Redovisningsprinciper Redovisningsprinciper för hantering av bidragsfinansierade forskningsprojekt inom Umeå universitet Annica Eriksson Controller Ekonomienheten
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Definition huvudprojekt/underprojekt... 3 1.2 Hantering inom institution/enhet... 3 1.3 Hantering mellan institutioner/enheter... 3 2 Fördelning av kostnader mellan bidragsprojekt och samfinansieringsprojekt... 4 3 Täcka underskott på avslutade forskningsprojekt... 5 4 Flytt av bidragsprojekt till annan institution... 5 5 Periodisering av bidragsfinansierade underprojekt vid delårs- och årsbokslut.... 6 5.1 Nollställning av underprojekt... 6 5.2 Ansvarig... 6 5.3 Rutin för periodisering... 6 5.4 Vilket belopp ska periodiseras... 7 5.5 Exempel på periodisering... 8 2
1 Inledning Denna anvisning är ett komplement till Ekonomihandboken och Raindance användarhandböcker gällande hantering av bidragsfinansierade projekt. Anvisningen är ett förtydligande om: praktisk hantering när flera projektkonton läggs upp för samma bidragskontrakt hur medel kan föras mellan olika projektkonton fördelning av kostnader till samfinansieringsprojekt täckande av underskott på avslutade projekt flytt av bidragsprojekt till annan institution och periodisering av bidragsfinansierade underprojekt. 1.1 Definition huvudprojekt/underprojekt När flera institutioner/enheter gemensamt har sökt och erhållit ett externt bidrag ska alla ingående parter lägga upp ett projektkonto. Den institution som är huvudsökande, dvs. den som ska rekvirera medel från bidragsgivaren och ansvara för sammanställning och redovisning, lägger upp huvudprojektet med projektstatus P (pågående). De institutioner som är medsökande lägger upp underprojekt med projektstatus R (resultat). Underprojekt ska inte förväxlas med resultatförda bidragsprojekt som avslutats men där det finns ett saldo kvar. Till skillnad från vanliga bidragsprojekt visar underprojekt upp ett resultat på grund av att de inte periodiseras mot oförbrukade bidrag. Det är enbart huvudprojektet (med projektstatus P) som periodiseras automatiskt mot oförbrukade bidrag. Det sker i samband med periodskiften i Raindance. Huvudprojekt tar emot medel direkt från bidragsgivare, underprojekt får sina medel via intern tilldelning. Projekt finansierade med Baltic hyresrabatt är inte ett traditionellt underprojekt och omfattas inte av principerna i detta dokument. 1.2 Hantering inom institution/enhet Om det inom en och samma institution/enhet finns både huvudprojekt och relaterade underprojekt rekommenderas att institutionen nollställer sina underprojekt mot detta i samband med redovisning mot finansiär/erhållande av tilldelning från finansiär samt inför delårs- och årsbokslut. Vanligt är att använda konto 5713 Forskningsuppdrag och intern motpart (9****) med samma konto i debet/kredit. Man kan även använda samma konto som rekommenderas vid periodisering mellan institutioner/enheter, d v s konto 3172 (se avsnitt 5). 1.3 Hantering mellan institutioner/enheter Det finns olika sätt att fördela medel mellan huvudprojekt och underprojekt. Rekommendationen är att välja en metod och hålla sig konsekvent till den under hela projekttiden. Den institution/enhet som har huvudprojektet är den som drar upp riktlinjerna för vilken metod som ska användas och som ska informera övriga parter om hur redovisning av kostnader och fördelning av medel ska hanteras inom projektet. Se de alternativ som finns på nästa sida. 3
Alternativ 1 ersättning i efterhand mot internfaktura - De institutioner som har underprojekt internfakturerar den institution som har huvudprojektet. Den som upprättar internfakturan konterar på konto 3172 Intern intäkt forskning. Mottagaren av internfakturan konterar på konto 5713 Forskningsuppdrag (alternativt konto 5711 Analyser). Denna hantering är i linje med vanliga köp/säljrutiner mellan institutioner. Alternativ 2 ersättning i efterhand genom bokföringsorder - Fördelning av medel sker via omföring i bokföringsportalen. Konto 3172 Interna intäkter forskning, används i både debet och kredit. Innebär intäktsreduktion för huvudprojektet och intern intäkt till underprojekten. Den institution som har den externa intäkten initierar omföringen och cirkulerar bokföringsordern i Raindance till berörda parter som själva konterar sina rader. Alternativ 3 direktkontering - Detta alternativ innebär att institutionen fördelar kostnader direkt till de projekt som ska stå för finansieringen. Till exempel löner fördelas via kontering i Primula och övriga kostnader vid kontering av leverantörs- och internfakturor. Ur uppföljningssynpunkt är direktkontering att föredra då det innebär att respektive projekt löpande uppvisar ett mer rättvisande saldo. Alternativ 4 ersättning i förskott - Samma tillvägagångsätt som alternativ 1 eller 2 med skillnad att medel betalas ut i förskott. 