ESLÖVS KOMMUN Sammanträdesprotokoll 8 (36) 2015-02-11 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 18 MOS.2015.0043 Uppföljning av intern kontroll 2014 Ärendebeskrivning Uppföljning av intern kontroll 2014 är genomförd och redovisas i bifogat dokument. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-01-23. Uppföljning av intern kontroll 2014. Bilaga 18 a-b Beslut Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden beslutar att: godidnna rapporten över utförd intern kontroll 2014 och överlämna rapporten till kommunstyrelsen. Expedieras: Kommunstyrelsen Staben Justeraresignatur Utdragsbestyrkande RD CS:ja-
E S LÖ VS KOMMUN MOS.2015.0043 Or INVESTORS 2015-01-23 4,," IN PEOPLE Miljö och Samhällsbyggnad Ingela Lundqvist, 2885 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Uppföljning av intern kontroll 2014 Ärendebeskrivning Uppföljning av intern kontroll 2014 är genomförd och redovisas i bifogat dokument. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-01-23 Uppföljning av intern kontroll 2014. Förslag till beslut Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden beslutar att godkänna rapporten över utförd intern kontroll 2014 och överlämna rapporten till kommunstyrelsen. gla Lundqvist orvaltningschef Miljö och Samhällsbyggnad Postadress 241 80 Eslöv Telefon 0413-620 00 Webb www.eslov.se
Uppföljning av intern kontroll 2014 Gransknin M Ikategori 1: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Metodik lag etc. Ansvarig Tid Klar U för nin 31 dec 2014 hade vi Inga oavslutade bygglov Plan- och bygglov äldre än 10 äldre än b la en veckor. fullständi a handlin ar inga oavslutade 10 veckor 2014-12-30 (avser ärenden med ärenden med fullständiga handlin ar Stadsbyggna Löpan Jan ds- de 2015 chef Ra ort till nämnden Rapport presenterades i Jämförelse med andra kommuner- kostnader Arbetsmetodik, offerter, la stiftnin Jan ort till nämnden Aterkoppling till Rapport till nämnden Förvaltningslagen Utvecklingsle Löpan Jan Granskning av ett 50-tal ärenden inom kategorierna medborgare Riktlinjer för dare de 2015 frågor, klagomål och synpunkter. överlag sker kommunikation, återkoppling mycket snabbt och enligt Riktlinjer för Riktlinjer för kommunikation. Den grafiska profilen följs i stor synpunkter utsträckning vad avser e-postsignaturen. Det finns emellertid anledning att fortsätta arbetet inom detta område, då det finns förbättringsområden. Fokuset på Riktlinjer för kommunikation och den grafiska profilen bör intensifieras.
Metodik lag etc. Ansvarig Tid Klar U följnin Förvaltningsekonom deltar Ekonomiska på arbetsplatsträffaroch styrprinciper informerar om ekonomi. Fortsatt utveckling av uppföljningsrutiner. Ekonomisk rapportering varje nämnd. Rapport till nämnden Förvaltningse Löpan Jan Internbudget konom de 2015 kommunicerad på alla avdelningar. Uppföljning av beställning och köp görs i excelfil. Förvaltningse Löpan Jan konom de 2015 Ekonomisk rapportering har skett vid varje nämnd utom i 'anuari. Granskning har gjorts av fakturor för att se om periodisering vid årsskiftet 2013-2014 blivit rätt. Urvalet har varit fakturor med verifikationsdatum från december 2013 till mars 2014. I urvalet har vikt lagts vid fakturor med större belopp, men även fakturor med mindre belopp finns med i granskningen. 44 fakturor har granskats och av dessa hittades sju fakturor som har bokförts på år 2014 men som avser 2013. Eftersom några av fakturorna som blev felperiodiserade vid årsskiftet 2013-2014 avsåg bostadsanpassningsbidrag har rutinen för detta setts över inför årsskiftet 2014-2015. Alla bostadsanpassningsbidrag som har blivit beviljade under 2014 har bokförts på 2014 oavsett om utbetalning har skett eller inte. För övrigt har information gått ut regelbundet under december och början på januari att det är viktigt att periodisera fakturor på rätt år. Fler uppbokningar har också gjorts vid bokslutet 2014 än bokslutet 2013. Gransknin Mälkategori 2: Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Ekonomisk kontrolloch uppföljning Kontroll av fakturahantering
Gransknin a egon Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer Metodik lag etc. Ansvarig Tid Klar U förnin Centrala riktlinjer för Granskning genom 10 tjänstemän på olika nivåer inom förvaltningen mutor intervjuer med intervjuades. Vid granskningen framkom att de intervjuade hade god kännedom om dokumentet Riktlinjer avseende mutor och andra otillbörliga förmåner. Det framkom också att några tjänstemän upplevde att de hade blivit erbjudna otillbörliga förmåner om än att förmånerna får anses vara av blygsam karaktär. De berörda tjänstemännen kunde emellertid redovisa hur de hanterat situationen. Man har vidare diskuterat händelsen med kolleger inom avdelningen. medarbetare Riktlinjer för mutor Utvecklingsle Löpan Jan dare de 2015 Registrering av allmänna Rapport till nämnden Offentlighets- och Utvecklingsle Löpan Jan Av 5 kap 1 första stycket offentlighets- och handlingar sekretesslagen dare de 2015 sekretesslagen (2009:400) följer att allmänna handlingtar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Granskningen har genomförts genom intervjuer med avdelningens assistenter samt genom genomgång av assistentgruppens minnesanteckningar. Granskningen har visat att registrering av allmänna handlingar sker samma dag eller senast dagen efter det att handlingen har kommit in till eller upprättats. Under sommarsemestern förekom det att allmänna handlingar fått ligga ytterligare någon dag innan registrering skett. Under våren förekom det att registreringen inom Staben hade ett eftersläp med registreringen. Sett över året har registrering av allmänna handingar ändå skett på ett tillfredsställande sätt. Ledningsgruppen har ändå funnit att det finns anledning att vara särskilt uppmärksam på hur bemanningen under semesterperioder ser ut.