Handledning till Gustav 2006 Folkbildningsförbundet STUDIEFÖRBUNDENS INTRESSEORGANISATION
Denna manual är producerad med hjälp av Doc-To-Help, från ComponentOne, Inc. Alla varumärken tillhör respektive ägare. Copyright 1996-2006 FBF, Gustavgruppen med ensamrätt. 2006-03-10 FBF, Gustavgruppen Maria Olsson, datachef Jonas Boman, systemutvecklare, programmerare Pelle Falk, systemutvecklare, programmerare Inka Hiltunen, systemutvecklare Olof Nilsson, systemutvecklare, programmerare Datadelegationen Jan Lundeen, Medborgarskolan, Ordförande Per Gustafsson, SV, Vice ordförande Öivind Henriksson, ABF Thomas Strand, Bilda Lennart Lundin, NBV Torbjörn Blomé, Sensus Per Gustafsson, SV Ann-Mari Lindgren, FBF, Sekreterare Maria Olsson, FBF, Föredragande Gustavansvariga Gunnel Karlén, ABF Ann Åström, Bilda Helen Andersson, Medborgarskolan Lennart Lundin, NBV Leif Persson, Sensus Åsa Hansson, SISU Birgitta Andersson, SV Gustavgruppen Älvsjö Gårdsväg 3 125 30 ÄLVSJÖ support@gustav.it http://www.gustav.it/
Innehållsförteckning Inledning 6 Vad är Gustav...6 Teknisk plattform...7 Verktygen som används vid utveckling av Gustav...7 Systemavgränsningar...8 Kunskapskrav...9 Installation och start av Gustav 10 Installation...10 Skrivarinställningar...11 Inställning av skrivare för Rapporter...11 Inställning av skrivare för List & Label mallar...11 Innan Du börjar med Gustav...13 Hur Du kommer in och ut i Gustav...13 Flera databaser...13 Inloggning i Gustav...15 Windows- och Gustavstandard 16 Windowsstandard...16 Automatisk kontroll av inmatade uppgifter...16 Automatisk formatering av datum...16 Spara nya/ändrade värden i vissa tabeller...16 Uppdatering av värde...16 Sortering i tabeller...17 Flyttning av kolumner i listvyer...17 Snabbkommandon...17 Gustavstandard...18 Gustavs verktygsrad...18 Utskrift av tabeller...18 Export av resultattabeller till Excel...19 Skicka filer till/från Gustav...19 Visning av uppgifter i tabeller...19 Kolumninställningar...19 Sök/välj...20 Delningslist (split) i Gustav...20 Dockning...21 Menyer i Gustav...22 Arkiv...22 Redigera...22 Visa...22 Upplägg...22 Sök...23 Ekonomi...23 Verksamhet...23 Verktyg...23 Fönster...24 Hjälp...25 Hjälpen i Gustav...26 Gustavs hemsida...28 Support & förbundskontakter...30 Gustavansvariga...30 Felmeddelanden...30 Handledning till Gustav 2006 Inledning 1
Grundinställningar av Gustav 32 Inställningar... 32 Flik Lokala inställningar... 32 Flik Obligatoriska Uppgifter... 33 Flik Databasinställningar... 34 Flik Dubblettinställningar... 35 Flik Noteringar... 35 Studieförbund... 36 Viktigt om förbundsnivåer i Gustav... 36 Studieförbund... 36 Distriktsuppgifter... 37 Avdelningsuppgifter... 38 Flik Avdelning... 38 Flik Ekonomi... 39 Flik Textmallar... 42 Uppläggning av avdelning i Gustav... 43 Textmallar... 44 Inbetalningskort och OCR... 45 Textmallar som levereras med Gustav... 45 Öppna L&L editor... 46 Skapa ny textmall i Gustav... 46 Ändra format samt redigera i etikettmallarna... 50 Ställa in marginaler i etikettmallarna... 50 Ställa in marginaler... 51 Redigera i exempelmallarna... 54 Upplägg 55 Översikt... 55 Hitta och öppna arrangemang... 56 Upplägg Arrangemang... 57 Övergripande uppgifter... 57 Flik Ledare... 61 Flik Deltagare... 66 Ny deltagare till arrangemang... 72 Flik Schema... 79 Flik Ekonomi... 82 Ny post till kalkylen... 84 Flik Fakturor... 85 Flik WebbInfo... 85 Flik Notering... 86 Flik Logg... 86 Skapa nytt arrangemang... 87 Kopiera arrangemang... 89 Slutrapportera arrangemang... 90 Ta bort arrangemang... 91 Skapa nytt kulturarrangemang... 92 STIM-rapportera i Gustav... 94 Upplägg Person... 95 Flik Generellt... 96 Konton... 96 Webbuppgifter... 96 Egenskap... 97 Intresse... 97 Flik Ledare... 98 Flik Artistgrupp... 100 Flik Notering... 101 Arrangemangsöversikt... 101 Fakturaöversikt... 101 Utanordningsöversikt... 102 Upplägg Artistgrupp... 105 Flik Ekonomi... 105 Flik Medlemmar... 106 Handledning till Gustav 2006 Inledning 2
Flik Kvalifikation... 106 Flik Kostnadsersättning... 106 Upplägg Samverkanspart... 107 Översikt...107 Flik Generell information... 107 Flik Ekonomi... 108 Flik Personer... 108 Flik Kalkyl... 109 Flik Kostnadsersättningar... 111 Organisera samverkansparter... 113 Upplägg Lokal... 115 Översikt...115 Lokal... 115 Flik Salinformation... 115 Flik Notering... 116 Flik Bokningar... 116 Lägg upp ny lokal... 118 Upplägg Material... 119 Översikt...119 Nytt material... 120 Upplägg Leverantör... 121 Ny leverantör... 121 Upplägg Studieplan... 122 Ny studieplan... 122 Upplägg Grundregister... 123 Verksamhetsregister... 124 Ekonomiregister... 128 Övriga register... 133 Sök 139 Översikt...139 Sökbegrepp... 140 Sökning i intervall... 140 Sökning på del av ord... 140 Sökning på varianter... 140 Inget resultat? Tips & tricks vid sökningar... 140 Sökning över flera flikar... 141 Behåll sökresultat... 141 Sökning med sortering på ämne eller samverkanspart... 141 Listresultat/Sökresultat... 142 Uppgifter i listresultat... 142 Allmänt om sökfunktionerna... 142 Sök Arrangemang... 143 Arrangemang... 143 Ledare/Artister/Deltagare... 144 Lokal & tid... 145 Sök Person... 146 Flik Person... 146 Flik Arrangemang... 147 Sök Artistgrupp... 151 Flik Artistgrupp... 151 Sök Samverkanspart... 152 Flik Samverkanspart... 152 Sök Material... 153 Flik Material... 153 Sök Leverantör... 154 Sök Studieplan... 154 Sök Lokal... 155 Flik Lokal... 155 Sök Faktura/Fakturaunderlag... 157 Fakturatyper... 158 Påminnelsehanteringen... 158 Kopiera faktura... 159 Handledning till Gustav 2006 Inledning 3
