SPCS demohandledning din guide till demoversionen SPCS Koncern - Demo SPCS programsortiment för redovisning och ekonomi har förstärkts med ytterligare ett program. SPCS Koncern är det perfekta hjälpmedlet för dig som upprättar bokslut och årsredovisning för koncerner. Programmet passar lika bra för fristående koncerner som för redovisnings- och revisionsbyråer. Programmets uppbyggnad gör att du får en komplett dokumentation över bokslutsarbetet - från elimineringar till färdig årsredovisning. I denna handledning finns först lite allmän information om demoversionen. Vidare beskriver vi det exempel på koncernbokslut som är upprättat för moderföretaget Industrimontaget AB och slutligen följer en beskrivning av arbetsgången i programmet. Den senare kan du kan ha glädje av om du själv vill prova på att skapa ett koncernbokslut och vill ha lite utförligare beskrivning av programmet. Den går även utmärkt att använda som en liten manual om du vill ha mer information om hur du arbetar med någon specifik del av programmet, t ex Förvärvsanalysen. Det finns även hjälptext inlagd under Hjälpen (F1) När du väljer att installera demoversionen får du förutom SPCS Koncern även en demoversion av SPCS Klient installerad. Köper du en skarp version av programmet kan du välja om du vill arbeta med SPCS Koncern fristående eller via SPCS Klient. Det enda som skiljer är hur programmet startas och var koncernstrukturen definieras.. För en bättre överskådlighet på bildskärmen rekommenderar vi att du har upplösningen 1024 * 768 bildpunkter på din bildskärm. Denna inställning gör du genom att välja Start - Inställningar - Kontrollpanelen - Bildskärm. Under Egenskaper för Bildskärm väljer du fliken Inställningar. Under avsnittet Skrivbord ändrar du till 1024 * 768 bildpunkter. Begränsningar i SPCS Koncern - Demo. Demoprogrammet SPCS Koncern innehåller alla delar som finns i programmet. På vår demoskiva har vi i SPCS Klient lagt upp 5 användare, 10 klientföretag varav ett av företagen används i demon av SPCS Koncern, moderföretaget Industrimontaget AB (klientnr 1005) och dotterföretaget Demobolaget 2 AB. Demoprogrammet har följande begränsningar: Du kan inte lägga upp egna klienter (företag) i SPCS Klient. DEMO skrivs ut på alla utskrifter. Systemkrav: Dator med Pentium 133-processor eller bättre. Windows 98, Me, NT 4.0, 2000, XP eller senare. Minst 32 MB ledigt arbetsminne (för Windows NT 4.0 eller 2000 rekommenderas minst 64 MB). Minst 25 MB ledigt utrymme på hårddisken, ytterligare utrymme behövs under användandet. SPCS Klient SPCS Klient är gemensam för programmen SPCS Koncern, SPCS Bokslut, SPCS Administration, SPCS Skatt Proffs, SPCS Lön, SPCS Anläggningsregister, SPCS Revision och SPCS Analys. I SPCS Klient finns alla dina användare och klienter upplagda. Det är därifrån du sedan väljer vilken klient/företag och vilket program du vill arbeta med. Där finns också klientens basuppgifter och uppföljning av arbetet i de olika programmen, t ex om deklarationen för en viss klient är inlämnad eller om bokslutet är färdigt. 1
Programmet gör att det blir både enkelt och tidsbesparande att sköta bokslutsarbetet för flera koncerner. Det lämpar sig speciellt bra för redovisnings- och revisionsbyråer, men passar lika bra för det enskilda företaget. Tangenter F1-tangenten F8-tangenten Esc-tangenten -tangenten Tab-tangenten Shift-Tab Starta SPCS Klient aktiverar hjälp-funktionen. Om det finns något hjälpavsnitt som beskriver just det aktiva fönstret eller den aktiva dialogrutan visas det hjälpavsnittet direkt. aktiverar miniräknaren. är den allmänna Avbryt-tangenten som avbryter pågående inmatning, avbryter ett val etc. Tänk bara på att det du har skrivit in i ett fält i SPCS Koncern normalt sparas direkt. Det du har skrivit in i ett fält finns kvar även om du stänger dialogrutan. är den allmänna verkställ-tangenten som verkställer ett val eller flyttar till nästa rad eller ruta. använder du för att hoppa framåt mellan de olika rutorna i en bild. använder du för att hoppa bakåt mellan de olika rutorna i en bild. Du startar demoversionen genom att klicka på programmets ikon eller välja Start - Program - Scandinavian PC Systems - SPCS Klient Demo alternativt SPCS Koncern Demo. En dialogruta för inloggning till SPCS Klient visas. Som signatur och lösenord gäller mn. Tryck OK. Du kommer då in i en demoversion av SPCS Klient. Markera moderföretaget Industrimontaget AB i klientlistan. För att starta SPCS Koncern väljer du knappen för SPCS Koncern. När du kommer till dialogrutan SPCS Koncern - Öppna kan du välja om du vill öppna det redan skapade koncernbokslutet, Årsbokslut 2002-12-31, eller om du vill skapa ett nytt bokslut. Läs mer under respektive avsnitt nedan hur du gör för att gå vidare. Övningsexempel - Årsbokslut 2002-12-31 För att illustrera hur SPCS Koncern tillämpas i praktiken har ett enkelt exempel, innehållande ett moderföretag, ett dotterföretag och ett intresseföretag upprättats. För att öppna detta koncernbokslut gör du följande: 2