2 Fördelning av kostnader mellan bidragsprojekt och samfinansieringsprojekt Samfinansiering, d v s den del av ett projekts kostnader som ska finansieras via anslagsmedel, kan hanteras på två sätt, direktkontering (se alternativ 3 ovan) eller fördelning i efterhand. Vid fördelning i efterhand bokför institutionen allt på samma projekt från början men därefter, vid varje redovisningsperiod för projektet samt inför hel- och delårsbokslut, bokas de kostnader som ska finansieras med anslagsmedel om. Det kan dels vara kostnader som man enligt överenskommelse ska stå för som samfinansiering, dels projektkostnader som inte är godkända enligt de direktiv som finns från den aktuella bidragsgivaren. Detta alternativ medför vanligtvis mer administrativ hantering än att direktkontera. Det är viktigt att kostnader förs om med det ursprungliga kontot och den ursprungliga motpartskoden för att universitetet ska kunna visa vilka kostnader som finansierats via anslag. När ursprunglig kontosträng används justeras kostnader för gemensamma kostnader med automatik. Anslagsmedel ska föras till samfinansieringsprojektet för att täcka de kostnader som bokförts där. Vid omföring av intäkt avseende samfinansiering används konto 3088 Samfinansiering av projekt Fo/FoU i både debet och kredit. Detta bör ske i samband med redovisning alternativt i samband med hel- och delårsbokslut. 4
3 Täcka underskott på avslutade forskningsprojekt Vid avslut av forskningsprojekt måste institutionen säkerställa att de kostnader och intäkter som bokförts verkligen tillhör projektet. Kontroll av bokförda kostnader bör göras löpande och om det finns kostnader som inte hör till projektet ska ombokning ske omgående. För forskningsprojekt som är avslutade med ett underskott och där man vet att inga ytterligare medel kommer in, bör man i första hand flytta kostnader som en lösning för att täcka underskottet. Undersök vilka kostnader som har gått på projektet och kontera enligt huvudkostnaden. Exempelvis: Ej godkända resor Omföring med kto 5511 Ursprunglig motpart i debet och kredit Årets löner Omföring med samma Motpart 32950 lönekonto som ursprungskontering Tidigare års löner Omföring med 4087 Intern motpart (9****) i debet och kredit Stipendier Omföring med ursprungligt konto Ursprunglig motpart i debet och kredit OBS! Underlag för ombokning av stipendier sänds till Ekonomienheten för bokföring. 4 Flytt av bidragsprojekt till annan institution Om ett bidragsprojekt ska flyttas till en annan institution, till exempel för att ansvarig forskare byter arbetsplats, måste båda prefekterna/enhetscheferna godkänna överföringen av projektsaldon och eventuellt relaterade anläggningar. När det nya projektet läggs upp på mottagande institution ska det spegla det ursprungliga projektet (se anvisning om projektkoder i manual för projektportalen). Om det är ett underskott på ursprungsprojektet, bokas det om via konto 5713. Gör en omföring av kostnader i kredit (-) på det projekt som ska avslutas och i debet (+) på det projekt dit kostnaden ska föras. Omföringen i bokföringsportalen cirkuleras mellan berörda institutioner och var och en konterar och signerar sin rad. Ett överskott på ursprungsprojektet, bokas om med konto 3172 i debet (+) på det projekt som ska avslutas och i kredit (-) på det projekt som övertar kvarvarande projektmedel. Använd intern motpart (9****) och samma baskonto i debet/kredit. 5
5 Periodisering av bidragsfinansierade underprojekt vid delårs- och årsbokslut. För de institutioner som har så kallade underprojekt inom bidragsverksamhet (vh 12, 22) gäller att de måste nollställas minst till delårs-/årsbokslut för att institution/enhet ska uppvisa ett rättvisande resultat. 5.1 Nollställning av underprojekt Nollställning sker genom att via internfaktura eller omföring föra saldot mot huvudprojektet och på så vis få en intäkt till underprojektet. Saldot blir då rättvisande på både huvudprojekt och underprojekt. Nollställning av underprojekt bör ske löpande under året, lämpligen i samband med att medel rekvireras från bidragsgivare och vid ekonomisk redovisning. Om underprojekt inte är nollställda påverkar de institutionens och universitetets samlade ekonomiska resultat och ger en missvisande bild av det ekonomiska utfallet för perioden. Om underprojektens kostnader inte förs upp till huvudprojektet kommer även saldot på oförbrukade bidrag att vara felaktigt på huvudprojektet. I de fall medel rekvireras i efterskott, t ex EU-projekt, kan det vara överenskommet med huvudprojektägaren att medel inte får internfaktureras förrän periodens kostnader blivit godkända av bidragsgivare och utbetalda. Underprojekten måste därför periodiseras mot huvudprojektet för att redovisningen ska bli rättvisande vid hel- och delårsbokslut. Det är även aktuellt med periodisering i de fall medel fördelats ut i förskott på underprojekt och det inte finns kostnader som motsvarar erhållen intäkt. 