Organisationsplan Side 1 1 VISION Friskis&Svettis Sollentuna är en idrottsförening med ett för idrottsvärlden ovanligt mål. Hos oss är målet ett leende. Leendet Friskis&Svettis eftersträvar snarare känns än syns. Träning driven av dåligt samvete blir sällan särskilt kul, regelbunden eller långvarig. Det är därför som Idrottsföreningen Friskis&Svettis bygger hela verksamheten på idén om att träning ska vara styrd av lusten. Om det är kul att träna, då vill du göra det igen. En idrottsförening med ett så udda mål som ett leende som inte ens behöver synas måste förstås leva upp till lite annorlunda krav på träningen. Självklart finns all den kompetens man kan tänka sig om styrka, rörlighet, kondition, mitokondrier och alveoler. Men vår träning måste förstås innehålla något mer än korrekt utförde rörelser. Därför är det där speciella leendet målet. Dit leder bara den sortens träning som också har plats för själen. 2 MÅL & MEDEL s mål är att se till att så många som möjligt tar del i vår leendeframkallande träning. Denna organisationsplan är menad att vara Idrottsföreningen s styrdokument för att organisera och optimalisera tillgängliga resurser. Med tillgängliga resurser menas primärt människorna (anställda funktionärer medlemmar), lokalsamhället, nätverket, samarbetspartners, lokalen, utrustning etc Organisationsplanen skall också bidra till att säkerställa en effektiv och transparent ekonomihantering. Föreningens anställda och funktionärer har ett stort ansvar att förvalta de gemensamma tillgängliga ekonomiska resurserna till fördel för alla föreningens medlemmar. s viktigaste resurs är alla ideella funktionärer. I detta ligger att en av dom viktigaste uppgifterna för denna organisationsplan, skall vara att säkerställa klara ansvarslinjer och tydliga arbetsuppgifter för alla funktionärer. Alla funktionärer er exakt lika viktiga för föreningen. Organisationsplanen skall ge impulser till att alla aktiviteter i föreningens regi skall ledes och förankras i ett värdebaserad ledarskap. Organisationsplanen är utarbetad inom ramen av föreningens stadgar. Det är styrelsens ansvar att säkerställa en kontinuerlig revision och uppdatering av organisationsplanen.
3 ORGANISATION Organisationsplan Side 2 Aktuelle lederpositioner inn i 2013: a. VERKSAMHETSLEDARE b. TRÄNINGSANSVARIG STYRKA (inkl. medlemsservice / utstyr / lokaler) c. TRÄNINGSANSVARIG GRUPP (inkl. samhällskontakt / kommunikation) d. RECEPTIONSANSVARIG
Organisationsplan Side 3 3.1 Valberedning På uppdrag av årstämmans skall valberedningen föreslå personer till att representera medlemmarna i föreningens styrelse. I val av medlemmar till styret skal valberedningen söka personer med kompetens och erfarenhet som kan bidra aktivt till att formulera och lösa föreningens kortsiktige och långsiktiga utmaningar. Valberedningens förslag skal motiveras på årsstämman.. 3.2 Årstämman Årstämman er föreningens högsta beslutande och kontrollerande organ. Primäruppgiften i detta sammanhang är att säkerstalla att föreningen till varje tid har en kompetent och aktiv styrelse. Årstämmans uppgifter och ansvar är beskrivit i föreningens stadgar och i motsvaranda dokumenter beslutat av Friskis & Svettis Riksförbund sina årstämmar. 3.3 Styrelsen Styrelsen er föreningens högsta organ mellan årsstämmorna och har övergripande ansvar for alla föreningens aktiviteter och uppgifter. Styrelsen skal implementera och kontrollera att beslut bestämt av egna och Riksförbundets årstämmor genomförs. Enbart styrelsen som kollektiv kan fatta beslut Styrelsen skal ta vara på föreningens intressen båda i förhållande till samhället och samarbetspartners generellt, - och till anställde och funktionärer speciellt. Styrelsen skal organisera och koordinera driften av föreningens olika aktiviteter. Styrelsen har arbetsgivaransvar överfor ansatte i föreningen. Styrelsen skal delegera nödvendige befogenhet och rättigheter till Verksamhetsleder Styrelsen har det övergripande ansvar för föreningens ekonomi och skal påse att verksamheten styrs enligt beslutat budget och verksamhetsplan