I dialogrutan nedan markerar du Årsbokslut 2002-12-31 och klickar därefter på knappen Öppna. Du kommer då in i Dokumentträdet som visar Koncerntablån till höger. Med hjälp av följande knappar tar du dig till de viktigaste delarna i programmet: Dokumentträdet ger dig en fullständig överblick över all dokumentation kring koncernbokslutet. Här ser du Företagstablå, Koncerntablå, Förvärvsanalys, Koncernverifikationer och avstämningsblanketter. Du kan skapa nya verifikationer och dokument härifrån eller redigera i redan befintliga. Företagstablå. Det skapas en per företag. Här kan du importera bokslutssaldon från fil eller registrera saldon manuellt. Programmet gör en automatisk omfördelning av obeskattade reserver varefter värden sedan förs över till Koncerntablån. Under knappen Inställningar kan du välja om du vill hantera minoritetsintressen i Företagstablån eller via koncernverifikation. I Koncerntablån kan du skapa koncernverifikationer och dokument. Alla elimineringar sker via koncernverifikationer som i sin tur uppdaterar elimineringskolumnerna. Årsredovisningshandlingar. Knappen används för att skapa årsredovisningshandlingar för moderföretaget och koncernen eller ta sig till årsredovisningen då denna redan är skapad. Bokslutskontroll. Denna knapp aktiverar bokslutskontrollen som varnar för felaktigheter och differenser i programmet. Klarmarkera. Med hjälp av denna knapp kan du klarmarkera tablåer, dokument och verifikationer. Av exemplet framgår: Hur programmet omfördelar obeskattade reserver i Företagstablån, eliminering av minoritetsandelar i Företagstablån, hur en förvärvsanalys upprättas, på vilken blankett eliminering av dotterföretagsaktier görs samt hur detta illustreras i programmet, koncernmässig bokföring av resultatandelar i intresseföretag på generell verifikation, transaktionstyp intresseföretag eliminering av interna transaktioner på generell verifikation, transaktionstyperna internförsäljning, interna fordringar och skulder, interna ränteintäkter och interna räntekostnader avstämning av eget kapital samt inventering av fritt kapital. Beskrivning av exempel Per 2002-01-01 förvärvar moderföretaget 80% av ett dotterföretag. Köpeskillingen uppgår till 5 000 KSEK. Det bokförda egna kapitalet (100%) uppgår vid förvärvstillfället till: Aktiekapital 2 000 000 Bundna reserver 1 564 000 Fria reserver 930 000 Totalt eget kapital 4 494 000 kr (80% motsvarar 3 595 200 kr) Enligt gällande rekommendationer för koncernredovisning ska dotterföretagets tillgångar och skulder värderas till verkliga värden vid förvärvstillfället, dvs till marknadsvärden. Vid förvärvet identifierades övervärden i specialmaskiner med 500 000 kr. Specialmaskinernas bokförda värden uppgick per 2002-01-01 till 133 000 kr. Det verkliga värdet beräknades till 633 000 kr. Eftersom dotterföretaget förvärvats till 80% anses endast 80% av övervärdet förvärvat, dvs 400 000 kr. Där utgår en uppskjuten skatt om 28% vilken skuldförs i förvärvsanalysen. Goodwill avskrivs över 10 år vilket motsvarar en period där övernormal lönsamhet har prognosticerats. Specialmaskinerna avskrivs över kvarvarande livslängd vilket är 4 år. Specialmaskinerna förvärvades ursprungligen för 164 000 kr. 3
Vid eliminering av det förvärvade kapitalet per 2002-12-31 konstateras att dotterbolaget har satt av till en obeskattad reserv med 200 000 kr. Egen kapitalandel uppgår till 144 000 kr. En del av elimineringen förskjuts därför från fritt till bundet kapital eftersom eliminering alltid ska ske från toppen. Moderföretaget förvärvar dessutom per 2002-01-01 40% av ett intresseföretag för 500 000 kr. Det egna kapitalet (100%) i intresseföretaget uppgår till 1 250 000 kr. Förvärvsanalysen för intresseföretaget ska i likhet med förvärvsanalysen för dotterföretag göras utifrån marknadsvärden på tillgångar och skulder. Vid analysen av förvärvade tillgångar och skulder i förhållande till erlagd köpeskilling kan konstateras att inga över- eller undervärden eller goodwill uppstår vid förvärvet. Under år 2002 uppgår intresseföretagets resultat till 720 000 kr efter skatt dvs 1 000 000 kr före skatt. I koncernens resultaträkning redovisas 40% av såväl intresseföretagets resultat före skatt som av dess skattekostnad. Nettoeffekten uppgår till 288 000 kr, vilket bokförs dels som