Projektkontoret Sida: 1 (9) Projektregler för den universitetsgemensamma projektverksamheten
Projektkontoret Sida: 2 (9) Innehåll Syfte och bakgrund...4 1.1 Syfte...4 1.2 Bakgrund...4 2 Regler för projekt...4 2.1 Styrmodell - PPS...4 2.2 Projektprocess...5 2.3 Obligatoriska projektdokument...5 2.4 Granskning av projektdokument...6 2.5 Resursäskande...6 2.6 Kalkylering...7 2.7 Tidrapportering...7 2.8 Statusrapportering...7 2.9 Projektsamordning...7 2.10 Dokumenthantering...7 2.11 Granskning av projektdokument...7 2.12 Projektanalys...8 2.13 Obligatoriska verktyg, IT-stöd och hjälpmedel...8 2.14 Valfria verktyg, IT-stöd och hjälpmedel...8 Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar PA1 100118 Första förslag till Projektpolicy av Ylva Wridell PA 2 100329 Förslaget till Projektpolicy uppdelat i två separata dokument, Projektregler för den universitetsgemensamma projektverksamheten samt Beskrivning av den universitetsgemensamma projektverksamheten. PA3 100413 Dokumentet godkänt och fastslaget av förvaltningschefen A 100504 Smådetaljer korrigerade B 110711 Smådetaljer korrigerade inför lansering av PPS Online 11.0 Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Beskrivning av den universitetsgemensamma projektverksamheten Se PPS Online 2 Projektorganisation, roller Senaste version finns i PPS Online, se mallbiblioteket
Projektkontoret Sida: 3 (9)
Projektkontoret Sida: 4 (9) Syfte och bakgrund 1.1 Syfte Detta dokument beskriver regler för projekt som drivs vid gemensamma förvaltningen (GF) under projektkontorets samordningsverksamhet. Syftet med dokumentet är att tydliggöra och främja projektarbetsformen, för att uppnå största möjliga verksamhetsnytta genom de projekt som drivs. Som komplement till dessa regler finns dokumentet Beskrivning av den universitetsgemensamma projektverksamheten. Inriktning och fokusområden Inriktning och fokusområden för framgång inom projektverksamheten är: tydlig verksamhetsnytta, gemensam projektprocess och samordning av projekt. Målgrupp Dokumentet riktar sig till alla som oavsett roll deltar i projektarbete, d.v.s. såväl anställda, konsulter som andra externa aktörer. Ansvarig Reglerna upprättas och förvaltas av projektkontoret samt beslutas av förvaltningschefen. 1.2 Bakgrund Det blir allt vanligare att förändringsarbeten inom gemensamma förvaltningen drivs i projektform. Projektmiljön kännetecknas av många pågående projekt av olika slag, och av konkurrens om gemensamma resurser. Därför är det viktigt att alla projekt arbetar på likartat sätt och följer gemensamma regler. Sedan 2007 finns ett projektkontor vars uppgift är att stötta och samordna gemensamma förändringsprojekt som drivs vid gemensamma förvaltningen. 2 Regler för projekt Alla projekt som ingår i projektkontorets samordning ska känna till samt följa nedanstående regler. 2.1 Styrmodell - PPS Vid gemensamma förvaltningen används PPS (Praktisk Projektstyrning) som projektmodell. Alla medarbetare som deltar i projektarbete har möjlighet att få tillgång till metodstödet PPS Online. Här finns över 20 års projektkunskaper samlade i överskådliga avsnitt, processbeskrivningar och utförliga bibliotek av dokumentmallar. PPS Online når man från projektkontorets webbplats: www.gf.adm.gu.se/projektkontoret/. Behörighet till PPS Online ges av projektkontoret.