Organisationsplan Side 4 Styrelsens ordförande har bl.a. följande definierade uppgifter Huvudkontaktperson för Verksamhetsleder. I detta ligger at ordförande och verksamhetsleder tillsammans kan fatta tillsvidare beslut i operative frågor, - intill ordinarie eller extraordinarie styrelsemöte. Förbereda och leda styrelsemötena. Hålla sig kontinuerligt orienterad om föreningens verksomhet Representera föreningen i förhållande till samhället generellt och till samarbetspartners speciellt Representera föreningen i Riks aktiviteter Koordinera arbetet i styrelsen och kontrollera att datum och tidsfrister respekteras Fördela uppgifter internt i styrelsen, bl.a. skall specifika styrelseledamöter tilldelas särskilt ansvar för uppföljning, kontroll och utveckling av följande områden (också som deltager i de olike resursgrupper, men inte som av leder av respektive grupper): - Ansvarig för medlemsservice / administration - Ansvarig för träning-trivsel-hälsa - Ansvarig för samhällskontakt / kommunikation - Ansvarig för bolaget
3.4 Bolaget - Engelbrekts Hus AB Organisationsplan Side 5 Bolaget er föreningens verktyg för att optimalisera driften av egna lokaler. I detta ligger också inköp och drift av nödvändig materiell som må till för att säkerställa nödvändig kvalitet i föreningens totala utbud. Bolagets arbetsuppgifter er bl.a.: - Samhandling med aktuelle hyresvärder - Förhandla och vara formell avtalspartner med alla leverantörer - Drift och underhåll av lokalene - Drift och underhåll av träningsutstyrsel Bolagets styrelse skal vara identisk med föreningens styrelse. I bolaget finnes bl.a. följande konkreta uppgifter : Administration - formalia - bankfullmakt - revision - kontroll - lager / regler - moms - Ekonomistyrning - regnskap - kontering - inbetalning - utbetalning - fakturering - Investeringar - Utstyr / lokal / försäkringar - Hyresformalia kontrakter / priser / justeringar Lokaler - utstyr - Väggfast dvs. målning / underhåll / golv / belysning / ventilation / värme / nätverk / alarm / bastu - Inte väggfast - kontorsmöbler, inredningar Lokaler drift Treningsutstyr - inköp - toapapper renhåll - förbrukningsmaterial relaterat till lokalene - småreparationer - I Gymmet maskiner drift/säkerhet - I Spinningrummet (cyklar tv pulsutrustning) - I Jympasalen (mattor bredor lösvikter)
Organisationsplan Side 6 3.5 Verksamhetsledare Verksamhetsledaren ansvarar för den dagliga driften av föreningen. Verksamhetsledaren skall leda föreningens daglige drift på bästa möjliga sätt och enligt arbetsbeskrivning fastställd av styrelsen Ansvar och uppgifter verksamhetsledare : - Verksamhetsledaren rapporterar direkt till och samarbetar med styrelsen. Styrelsen följer Verksamhetsledarens arbete via muntliga och skriftliga rapporter samt förslag till erforderliga beslut. - Verksamhetsledaren har det fulla ansvaret för den löpande driften av föreningens verksamhet. - Verksamhetsledaren har befogenheter att sluta avtal med externa parter avseende verksamhetens löpande drift, t ex städning, larm. Likaså har Verksamhetsledaren befogenhet att sluta avtal med externa kunder såsom skolor, företag och föreningar. - Verksamhetsledaren har det dagliga och fullständiga personal- och arbetsledaransvaret för samtliga anställda. Inför viktigare beslut, t ex löneförändringar, ska Verksamhetsledaren samråda med styrelsen (alt. Ordförande). - Verksamhetsledaren ska utifrån budgeten hushålla med de ekonomiska resurserna, så att verksamheten drivs enligt F & S idé. Och därtill verka för att budgeten hålls inom satta ramar. Verksamhetsledaren utarbetar förslag till budget för beslut i styrelsen. - Verksamhetsledaren ansvarar för att administrativa uppgifter utförs. Det gäller t ex in- och utbetalningar, löneutbetalningar, inkl. sociala avgifter samt bokslut, Verksamhetsledaren organiserar detta på bästa sätt, vilket stäms av med styrelsen. - Verksamhetsledaren ansvarar för uppföljning och rapport avseende t ex ekonomiskt utfall, medlemsstatistik och nyckeltal. - Verksamhetsledaren ska känna till, värna och föra ut F & S grundidéer. - Verksamhetsledaren ska hålla föreningens årskalender uppdaterad och spridd till alla berörda funktionärer och arbetsteam. - Verksamhetsledaren har det övergripande ansvaret för att aktivt och systematiskt arbeta för att sälja verksamhetens tjänster till externa företag, organisationer samt privatpersoner. - Verksamhetsledaren har också det övergripande ansvaret för att de ideellt arbetande funktionärerna organiseras i den operativa verksamheten och i projekt.