en ökning av andelsvärdet dels som årets resultatandel i intresseföretaget. I balansräkningen fordras en överföring av fritt kapital till bundet eftersom koncernen inte kan disponera över resultatet i intresseföretaget förrän det har delats ut till moderföretaget. Skapa nytt koncernbokslut - arbetsgången i SPCS Koncern I detta avsnitt beskriver vi hur du gör för att själv skapa ett koncernbokslut från början till slut. Du kan utgå från moderföretaget Industrimontaget AB i SPCS Klient. Innehållsförteckning: 1 Skapa nytt koncernbokslut - startguide 2 Arbeta med Företagstablån 2.1 Manuell inmatning 2.2 Import av saldon 2.3 Import av saldon från underkoncern 2.4 Kolumner i Företagstablå 3 Arbeta med Koncerntablån 4 Arbeta med koncernverifikationer och dokument 4.1 Generellt Koncernverifikationer Skapa koncernverifikationer / dokument Öppna koncernverifikationer / dokument Välja in rader / Ta bort rader - Höger musknapp hjälper dig 4.2 Arbeta med Förvärvsanalys 4.3 Arbeta med Eliminering av dotterföretagsaktier (förvärvseliminering) 4.4 Arbeta med Generell koncernverifikation - exemplet eliminering Interförsäljning 5 Spåra belopp/verifikationer 6 Arbeta utifrån Dokumentträdet 7 Definiera balans- och resultaträkning för årsredovisning 8 Arbeta med årsredovisningshandlingar 9 Bokslutskontroll 4
1 Skapa nytt koncernbokslut - startguide Starta SPCS Klient - se ovan. Moderföretaget i en koncern måste alltid vara upplagt i SPCS Klient och ha uppdraget Koncern markerat (se bild nedan). Använd knappen Lista för att växla mellan listläge och kortläge. Om övriga koncernföretag är upplagda i SPCS Klient och koncernstrukturen är definierad, följer strukturen och alla företagsuppgifter med in i SPCS Koncern. Koncernstrukturen definieras i SPCS Klient genom att för dotterföretaget ange moderföretagets organisationsnummer. I vårt exempel är Demobolaget 2 AB dotterföretag till Industrimontaget AB. Koncernstrukturen kan även kompletteras med företag inne i SPCS Koncern, vilket exempelvis kan vara aktuellt då ett utländskt dotterföretag ingår i koncernen. För att skapa ett nytt koncernbokslut kan du utgå från moderföretaget Industrimontaget AB (klientnr 1005) som redan finns upplagt i SPCS Klient på demon. Se till att moderföretaget är markerat i listan eller att du har kortläget uppe för företaget. Starta SPCS Koncern genom att klicka på Koncern-knappen En startguide hjälper dig att skapa koncernbokslutet i vilken du bland annat definierar koncernstrukturen. Den första dialogen du kommer till är följande: Välj knappen Skapa nytt. 5
I denna dialog väljer du hur det nya bokslutet ska skapas. Det finns följande alternativ att välja mellan: Nytt koncernbokslut Är aktuellt att använda första gången du skapar ett bokslut för en koncern. Nytt bokslut baserat på tidigare bokslut Upplägget i tidigare års bokslut utnyttjas, värden flyttas över till föregående års värden och du har möjlighet att skapa verifikation genom att kopiera från föregående år. Skapa kopia av befi ntligt bokslut Här har du möjlighet att skapa en kopia av ett befintligt bokslut, vilket kan vara aktuellt om du vill simulera vad en eventuell förändring i t ex koncernstrukturen skulle få för effekter. När du har valt detta alternativ måste du markera vilket koncernbokslut du vill skapa en kopia av och därefter klicka på knappen Nästa. I vårt exempel väljer vi Nytt koncernbokslut och klickar på knappen Nästa. Steg 1 - Grunduppgifter De flesta uppgifter i denna dialogruta är föreslagna. Namnge koncernbokslutet, t ex Årsbokslut 2002-12-31 test. Bokslutet sparas i en mapp med detta namn under klientens mapp Koncern. Ange alltid hela räkenskapsårets omfattning - även vid delårsrapport. Vid delårsrapport anger du antal månader som bokslutet omfattar. Vid t ex delårsrapport 2002-06-30 anger du 6 månader. Slutligen väljer du i vilken enhet (SEK, KSEK eller MSEK) som du vill ska gälla för koncernbokslut och årsredovisning. Observera att du inte kan ändra denna inställning i efterhand. I vårt exempel väljer vi KSEK. Klicka på knappen Nästa. 6
Steg 2: Koncernstruktur I dialogrutan visas de koncernföretag som finns upplagda, dvs de som har hämtats in från SPCS Klient. För dessa företag kan du eventuellt behöva gå in och komplettera med information om t ex förvärvsdatum och moderföretagets andel av kapitalet. Programmet föreslår ägd andel av kapitalet till 100%. För att lägga till ett företag klickar du på knappen Ny. I vårt exempel måste vi ändra förvärvad andel och fylla i förvärvsdatum för dotterföretaget Demobolaget 2 AB. Markera Demobolaget 2 AB och dubbelklicka alternativt klicka på knappen Ändra. Fält markerade med asterisk (*) är obligatoriska. Nedan förklarar vi en del av fälten. Kort namn är den kolumnrubrik som används för företaget i bl a Koncerntablån. Valuta. Ange valuta för utländskt dotterföretag. Aktuella valutakurser för ett bokslut anges sedan under Arbeta med - Valutor. Moderföretag. Varje dotterföretag måste kopplas till ett moderföretag och programmet föreslår koncernmodern i detta fält. 7
