Användarmeddelande (maj 2015) Ny programversion FLEX Lön Version 15.2a Bäste kund! På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX Lön i version 15.2a. Bland nyheterna kan nämnas möjligheten att visa projekt på lönespecifikationen, en ny publiceringsrutin för visning av specar i Flex HRM, samt möjlighet att visa löneartsnummer i bokföringsordern. Med vänlig hälsning Flex Datasystem
FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2015) 2 Innehåll Nyheter FLEX Lön... 3 Projekt och omfattning på lönespecifikationen... 3 Konteringsfyllnad enligt hemkontering eller konteringsfördelning... 3 Publiceringsrutin för lönespecar i Flex HRM samt FLEX App... 4 Rapporter Urval på fria register... 5 Tabellåsningar för lönekörning... 6 Fasta transaktioner med omfattning och barn... 6 Inställbart vilka anställda som exporteras till Flex HRM... 6 Exportera saldon till Flex HRM... 6 Löneartsnummer i bokföringsorder samt SIE-4 filen... 7 Företagsnummer i bokföringsfil (SIE-4 och generell)... 7 Utbetalningsdatum i filnamn för SIE-4 filen... 7 Bokföringsfil Tillåt ändring av filnamn vid export... 7 Generell bokföringsfil Stöd för posttyper... 8 Importmall för konteringsregister... 9 Lönestatistik till SCB för Svenska Kyrkan... 9 Utökad längd på sökvägar... 9 Rapport för antal lönespecar per företag flyttad... 9 Behörighet till funktionen för byte av anställningsnummer... 9 Importmallar Exportera/Importera inställningar... 10
FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2015) 3 Nyheter FLEX Lön Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Lön, flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga. Projekt och omfattning på lönespecifikationen I företag som arbetar mot projekt kan det vara väldigt praktiskt att visa projekt på lönespecifikationen. På så sätt kan den anställde enkelt se vilka projekt lönen avser. Att visa projekt och även omfattning per rad är nu möjligt på lönespecifikationen. Projekt är valbart att visa, medan omfattning alltid visas. För att projekt ska visas på lönespecifikationen behöver du först aktivera kolumnen för projekt under Inställningar Styruppgifter, flik Utskrifter där du kan välja att Visa kolumn för Projekt. Därefter väljer du för vilka lönearter du vill visa projekt på lönespecifikationen. Detta gör du genom att kryssa i rutan Visa Projekt i löneartsregistret under fliken Lön Allmänt under gruppen Visning på lönespecifikation. På lönespecifikationen kommer projektnummer visas på de lönerader som har projekt och vars löneart har inställningen att visa projekt. Om en lönerad är fördelad på flera projekt kommer det på lönespecifikationen stå %- fördelad. Om du vill visa projekt på lönespecifikationen behöver du dela upp sådana lönerader på flera rader. Konteringsfyllnad enligt hemkontering eller konteringsfördelning När lönetransaktioner importeras till lön från ett försystem eller matas in manuellt vill man oftast ha en automatisk konteringsfyllnad för att bokföringen ska bli korrekt på ett smidigt sätt. För att göra en konteringsfyllnad då en importerad transaktion helt eller delvis saknar kontering används lönekörningens huvudfördelning. I löneartsregistret kan du sedan tidigare välja om lönearten ska fördelas enligt lönekörningens konteringsfördelning eller inte. Detta gjordes i tidigare versioner med inställningen Tillåt konteringsfördelning enligt lönekörningens huvudfördelning under fliken Kontering i löneartsregistret.
FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2015) 4 Denna inställning har i denna version uppgraderats med följande tre val. De olika valen för konteringsfyllnad innebär följande: Konteringsfördelning enligt lönekörningens huvudfördelning Innebär att konteringsfyllnad görs utifrån lönekörningens huvudfördelning. Om en importerad lönetransaktion saknar exempelvis kostnadsställe kommer kostnadsställe från lönekörningens huvudfördelning att läggas in på löneraden. Detta motsvarar tidigare kryss i rutan Tillåt konteringsfördelning enligt lönekörningens huvudfördelning. Kontering från den anställdes hemkontering Innebär att konteringsfyllnad görs utifrån den anställdes hemkontering i personregistret, fliken Kontering. Detta alternativ har inte funnits i tidigare versioner. Ingen konteringsfyllnad Innebär att ingen kontering kommer läggas på denna löneart vid import då kontering saknas. Detta motsvarar att tidigare inte ha haft kryss i rutan Tillåt konteringsfördelning enligt lönekörningens huvudfördelning. Syftet med det nya valalternativet är att kunna välja att en löneart ska fördelas enligt den anställdes hemkontering istället för lönekörningens huvudfördelning. Beroende på hur ni arbetar med kontering kan detta ibland vara samma sak, men om ni arbetar med löneart för Rapportering av konteringsfördelning (Inställningar Styruppgifter, rad 41) skiljer sig normalt lönekörningens huvudfördelning mot den anställdes hemkontering. Det vanligaste användningsområdet för rapporteringslöneart för konteringsfördelning är om du vill fördela månadens kostnader mot denna månads arbetade tid per kostnadsställe/projekt. Det du då oftast vill konteringsfördela är månadslön och andra lönekostnader som ska belasta konteringen för arbetad tid, medan andra kostnader, som exempelvis semesterlön, inte ska göra det. Publiceringsrutin för lönespecar i Flex HRM samt FLEX App Som löneadministratör vill du ha full kontroll på när den anställde får sin lönespecifikation. Om du skriver ut lönespecifikationerna eller skickar dem via e-post är detta inget problem, men om du visar lönespecifikationerna i FLEX App eller i Flex HRM har specarna i tidigare versioner automatiskt visats då lönekörningen periodavräknas. I denna version kommer möjligheten att själv styra över när en lönekörning ska publiceras för visning i Flex HRM eller FLEX App. För att aktivera funktionen att manuellt styra när lönespecifikationerna publiceras går du in under Inställningar Styruppgifter, fliken Allmänt, och kryssar i valet Använd manuell publiceringsrutin för att visa lönespecar i App och HRM. Om denna funktion
FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2015) 5 inte är aktiverad kommer lönespecifikationerna publiceras i samband med periodavräkning som tidigare. När funktionen för manuell publicering är aktiverad kommer du i lönekörningen se ett nytt fält som visar om den anställdes lönespecifikation är publicerad eller ej. Alla avräknade lönekörningar blir automatiskt markerade som publicerade när du uppdaterar till version 15.2a. För att publicera eller avpublicera en lönekörning använder du rutinen Arbeta med Publicera lönespecifikationer. Högst upp väljer du om du vill publicera eller avpublicera lönespecifikationerna. Du kan också exportera lönespecifikationer till fil för visning i FLEX Portal som tidigare genom att kryssa i detta val. Sedan gör du urval för period och eventuellt urval på anställda om du exempelvis skulle vilja publicera/avpublicera några utvalda anställda. Detta kan vara användbart om du upptäcker att något blivit fel på en anställd och vill korrigera detta innan lönespecifikationen publiceras. Det är även möjligt att publicera preliminära lönespecifikationer. Rapporter Urval på fria register Vi har i denna version byggt in stöd för att på vissa rapporter kunna göra urval på fria begrepp som du själv kan definiera under Arbeta med Fria begrepp / Fria register. Detta ger en utökad möjlighet att kunna ta ut rapporter på en begränsad grupp anställda. De fria begrepp som du vill använda som urval i rapporterna enligt nedan måste ha inställningen Används i personregistret samt Används i rapporturval ikryssade. Detta ställs in under Arbeta med Fria begrepp. Fördelning av antal och belopp Denna rapport har kompletteras med både urval på fria begrepp samt möjlighet att gruppera på fria begrepp för grupperingsnivå 1-3. Detta kan vara mycket användbart om du vill ta ut statistik eller stämma av olika saker för grupper av anställda.
FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2015) 6 Turordningslista vid uppsägning När du tar ut turordningslistan kan det ofta vara intressant att ta ut listan för olika yrkesgrupper, orter eller om du grupperat anställda i olika LAS-kretsar. Om du har skapat egna register och delat in de anställda i olika grupper kan du nu använda dessa för urval för rapporten. Sjukstatistik samt Frånvarostatistik Även för rapporterna Sjukstatistik och Frånvarostatistik kan du nu göra urval på fria register som du definierat. Detta är användbart för att följa upp frånvaro för olika personalgrupper. Tabellåsningar för lönekörning Om ni är flera administratörer som arbetar med samma lönekörning i ett företag kan det ibland hända att ni arbetar med samma anställds lönespecifikation samtidigt utan att vara medvetna om det. Detta händer exempelvis om en användare hämtar transaktioner från Tid samtidigt som en annan användare arbetar i löneberedningen. I sällsynta fall kan det inträffa att lönekörningen sparas precis samtidigt vilket kan leda till att uppgifter går förlorade. För att förhindra detta har vi utökat låsningshanteringen och låser hela lönekörningen då du gör en komplettering under Arbeta med Skapa lönekörning. På så sätt förhindras att flera användare samtidigt är inne och arbetar med lönekörningen. Fasta transaktioner med omfattning och barn Om man vill att exempelvis föräldraledighet eller tjänstledighet ska dras innevarande månad istället för släpande månad är en lösning att lägga in frånvaron som en fast transaktion i personregistret. För att förbättra denna funktion har vi nu kompletterat med möjligheten att lägga in omfattning samt vilket barn man är föräldraledig för även här. På så sätt kan du hantera även deltidsfrånvaro och föräldraledighet på ett smidigt sätt. Inställbart vilka anställda som exporteras till Flex HRM Om du exporterar personuppgifter från FLEX Lön till Flex HRM kan du ibland ha behov av att förhindra att vissa anställda exporteras. Ett exempel är att du har förtroendevalda som du vill lägga upp i Lön men som du inte behöver ha i HRM om de inte rapporterar tid eller reseräkningar. Du kan nu i personregistret välja om den anställdes personuppgifter ska exporteras till Flex HRM. Som standard exporteras uppgifterna. Exportera saldon till Flex HRM För er som använder Flex HRM Time kan du nu exportera saldon till tidrapporterna från FLEX Lön. Exporten kan startas manuellt via Arbeta med Exportera saldon till Flex HRM, eller utföras automatiskt vid periodavräkning av en lönekörning. För att
FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2015) 7 aktivera den automatiska exporten vid periodavräkning går du in under Arbeta med Periodavräkning, knappen Inställningar. För mer information om hur du aktiverar integrationen mellan FLEX Lön och Flex HRM finns en separat instruktion som du kan få genom vår support. Du kan nu också exportera egna saldon till både Flex HRM om du har den integrationen aktiverad, eller till FLEX Tidredovisning om du har den modulen. Löneartsnummer i bokföringsorder samt SIE-4 filen Ibland kan det vara intressant att dela upp bokföringsposterna per löneart för uppföljning och/eller felsökning. Detta är nu möjligt både i bokföringsrapporten och i bokföringsfilen på SIE-4-format. Observera att löneartsnummer endast kommer med i bokföringsposter som kommer från lönetransaktioner i lönekörningen, och inte på bokföringsposter som avser arbetsgivaravgifter, semesterskuld, kompskuld, valbara uppbokningar och liknande. Bokföringsrapporten För att visa en kolumn med löneartsnummer i bokföringsrapporten går du in under Inställningar Styruppgifter, fliken Utskrifter, och väljer här Löneartsnummer för önskad nivå. Löneartsnummer kommer då visas i vald kolumn på rapporten. Bokföringsfil SIE 4 För att få med löneartsnummer som en konteringsdimension i SIE-4 filen går du in under Inställningar Styruppgifter, fliken Kommunikation, och knappen Inställningar för SIE-4 formatet. Här väljer du i listan, kolumnen Värde i FLEX, Löneartsnummer samt vilken SIE-dimension som ska användas i filen. Företagsnummer i bokföringsfil (SIE-4 och generell) Från och med version 15.2a kommer information om företagsnummer komma med i bokföringsfilen på SIE-4-format. Företagsnummer läggs in i taggen #FNR enligt SIEformatets standard. Du kan också välja att företagsnummer ska läggas in i filnamnet för bokföringsfilen vid export. Detta gäller både SIE-4 formatet samt den generella bokföringsfilen. Inställningen för detta finns under Inställningar Styruppgifter, flik Kommunikation, kryssrutan Lägg in företagsnummer i filnamn för bokföringsfil (SIE-4 och generell) under Övriga inställningar. Utbetalningsdatum i filnamn för SIE-4 filen För bokföringsfilen på SIE-4 format kan du välja att utbetalningsdatum ska läggas in i filnamnet vid export. Inställningen för detta finns under Inställningar Styruppgifter, flik Kommunikation, kryssrutan Lägg in utbetalningsdatum i filnamn för bokföringsfil enligt SIE-4 format under Övriga inställningar. Bokföringsfil Tillåt ändring av filnamn vid export När du skapar bokföringsfilen under Arbeta med Överföring till eftersystem kan du välja att ändra sökväg och filnamn. Om du vill förhindra detta kan du kryssa ur inställningen under Inställningar Styruppgifter, flik Kommunikation, kryssrutan Tillåt ändring av sökväg och filnamn vid skapande av bokföringsfil (överföring till eftersystem) under Övriga inställningar.
FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2015) 8 Generell bokföringsfil Stöd för posttyper Vår generella bokföringsfil där du i systemet kan ställa in hur en bokföringsfil ska se ut fungerar för de flesta bokföringssystem som inte kan ta emot standardformatet SIE-4. Dock har det funnits en begränsning som gör att vi endast har klarat filer där varje rad i filen är av samma format (posttyp). Detta har gjort att vi inte har kunnat hantera bokföringsfiler som har inledningsposter och slutposter. Därför har vi nu byggt ut hanteringen för den generella bokföringsfilen så vi nu också kan hantera detta. Inställningarna för den generella bokföringsfilen hittar du under Inställningar Styruppgifter, fliken Kommunikation, knappen Inställningar på raden för bokföringsorder generell. Under Fältinställningar definierar du vilka uppgifter som ska komma med i filen. Listan till vänster visar de olika posttyperna som ska finnas i filen. Varje posttyp representerar en viss typ av utseende på en rad och innehåller en definition av kolumner/fält. Varje posttyp ger du också ett ordningsnummer som avgör i vilken ordning posttyperna ska skrivas ut i filen samt en typ som anger om det är en startpost, detaljpost eller slutpost. Först i filen skrivs alla startposter ut i den ordning som Ordnr bestämmer. Därefter kommer alla detaljposter, och sist alla slutposter. Du kan ha obegränsat antal startposter, detaljposter och slutposter, men du måste ha minst en detaljpost. För att skapa en ny posttyp klickar du på knappen Ny, väljer sedan ett ordningsnummer samt vilken typ av post det ska vara. Därefter väljer du i listan vilka kolumner som ska finnas för denna posttyp. När allt är klart klickar du på Spara för att posttypen ska sparas i listan. Observera att uppgifterna inte sparas i databasen förrän du sparar styruppgifterna i huvudfönstret. En del bokföringsfiler, bland annat den till Aditros affärslösning, ska kodas enligt ett speciellt format som används av system byggda i COBOL. För att aktivera denna speciella kodning för beloppsfält i filen finns denna inställning.
FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2015) 9 Importmall för konteringsregister Ibland finns det behov av att kunna importera konteringsregister från fil, oftast i samband med produktionsstart av systemet. Denna möjlighet finns nu i FLEX Lön med hjälp av importmallar som du hittar under Register Importmallar. Här definierar du hur filen som ska importeras ser ut på motsvarande sätt som övriga importmallar. För att sedan starta själva importen kör du rutinen för respektive konteringsdimension under menyn Servicerutiner. Lönestatistik till SCB för Svenska Kyrkan Svenska Kyrkan har en specialanpassad version av lönestatistik till SCB. Vi har nu byggt stöd i FLEX Lön för att ta ut denna lönestatistik både för redovisningen via fil samt att du kan få ut redovisningen i Excel. För detaljerad instruktion om hur denna redovisning fungerar finns ett separat dokument. Instruktionen finns tillgänglig på vår hemsida, men det går också bra att vända sig till vår support för att få dokumentet. Utökad längd på sökvägar För att kunna ange längre sökvägar har följande inmatningsfält utökats till 150 tecken under Inställningar Styruppgifter, flik Kommunikation. Import av lönetransar Utbetalningsfil Rapport för antal lönespecar per företag flyttad Rapporten Antal lönespecar per företag som tidigare fanns under Arbeta med Rapporter, under gruppen Statistik, har flyttats till menyingången Servicerutiner Antal lönespecar per företag. Anledningen till detta är att du på det sättet via behörighetsgrupperna kan styra vilka användare som ska ha tillgång till denna rapport (menyingång). Behörighet till funktionen för byte av anställningsnummer Du kan i personregistret (Register Personuppgifter) ändra en anställds anställningsnummer. Om du inte vill att alla användare med behörighet att ändra uppgifter i personregistret ska kunna byta anställningsnummer kan du nu förhindra detta med en separat behörighet för denna funktion. Behörigheten kan sättas både på en enskild användare (Arkiv Användare, fliken Behörigheter) eller på en behörighetsgrupp (Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Lön/Tid/Res, flik Övrigt). Inställningen heter Behörig till funktionen byte av anställningsnummer i personregistret.
FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2015) 10 Importmallar Exportera/Importera inställningar När du arbetar med importmallar kan det ibland finnas behov av att spara flera olika mallar för en och samma typ av import. Ett exempel är om du har en befintlig mall för import av personuppgifter som du kanske kör schemalagt varje natt, och tillfälligt vill importera en annan fil med andra fält. För att lösa detta kan du nu exportera inställningarna för en sparad mall till fil, för att senare importera den igen. På så sätt kan du skapa flera mallar och relativt enkelt byta mellan dem. Knappen Töm alla rader används för att enkelt tömma alla rader i listan om du vill göra en ny mall.