U 5 RAMAVTALSMALL Fönsterputs 2015

Transkript

1 Tjänsteställe, handläggare LS6836 1(13) Malin Westman Distribution U 5 RAMAVTALSMALL Fönsterputs 2015

2 LS6836 2(13) 1 Avtalsparter och kontaktpersoner Avtalsparter Kontaktpersoner AVTALSFORM Definitioner Bilagor AVTALSOMFATTNING AVTALSTID AVROPSFÖRFARANDE Avrop Avropsberättigade Avropsvolymer KOMMERSIELLA VILLKOR Avtalspriser Prisjustering Fakturerings- och betalningsvillkor Kvalitet och utförande FEL VITE FÖRSENING ANSVAR Krav på personal Miljö ÖVRIGA VILLKOR Tilläggsarbeten mm Underleverantörer Statistik Försäkring Förtida upphörande och skadestånd Hävning Sekretess Marknadsföring Antidiskriminering Etiskt och socialt ansvar Revision Force Majeure Ändringar i ägarförhållanden Ändringar och tillägg till avtalet, meddelanden Överlåtelse av avtalet Meddelanden Tvist Omförhandling Underskrifter... 13

3 LS6836 3(13) 1 Avtalsparter och kontaktpersoner 1.1 Avtalsparter Landstinget Leverantör Landstinget Västernorrland Landstingsservice Upphandlingsenheten HÄRNÖSAND Org nr: Org nr: Telefon: Telefon: Telefax: Telefax: Hemsida: Hemsida: 1.2 Kontaktpersoner Landstinget Peter Marteliusson, upphandling Tel: e-post: peter.marteliusson@lvn.se Helén Johansson, verksamhet Telefon: e-post: helen.johansson@lvn.se Leverantör

4 LS6836 4(13) 2 AVTALSFORM Detta avtal är ett ramavtal för avrop. I avtalet är samtliga villkor för avrop fastställda. Avtalet sluts genom ett upphandlingskontrakt, dvs. ett skriftligt avtal som undertecknas av parterna. Avtalet är juridiskt bindande under förutsättning att det är undertecknat av både Landstinget och Leverantören. 3 Definitioner För Avtalet gäller följande definitioner: Avtal = Ramavtal 4 Bilagor Med Avtalet avses detta huvuddokument och samtliga nedanstående bilagor. Vid eventuella motstridigheter mellan dokumenten ska följande prioritetsordning gälla. 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2. Detta avtal med bilagor 3. Bilaga U6, Landstingets allmänna villkor 4. Eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget 5. Förfrågningsunderlaget med bilagor 6. Eventuella kompletteringar av anbudet 7. Leverantörens anbud med bilagor Skriftliga ändringar under avtalstiden som överenskommits i enlighet med detta Avtal (och bilaga U6, Allmänna villkor) har företräde framför såväl huvuddokument som bilagor.

5 LS6836 5(13) 5 AVTALSOMFATTNING Leverantören åtar sig att utföra tjänsten fönsterputs i enlighet med detta avtal, det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av Leverantörens anbud. Putsning ska innefatta följande: o Flyttning och tillbakaflytt av skrivbord o.d. som är placerade framför fönster, likaså flyttning och tillbakaflytt av saker placerade i fönstren t.ex. blomkrukor, papper etc. o Rengöring mellan glas med - 2-sidig putsning avses in- och utsida, samt i förekommande fall persienner. - 4-sidig putsning avses in- och utsida, emellan samt i förekommande fall persienner. I de fall det är möjligt att putsa 4 sidor skall detta ske. - 6-sidor putsning avses in- och utsida, emellan samt i förekommande fall persienner. I de fall det är möjligt att putsa 6 sidor skall detta ske. o Rengöring av inre samt yttre fönsterbåge o Rengöring av fönsterkarm o Rengöring av persienner o Avtorkning av fönsterkarm, fönsterhyllor, väggyta under fönsterkarm efter fönsterputs samt eventuellt golvspill/skräp. o Putsning av balkongglas Vidare gäller följande: o I fönsterputsning ska, förutom själva putsningen, ingå fläckborttagning på fönster. o Fönster som efter putsning ej är godkända ska putsas om utan ytterligare ersättning, o Leverantören ska beakta de hygieniska krav som gäller för landstingets personal samt för de inom sjukhusets olika specialiteter samt anpassa arbetet efter deras verksamhet. o Leverantören ska ansvara för skada på fast och lös egendom samt på personer, som kan uppstå i samband med fönsterputsning. Leverantören skall beakta gällande arbetsskyddsbestämmelser. o Fönster ska stängas alternativt låsas efter avslutad putsning. o Om leverantören påträffar fönster som ej går att stänga ska angiven kontaktperson hos kunden informeras. Arbetet ska planeras och utföras så att minsta möjliga störning sker av den normala verksamheten i byggnaden. Utfört arbete ska verifieras/signeras och godkännas av ansvarig personal vid berörda enheter. Signerat verifikat ska ligga till grund för faktura.