För dotterföretag anger du Förvärvsdatum och hur stor andel moderföretaget äger av dess kapital. Dessa uppgifter hämtas sedan in till bland annat förvärvsanalysen. Inställningarna Visa i företagstablå och Visa i koncerntablån styr om det för företaget ska skapas en företagstablå och om en kolumn i koncerntablån ska visas. Programmet ger förslag på dessa inställningar beroende på om det är ett dotterföretag eller intresseföretag som läggs upp. Välj OK för att stänga dialogen Ändra företag och välj sedan Nästa. Steg 3: Val av mall Här väljer du uppställning för resultaträkningen - kostnadsslagsindelad eller funktionsindelad. Klicka sedan på knappen Nästa. Steg 4: Gå vidare När du klickar på Slutför avslutas startguiden och du hamnar i Företagstablån för moderföretaget. 8
2 Arbeta med Företagstablå Vill du ha mer plats på skärmen kan du stänga ner dokumentträdet till vänster antingen med hjälp av det lilla krysset eller om du klickar på knappen Dokumentträd. Det skapas en företagstablå för moderföretaget och för respektive dotterföretag/underkoncern som ingår i koncernbokslutet. Du väljer ett företag i taget med hjälp av listpilen vid fältet Företag alternativt markerar du företaget i trädstrukturen till vänster. Du kan antingen importera en fil eller registrera bokslutssaldon manuellt. 2.1 Manuell inmatning Om du i samband med att du skapar ditt koncernbokslut exempelvis väljer enheten KSEK förslår programmet att även manuell inmatning ska göras i den valda enheten, dvs KSEK i detta exempel. Detta görs då i kolumnen Saldo i KSEK. Föredrar du att i stället mata in bokslutssaldon i kronor och ören kan du under knappen Inställningar ändra detta så att kolumnen Saldo bokslut i SEK visas. Väljer du att importera saldon från fil kommer programmet automatiskt att ändra denna inställning så att kolumnen Saldo bokslut i SEK visas. Utländska dotterföretags saldon måste alltid matas in i exakta belopp. Programmet sköter sedan omräkning till den valda enheten, exempelvis KSEK. Intäkter, tillgångar, skulder och eget kapital matas in som positiva tal medan kostnader matas in med minustecken framför (-). 2.2 Import av saldo Importen till företagstablån måste genomföras för ett företag i taget. Det finns möjlighet att importera en SIE-fil, en XML-fil genererad i SPCS Bokslut eller en fil innehållande konsoliderade värden för en underkoncern. SPCS Koncern stödjer inläsning av alla fyra SIE-typer. Det enda du måste tänka på är att om du skapar en delårsrapport så måste SIE-filen du importerar vara en SIE2- eller SIE3-fil, eftersom dessa innehåller periodsaldon. 9
Arbetar du med SPCS Bokslut rekommenderar vi dig att exportera en XML-fil istället för en SIE-fil från SPCS Bokslut. XML-filen genereras i SPCS Bokslut under Arkiv - Export - Export till Skatt/Koncern/Analys. Anledningen till detta är att XML-filen förutom kontoplan och saldon även innehåller kopplingar till baskonton (kopplingstabellen) och årsredovisningsuppgifter. Välj företagstablån för Industrimontaget AB och välj knappen Import. Du får då upp följande dialog: Välj Import från SIE-fi l Välj Nästa. När du väljer att importera från en SIE-fil eller en XML-fil från SPCS Bokslut visas en lista med de filer som finns lagrade i klientens mapp SIE-Lager, om du arbetar via SPCS Klient. Startar du SPCS Koncern fristående ser du istället de filer som finns lagrade i C:\SIE. Markera fil och välj Nästa. Du kommer då till dialogen Importerade saldon. 10 Dialogen visar innehållet i den SIE-fil alternativt XML-fil du har för avsikt att importera till företagstablån. Den vänstra kolumnen visar företagets kontoplan och i kolumnen Baskonto visas kopplingen till ett Bas 2000-konto, i programmet kallat baskonto. Denna koppling möjliggör för programmet att kunna hantera import av olika typer av kontoplaner Kolumnen Överföring till visar på vilken tablårad ett kontos saldo kommer att placeras. På tablåraderna finns definierat vilka baskonton eller intervall av baskonton som är aktuella och det är via sin koppling till baskonto som ett kontos saldo hamnar på en viss tablårad. Det är inte nödvändigt att göra en exakt koppling mellan företagets konto och ett baskonto. Det viktiga är att kontot hamnar på rätt balans- eller resultaträkningsrad i företagstablån.