Kreditera faktura... 159 Påminnelsehantering... 160 Sök Fakturarad... 161 Sök Inbetalning... 162 Sök Utanordning... 163 Redigera löner... 164 Ekonomi 166 Översikt... 166 Fakturering... 166 Hitta faktura... 166 Faktura... 167 Nytt fakturaunderlag... 169 Tilläggsfakturering... 172 Översikt... 172 Registrera betalning... 176 Ny betalningsregistrering... 177 OCR-inläsning... 178 Felbeskrivning vid OCR-inläsning... 178 Läsa in OCR-fil... 179 Kundreskontra... 180 Dynamiskt urval... 180 Statiskt urval... 180 Posten E-brev... 182 Skriva de förberedda fakturorna till fil... 182 Hantering av ekonomi i Gustav för ekonomipersonal... 184 Kontosammandrag och transaktionslistor... 184 Transaktionslista fakt... 185 Transaktionslista inbet... 186 Kontosammandrag... 186 Kundreskontra... 186 Verksamhet 188 Översikt... 188 Statistik... 189 Flik Gruppering... 191 Flik Sparade Urval... 192 Diagram... 192 Rapporter... 193 Urval... 194 Gruppering... 195 Tillgängliga rapporter i Gustav2006... 198 Analys... 198 Arrangemang... 200 Ekonomi... 201 Ledare-Artister... 203 Lokaler... 203 Personer... 203 SamvPart... 203 SpecialEtiketter... 203 STIM... 203 Verktyg 205 Översikt... 205 Skicka till FBF... 206 Stuvfil... 206 Skapa förbundsdatafil... 207 Stuv-kontroll... 208 Lås arrangemang... 209 Kontrollera arrstatus... 210 Slutrapportera... 211 Handledning till Gustav 2006 Inledning 4
Snabbslutrapportering av arrangemang... 211 Spräcka arrangemang... 212 Spräcka arrangemang... 212 Byta arrtyp/vform... 213 Byta verksamhetsår... 214 Sök dubbletter... 215 Utskriftsfunktioner 217 Utskrifter Arrangemang... 217 Skriva ut närvarolista... 218 Skriva ut arrangemangsmall... 219 Skriva ut ledarmall... 220 Skriva ut deltagarmall... 221 Utskrift Ekonomi... 222 Faktura... 222 Utskrift av fakturor... 222 Utskrift av påminnelser... 223 Utskrift Övrigt... 224 Utskrift av etiketter... 224 Utskrift av listresultat... 225 Utskrift av Bokningsbekräftelse... 226 Övriga Gustavprogram 227 Översikt...227 Ekonomiexport... 228 Export från spec... 228 SIE Export... 229 Löneexport... 229 Exportera från spec (med VerNr)... 233 Exportera från spec (utan VerNr)... 234 Exportera en SIE-fil... 235 Exportera lön... 236 Export Import... 237 GustavAdmin... 242 Rättigheter som finns... 242 Innan Du börjar använda GustavAdmin... 245 Logga in i GustavAdmin... 245 Ny roll... 246 Koppla databaser... 247 Ny användare... 248 Uppdatera databaser... 250 Skapa ny tom Gustavdatabas... 252 Importera nya rättigheter... 253 Aktuella versioner... 253 Diverse Tips 254 Översikt...254 Faktura/Kallelse... 254 Inom samma arrangemang... 254 Flytta deltagare mellan arrangemang... 255 Delbetalande Annan betalare... 256 Lönekategorier och cirkelledarstatistik till FBF... 257 Då lönerna höjs skall följande åtgärdas i Gustav:... 258 Cirkelledarstatistik till FBF... 258 Webbanmälan...259 Sökning av arrangemang och anmälan via webben... 259 Hantering av anmälan i Gustav... 260 Handledning till Gustav 2006 Inledning 5
Inledning Vad är Gustav Ordet Gustav är en förkortning för Gemensam Utveckling av STudieförbundens Administrativa Verksamhetssystem. Gustavgruppen är ett samarbete mellan sju studieförbund och sker inom Folkbildningsförbundets ram med syfte att utveckla och förvalta ett gemensamt verksamhetsadministrativt system. De inblandade studieförbunden är för närvarande: ABF, Bilda, Medborgarskolan, NBV, Sensus, SISU och SV. Gustavs källkod ägs till fullo av Folkbildningsförbundet, studieförbundens intresseorganisation, som ansvarar för systemets underhåll och vidareutveckling. Gustav har utvecklats sedan 1996 med hjälp av referens- och arbetsgrupper samt externa konsulter. Gustav är i ständig utveckling och vi försöker hålla jämna steg med de ledande produkterna och verktygen på marknaden för att kunna tillhandahålla ett så modernt, enkelt och komplett system som möjligt till våra användare. Denna manual och hjälpfilen är producerade med hjälp av Doc-To-Help, från ComponentOne, Inc. Alla varumärken tillhör respektive ägare. Copyright 1996-2006 FBF, Gustavgruppen med ensamrätt. 2006-03-10 FBF, Gustavgruppen Maria Olsson, datachef Jonas Boman, systemutvecklare, programmerare Pelle Falk, systemutvecklare, programmerare Inka Hiltunen, systemutvecklare Olof Nilsson, systemutvecklare, programmerare Datadelegationen Jan Lundeen, Medborgarskolan, Ordförande Per Gustafsson, SV, Vice ordförande Öivind Henriksson, ABF Thomas Strand, Bilda Lennart Lundin, NBV Torbjörn Blomé, Sensus Per Gustafsson, SV Ann-Mari Lindgren, FBF, Sekreterare Maria Olsson, FBF, Föredragande Gustavansvariga Gunnel Karlén, ABF Ann Åström, Bilda Helen Andersson, Medborgarskolan Lennart Lundin, NBV Leif Persson, Sensus Åsa Hansson, SISU Birgitta Andersson, SV Handledning till Gustav 2006 Inledning 6
Teknisk plattform Som teknisk utvecklingsplattform har valts Microsoft SQL-server i datalagringsskiktet samt Microsoft Visual Studio.NET för affärslogik och grafiskt gränssnitt. Systemet är utformat som ett så kallat flerskiktssystem: ett grafiskt användargränssnitt, ett skikt för att hantera affärslogiken och ett skikt som sköter databashanteringen mot MS SQL-server. Verktygen som används vid utveckling av Gustav Windows 2003/ XP det operativsystem vi har på våra datorer i utvecklingsplattformen. MS SQL server 8 den databas Gustav körs mot. Visual Studio.NET programmeringsverktyget vi använder för att programmera Gustav och utforma det grafiska gränssnittet. SourceSafe använder vi för att kunna hålla ordning på vilken version av olika filer som är den senaste samt vem som gjorde vilka ändringar och när. SWBTracker för bugg- och ärendehantering samt kvalitetssäkring. Crystal Reports 11.0 rapportgenerator, som listor och rapporter i Gustav utformas med. List & Label 11.0 blankettverktyg, som bl a fakturor, närvarolistor och etiketter utformas med. Office XP / 2003 för administration och ordbehandling av manualen och andra dokument. MS Project för resursplanering, tidrapportering och uppföljning. Installshield 11.5 programmen som vi använder för att skapa ett installationsprogram till Gustav. Doc-To-Help 7 tillägg till Word för att underlätta manualproduktionen och konvertering till hjälptexter i Gustav. Adobe Acrobat 6 för att skapa enkelt läsbara elektroniska versioner av manualen och andra dokument. Backup Exec för säkerhetskopiering av våra servrar. Handledning till Gustav 2006 Inledning 7