5.2 Ansvarig Den institution som har huvudprojektet, och därmed är den som koordinerar bidragsprojektet inom UmU, ansvarar för att informera interna parter om kravet på nollställning vid bokslut och kan även ge egna riktlinjer för hur det ska hanteras. De institutioner/enheter som har underprojekt är ansvariga för att se till att nollställa sina underprojekt mot huvudprojektet, enligt den rutin man kommit överens om med den som innehar huvudprojektet. 5.3 Rutin för periodisering Underprojekt som fått sina kostnader ersatta inför hel/delår och inte uppvisar något större saldo behöver inte periodiseras. Om det är överenskommet med huvudprojektägaren att medel inte får internfaktureras förrän periodens kostnader blivit utbetalda av bidragsgivare ska en tillfällig nollställning (periodisering) ske till delårs- och årsbokslut. Detta gäller även om medel har betalats ut i förskott till underprojekt som inte haft kostnader i motsvarande omfattning. Om det finns ett balanserat kapital (saldo på konto 2070) på underprojektet ska det räknas ihop med årets utfall när man räknar ut vilket belopp som ska periodiseras. 6
Nollställningen sker via en periodisering som vänds efter bokslutet. Bokningen görs via en omföring i bokföringsportalen, som cirkuleras mellan berörda institutioner/enheter. Periodiseringen dateras vid årsbokslutet på december och vänds därefter på januari. Till delårsbokslutet dateras den på juni respektive juli. Bokningen kommer därmed inte att påverka bidragsprojektets sammanlagda utfall men bidra till en rättvisande bild i bokslutet. Periodiseringen ska ske via konto 3172 (inom vh 22) respektive konto 3171 (inom vh 12) och bokförs med intern motpart (9+ org). Underprojekt med underskott För att periodisera underprojektet som haft kostnader de ännu inte fått finansiering för, bokförs i december en intern intäkt i kredit (-) medan huvudprojektet bokför en intäktsreduktion, d v s i debet (+). I januari vänds bokningarna. Underprojekt med överskott För att periodisera underprojektet som fått en intäkt i förskott och inte haft motsvarande kostnader, bokförs i december en intern intäktsreduktion i debet (+) medan huvudprojektet bokför en intäkt, d v s i kredit (-). I januari vänds bokningarna. 5.4 Vilket belopp ska periodiseras Beloppet som ska periodiseras är saldot på underprojektet förutom de kostnader som inte blivit godkända på tidigare perioder. Enbart kostnader som förväntas bli ersatta av bidragsmedel ska räknas in. Kostnader som inte blivit godkända i tidigare rekvirerade perioder, ska täckas in på annat sätt, liksom de kostnader som institutionen enligt överenskommelse ska stå för själv. Kostnader som man vet måste finansieras med andra medel ska bokas om till det projekt som ska stå för deras finansiering. Periodiseringen ska göras i förväg i december alt. juni. Uppskatta kostnader som ännu inte är bokförda i perioden december alt. juni exempelvis löner, drift och kostnader som bokförs i samband med periodskiftet (gemensamma kostnader, avskrivningar). Det viktiga är inte att det är exakt på kronan utan att utfallet ska vara så rättvisande som möjligt. Om det finns balanserat kapital från föregående år ska det läggas ihop med det aktuella utfallet på innevarande år. Förslag på visningsbild i Raindance, för att få fram vilket belopp som ska periodiseras, är V50 Utfall Komplett som finns under Uppföljning/Frågor & Analys/ 05 Visning/Utfall. Välj Rapp prognos 2016 Inst 4. Ange Bukod: 299 770. Ange FN3, ORG och aktuellt PROJEKTNR. Välj att visa projekt i första kolumnen, dölj VH. Se bild under nästa avsnitt som visar hur man fyller i urval. 7
5.5 Exempel på periodisering Exempel 1 underskott på projekt Ett underprojekt på institution A har haft kostnader på 100 000 kr som ännu inte redovisats eller rekvirerats från Tillväxtverket. Enligt överenskommelse med institution B (som har huvudprojektet) får man inte sända internfaktura förrän medel utbetalats från Tillväxtverket för nämnda period. Det är ett forskningsprojekt inom vh 22. Till årsbokslutet skapar institution A två omföringar som de konterar enligt nedan. Det innebär en intäkt på underprojektet i december som sen bokas bort på perioden januari. När den egna institutionens rader är attesterade cirkuleras de två omföringarna till institution B. Institution B tar emot de två omföringar som institution A cirkulerat till dem och konterar enligt exempel på nästa sida. Det innebär en intäktsreduktion på huvudprojektet och kommer vid periodskifte att påverka saldot på balansräkningen (förväntade alternativt oförbrukade bidrag). På januari används samma konto men med motsatt tecken. Eftersom period januari är öppen i Raindance kan båda bokningarna göras vid samma tillfälle. Se nedan. 8
Exempel 2 underskott på projekt med balanserat kapital I exemplet nedan visas ett projekt med underskott. Exempel på periodisering vid underskott. 9
Exempel 3 - överskott på projekt med balanserat kapital I exemplet nedan visas ett projekt med överskott Exempel på periodisering vid överskott. 10