Vid import av XML-fil genererad i SPCS Bokslut finns redan kopplingar till baskonto med i filen, dvs även kopplingstabellen från SPCS Bokslut exporteras, vilket innebär att inget ytterligare arbete behöver läggas på kopplingstabellen i samband med import till SPCS Koncern. De konton som har olika placering i balansräkningen beroende på debet- eller kreditsaldo är utmärkta i dialogen Importerade saldon genom att kontonummer och namn visas med ljusgrå färg, t ex konto 1930 Checkräkningskredit. I samband med importen bör du koppla okopplade konton direkt i dialogen Importerade saldon. Välj knappen Kontrollera. Du kan då direkt se om det finns konton med saldon som saknar koppling till baskonto. Finns det okopplade konton och du väljer OK i dialogen hamnar du på det första kontot där koppling till baskonto saknas. Du kan välja lämpligt baskonto från listan som visas. Välj knappen Importera för att fullfölja importen. För att titta på redan inlästa saldon kan du klicka på knappen Visa konto i företagstablån eller dubbelklicka på en tablårad. I denna dialogruta visas vilka baskonton som är definierade för de olika tablåraderna i företagstablån samt vilka konton och saldon som placerats på respektive tablårad vid importen. Har du efter genomförd import, behov av att justera en koppling till baskonto kan du antingen välja knappen Koppl.tabell i företagstablån eller menyvalet Kopplingstabell under höger musknapp. Markera kontot och välj knappen Ändra. 2.3 Import av saldon från underkoncern Har du gjort koncernbokslut för en underkoncern och exporterat dessa uppgifter kan du importera uppgifterna till företagstablån för dotterföretaget. För att detta ska fungera måste dotterföretaget (som även är moderföretag i underkoncernen) ha typ Underkoncernen definierat i Koncernstrukturen. Om hela koncernstrukturen är rätt definierad i SPCS Klient sätter programmet automatiskt rätt typ av företag. Knappen Import i företagstablån ändrar då namn till Imp. underkoncern. 11
2.3 Kolumner i Företagstablån Omfördelning av obeskattade reserver beräknar programmet automatiskt. Hur dessa ombokningar görs visas i kolumnen Fördelning av OR. I kolumnen Justeringar kan du göra eventuella korrigeringar av indata innan saldon överförs till Koncerntablån (observera att du inte kan göra några elimineringar här, utan kolumnen är tänkt för mindre justeringar som t ex omflyttning av skatteskuld till raden skattefordringar). Under knappen Inställningar kan du välja om du vill hantera minoritetsintresse i företagstablån och om du föredrar att programmet gör denna beräkning. Vill du hellre hantera minoritetselimineringen via en koncernverifikation väljer du att inte markera något vid Minoritet i dialogrutan nedan. I företagstablån räknas beloppet ut i kolumnen Saldo till tablå och förs över till respektive företags kolumn i koncerntablån. Med hjälp av urvalen Alla och Endast använda kan du påverka om alla rader eller endast rader med saldo ska visas på skärmen. Knapparna RR, BR och RR/BR är snabbval för att ta sig till resultat- eller balansräkning. Motsvarande inställningar finns även i Koncerntablån. När du är klar med alla företag i företagstablån går du vidare till Koncerntablån. 2.4 Rader i Företagstablån När du befinner dig i företagstablån kan du lägga upp nya, ändra och ta bort tablårader. I menyn som finns under höger musknapp finns funktioner för detta. 3 Arbeta med Koncerntablå 12
I Koncerntablån skapar programmet en kolumn för moderföretag och en för respektive dotterföretag som ingår i koncernen. Till koncerntablån hämtas saldon från kolumnen Saldo till tablå i Företagstablån för respektive företag. Det skapas tre elimineringskolumner - Förvärvseliminering, Interna mellanhavanden och Koncernjusteringar. Klickar du på knappen Kolumner har du möjlighet att påverkar vilka kolumner som du vill ska visas på bildskärmen. 4 Arbeta med koncernverifikationer och dokument 4.1 Generellt För att skapa nya dokument och verifikationer kan du antingen välja knappen Ny i övre knappraden eller knappen Skapa som finns i Koncerntablån. Har du dokumentträdet invalt visas i det högra fönstret det du markerat i trädstrukturen till vänster. Ett annat sätt att öppna dokument eller verifikationer är att välja knappen Öppna i koncerntablån. Koncernverifikationer Alla elimineringar/justeringar görs i programmet via koncernverifikationer där konteringen av verifikationen överförs till den elimineringskolumn som den hör till. Med andra ord kan inga elimineringar (belopp) skrivas in direkt i elimineringskolumnerna. Det finns tre olika koncernverifikationer att välja mellan - Eliminering av dotterföretagsaktier, Försäljning av dotterföretag och Generell koncernverifi kation. De två förstnämnda är specialanpassade koncernverifikationer medan den generella koncernverifikationen används till andra typer av elimineringar, t ex eliminering av internförsäljning. Saldot av de bokningar du gör i resultaträkningen, dvs årets resultat, överförs även till raden Årets resultat i balansräkningen. I programmet kan du göra en inställning om numrering av verifikationerna ska ske med automatik eller om du vill sköta den manuellt. Detta görs under Arkiv - Grunduppgifter. 13