Systemavgränsningar I grundsystemet ingår stöd för verksamhetsadministration, verksamhetsuppföljning och ekonomihantering. Den egentliga verksamhetsadministrationen är en huvudfunktion med arrangemangshantering, deltagaradministration, ledarhantering. Verksamhetens uppföljning stöds genom funktionerna statistik, rapporter och utskrifter. Ekonomihantering stödjer fakturering, löneutanordning, påminnelser mm. Systemunderhåll är ytterligare en funktion som används för upplägg av grundinställningar i Gustav. Gustav utvecklas ständigt och nya/ändrade funktioner efter användarnas önskemål kommer att utvecklas och levereras till ut till användarna efter hand i kommande versioner. Framtida utveckling Vidareutveckling, kvalitetssäkring och underhåll av Gustav sköts av den gemensamma förvaltnings- och utvecklingsorganisationen, Gustavgruppen, som är en enhet inom FBF, studieförbundens intresseorganisation. Användarnas önskemål, som förmedlas till Gustavgruppen via Gustavansvariga på studieförbunden, är naturligtvis av största vikt för att väcka tankar och idéer kring framtida lösningar och förbättringar av Gustav. Gustav har kommit för att stanna och det är upp till Er användare att medverka vid Gustavs framtida utveckling och tillväxt. Endast med Er hjälp kan Gustav bli ännu bättre! Önskemålen om nya funktioner/förbättringar till nästkommande version ska lämnas in senast i slutet på mars året innan. Hör av Er till oss! Handledning till Gustav 2006 Inledning 8
Kunskapskrav För många innebär Gustav en helt ny miljö att arbeta i, vilket ställer krav på utbildning inte bara i Gustav utan också i Windows och i Office. För att kunna dra nytta av Gustavs funktioner och möjligheter är det starkt rekommenderat att alla som ska använda systemet har "Windowskörkort" eller kunskaper motsvarande detta och då menar vi verkligen kunskaper motsvarande detta. I annat fall är risken stor att Gustav verkar svåranvänt eftersom användargränssnittet inte känns igen och är ovant. Det har även visat sig att användare med begränsad Windowsvana i större utsträckning behöver support i arbetet med Gustav och att denna support inte alltid begränsar sig enbart till Gustavs funktioner utan även omfattar frågor kring Windows. Detta ger en hög belastning både på Gustavgruppens support och på de olika supportgrupperna inom respektive förbund. Gustav är inte enbart ett verksamhetsrapporteringssystem utan ett arbetsredskap ämnat att användas till vardags i alla situationer och tillsammans med de övriga kontorsprogrammen såsom t ex Office XP. Handledning till Gustav 2006 Inledning 9
Installation och start av Gustav Installation Installation av uppdatering Enligt Datadelegationens beslut levereras nya Gustavversioner till studieförbundens Gustavansvariga, som sedan i sin tur ser till att vidarebefordra programmet inom sitt studieförbund. Det fastslagna leveransdatumet för en ny version av Gustav i mars varje år, med reservation för rättelser av eventuella allvarliga fel i någon av versionerna då rättelsen ska levereras så snart som möjligt. Installation av rapporter och blanketter Nya rapporter och blanketter läggs löpande ut och kan hämtas på Gustavgruppens hemsida www.gustav.it Grundregel när det gäller nya rapporter och blanketter är att Du alltid ska radera gamla innan Du hämtar, packar upp och kopierar nya rapporter till Din disk. En annan sak att tänka på är att Du helst ska ha rapporter och blanketter på den gemensamma servern om Du jobbar i ett nätverk. På så sätt slipper Du installera/kopiera rapporter och blanketter till alla datorer i nätverket. Övriga applikationer kopplade till Gustav levereras allt eftersom efter behov. Handledning till Gustav 2006 Installation och start av Gustav 10
Skrivarinställningar Det går att på förhand bestämma vilken skrivare och fack som ska skriva ut närvarolistor och de andra mallarna som använder List & Label. Det går till och med att styra olika L & L-mallar till olika skrivare och/eller fack genom att spara olika standardskrivare för dem. Sedan tidigare går det att knyta Rapporter och mallar som körs via Crystal Reports till skrivare men där är byte av fack och skrivare en mer omfattande operation än motsvarande i L & L. Inställning av skrivare för Rapporter Marginalinställningar för olika skrivare för utskrift av Rapporter i Gustav kan ställas in under menyn Verksamhet Rapporter - Inställningar. Där kan Du ange vänster och toppmarginal för olika skrivare samt välja standardskrivare. Val och inställningar av skrivare för närvarolistor, rapporter och etiketter kan göras individuellt för varje rapport (annars används den skrivare som är satt som standard i Windows). Detta görs enligt följande: 1. Öppna Rapporter under Verksamhet. 2. Välj önskad rapport och byt till fliken Inställningar. 3. Välj önskad skrivare för rapporten under Skrivare. 4. Ange önskade marginaler för rapporten under Marginaler. 5. Gå vidare till nästa rapport som ska ställas in eller stäng Rapporter. Inställning av skrivare för List & Label mallar Val av vilken skrivare och fack som ska handha utskriften av en L & L-mall kan Du styra i samband med utskriften. L & L föreslår den skrivare som angetts i Gustav som standardskrivare (under Arkiv Skrivarinställningar). Om Du går in och byter skrivare i utskriftsdialogen så kommer Du efter bytet (när Du är tillbaka i den ursprungliga L & L-skrivardialogen) att ha möjlighet att kryssa i "använd som standardskrivare". Denna inställning gäller dock alla Gustavklienter som delar på samma L & L-mallkatalog vilket kan vara viktigt att tänka på. Marginaljusteringar för L & L-mallar får göras i L & L-editorn genom att flytta texten i mallen så att den kommer på önskad plats på utskriften. Detta innebär också att alla klienter som delar på samma L & L-mallkatalog bör ha samma version av skrivardrivrutinen eftersom den påverkar skrivarens marginaler. Handledning till Gustav 2006 Installation och start av Gustav 11
1. Välj vad som ska skrivas ut i detta exempel närvarolistan. En ny dialogruta visas. 2. Här kan Du nu välja vilken skrivare Du vill att närvarolistan ska skrivas ut på samt genom att klicka på Egenskaper/Properties specificera vilket fack mm. 3. Klicka sedan OK. Handledning till Gustav 2006 Installation och start av Gustav 12