6 LS6836 6(13) 6 AVTALSTID Avtalet gäller under tiden (Grundläggande avtalstid) med option för Landstinget att förlänga Avtalet med ytterligare månader (Förlängd avtalstid). Maximal avtalstid är alltså fyra år. Tänkt avtalsstart och avtalsslut gäller under förutsättning att upphandlingen inte blir föremål för överprövning eller hindras av någon annan omständighet som försenar avtalsstarten. I så fall skjuts avtalsstart och avtalsslut fram i motsvarande mån som hindret varar. Avtalets upphörande kräver inte i något fall uppsägning eller andra åtgärder av Landstinget, utan upphör att gälla av sig självt om Landstinget inte har vidtagit åtgärder för att förlänga det. Landstingets rätt till Förlängd avtalstid förutsätter att Landstinget begär förlängning senast tre (3) månader före utgången av den Grundläggande avtalstiden. 7 AVROPSFÖRFARANDE 7.1 Avrop Avrop av fönsterputs planeras och avropas tillsammans med leverantören under våren när objekten (fastigheterna) ska putsas. Vidare avropas löpande fönsterputs av Landstingets under avtalstiden. Den som gör avrop skall ha möjlighet att begära en specifik tidpunkt för utförandet. Leverantör ska alltid lämna avropssvar på en avropsförfrågan. Leverantören ska ta emot beställningar enligt Avtalet fram till avtalsperiodens utgång. 7.2 Avropsberättigade Avrop får göras av Landstingets enhetschefer för Städ och transport för respektive område samt rektorer för folkhögskolorna. 7.3 Avropsvolymer På grund av eventuella organisations- metod- eller strukturförändringar eller ändrade behov kan Landstinget inte förbinda sig att avropa några volymer, utan

7 LS6836 7(13) antagen leverantör är skyldig att leverera i enlighet med det verkliga behovet, vare sig detta över- eller understiger de uppskattade volymerna som angetts i anbudsförfrågan. 8 KOMMERSIELLA VILLKOR 8.1 Avtalspriser Priset för tjänsterna framgår av bilaga Prislista Fönsterputs Angivna priser gäller i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt och inkludera samtliga kostnader för Landstinget Västernorrland. 8.2 Prisjustering Priset ska vara fast under 1 år från avtalsstart. Därefter äger leveratören rätt att årligen begära justering enligt nedan: - 80% av anbudspriset kan justeras i enlighet med SCB:s städindex med november 2014 som basmånad. Begäran ska vara skriftlig och kan endast ske en gång per år och för ett år i taget. Prisjusteringen gäller från det att Leverantören inkommit med ny prislista och denna godkänts av Landstinget, dock tidigast från varje nytt avtalsår. Retroaktiv prisjustering medges inte. Landstinget ska ge besked om ny prislista godkänns senast en månad efter att ny prislista med kompletta underlag inkommit till Landstinget. 8.3 Fakturerings- och betalningsvillkor Faktureringsvillkor Ersättning utgår för faktiskt utförda tjänster som godkänns med ett signerat verifikat och följer med som underlag vid fakturering till Landstinget. Faktura ska skickas som e-faktura enligt Svefaktura senast tre månader efter ingått avtal. Av fakturan ska tydligt framgå: - referensnummer/kostnadsställe anges. Kostnadsställe fås av Landstinget. - objekt/fastighet/avdelningsnamn - datum då tjänst utförts

