktiden för närvarande tolk/tolkar. 10.5 Tolkuppdrag som ej kan genomföras av leverantören Om det vid tolkuppdragets början framkommer att uppdraget ej kan genomföras på grund av att fel kompetens efterfrågats eller bristande information vid bokning eller jävsituation uppstått och detta ej kunnat förutses, ska leverantören omedelbart kontakta Tolkverksamheten. På kvällstid lämnas meddelande på Tolkverksamhetens SMS, telefonsvarare/mobilsvar. För tolkuppdrag som ej kunnat genomföras och där leverantören enligt ovan meddelat Tolkverksamheten ersätts leverantören för bokad tolktid dock maximalt åtta (8) timmar. Restidsersättning utbetalas om den inte ryms inom den bokade tolktiden eller max åtta (8) timmar. Ersättning för resekostnadoch restidsersättning utgår enligt punkten ersättning. Detta gäller förutsatt att inget ersättningsuppdrag kan erbjudas av Tolkverksamheten. 11 KOMMERSIELLA VILLKOR 11.1 Ersättning Angivna priser enligt prisbilaga, ska vara fasta i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdeskatt. 11.1.1 Ersättning tolkuppdrag Ersättning utgår för bokad tolktid. Om tolkuppdragets tolktid är mindre än 60 minuter avrundas tiden uppåt till 60 minuter. Vid tolktid över 60 minuter avrundas tiden uppåt till närmaste 15 minuter.

2014-10-14 13LS3702 10(15) Tid för förberedelse och efterarbete ska vara inkluderat i timpriset. Vid extra ordinära uppdrag kan ersättning utgå för förberedelsetid efter överenskommelse med Tolkverksamheten. Leverantören ska vid bekräftelse av uppdraget ange i vilken omfattning förberedelsetid krävs. 11.1.2 Ersättning resa, logi och traktamente Resor och logi i form av övernattning hänförliga till uppdragets fullgörande bekostas av landstinget. Alla resor samt logi ska planeras i samråd med och godkännas av Tolkverksamheten samt ersättas enligt nedan: Ersättning utgår för restid och resekostnaden inom Västernorrlands län. Resekostnadsersättning vid resa med buss, tåg, båt eller flyg Om landstinget inte tillhandahållit/bokat färdbiljett erhålls mot uppvisande av använd biljett den faktiska kostnaden för biljetten. Resekostnadsersättning vid resa med egen bil Om resa med egen bil har överenskommit erhålls ersättning enligt landstingets gällande bilersättningsavtal, se bilaga Restidsersättning Inom Västernorrlands län utgår ersättning för den faktiska restiden med 40 % av timarvodet. Logikostnad i form av övernattning Om landstinget inte tillhandahållit/bokat logi ersätts styrkt logikostnad. Traktamente Utgår vid flerdagsuppdrag enligt Landstingets gällande traktamentsavtal, se bilaga. 11.2 Prisjustering Priserna är fasta, utan kostnadsreglering, ett år från avtalets tecknande. Därefter äger parterna rätt att en gång per år begära prisjustering enligt SCB:s producentprisindex för tjänster (TPI) efter produktgrupp SPIN 2007, grupp TPI Tjänsteprisindex upp till ± 3%. 80 % av priset kan justeras enligt SCB:s TPI, 20 % av priset utgör fast del. Begäran om prisjustering ska meddelas den andra parten skriftligen minst en månad före ikraftträdande. Prisjusteringen måste godkännas skriftligen av den andra parten för att vara giltig och förändringen får tillämpas tidigast vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter att justeringen är godkänd, dock tidigast från varje nytt avtalsår. Retroaktiv prisjustering medges inte.

2014-10-14 13LS3702 11(15) Justerat pris ska gälla fast ett (1) år (ny fastprisperiod). Om parterna inte kan komma överens om storleken på prisjusteringen äger part rätt att säga upp avtalet med sex månaders varsel och oförändrade priser. Baskvartal för index är det kvartal som föregår avtalsstart. Exempel: Avtalsstart 2014-11-01 ger baskvartal för index 2014K3. 11.3 Vite Om tolk är försenad mer än femton (15) minuter till bokat tolkuppdrag eller om denne helt uteblir från tolkuppdraget har landtinget rätt att häva tolkuppdraget utan krav på ersättning från leverantörens sida. Därutöver har landstinget rätt till vite med 1000 kr, eller ersättning för uppkommen merkostnad till följd av utblivet tolkuppdrag. Om leverantören avbokar senare än 24 timmar innan uppdraget ska påbörjas utgår vite med 1000 kr per tillfälle, eller ersättning för uppkommen merkostnad till följd av den sena avbokningen Tolkverksamheten fakturerar leverantören för vite alternativt uppkomna merkostnader. Uppkommen merkostnad kan uppstå som följd av att Tolkverksamheten tvingas anlita annan/andra tolkar. Det kan gälla högre timarvode, högre reskostnader etc. Uppkomna merkostnader debiteras inte i de fall då uteblivande sker på grund av allvarliga orsaker som tolken inte kan påverka (avbrott i allmänna kommunikationsmedel, trafikolycka, plötslig allvarlig sjukdom som kan stärkas med läkarintyg eller andra hindrande omständigheter, som kan stärkas med intyg, som leverantören inte kan förutse), om uteblivande beror på att annat tolkuppdrag inom landstinget Västernorrland förorsakat förseningen. Intyg från den verksamhet som förorsakat förseningen fordras. 11.4 Fakturerings- och betalningsvillkor Leverantören förbinder sig att senast tre (3) månader efter avtalsstart utan kostnader för landstinget skicka enkel e-faktura till köparen enligt Svefaktura. Ersättning utgår för faktiskt utförda tjänster och godkända leveranser efter fakturering till landstingets beställande enhet i efterskott. Faktura ska märks med kostnadsställe 59410, ort där uppdraget utfördes samt datum och tid. Om anledning till anmärkning mot faktura eller verkställd leverans inte föreligger, erläggs betalning inom 30 dagar räknat från fakturadatum. Motsvarande bestämmelser gäller för avtalad delleverans. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns inte. Eventuell felaktig faktura justeras med en kreditfaktura av leverantören till landstinget. Ursprunglig faktura betalas i samband med mottagande av kreditfaktura.