Innan Du börjar med Gustav Viktigt att veta om Gustav och denna handledning För att kunna använda Gustav och förstå denna handledning har vi förutsatt att alla läsare och användare har grundläggande kännedom om Windows och arbete i Windowsmiljö. Vidare krävs datorvana och erfarenhet från att arbeta med ett grafiskt gränssnitt med mushantering. Det förutsätts också att användaren är väl insatt i verksamheten och därför besvarar denna manual primärt frågan hur, d.v.s. Hur registrerar jag en deltagare till cirkeln, men kanske inte alltid varför?. Manualen tar inte heller upp rutiner kring hur Du ska arbeta på avdelningen. Avdelningens rutiner kan var och en bäst själv, manualen tar bara upp hur olika moment görs i programmet och i vilken ordning de måste göras. Gustav är helt anpassat efter Windowsstandard med kontextmenyer, verktygsrader och dialogrutor. För att ge en vägbeskrivning till ett visst fönster eller visa namnet på ett visst fält använder vi normalt kursiv text t.ex.: Upplägg Grundregister Ekonomiregister Rabatt. Manualen är genomgående ordnad så att aktuellt fönster med dess fält och funktioner förklaras först och sedan visas hur den används. Hur Du kommer in och ut i Gustav För att upprätthålla säkerheten i Gustav så måste alla användare av Gustav ange användarnamn och lösenord innan de kan komma åt några uppgifter i Gustav. Detta kallas att Du loggar in respektive loggar ut. Via s.k. Windowsintegrerad säkerhet läser Gustav av vilken användare som är inloggad i Windows och använder dessa uppgifter för att sedan logga in användaren i Gustav. Detta gör att Du inte själv behöver ange användarnamn och lösenord utan det räcker med att klicka Ok om Du är godkänd användare i Gustav. Du kan dock inte logga in med någon annan användares namn utan att i så fall logga ur Windows och sedan logga in igen med den andra användarens namn. Flera databaser Om flera avdelningar samadministreras på en och samma server kan detta göras på två sätt. Det ena sättet är att lägga upp flera databaser på samma server (en databas för varje avdelning). En databas är en samling av register som tillsammans bildar en fungerande grund för Gustav. Handledning till Gustav 2006 Installation och start av Gustav 13
Det andra sättet är att låta flera avdelningar finnas i samma databas och sedan välja aktiv avdelning inifrån Gustav. Skillnaden mellan dessa två metoder är bland annat att när flera avdelningar finns i samma databas så delar alla avdelningar på samma personregister, lokalregister mm. Det enda som är unikt för en avdelning som finns i samma databas som andra avdelningar är avdelningens uppgifter (namn, adress, telefon, postgiro, arrangemang, fakturor mm). Alla andra register är gemensamma vilket gör att Du t.ex. ser alla ledare för de avdelningar som finns i samma databas när Du gör sökningar på detta. Samma gäller för personer, lokaler, material mm. Vilken av de två metoderna som ska tillämpas får avgöras från fall till fall. Att ha alla avdelningar i samma databas är mycket fördelaktigt vid snabbt framtagande av övergripande statistik för de aktuella avdelningarna. Å andra sidan för att slippa att t.ex. deltagare från alla avdelningar ska "blandas" i samma register är metoden med en databas per avdelning bättre. Handledning till Gustav 2006 Installation och start av Gustav 14
Inloggning i Gustav Så fort som Gustav startas så visas inloggningsbilden på skärmen, där man kan ange server, databas, inloggningsnamn och lösenord. 1. Ange servernamn och databasnamn. Om Du har rättighet att använda fler Gustavdatabaser så kan du välja bland dem i comboboxen. 2. Se till att Windowsintegrerad säkerhet är markerad. Ditt Windowsanvändarnamn syns då i Användarnamn-fältet. 3. Klicka OK. Val av aktuell avdelning Flera avdelningar kan hanteras i samma databas. Avdelning väljs via en länk i verktygsraden så att bl a arrangemang registreras på rätt avdelning. Avdelningarna registreras av behörig person i Grundregistret under Upplägg Grundregister Studieförbund. Handledning till Gustav 2006 Installation och start av Gustav 15
Windows- och Gustavstandard Windowsstandard I enlighet med riktlinjerna för Windowsstandard finns det en rad olika sätt för att utföra samma kommando. För att t.ex. spara en ny post (nytt arrangemang, person eller vad det nu må vara) kan Du dels trycka CTRL-S eller använda spara ikonen i verktygsraden. Du kan också välja Spara från Arkiv-menyn eller ta hjälp av kontextmenyn för fönstret i fråga. Dessutom kan du också välja Spara i automatiska dialogrutor. Samma sak gäller för att skriva ut, ta fram hjälpfilen mm. Dessa arbetsmoment är självklara för den som har Windowskörkort och bör behärskas av varje användare för att till fullo kunna utnyttja alla Gustavs funktioner. Automatisk kontroll av inmatade uppgifter I en rad fält finns automatiska kontroller för vilka värden som är rätt/möjliga att spara. Ett exempel på ett sådant fält är nummer för samverkanspart, efterhand som numret slås in så kontrollerar Gustav om det är unikt. På detta sätt kan Du snabbt se om numret Du vill använda är unikt och ledigt. För postnummer gäller att postort fylls i automatiskt när Du trycker Tab och lämnar postnummerfältet. Om Du slagit in ett postnummer som inte finns så förblir postortfältet tomt. Automatisk formatering av datum Gustav hjälper till med formateringen av datum och sparar därmed in en massa skrivande genom att själv fylla på med det som fattas. Genom att ange ex 520 i ett datumfält och sen byta fält med Tab (eller Shift-Tab) så kommer Gustav att byta detta mot ett fullständigt datum med (aktuellt år)-05-20. Du slipper alltså skriva ex. 2006-05-20, det räcker med bara 520. Om datumet som ska anges är i innevarande månad räcker det med bara datum (ex. 20 för att ange den 20:e i aktuell månad). Prova Dig gärna fram så förstår Du snart hur det fungerar. Spara nya/ändrade värden i vissa tabeller På några ställen i Gustav finns det tabeller som kräver viss kunskap från användaren för att tillåta ändringar att bli sparade. Tabellen kännetecknas av att det finns en knapp med en