Skapa koncernverifikation / dokument Väljer du knappen Skapa under Koncernverifi kationer/dokument i Koncerntablån eller om du befinner dig i fönstret Dokumentträd och väljer Skapa får du upp följande dialog: Du har här möjlighet att skapa förvärvsanalys, koncernverifikationer och avstämningsblanketter för eget kapital och för beräkning av koncernens fria egna kapital. Du kan även länka in ett dokument från exempelvis Word eller Excel. I dialogen markerar du det du vill skapa och klickar på Skapa. Väljer du att skapa en generell koncernverifikation måste du även ange vilken typ av eliminering du ska arbeta med, t ex eliminering av internförsäljning. Öppna dokument/koncernverifikation Väljer du knappen Öppna i koncerntablån får du upp dialogrutan som visas nedan. I denna dialogruta kan du öppna koncernverifikationer eller dokument som du skapat. Det går även att välja Ny för att skapa ett nytt dokument/verifikation. För att ta bort ett dokument eller verifikation markerar du det och väljer Ta bort. Allt detta kan du även göra när du har fönstret Dokumentträd liggande öppet, Dokumentträd, vilket förmodligen gör ditt arbete mer överskådligt. Välja in rader / Ta bort rader - Höger musknapp hjälper dig De rader som syns i förvärvsanalysen och i vissa av koncernverifikationerna är något som programmet föreslår när du skapar dem. Genom att du har möjlighet att ta bort rader som inte är aktuella eller hämta tablårader som du behöver, kan du vara flexibel i ditt arbete med att styra blankettens utseende. Det huvudsakliga redskapet för att göra detta är Höger musknapp där det finns en meny för dessa åtgärder. Nedan visar vi ett exempel på hur denna meny kan se ut: 14
Det går även bra att använda de kortkommandon som framgår i menyn ovan. Skjut in rad Behöver du skjuta in en rad kan du antingen välja att klicka på höger musknapp och valet Skjut in rad eller ställa markören i det gula tomma radfältet. När du placerar markören i detta fält fälls en lista ner över samtliga tablårader som du kan välja in till blanketten. Skjut in ytterligare rad för befi ntlig rad Har du behov av att t ex specificera en bokning som berör en rad i två olika poster (för vilka du kanske vill skriva separata kommentarer) kan du göra följande: Ställ markören i något av de gula fälten på den rad för vilken du vill skapa en extra rad och klicka på höger musknapp. Exemplet nedan visar hur det kan se ut när ytterligare en rad för Av- och nedskrivning av anläggningstillgångar valts in i menyn under höger musknapp. Ta bort rad Är någon av de föreslagna raderna ej aktuella kan du ta bort raden genom att ställa dig i något av de gula fälten på raden och klicka på höger musknapp. I den menyn som då visas väljer du alternativet Ta bort rad alternativt Ctrl - Delete. 4.2 Arbeta med Förvärvsanalys För varje företag som förvärvas ska en Förvärvsanalys upprättas. Förvärvsanalysen skapas lämpligen från Företagstablån, från Koncerntablån via knappen Skapa under Koncernverifi kationer/dokument eller från Dokumentträdet via Ny-knappen. Nedan beskrivs ett exempel på hur du arbetar med förvärvsanalysen. Siffrorna är hämtade från övningsexemplet. Ställ markören i fältet Företag i sidhuvudet. Från den lista över dotterföretag som visas markerar du det aktuella företaget. När du sedan väljer Enter- eller Tab-tangenten för att bekräfta valet och lämna fältet, hämtas uppgifter om förvärvad andel och förvärvsdatum in. Ange förvärvspriset i kreditkolumnen (5 000 KSEK). Ange förvärvat eget kapital i kolumnen Bel enl bokslut inkl. OR. Ange belopp (100%) enligt upprättat bokslut efter omfördelning av obeskattade reserver. I debetkolumnen beräknar sedan programmet Förvärvat eget kapital till belopp som motsvarar den andel av kapitalet som förvärvats av moderföretaget, t ex Aktiekapital 2 000 * 80% = 1 600 KSEK, dvs minoritetens andel borträknad. Ange eventuella övervärden i debetkolumnen. Observera att minoritetens andel av övervärdena måste räknas bort innan värden förs in på blanketten. I exemplet finns övervärden på byggnader motsvarande ett belopp på 400 KSEK. Programmet räknar ut uppskjuten skatt i kolumnen Varav uppskjuten skatt (112 KSEK). Summan av uppskjutna skatter krediterar sedan programmet med automatik på raden Avsättningar för uppskjuten skatt. 15
Programmet beräknar eventuell differens och lägger detta på raden Goodwill alternativt Negativ goodwill. Det finns möjlighet att ange notreferens till varje kontering och sedan skriva en kommentar i det nedre anteckningsfältet på blanketten. Du stänger Förvärvsanalysen genom att klicka på knappen Stäng. 4.3 Arbeta med eliminering av dotterföretagsaktier (förvärvseliminering) Välj Skapa i Koncerntablån och markera Eliminering av dotterföretagsaktier och välj sedan knappen Skapa. Klicka i fältet Dotterföretag och välj aktuellt dotterföretag från listan som visas. När fältet lämnas med Entereller Tab-tangenten hämtas förvärvad andel in. 16
Sker förvärvet 31/12 eller 1/1 ska beloppen från förvärvsanalysen läggas in manuellt i IB-kolumnen. Detta gäller bara första året eftersom det sedan är verifikationens UB som förs över till IB-kolumnen år 2. Sker förvärvet under året läggs istället uppgifterna från förvärvsanalysen in i kolumnen Justering på verfikationen Eliminering av dotterföretagsaktier. Knappen Hämta eget kapital hämtar in dotterföretagets egna kapital från kolumnen Saldo till tablå i Företagstablån till kolumnen UB företaget ***). Programmet räknar av minoritetens andel innan värden förs in på verifikationen. I kolumnen Justering görs årets justeringar. Med hjälp av radioknapparna uppe till vänster växlar du mellan balans- och resultaträkningssidan. Effekten på årets resultat specificerat i resultaträkningen visas på raden Årets resultat under Eget kapital i balansräkningen Ny rad kan hämtas in i de fält som är gula och tomma, t ex genom att placera markören på raden under Avsättningar för uppskjuten skatt på balansräkningssidan. Programmet sorterar in raden på rätt plats enligt balans- och resultaträkningens uppställning i Koncerntablån när du lämnar fältet. Alternativt kan du använda höger musknapp. I bilden nedan visas resultaträkningssidan av verifikationen Eliminering av dotterföretagsaktier. Där visas exempel på hur det kan se ut när två rader av Av-/nedskrivning av anläggningstillgångar har valts in på verifikationen. Utifrån det förslag på rader som programmet ger har flera rader tagits bort på denna verifikation. Gör eventuella notanteckningar till de justeringar du gör. Ange notreferens manuellt och skriv kommentar i fältet nederst på verifikationen. När du stänger verifikationen med hjälp av knappen Stäng överförs värden i UB-kolumnen och från debet- och kreditkolumnen i resultaträkningen till respektive rad i elimineringskolumnen Förvärvseliminering. 