8 LS6836 8(13) - vem som gjort avrop - antal putsade fönster - ev avvikelser Bifogas fakturan: - signerat verifikat som intygar utfört arbete. Eventuell felaktig faktura justeras med en kreditfaktura av Leverantören till Landstinget. Ursprunglig faktura betalas i samband med mottagande av kreditfaktura Faktureringsadress Om leverantören inte tillämpar Svefaktura under avtalets första tre månader ska faktura i ett (1) exemplar ställs till: Faktura i ett (1) exemplar ställs till: Landstinget Västernorrland Leverantörsfakturor Box Sollefteå Eventuella påminnelser och krav sänds till: Landstinget Västernorrland Ekonomiservice Box Sollefteå Betalningsvillkor Betalning ska ske inom 30 dagar efter godkänd leverans och fakturans ankomstdatum till Landstinget. Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen. Räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp, datum (fr.o.m./t o m) då ränta beräknas samt antalet räntedagar. Faktureringsavgift och andra administrativa omkostnader accepteras inte Dröjsmålsränta Om landstinget inte betalar faktura i rätt tid skall dröjsmålsränta utgå enligt räntelagens bestämmelser (f.n. referensräntan + 8 %).

9 LS6836 9(13) 8.4 Kvalitet och utförande Utöver vad som anges om detta i Landstingets Allmänna villkor, bilaga U6, gäller följande. Ingående i gällande avtal ska till utförande och kvalité överensstämma med de specifikationer som Landstinget fått i samband med att avtal tecknats. Förändringar i genomförande eller sammansättning ska i förväg meddelas Landstinget för godkännande, och kan leda till förnyad prövning av avtalets gilltighet. 8.5 FEL Utöver vad som anges om detta i Landstingets Allmänna villkor, bilaga U6, gäller följande. Landstinget förbehåller sig rätten att rikta ersättningsanspråk (se punkt vite), i händelse av brister vid uppdragets utförande, mot leverantören. Om brister föreligger och dessa ej avhjälps, efter skriftligt påpekande, (som inte åtgärdats inom 8 veckor) ska landstinget äga rätt att häva avtalet. 8.6 VITE Vid utebliven leverans (av leverantör ej möjlighet till utförande av uppdraget) ska landstinget äga rätt till ersättning för uppkomna merkostnader. Vidare ska landstinget äga rätt till vite om 1500 SEK per ersättningstillfälle. 8.7 FÖRSENING Om försening, från leverantörens sida, inte kan undvikas ska leverantören omgående meddela landstingets beställare som bedömer om senareläggning av leveransen kan accepteras. Vid försenad eller utebliven leverans har Landstinget rätt att häva beställningen och anlita annan leverantör. Eventuella merkostnad som uppkommer med anledning därav bekostas av leverantören. Hävning av beställning ska föregås av ett skriftligt meddelande till Leverantören. Vid långt gången försening ska försening likställas med utebliven leverans och lanstinget ska vara berättigad att av leverantören erhålla vite (enligt punkt vite). Vid upprepade föreningar eller leveransstörningar som strider mot vad som avtalats får Landstinget säga upp avtalet till förtida upphörande och begära skadestånd.