pil på till höger om raden. För att spara ändringarna/nya värden i en tabell av denna typ måste Du klicka på "Skicka ned rad" - knappen. Raden skickas (bekräftas) ned i listan och därefter blir det möjligt att spara på vanligt sätt (via verktygsraden, CTRL-S eller kontextmenyn). Telefontabellen på personbilden (Upplägg Person) är ett exempel på en tabell som kräver lite extra arbete för att uppdatera. Ska Du ändra nummer som finns sparade i telefontabellen (inte bara nerskickade i tabellen utan sparade "på riktigt") måste Du först ta bort raden i tabellen, spara och sedan lägga till det rätta uppgifterna och spara igen. Uppdatering av värde Efter att poster har lagts till eller ändrats behöver olika fönster uppdateras för att Gustav ska läsa in de nya uppgifterna från servern och få med de ändringar som just sparats. Detta görs antingen genom en knapp i verktygsraden eller genom att trycka F5 när fönstret Du vill uppdatera är aktivt. Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 16
Detta är extra viktigt när Du arbetar i nätverk och vill ha senaste data på Din skärm. Eftersom det i regel är fler som arbetar i samma databas kan någon annan nyss ha ändrat den post, som för tillfället finns på en användares skärm. Denna ändring i databasen syns alltså inte förrän Du uppdaterat med F5. För att byta sorteringsordning klickar Du en gång till i önskad kolumnrubrik. Sortering i tabeller Det går enkelt och snabbt att sortera uppgifterna i Gustavs olika tabeller. Genom ett enkelt klick i kolumnrubriken till den kolumn Du vill sortera efter, blir posterna i tabellen sorterade i stigande eller fallande ordning efter värdena i den valda kolumnen. Kolumnrubriken är också markerad med en liten pil, som bara finns i den rubriken som sorteringen gäller. Flyttning av kolumner i listvyer Alla kolumner i Gustavs listvyer är flyttbara genom att Du klickar på kolumnens rubrik, håller, drar och släpper kolumnen dit Du vill ha den. Alternativt kan Du med högerklick i listvyn öppna en dialogruta där Du kan ordna kolumnerna efter behag. Se avsnitt om Kolumniställningar på sidan 19 Snabbkommandon För att variera Din arbetsställning och motverka s.k. musarm kan Du med fördel arbeta enbart med tangentbordet även i Gustav. Nedan följer ett axplock av de kortkommandon som gäller i Windows och därmed även i Gustav. Hjälp - F1 Uppdatera - F5 Flytta markören till början av rad - HOME Flytta markören till slutet av rad - END Skrolla i tabeller - PgDn och PgUp Stänga programfönstret - Avsluta ALT + F4 Stänga det aktiva fönstret - CTRL + F4 * Skifta mellan öppna fönster - CTRL + F6 * Spara - CTRL + S Skapa Ny post - CTRL + N Öppna (ett arr i en lista t ex) - CTRL + O Skriva ut CTRL + P Kopiera, Klippa resp Klistra text CTRL + C, CTRL + X resp CTRL + V "Fälla ned" comboboxar - ALT + Pil ned eller (F4) Genväg till olika fält - ALT + understruken bokstav Fälla ned gren i trädstruktur Pil höger eller Numeriskt + Stänga gren i trädstruktur Pil vänster eller Numeriskt Nästa fält TAB Tillbaka ett fält - SHIFT + TAB Skifta mellan öppna flikar CTRL + F6 Skifta mellan flikar t ex inne i arrangemanget Alt Gr + TAB Multimarkera i tabeller, fristående rader - CTRL + Mellanslag Multimarkera i tabeller, sammanhängande rader - SHIFT + Pil ned *) Dessa kommandon fungerar ej då Du t ex står i en trädstruktur eller en lista. Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 17
Gustavstandard Gustavs verktygsrad I enlighet med Windowsstandarden så har Gustav en verktygsrad med ikoner som gör det möjligt att snabbt utföra en rad kommandon: Ny tar fram fönster för nytt material, arrangemang, person eller annat beroende på vilket fönster som för tillfället är aktivt. Öppna öppnar poster som hittats i sökningar (t.ex. personer, arrangemang, material m.m.). Spara Skriv ut Förhandsgranska Ta bort Uppdatera samma funktion som F5. Sök tar fram alla Sökfunktioner. Kontrollera arrstatus ett arrangemangs status höjs normalt när det sparas. Du kan med detta verktyg få veta vad som saknas till nästa statushöjning. Avdelning eftersom Gustav kan hantera flera avdelningar i samma databas så ska Du i verktygsraden välja vilken avdelning Du vill arbeta med. Utskrift av tabeller Det går att skriva ut många av de tabeller som Gustav visar över olika uppgifter som t ex listresultat vid arrangemangssökningar, personsökningar mm. Det görs genom att t ex högerklicka i listresultatet och välja Skriv ut Listresultat. Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 18
Export av resultattabeller till Excel Det går att exportera många av Gustavs resultattabeller till Excel för vidare bearbetning. Detta är särskilt användbart för utskrifter där Du önskar liggande pappersformat eller kanske vill göra egna beräkningar och diagram av den statistik som Gustav ger. Exporten sker enkelt genom att Du högerklickar i den tabell Du önskar exportera och sedan väljer "Till Excel" från kontextmenyn. Kontextmeny kan nås antingen med höger musklick eller med en knapp på tangentbordet. Skicka filer till/från Gustav Filer som skapas i Gustav (t.ex. STUV) kan, beroende på storlek, skickas på valfritt sätt oavsett om det är via e-post eller annat medium. Samma sak gäller för filer och uppdateringar till Gustav. Visning av uppgifter i tabeller I flera tabeller finns möjlighet att via kontextmeny välja vilka uppgifter som ska visas. Det urval av uppgifter som väljs påverkar bara den lokala datorn. Dock är det viktigt att tänka på att ju fler uppgifter som väljs för visning desto mindre plats blir det i tabellen och desto längre tid kommer sökningen att ta. Särskilt tydligt är detta i Sök Arrangemang där uppgiften om vem som är ledare gör att sökningen kan ta markant mycket längre tid eftersom den blir mycket omfattande. Kolumninställningar I de flesta listvyer kan Du själv påverka var kolumnerna ska ligga, storlek och om kolumner ska visas eller ej på ett smidigare sätt än ovan. Här kan Du, genom att markera i den lilla rutan till vänster om resp. kolumnnamn, välja vilka som ska visas. Du kan också markera kolumnraden och ange vilken bredd den ska ha samt via knapparna Flytta upp och Flytta ner välja var de ska ligga. Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 19