4.4 Arbeta med Generell koncernverifikation - exempel på eliminering Internförsäljning När du väljer att skapa generell koncernverifikation måste du även ange vilken typ av eliminering du ska göra. 17
Det val du gör av elimineringstyp föreslås även som verifikationstext och som namn på verifikationen men kan ändras. Elimineringstyp används för att styra till vilken kolumn verifikationen ska överföras och för att programmet ska kunna ge förslag på rader vid kontering. Du har dock möjlighet att ändra elimineringstyp när du befinner dig inne på en verifikation. För att välja rader att kontera på, placerar du markören i det gula fältet i kolumnen Elimineringar i balansräkningen eller Elimineringar i resultaträkningen beroende på typ av eliminering. I vårt exempel är det enbart aktuellt att göra eliminering i resultaträkningen eftersom det handlar om eliminering av internförsäljning. När du placerar markören i det tomma gula fältet visas en lista med samtliga tablårader som är möjliga att kontera på. Ovanför den streckade linjen föreslås de tablårader som i huvudsak är aktuella för den typ av eliminering du har valt. Nedanför den streckade linjen finns dock alla tablårader tillgängliga och möjliga att välja in. Markera aktuell rad i listan och klicka på Enter- eller Tab-tangenten för att gå vidare till nästa fält. Ett annat sätt att välja in en konteringsrad är att klicka på höger musknapp när du står på en rad. Där finns menyval för att skjuta in en ny rad. För optimal spårbarhet rekommenderas att ett företag anges för varje konteringsrad. Vill du göra en kommentar till konteringen anger du ett fotnotnummer i den högra kolumnen och skriver sedan tillhörande kommentar i fältet längst ned. När verifikationen är ifylld och klar kan den se ut enligt nedanstående exempel: Elimineringskolumnen Interna mellanhavanden uppdateras direkt. Välj Stäng för att stänga verifikationen (fönstret) 18
5 Spåra belopp/verifikationer Med hjälp av programmets Spårningsfunktion kan du få information om vilka verifikationer ett belopp består av, vilka som påverkar en viss elimineringskolumn eller se samtliga koncernverifikationer. För att få fram Spåra-dialogen kan du antingen placera markören i det beloppsfält som du vill spåra på och sedan dubbelklicka eller dubbelklicka i en kolumnrubrik för att spåra på hela kolumnens verifikationer. Du kan även välja Spåra belopp i menyn du får fram när du klickar på höger musknapp. När du har Spåra-dialogen uppe kan du ändra urval för spårningen till att omfatta annan sökning. Markerar du en verifikation i dialogen och därefter väljer knappen Gå till tar programmet dig till vald verifikation. 6 Arbeta utifrån Dokumentträdet Väljer du knappen Dokumentträd får du en total överblick över alla skapade dokument och verifikationer. Förutom de koncernverifikationer du skapat visas även respektive företags företagstablå, koncerntablå samt eventuella avstämningsblanketter för eget kapital och för beräkning av koncernens fria egna kapital om du har skapat dessa. Genom att markera dokumentet/verifikationen i trädet till vänster visas motsvarande dokument i det högra fönstret, där du har möjlighet att redigera det. Du kan även skapa nya eller ta bort verifikationer och dokument. Genom att markera en tablå, en verifikation eller ett dokument i dokumentträdet och därefter klicka på knappen Klarmarkera får du bättre kontroll på hur långt du har kommit i ditt arbete. Du stänger respektive öppnar fönstret Dokumentträd genom att klicka på knappen Dokumentträd i verktygsraden. 19
7 Definiera balans- och resultaträkning för årsredovisning I menyn under Arbeta med - Balans- och resultaträkningsmall definierar du utseendet på balans- och resultaträkningen för moderföretaget och koncernen i din årsredovisning. Balans- och resultaträkningen definieras genom att tablårader kopplas till respektive rad som ska ingå i balans- och resultaträkningen i årsredovisningen. Programmet ger förslag på uppställning enligt FARs rekommendationer. Första året du använder SPCS Koncern måste du registrera föregående års värden för moderföretaget och koncernen under Arbeta med - Föregående års värden. Importerar du moderföretagets bokslutssaldon från fil importeras även föregående års siffror. 8 Arbeta med årsredovisningshandlingar Du skapar årsredovisningshandlingar genom att klicka på knappen Årsredovisning eller välja Arbeta med - Årsredovisningshandlingar. Du får då upp en dialogrutan där du väljer om det är en stor eller liten koncern du ska upprätta årsredovisning för alternativt delårsrapport. Detta val påverkar bland annat det förslag på dokument som skapas under Förvaltningsberättelsen. Det förslag på innehåll i din årsredovisning som programmet ger är dock i huvudsak baserat på resultat- och balansräkningens utseende för modern och koncernen. Du kan göra eventuella kompletteringar eller borttag redan här, men du kan när som helst i efterhand lägga till något av standarddokumenten. 20 Klicka på knappen Skapa.