RA Receptionsansvarig arbetsbeskrivning : Organisationsplan Side 7 - Ansvara för att Friskis&Svettis Sollentuna levererar ett gott bemötande till våra medlemmar. - I samråd med Verksamhetschefen och Friskis&Svettis Riks regler och rekommendationer. Genom att hålla sig uppdaterad om vad som händer externt och internt inom träning och hälsa. I rollen som RA ingår också att se till att våra receptionister får uppföljning, kompetensutveckling samt skapa trivsel. RA rollen är en bred roll med följande ansvarsområden. - - Ansvara för att ge ett professionellt kundbemötande med hög servicekvalitet till våra medlemmar - Säkerställa att policys och rutiner efterföljs - Förebild - Administration kassa, inventering, rutiner, inköp - Ansvara för att F&S Sollentuna Shop fungerar - Aktiviteter på centret - Delaktig i introduktionen av nya receptionister - Utveckla receptionister - Schemaläggning av receptionister - Ansvara för kontinuerliga möten med receptionsgruppen - Arbeta för att ha ett fungerande samarbete med Verksamhetschefen för att säkerställa att medarbetarna får den information den behöver
3.6 Träning Trivsel Hälsa Organisationsplan Side 8 Skall koordinera och utveckla föreningens samlade utbud inom Träning-Trivsel-Hälsa. I detta ligger att föreningen skall erbjuda träningsaktiviteter av högsta kvalitet för kroppens fysiska välmående, - men som samtidig ger god plats för leendet, själen och det hela människa. Föreningen har flera områden vad angår träning-trivsel-hälsa. Nu har vi: Jympa Spin Gym, - samt nya aktiviteter som; Träna ute, crossfit, indoor walking, kombipass Far-grupper.. Alla områden är likvärdiga och skall vara starkt integrerade i varandra. Detta speglas klart av att föreningen enbart erbjuder en typ av träningskort: Friskiskortet där alla träningsformer inkluderas. Träningsledaren är ansvarig för utbildning av nya ledare/instruktörer, vidareutveckling av befintliga ledare/ instruktörer, schemaläggning, rekrytering, kvalitetssäkring, LUF-aktiviteter, gästpass, att vi har alla intensiteter. Träningsledaren är också ansvarig för typ specialarrangement / happenings som gästpass, maratonpass, ritual pass (jul, nyår, påsk o.l.). Träningsleder är vidare ansvarig för at etablera och utveckla föreningens särskilda utbud och aktiviteter inom Trivsel & Hälsa ( särskild eftersom Trivsel & Hälsa skall speglas i alla föreningens aktiviteter). I detta ligger kosthållning, kom-i-gång aktiviteter, FAR program, anpassad träning, friskvårdsprogram, föredragsverksamhet, motivations/uppföljningskurs etc. Träningsleder skal koordinera samarbete med partners inom Trivsel & Hälsa området generellt (till exempel fysioterapi, massage, lekare / sjukvård, rehabilitering, friskvård, och liknande) Träningsleder er dessutom ansvarig för utveckling av föreningens olika företags packet, - dvs företagsanpassat Träning-Trivsel-Hälsa utbud. Ansvar och uppgifter gymansvarig : Ansvara för att Friskis&Svettis Sollentuna levererar god kvalitet och lustfylld träning på alla områden. I samråd med Friskis&Svettis Riks regler och rekommendationer. Genom att hålla sig uppdaterad om vad som händer externt och internt inom träning och hälsa. I rollen som GA ingår också att se till att våra instruktörer/cirkelgym/cirkelfys ledare får uppföljning, kompetensutveckling samt skapa trivsel. GA rollen är en bred roll med följande ansvarsområden. Rekrytering av gyminstruktörer / gymvärdar Vidareutbildning av gyminstruktörer, cirkelfys/gym ledare / gymvärdar Schemaläggning av cirkelfys och cirkelgym i samråd med TA Schemaläggning av gyminstruktioner Ansvarig för utbudet i gymmet samt bibehålla den goda atmosfären som utger F&S Sollentuna. Uppföljning och utveckling av gymgruppen (gyminstruktörer, cirkelfys/cirkelgym ledare, gymvärdar). Kvalitetssäkra våra instruktörer, cirkelfys/cirkelgym ledare, och utbud.