Sök/välj Gustav har en standardfunktion för att söka och välja personer som används på ett flertal ställen och ser och fungerar på samma sätt överallt. Sök/välj används t.ex. vid anmälning av ledare och deltagare till arrangemang och gör det möjligt att söka flera gånger utan att behöva ta upp sökdialogen mer än en gång. Det är möjligt att lägga upp nya personer direkt från sök/välj samt redigera befintliga personer. Personer som visas med röd färg i sök/välj är spärrade i personregistret och kommer inte att kunna anmälas till något arrangemang. Personer som är markerade som icke aktiva visas inte alls. Du kan även här välja vilken information som skall visas genom ett högerklick i listan. Delningslist (split) i Gustav Många av Gustavs skärmbilder består av väldigt mycket information och med det följer att det blir väldigt trångt. P g a detta finns i t ex arrangemangsbilden både en horisontal och en vertikal sk delningslist. Den möjliggör för den som har lägre upplösning på sin skärm att se all information. Om Du drar muspekaren över det grå "krysset" som syns i arrangemangsbilden så blir muspekaren en dubbelpil precis när Du passerar någon av de linjer som krysset består av. I det läget kan Du justera storleksförhållandet på de olika delarna i fönstret. Med hjälp av denna dubbelpil kan Du klicka med musen för att låsa muspekaren just på dubbelpilen och sedan dra delningslisten uppåt eller nedåt (den horisontella linjen) eller höger-vänster (den vertikala linjen). Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 20
Dockning Gustav består av två dockningsbara fönster. Dessa är: Navigeringen Listresultaten Dockningsbar innebär att Du, genom att klicka och dra i fönsterrubriken (den blir blå när du klicka på den), själv kan bestämma var på skärmen Du vill ha den. I fönsterrubriken finns ett litet häftstift som visar om fönstret sitter fast eller ej. När häftstiftet ser ut så här så är fönstret dockat, dvs. det sitter fast och Du ser alltid hela fönstret. När det ser ut så här så sitter fönstret också fast men det gömmer sig när Du inte drar musmarkören över den lilla flik som syns (jämför med Aktivitetsfältet i Windows). När fönstret inte har något häftstift alls så ligger det och flyter i bild. Du kan dra det var Du vill och det ligger ovanpå Dina vanliga fönster/flikar. Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 21
Menyer i Gustav För att göra Gustav mer överskådligt har de olika funktionerna fördelats över en rad menyer. Menyraden följer Windowsstandarden med följande rubriker: Arkiv Ny (Ctrl+N) Öppna (Ctrl+O) Öppna arr/faktura Byt aktiv avdelning Spara (Ctrl+S) Förhandsgranska Skriv ut (Ctrl+P) Senast använda arr Logga ut Avsluta (Ctrl+Q) Redigera Klipp ut (Ctrl+X) Kopiera (Ctrl-C) Klistra in (Ctrl-V) Ta bort (Del) Visa Verktygsrad detta val visar respektive döljer Standard- och Gustavs verktygsrad. Statusrad detta val visar respektive döljer statusraden i Gustavs fönster. Navigering detta val visar respektive döljer Gustavs navigeringsfönster. Rensa inställningar Rensa användarinställningar - detta val rensar användarens inställningar vad gäller fönsterposition, delningslister och liknande. Rensa dockningsinställningar - detta val rensar dockningsinställningar för alla fönster. Uppdatera läser in den aktuella datan igen från servern för att få med de senaste ändringarna (samma som F5). Upplägg Arrangemang här går det att lägga upp ett nytt arrangemang genom att välja arrangemangstyp och verksamhetsform. Person öppnar personregistret för att registrera en ny person. Artistgrupp öppnar artistgruppsregistret. Samverkanspart öppnar samverkanspartsregistret. Lokal öppnar lokalregistret. Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 22
Material öppnar Gustavs materialregister. Leverantör öppnar Gustavs register för Leverantörer. Studieplan öppnar Gustavs studieplansregister. Grundregister öppnar grundregistret. Sök Arrangemang tar fram sökfunktionen för arrangemang. Person tar fram sökfunktionen för person. Artistgrupp tar fram sökfunktionen för artistgrupper. Samverkanspart tar fram sökfunktionen för att hitta samverkansparter. Lokal tar fram sökfunktionen för att hitta bokade eller lediga lokaler. Material tar fram sökfunktionen för material. Leverantör tar fram sökfunktionen för leverantörer. Studieplan tar fram sökfunktionen för studieplaner. Faktura/Fakturaunderlag tar fram sökfunktionen för fakturor. Fakturarad tar fram sökfunktionen för att söka fakturarader. Inbetalning tar fram sökfunktionen för inbetalningar. Utanordning tar fram sökfunktionen för utanordningar/löneunderlag. Ekonomi Fakturering här skapas fakturaunderlag. Tilläggsfakturering här skapas tilläggsfakturor. Registrera betalning här registreras betalda kundfakturor. OCR-inläsning här finns funktionen för att läsa in OCR-filer från post- och bankgirot. Kundreskontra här finns Gustavs kundreskontra. Posten E-brev härifrån skriver Du fakturor till fil (Avdelningen/Förbundet måste ha avtal med någon E-brevsleverantör för att använda sig av denna funktion). Verksamhet Statistik härifrån kan urval och utskrift göras för olika statistikuttag från Gustav. Rapporter härifrån kan urval och utskrift av Gustavs olika rapporter och specialetiketter göras. Verktyg Skicka till FBR Skapa stuvfil - tar fram exportfunktionen för STUV-filer. Skapa förbundsdatafil tar fram exportfunktion för förbundsdatafil. Stuvkontroll Kontrollerar att arrangemangen är klara för stuvexport är korrekta. Lås arrangemang Låser alla skickade arrangemang för ett helt år (ej innevarande). Anmäl deltagare härifrån kan snabbanmälan av deltagare göras. Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 23