Projektkontoret Sida: 5 (9) 2.2 Projektprocess Alla projekt ska följa den gemensamma projektprocess som används vid GF. Projektprocessen utgår från PPS och är därefter förenklad och anpassad till gemensamma förvaltningen. Projektprocessen beskrivs på projektkontorets webbplats, och innebär i korthet: projekten ska genomgå de tre faserna förbereda, genomföra och avsluta projekten ska använda de generella beslutspunkterna BP1 BP8 enligt PPS till varje fas finns ett eller flera obligatoriska projektdokument som ska godkännas av styrgruppen, varav vissa ska granskas av projektkontoret i varje fas finns ett eller fler tillfällen då projektledningen träffar projektkontoret statusrapportering sker månadsvis till styrgruppen och projektkontoret En översiktlig bild på projektprocessen finns sist i detta dokument. 2.3 Obligatoriska projektdokument Det finns ett minimikrav på den projektdokumentation som alla projekt ska ta fram och använda sig av, vilket listas nedan. För de flesta obligatoriska dokumenten finns mallar i PPS Online. För hjälp att avgöra om ett projekt är ett normalstort projekt eller ett miniprojekt, se PPS Online klassificering av projekt, eller kontakta projektkontoret. 2.3.1 Projektdirektiv Beställaren ansvarar för att projektdirektiv tas fram. Projektdirektivet granskas av projektkontoret och godkänns av styrgruppen. Syftet med direktivet är att ge underlag och förutsättningar för att starta projektet samt att anvisa tids- och kostnadsramar för förberedelsearbetet. 2.3.2 Projektkalkyl och projektbudget Beställaren ansvarar för att projektkalkyl och projektbudget tas fram. Projektkontoret kan ge stöd vid framtagandet av dessa. Syftet med kalkyl och budget är att beräkna de kostnader som projektet medför, samt de kostnader som den framtida förvaltningen av projektets resultat medför. 2.3.3 Projektplan Projektledaren ansvarar för att projektplanen tas fram. Projektplanen granskas av projektkontoret och godkänns av styrgruppen. Syftet med att arbeta fram projektplanen är att före start av genomförandet gå igenom, dokumentera och komma överens om alla viktiga frågeställningar som definierar åtagandet i projektet. För miniprojekt används mallen Projektplan mini. 2.3.4 Risklista Projektledaren ansvarar för att risklistan tas fram, lämpligen genom ett riskseminarium där ett antal projektintressenter med olika roller inom organisationen medverkar. För hjälp att anordna riskseminarier kan rollen Säkerhetssamordnare på Fastighetsavdelningen kontaktas. Projektledaren ansvarar för att risklistan uppdateras och att identifierade risker hanteras under projektets gång. Syftet med riskhantering är att gemensamt skapa god framförhållning, en kontrollerad riskbild, ökade möjligheter att lyckas med projektet, trygghet samt samsyn på projektets möjligheter att nå målet.
Projektkontoret Sida: 6 (9) 2.3.5 Kommunikationsplan med ingående intressentanalys Projektledaren ansvarar för att intressentanalys görs och kommunikationsplan tas fram. Vägledning för att genomföra intressentanalys finns på PPS Online och i mallen för kommunikationsplan, se projektkontorets webbplats. Syftet med intressentanalys och kommunikationsplan är att reducera möjliga intressekonflikter och missförstånd, att optimera stödet för projektarbetet och dess resultat samt att öka möjligheten till att projektets resultat omsätts till nytta i verksamheten. 2.3.6 Statusrapporter Projektledaren ansvarar för att månadsvis rapportera projektets status till styrgruppen och projektkontoret genom statusrapporter enligt mall. Syftet med statusrapportering är att säkerställa att projektet håller tids- och kostnadsramarna samt att påkalla åtgärder om så inte är fallet. 2.3.7 Leveransgodkännande Projektledaren ansvarar för att godkännandet av varje leverans dokumenteras genom ett leveransgodkännande. Syftet är att tydliggöra och dokumentera överlämningen av ansvar vid en projektleverans, från projektet till leveransens mottagare. Mottagare kan t.ex. utgöras av förvaltare, drifts- och linjeorganisation eller annan part som tar emot och godkänner leveransen, och därefter ansvarar för dess förvaltning. 2.3.8 Slutrapport Projektledaren ansvarar för att ta fram slutrapport som delges projektkontoret och godkänns av styrgruppen. Syftet med slutrapporten är att dokumentera och tillvarata de erfarenheter som gjorts inom projektet för att skapa goda förutsättningar för kommande projekt. För miniprojekt används mallen Slutrapport mini. 2.4 Granskning av projektdokument Projektkontoret ska granska projektdirektiv och projektplan innan dessa godkänns av styrgruppen. Projektdirektiv ska delges projektkontoret minst 3 arbetsdagar innan styrgruppsmötet för BP1, eller enligt överenskommelse mellan beställare och projektkontoret. Projektplanen ska delges projektkontoret minst 5 arbetsdagar innan styrgruppsmötet för BP3, eller enligt överenskommelse mellan projektledare och projektkontoret. 2.5 Resursäskande Behovet av personella resurser bedöms under arbetet med projektplanen. I de fall man tidigt känner till nyckelkompetenser, eller i de fall projektet kommer att kräva betydande resurser från andra avdelningar än beställarens egen, bör man dock ta upp dialogen med respektive resursägare så tidigt som möjligt. Detta för att säkerställa att det resursmässigt är möjligt att driva projektet under det kommande året. 2.5.1 Resurser från IT-Service Många av de projekt som ingår i gemensamma förvaltningens projektportfölj är IT-relaterade och behöver resurser från IT-Service. Därför är det viktigt att så tidigt som möjligt kontakta rollen