10 LS (13) 9 ANSVAR Utöver vad som anges om detta i Landstingets Allmänna villkor, bilaga U6, gäller följande. 9.1 Krav på personal Eftersom antagen leverantörs personal som utför tjänsten kommer i kontakt med patienter och sjukhuspersonal ska leverantören ansvara för att ett etiskt professionellt uppträdande råder. Vidare ska leverantören till se att personalen som utför tjänsten behärskar svenska språket i tal och skrift. Leverantörens personal ska, när de vistas inom Landstingets lokaler, bära enhetlig arbetsklädsel med firmamärke samt företagskort alternativt namnbricka synlig. Personal som utför fönsterputsen ska visa patienthänsyn. 9.2 Miljö o o o o o o Rengöringsmedel som används under uppdraget ska uppfylla följande krav: Ingående ämnen ska inte vara klassificerade som akut toxiska, specifikt organtoxiska, giftiga, mycket giftiga, cancerframkallande, mutagena eller reproduktionstoxiska enligt Kemikalieinspektionens föreskrifter om klassificering och märkning (KIFS 2005:7 med ändringar) eller Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1272/2008 om klassificering, märkning och förpackning av ämnen och blandningar. Produkter som används i tjänsten ska ej vara parfymerade. Produkter som används i tjänsten ska ej innehålla triclosan. Produkter som används i tjänsten ska inte klassificeras som miljöfarliga eller allergiframkallande enligt Kemikalieinspektionens föreskrifter (KIFS 2005:7 med ändringar) och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1272/2008 om klassificering, märkning och förpackning av ämnen och blandningar. Eventuella tensider i produkterna som används ska klara kraven för lätt nedbrytbarhet enligt gällande OECD-riktlinjer 301 A-F. Produkter som används i tjänsten ska endast innehålla biocider i syfte att konservera produkt eller råvara och endast i minsta funktionella halt för att uppnå detta syfte, med undantag för desinfektionsmedel (produkttyp 1,2 och 4 enligt bilaga 5 i Biociddirektivet). Leverantör ska på begäran kunna uppvisa dokumentation som säkerställer att kravet uppfylls. Dokumentation kan exempelvis bestå av säkerhetsdatablad, relevant märkning eller licens, leverantörsförsäkran eller liknande. Om leverantören av avtalet inte uppfyller skyldigheter enligt ovan äger landstinget rätt att häva avtalet.

11 LS (13) 10 ÖVRIGA VILLKOR I de fall en punkt nedan inte följs av någon text innebär det att Landstingets Allmänna villkor, bilaga U6, gäller Tilläggsarbeten mm 10.2 Underleverantörer 10.3 Statistik 10.4 Försäkring 10.5 Förtida upphörande och skadestånd 10.6 Hävning Landstinget äger rätt att häva avtalet om delar i överenskommelsen inte hålls Sekretess 10.8 Marknadsföring 10.9 Antidiskriminering Etiskt och socialt ansvar Leverantören skall vid utförande av arbete eller arbete för leverans enligt detta avtal tillämpa den nationella lagstiftning avseende de anställdas arbets- och anställningsvillkor som gäller i det land arbetet utförs. Oaktat den nationella lagstiftningen skall arbets- och anställningsvillkor som ett minimum vara likvärdiga kraven i ILO:s kärnkonventioner: Leverantören är skyldig att: på landstingets begäran inkomma med den information som är nödvändig för att följa upp arbets- och anställningsvillkor för anställda som utför arbete för leverans enligt detta avtal. tillåta inspektion utan förbehåll, av landstinget eller dess representant, på den arbetsplats där arbete utförs för leverans enligt detta avtal. inte straffa, avskeda eller på andra sätt diskriminera anställda som ger information gällande efterlevnaden av det som sägs i denna paragraf.

12 LS (13) Om leverantören använder underleverantörer vid arbeten skall leverantören vara ansvarig inför landstinget för att underleverantörer tillämpar ovanstående villkor på samma sätt som för egen verksamhet. Leverantören skall vidare säkerställa möjlighet till inspektion för landstinget eller dess representant även hos underleverantör. Om leverantören inte inom erforderlig tid efter begäran lämnar sådan information som denne är skyldig att uppvisa enligt ovan, eller om leverantören vid utförandet av avtalet inte uppfyller skyldigheter enligt ovan äger landstinget rätt att häva avtalet Revision Force Majeure Ändringar i ägarförhållanden Ändringar och tillägg till avtalet, meddelanden Överlåtelse av avtalet Meddelanden Tvist Omförhandling Parterna förebehåller sig rätten till omförhandling, om sådana politiska beslut eller organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna av tidigare överenskommelse. Den andra parten skall meddelas om omförhandling senast fyra (4) veckor i förväg.

13 LS (13) 11 Underskrifter Detta avtal har upprättats i två (2) exemplar, varav parterna erhållit var sitt. För Landstinget Västernorrland För Leverantören Ort 2015-MM-DD Ort 2015-MM-DD Namn Namn Namn Anmärkning: Anbudsgivare behöver inte underteckna och återsända denna mall tillsammans med anbudet.