Kontrollera arrstatus ett arrangemangs status höjs normalt när det sparas. Du kan med detta verktyg få veta vad som saknas till nästa statushöjning. Slutrapportera här har Du möjlighet att snabbt söka fram ett arrangemang för slutrapportering. Syns i menyn bara när Du jobbar med arrangemangen. Syns i menyn bara när Du jobbar med personer (upplägg deltagare, sök person mm). Spräcka arrangemang används för att kunna spräcka arrangemang som inte blivit av eller inte uppfyller kriterierna för bidrag. Ångra spräcka arrangemang detta val används då Du av någon anledning spräckt ett arrangemang av misstag. Valet är endast synligt då ett redan spräckt arrangemang är öppet. Byta arrtyp/vform används för att byta arrangemangstyp och/eller verksamhetsform för ett öppet arrangemang. Byta verksamhetsår tar fram Gustavs funktion för att flytta över verksamhet från ett år till nästa. Sök dubbletter med denna funktion söker Gustav efter möjliga dubbletter utifrån den person som är markerad i Sök Person eller i Upplägg Person. Inställningar här gör Du alla systeminställningar, som t ex sökvägar till rapporter och blanketter. Fönster Fönster byter fönsterformat Stäng aktivt fönster Stäng alla (Aktiva fönster) här visas rubrikerna på de fönster/flikar som för tillfället är öppna. Fönster - via detta val kan Du byta mellan olika fönster/flikar och stänga dem. Tips: Multimarkera ett antal fönster/flikar och stäng dem. Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 24
Hjälp Innehåll tar fram innehållsförteckningen för Gustavs hjälpfil. Kontakta Gustav härifrån kan Du maila Gustavgruppen. Hemsida härifrån kan Du nå Gustavgruppens hemsida www.gustav.it Om Gustav här visas aktuell version av både Gustavklienten och databasen. Det är bra om Du har dessa uppgifter tillgängliga när Du kontaktar supporten. Gustav kontrollerar att program- och databasversion hör ihop. I annat fall går inte programmet att starta. Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 25
Hjälpen i Gustav I Gustav finns det, liksom i alla andra windowsprogram en hjälpknapp längst till höger på verktygsfältet. All text som finns i den tryckta manualen finns även där. Det är lätt att hitta de olika avsnitten och det går också bra att skriva ut dem. Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 26
Flikarna Index och Sök går Du till när Du vill söka efter ett visst ord eller avsnitt i hjälpen. Under fliken Favoriter kan du spara de sidor du oftast använder eller vill nå snabbt. Under fliken Favoriter kan Du spara de avsnitt som Du oftast tittar på för att senare kunna nå dem snabbt. Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 27
Gustavs hemsida På Gustavs hemsida finns mycket smått och gott att ta del av, bl.a. ett avsnitt med vanligt förekommande frågor www.gustav.it/faq. Ta för vana att gå in på hemsidan regelbundet. www.gustav.it/ Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 28
Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 29
Support & förbundskontakter Översikt För att hantera användarstöd och support för Gustav har varje studieförbund byggt upp egna supportgrupper som i första hand tar hand om frågor kring Gustav. Dessa supportgrupper har sedan i sin tur nära kontakt med Gustavgruppen för att kunna lösa även svårare problem. Behöver Du support på Gustav så vänd Dig i första hand till Ditt studieförbunds supportgrupp. Om Du inte vet vem som är supportansvarig i din region, kontakta då ditt studieförbunds Gustavansvarig för att ta reda på vem Du ska vända Dig till. Gustavansvariga Nedan redovisas studieförbundens Gustavansvariga 2005 ABF Gunnel Karlén 08-613 50 56 Bilda Ann Åström 08-727 17 24 Medborgarskolan Helen Andersson 018-56 95 25 NBV Lennart Lundin 0733-72 63 09 Sensus Leif Persson 019-19 23 34 SISU Åsa Hansson 08-605 61 16 SV Birgitta Andersson 0708-55 30 63 Felmeddelanden I de flesta lägen tar Gustav hand om felhanteringen, men ibland så kan det hända att du får något meddelande, vilket i och för sig inte behöver vara ett felmeddelande. Gustav kanske bara talar om att det t ex inte finns någonting valt, eller att du har matat in några otillåtna tecken eller liknande. Ibland kan du också få ett felmeddelande från Gustav, oftast på svenska och självförklarande. Till exempel: Mallen är felaktig Detta meddelande beror på något fel i textmallen som valts vid utskrift. Kontrollera att Du har de senaste mallarna installerade och att sökvägarna är korrekta. Kan ej utföra operationen, förhållande finns i annan tabell eller Posten har koppling Om Du försöker radera en post som på något sätt är använd meddelas detta med denna standardförklaring. Med använd menas att posten (t.ex. en person eller en målgrupp) är kopplad till någon annan post i databasen. För att ändå ta bort posten måsta alla dessa kopplingar (kan vara många) tas bort först. Detta kan vara ett omfattande jobb då det kan handla om att ta bort/ändra alla personer, Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 30
samverkansparter och arrangemang som har kopplingar till t.ex. en kommun innan kommunen kan ändras till icke aktiv eller tas bort. Ett fel har inträffat följt av ett meddelande Ibland kan Du få ett kryptiskt felmeddelande på engelska vilket bör rapporteras till Gustavgruppen med en detaljerad beskrivning på hur felet uppstod. Genom att klicka på Visa detaljer visas detaljerad information om felet. Denna information är viktig när felet rapporteras till Gustavgruppen tillsammans med en detaljerad beskrivning av vad Du gjort. Handledning till Gustav 2006 Windows- och Gustavstandard 31
Grundinställningar av Gustav Inställningar Översikt Under detta menyval görs grundläggande inställningar i Gustav. Det finns vissa åtgärder som måste göras innan Du kan börja använda Gustav. Behörig person måste ställa in en rad uppgifter i Gustavs grundregister såsom namn på avdelning/distrikt/förbund, avdelningsadress, telefontyper, aktivera kommuner inom avdelningens verksamhetsområde, lägga upp användare m.m. Detta görs under Verktyg Inställningar och Upplägg Grundregister. Rapportbiblioteket läggs lämpligen på Gustavservern så att alla har tillgång till samma rapporter. Flik Lokala inställningar Under denna flik finns de inställningar som bara påverkar Gustav på just den dator Du sitter på när Du gör inställningarna. Olika användare med var sin dator kan alltså ha olika inställningar här beroende på hur de vill ha Gustav. Rapportbibliotek För att Gustavklienterna ska hitta rapporterna måste det biblioteket sökas fram och anges här. Vet Du inte var rapportbiblioteket finns så fråga Din systemadministratör. Blankettkatalog Gustavs blankettprogram List & Label använder liksom Crystal Report en central katalog över alla sina mallar. Här ska katalogen sökas fram och anges. Vet Du inte var blankettkatalogen finns så fråga din systemadministratör. Handledning till Gustav 2006 Grundinställningar av Gustav 32