Organisationsplan Side 9 Inspiration för gymgruppen. Gymgruppen ska upprätthålla den gemensamma klädpolicyn. Beställning av träningsredskap. Utveckling av gymmet i samråd med F&S Riks, motionärer och medlemmar. Avtackning av gymgrupp medlem. Gästpass i gymmet, nyheter och föreläsningar inom styrka (mervärde för motionärer och inspiration för gymgruppen). Kontaktperson för skolor / arbetsförmedling då det gäller praktikplats. Specialpass/happenings riktat till gymmet och gymgruppen (Aktivitetskalender). Ansvarig för att happenings når våra kommunikationsvägar som hemsida, skyltar på anläggningen, FB, receptionen. Statistik beläggning i gymmet. Information till gymgruppen. Hemsidan då det gäller gymmet. PT ansvarig (kommer inom kort). Medlemskontakt då det gäller gymmet. Ansvarig för att driftrundan utförs och att punkter blir åtgärdade (driftrunda innebär kontroll av belysning, elproblem, lokalen ex vattenläckage, gnisslande dörrar, trasig inredning, fel och brister på utrustning etc). Upphandlingsansvarig i samråd med verksamhetschef. Kontaktperson för leverantörer (gym, förbrukningsvaror). Vara en förebild. Backup personal i receptionen. I samråd med verksamhetschef Säkra upp att det finns instruktörer / pass (cirkelfys/ cirkelgym / TMI) till företagsförsäljningen, besöka skolor, planera helhetssyn på anläggningen, behålla medlemmar (genom att hjälpa verksamhetschefen att kontakta medlemmar som har haft instruktioner för att se hur det har gått servicesamtal), budgetarbete. Antidoping ansvarig. Ansvar och uppgifter gruppträningsansvarig : Ansvara för att Friskis&Svettis Sollentuna levererar god kvalitet och lustfylld träning på alla områden. I samråd med Friskis&Svettis Riks regler och rekommendationer. Genom att hålla sig uppdaterad om vad som händer externt och internt inom träning och hälsa. I rollen som TA ingår också att se till att våra ledare får uppföljning, kompetensutveckling samt skapa trivsel. TA rollen är en bred roll med följande ansvarsområden. Schemaläggning av gruppträningen (cirkelgym och cirkelfys i samråd med GA) Planera utbudet av gruppträningen Rekrytering av ledare Uppföljning och utveckling / avveckling av ledare Ledar/medlems inspriation Kvalitetssäkra vårt utbud
Organisationsplan Side 10 Ledare ska upprätthålla den gemensamma klädpolicyn FaR ansvarig Kontaktperson för uthyrning av lokal och ledare till föreningar och företag Avtackning av ledare Gästpass mervärde för motionärer och inspiration av ledare Specialpass/happenings inom gruppträningen Kom igång anvarig Träningsresor ansvarig Samhällskontakt skolor, föreningar, kommunen. Aktivitetskalender Ansvarig för att happenings når våra kommunikationsvägar som hemsida, skyltar på anläggningen, FB, receptionen. Statistik beläggning av pass Information till ledare och andra berörda av Musikanläggningarna Musikstudion Hemsidan då det gäller gruppträningen Vara en förebild Backup personal i receptionen. I samråd med verksamhetschef Säkra upp att det finns ledare / pass till företagsförsäljningen, besöka skolor, planera helhetssyn på anläggningen, Kom igång från prova på till kontinuerlig träning, behålla medlemmar, budgetarbete. 