2014-10-14 13LS3702 12(15) 11.4.1 Faktureringsadress Om leverantören inte tillämpar Svefaktura under avtalets första tre månader ska faktura i ett (1) exemplar ställs till: Landstinget Västernorrland Leverantörsfakturor Box 310 881 27 Sollefteå Sekretessfakturor (fakturor som innehåller personuppgifter) och eventuella påminnelser och krav sänds till nedanstående adress: Landstinget Västernorrland Ekonomiservice Box 67 881 22 Sollefteå 11.4.2 Dröjsmålsränta Om landstinget inte betalar faktura i rätt tid skall dröjsmålsränta utgå enligt räntelagens bestämmelser (f.n. referensräntan + 8 %). 11.5 Kvalitet och utförande Utöver vad som anges om detta i Landstingets Allmänna villkor gäller följande. Ingående tjänster i gällande avtal ska till utförande och kvalitet överensstämma med de specifikationer som landstinget fått i samband med att avtal tecknats. Förändringar i genomförande eller sammansättning, ska i förväg meddelas landstinget för godkännande, och kan leda till förnyad prövning av avtalets giltighet.

2014-10-14 13LS3702 13(15) 11.6 Fel Utöver vad som anges om detta i landstingets Allmänna villkor gäller följande. Om levererad tjänst avviker från kraven enligt detta avtal får landstinget begära att uppdraget görs om kostnadsfritt. Därutöver har landstinget rätt till ersättning för sina merkostnader på grund av felet eller kvalitetsavvikelsen. 12 ANSVAR Utöver vad som anges om detta i landstingets Allmänna villkor gäller följande. Leverantören ska tillhandahålla dövblindtolkning till personer med en kombination av synskada/blindhet hörselskada/dövhet. I dövblindtolkning ingår även syntolkning och viss ledsagning i samband med tolkuppdrag. Tolkuppdrag ska kunna utföras dygnet runt årets alla dagar. Leverantören ansvarar för att utlovade åtaganden i bifogad krav på tjänst uppfylls. 12.1 Tillgänglighet Leverantören ska via SMS, e-post, telefon eller meddelande på telefonsvarare/mobilsvar vara tillgänglig för förmedling av tolktjänster helgfria vardagar mellan 08.00 och 15.30. Med tillgänglig menas att leverantören ska hantera beställningar, avbeställning, ändringar av uppdrag, faktureringsfrågor, inträffade avvikelse vid utförda uppdrag m.m. 12.2 Namnskylt Vid tolkuppdrag ska tolk använda namnskylt. Av leverantören anvisad tolk ska vid uppdrag inneha en egen legitimationshandling och använda egen namnskylt där leverantörens namn och tolkens namn framgår. Leverantören svarar själv för anskaffning och kostnad för namnskyltar. 13 ÖRIGA VILLKOR 13.1 Tilläggsarbeten m.m 13.2 Underleverantörer 13.3 Försäkring

2014-10-14 13LS3702 14(15) 13.4 Förtida upphörande och skadestånd 13.5 Sekretess 13.6 Marknadsföring 13.7 Antidiskriminering 13.8 Revision 13.9 Ändringar i ägarförhållandena 13.10 Ändringar och tillägg till avtalet 13.11 Överlåtelse av avtal 13.12 Meddelanden 13.13 Force Majeure 13.14 Tvist 13.15 Omförhandling Utöver vad som anges om detta i Landstingets Allmänna villkor gäller följande. Parterna förebehåller sig rätten till omförhandling, om sådana politiska beslut eller organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna av tidigare överenskommelse. Den andra parten skall meddelas om omförhandling senast fyra (4) veckor i förväg.

2014-10-14 13LS3702 15(15) 14 Underskrifter Detta avtal har upprättats i två (2) exemplar, varav parterna erhållit var sitt. För Landstinget Västernorrland För Leverantören Ort ÅÅÅÅ-MM-DD Ort ÅÅÅÅ-MM-DD Namn Namn Namn Anmärkning: Anbudsgivare behöver inte underteckna och återsända denna mall tillsammans med anbudet.