Projektkontoret Sida: 7 (9) projektkoordinator på IT-Service och inleda en dialog kring projektets behov av IT-resurser. Detta för att säkerställa att det resursmässigt är möjligt att driva projektet under det kommande året. 2.6 Kalkylering Alla projekt ska ta fram en projektkalkyl och en projektbudget med hjälp av projektkalkylmall och projektbudgetmall, se projektkontorets webbplats. I kalkylen redovisas bedömt resursbehov, beräknade arbetskostnader samt omkostnader för projektet. Även kostnader för framtida förvaltning av projektets resultat ska tas upp. I kalkylen ska man räkna på samtliga projektdeltagares arbetsinsats under hela projektets tid, förutom medlemmarna i styrgrupp och referensgrupper. Kostnaden för den interna arbetstiden fastställdes 2011 till 525 kr per timme. 2.7 Tidrapportering Från 2010-01-01 är det beslutat att alla projekt som samordnas genom projektkontoret skall räkna på kostnaden för den interna arbetstiden. För att bättre kunna följa upp enskilda projekt ska alla medarbetare som arbetar i ett projekt redovisa nedlagd tid i projektet. Redovisningen sker i tidrapporteringsverktyget P-TID som nås via medarbetarportalen. Användarinstruktioner finns i medarbetarportalen, vid frågor kontakta projektkontoret. 2.8 Statusrapportering De projekt som ingår i gemensamma förvaltningens projektportfölj ska månadsvis rapportera projektets status till styrgruppen och projektkontoret genom statusrapporter enligt mall, se PPS Online. Deadlines för statusrapportering finns på projektkontorets webbsida http://www.gf.adm.gu.se/projektkontoret/statusrapportering-2011/. 2.9 Projektsamordning De projektledare vars projekt har behov av konkret samordning träffas en gång per månad på ordinarie projektsamordningsmöte. Alla projektledare ansvarar för att kontinuerligt reflektera över sitt samordningsbehov med andra projekt inom GF och GU. Ambitionen är att samtliga projektledare ska träffas minst en gång per halvår på projektkontorets gemensamma projektsamordningsmöte, både för kollegialt utbyte samt i samordnings- och informationssyfte. 2.10 Dokumenthantering Alla projekt får använda sig av Göteborgs universitets Lärplattform (GUL) för lagring och hantering av projektdokumentation. För introduktion och behörighet till GUL kontakta projektkontoret. För de projekt som önskar finns även SharePoint som går att beställa via ITSs kundansvariga. 2.11 Granskning av projektdokument Projektkontoret granskar alla nya projektdirektiv och projektplaner innan dessa godkänns av styrgruppen. Vid granskningen av projektplaner används dokumenten Checklista vid granskning av projektplan samt Checklista vid granskning av projektdirektiv som finns på PPS Online.
Projektkontoret Sida: 8 (9) 2.12 Projektanalys Samtliga projekt bör kvalitetssäkras minst en gång per år av en för projektet extern part (till exempel internrevisionen, kvalitetsrådet eller extern granskningsfirma). Medel ska avsättas i projektets budget för årlig projektanalys. Kvalitetssäkringen ska ske enligt PPS metod för Projektanalys. Vid frågor, kontakta projektkontoret. 2.13 Obligatoriska verktyg, IT-stöd och hjälpmedel Nedan listas vilka verktyg, IT-stöd och hjälpmedel som ska användas vid projektarbete. 2.13.1 Tidrapporteringsverktyg Tidrapporteringsverktyget är P-TID som nås via medarbetarportalen där också användarinstruktioner finns. Projektkontoret ansvarar för administrationen av användare och projekt i P-TID. För teknisk support vänd dig till IT-support på telefonnummer 2020. 2.13.2 Dokumentmallar Mallarna för projektdirektiv, projektkalkyl, projektplan, kommunikationsplan, risklista, statusrapport, leveransplan och slutrapport är obligatoriska att använda. Mallarna finns i PPS Online som man når via www.gf.adm.gu.se/projektkontoret/ 2.14 Valfria verktyg, IT-stöd och hjälpmedel Nedan listas vilka verktyg, IT-stöd och hjälpmedel som kan användas vid projektarbete. 2.14.1 GUL Alla projekt får använda sig av Göteborgs Universitets Lärplattform (GUL) för lagring och hantering av projektdokumentation. För introduktion och behörighet till GUL kontakta projektkontoret. 2.15.1 SharePoint Alla projekt kan beställa en yta i SharePoint för lagring och hantering av projektdokument. För beställning av SharePoint kontakta kundansvarig på ITS.
Projektkontoret Sida: 9 (9) Projektprocess universitetsgemensamma projekt Projektförslag med kalkyl och budget Styrgrupp Statusrapporter Projektledning Projektkontoret finns som stöd i projektprocessen bl.a. vid: Direktivdialog & Uppstartsmöte Riskanalys Intressentanalys och kommunikationsplan Feedback på projektdokument Samordningsmöte mellan projekt Avstämningsmöte vid behov Medverka vid styrgruppsmöten Erfarenhetsseminarier Feedback på slutrapport