3.7 Medlemsservice intern kommunikation Är ansvarig för all intern kommunikation och medlemsservice. I detta ligger också försäljning och praktisk ekonomiadministration, inkl. rapportering. Är ansvarig för bemanning och aktiviteter i föreningens viktigaste träffpunkt ; receptionen. Receptionen er föreningens medel för att etablera flest möjliga positiva möten med och mellan nuvarande och potentiella medlemmar. I tillägg är också receptionen föreningens ansikte utåt i mötet med alla andra besökande (leverantörer, gäster, myndigheter, kollegor, nyfikna, träningssugna, ) Et möte med föreningens reception skal ge detta specielle leendet som känns mer än det synes.
Organisationsplan Side 11 Ekonomiansvaret betyder att kontrollera att alla in- och utbetalningar sker enligt budget och enligt aktuelle personers tilldelade rättigheter. Medlemsservice / intern kommunikation inkluderar bl.a. följande uppgifter : Genomföra Nöjd kund-medlemsenkät årligen Ekonomi : Reception ; IT : BASK ; - Löpande redovisning och bokföring - Fakturering - Kassaavstämning - Kassa och Bank - Löner / arvoden - Admin IKANO, Flexpay, Wellnet och Friskvådscheckar - Avstämningar alla konton - Inköp till butiksförsäljning - Försäljning, lager - Leverantörskontakt - Försäljning/redovisningsrutiner - Kassahandledning - Utbildning och rekrytering - Schemaläggning receptionister - Bemanning av reception - Uppföljning av receptionister - Funktionärsvård/trivsel - Information/kommunikation - Inköp kontorsmaterial/förbrukning - BRP support/uppdatering - Hemsida Funkis/Funknet - Hemsida externt uppdatering - Information internt/externt - Medlemsregistrering - Statistik - Bredband och telefoni - Systematiskt brandskyddsarbete - HLR/L-ABC Hjärtstartutbildning - Miljöpolicy - Dopingpolicy
Organisationsplan Side 12 Funkistrivsel ; - Trivselaktiviteter - Kompetensutveckling 3.8 Samhällskontakt extern kommunikation Är ansvarig för all extern kommunikation och samhällskontakt. I detta ligger alla typer aktiviteter i alla kanaler och forum som föreningen väljer att vara aktive i för att profilera och stärka föreningens vision och mål. Är ansvarig för att föredla och videreutveckla föreningens nuvärande kanaler for kommunikation och samhällskontakt som : hemsida, friskispressen, affischer, flagg, løpsedlar, F&S nätverk, lokala medier, lokala myndigheter, samarbetspartners, - och via sociala medier. All aktivitet skal förankras i målet om at på besta (gitt tillgängliga resurser) sätt få kommuniserat föreningens vision till flest möjlig oftast möjlig. Samhällskontakt / extern kommunikation inkluderar bl.a. följande uppgifter : - Få nya medlemmar - Behålla medlemmar - Utveckla verksamheten - Synliggöra mervärden - Återvändare - Friskispressen/Sollentunasidorna - Utveckla mervärdestänkandet ; föreläsningar, rabatter - Aktiviteter i Stinsens köpcentrum - Kommunen; bevaka konkurrensneutralitet, kontaktyta - Föreningslivet; bl. a. nå nya grupper som icke födda i Sverige - Motion på recept/kontakter företag och företagshälsovård - Krisberedskap - Ta plats i det lokala förenings- och företagarlivet. Lokala företagarföreningar, Rotary m fl.