I årsredovisningen finns olika arbetslägen - ett arbetsläge där du redigerar dokument och noter direkt i det högra fönstret, en årsredovisningsmatris där du kan mata in uppgifter som hämtas in till framför allt noterna för moderföretaget och koncernen och ett granskaläge där du direkt i det högra fönstret ser hur slutresultatet blir vid utskrift. i bilden ovan visas granskningsläget. Du växlar snabbt mellan granska- och arbetsläge genom att dubbelklicka när markören befinner sig i dokumentträdet till vänster. Du kan även växla genom att markera och avmarkera i rutan Granska längst ner på skärmen. Det dokument du har markerat till vänster är det som visas i det högra fönstret. Om du har markerat Årsredovisning längst upp i trädet får du en förhandsgranskning av hela årsredovisningen till höger - från första till sista sidan. Det finns flera alternativa uppställningar och texter till flera av dokumenten och noterna. Du kan enkelt välja det alternativ som passar genom att klicka på listpilen vid Alternativ. Vill du redigera utifrån något av programmets färdiga förslag, gör du detta genom att välja något av alternativen med hjälp av listpilen och därefter göra dina ändringar. Det förslag du redigerar sparas som ett nytt alternativ med samma namn fast med en asterisk (*) i slutet av namnet. Du kan när som helst återgå till det ursprungliga alternativet som alltid förblir oförändrat. Du kan lägga till något av standarddokumenten eller skapa ett helt nytt dokument/not genom att klicka på knappen Ny. Observera att enbart rader med saldo i en not tas med vid utskrift. Detta innebär att du inte behöver ta bort några rader i en not bara för att de inte är aktuella just i årets årsredovisning. Kommande år kan det vara aktuellt att ha med raden och då är det fördelaktigt om den finns kvar i noten så slipper du arbetet med att lägga upp den på nytt. 21
Årsredovisningsmatris - uppgifter till noterna När du har gått igenom utseendet på din årsredovisning och valt de alternativ till uppställningar som passar markerar du den not du vill arbeta med. Klicka sedan på höger musknapp och välj Uppgifter ÅR från menyn. Du kommer då in i årsredovisningsmatrisen för aktuell not. Du kan välja att antingen mata in belopp manuellt alternativt importera från SPCS Bokslut. De företag för vilka du i företagstablån importerat en XML-fil kan du välja att hämta in, uppdatera, dessa värden till årsredovisningsmatrisen. Observera att vald enhet för årsredovisningen i SPCS Bokslut måste vara samma som vald enhet för koncernbokslut. Mer information om hur du importerar årsredovisningsuppgifter från SPCS Bokslut finns att läsa i Hjälpen i programmet. Med hjälp av knappen Förhandsgranska kan du direkt se hur noten ser ut vid utskrift. Vid Visa dokument kan du välja vad som skall visas i matrisen. I matrisen återfinner du de noter du har valt när du skapade årsredovisningen. Går du tillbaka och väljer en annan alternativ uppställning slår denna ändring igenom även på matrisens utseende. Årsredovisningsmatrisen är uppdelad i en flik för innevarande år och en flik för föregående år. I matrisen matar du in uppgifter till noterna för de olika koncernföretagen och eventuella koncernbokningar som är gjorda och som påverkar en not. De senare läggs i kolumnerna som heter Justering, vilket det finns en för varje företag. Matrisen summerar värden för koncernen för respektive rad och uppgifterna hämtas härifrån avseende moderföretaget och koncernen till själva noten. Alla noter i årsredovisningen är inte aktuella att arbeta med i matrisen, t ex noten Eget kapital för moderföretaget. För dessa noter matar du in beloppen direkt i noten då du befinner dig i arbetsläget. Det som styr om en rad ska hamnar i matrisen är den referens som är angiven för beloppsfälten för en rad i noten, t ex #K.ByAckAnIB#, där K står för koncernens värde. Du kan själv ange referenser för rader du vill ska vara med i matrisen. Läs mer under Hjälpen (F1) hur du anger dessa referenser. 22
Egenskaper dokument Markerar du ett dokument eller not i trädstrukturen och väljer knappen Ändra i knappraden kommer du in i dialogrutan Egenskaper dokument Här kan du ställa in vissa egenskaper för dokumentet, t ex om dokumentet ska börja på ny sida, om sidnumrering ska göra eller till vilken rad i balans- eller resultaträkningen som noten ska vara kopplad till. Programmet föreslår en koppling av alla noter men vill du koppla en not till en annan rad så gör du det här. För att ändra numrering av en not ser du till att du befinner dig i trädstrukturen i årsredovisningsdelen och markerar den not du vill numrera om. Därefter klickar du på Upp- eller Ner-knappen. Utskriftsegenskaper Under Arkiv - Programinställningar finns möjligheter att göra generella inställningar som styr teckensnitt och storlek på rubriknivåer, tabeller samt texter i årsredovisningen. I årsredovisningen finns även möjlighet att göra ytterligare inställningar avseende layouten för enstaka dokument, rader, rubriker etc. Dessa inställningar finner du i menyn under höger musknapp. 9 Bokslutskontroll Klickar du på knappen Bokslutskontroll varnar programmet för felaktigheter och differenser som bör kontrolleras. En mängd kontroller görs, bland annat följande: Att balansräkningen balanserar i företagstablåerna Att koncernverifikationer balanserar Att inte felaktigheter finns i balans- och resultaträkningsmallen Att det inte finns okopplade noter i årsredovisningen Att det inte föreligger differens mellan not och summan på raden som noten är kopplad till. 23