Gemen/versalkonverteringen tar hänsyn till von, de och af och gör ingen konvertering av dessa Närvarolista Här anges vilken närvarolista som skall användas som standard för just Dig. Här kan också anges om Du vill att vissa delar av närvarolistan ska ha grå bakgrund. Tabbstopp Här markeras var tabstoppen ska ligga för ekonomihanteringen. Dvs om Du kan de kontonummer utantill som Du brukar använda, så markerar Du endast de fält som innehåller nummer (ex kontonummer). På detta sätt slipper Du "tabba" Dig förbi de fält som Du inte avser att använda. För att dessa inställningar ska börja gälla måste du starta om Gustav. Övrigt Här anges om Gustav ska justera gemener/versaler när personnamn i personregistret skrivs in och sparas. Det innebär att om gemen/versalkonverteringen är markerad så ser Gustav till att oavsett hur namnet skrivs in så visas alltid första bokstaven i för och efternamn med stor bokstav. Flik Obligatoriska Uppgifter Dessa inställningar, som endast är åtkomliga för behörig person, gäller samtliga användare av Gustav och sparas i databasen. Arrangemang De olika studieförbunden kräver olika uppgifter som obligatoriska vid upplägg av ett arrangemang. För att tillgodose detta finns möjlighet att ange vilka uppgifter som ska gälla för respektive databas. Om till exempel Handläggare är förbockat kan inte ett arrangemang sparas utan att en handläggare finns registrerad på arrangemanget. Person Här kan Du ange om personnummer ska vara obligatoriskt vid upplägg av person. Du kan välja att ha personnummer obligatorisk enbart för de personer som markeras som ledare, eller för alla oavsett roll i Gustav. Du kan också välja antingen att personerna överhuvudtaget inte kan sparas utan personnummer eller så att Gustav kan varna om en person saknar personnummer, men att personen ändå kan sparas. Handledning till Gustav 2006 Grundinställningar av Gustav 33
Flik Databasinställningar Dessa inställningar gäller samtliga användare av Gustav och sparas i databasen. Är endast åtkomliga för behörig person. OCR-katalog Om avdelningen använder Postgirots eller bankgirots OCR-tjänst så ska det här pekas ut i vilken katalog som OCR-filerna ska sparas i (utan denna katalog fungerar inte OCR-inläsningen). Fast längd fakturanummer i OCR-sträng Här kan väljas hur Gustav ska bygga upp OCR-strängen. Fast längd innebär att fakturanumret vänsterfylls ut med 0 till den längd som anges här. E-brev till fil Kallelse/Fakturor Om Du använder någon extern leverantörs fjärrutskriftstjänst och ska skriva ut fakturor till fil så ska detta markeras i dessa rutor. Sökväg och Filnamn här skrivs sökvägen och filnamnet på den fil som sedan ska skickas. Så länge endast en person åt gången gör fakturakörningen kan sökvägen till sökvägen vara densamma i alla databaser. På detta sätt behöver inte administratören själv i efterhand slå ihop de filer som skapas utan alla fakturor kommer automatiskt att hamna i samma fil. Egenskap för koppling av deltagare till arrangemang Då en samverkanspart kopplas till en deltagare i arrangemang sätts automatiskt en egenskap. Vilken egenskap som ska användas väljs här. (ex. Deltagare i arr) Diverse Max antal tecken kallelsetext här kan anges om Du vill att Gustav ska varna Dig då Du nått upp till det antal tecken som får plats i rutan för kallelsetext på kallelsemallen. Gustav varnar RÖTT på arrangemanget då antalet överskrids. Du kan dock välja att fortsätta skriva men ska då vara medveten om att texten klipps vid utskrift. Detta gäller både om Du skriver kallelser till fil eller om Du använder Handledning till Gustav 2006 Grundinställningar av Gustav 34
Dig av List & Label mallar. 0 i fältet betyder oändligt, dvs Gustav kommer aldrig att varna. Tillåt kostnadsersättningar Om ibockat, ges möjlighet till utanordning av kostnadsersättningar kopplade till samverkanspart och kalkyler. Observera att denna ruta måste aktivt bockas i eftersom den som standard är urbockad. Flik Dubblettinställningar För att på ett enkelt sätt kunna söka fram och sedan slå ihop eventuella dubbletter i databasen finns nu en ny funktion som söker fram potentiella dubbletter som Du sedan kan välja att slå ihop eller ej. Du kan även välja vilka uppgifter som ska sparas på personen som blir kvar, med andra ord så kan Du kombinera uppgifter från båda eller fler. Till denna sökningsfunktion finns ett antal inställningar som först bör göras innan Du börjar använda funktionen. Dessa inställningar hittar Du under Verktyg Inställningar i menyn. Inställningarna är tillgängliga för dem med behörighet. Gräns för att betraktas som dubblett här anges värdet som sannolikheten för dubblett ska överstiga (mervärde=1). Ju högre värde desto färre träffar. Du markerar vilka variabler Gustav ska ta hänsyn till vid utsökning av dubbletter och anger viktningen av respektive post. Du angär även hur många tecken Gustav ska jämföra. Flik Noteringar Här kan behörig person spara valfria uppgifter och göra egna noteringar rörande Gustavs inställningar. Max 3000 tecken sparas. Handledning till Gustav 2006 Grundinställningar av Gustav 35
Studieförbund Här registreras uppgifterna för den egna avdelningen samt det distrikt avdelningen tillhör. Gustav kan hantera flera avdelningar i samma databas och dessa läggs upp här. Viktigt om förbundsnivåer i Gustav Gustav kräver att det finns tre nivåer i förbundsträdet för att registrering ska vara möjlig. Ordningen måste vara Förbund Distrikt Avdelning. Det är nämligen först på tredje nivån, alltså avdelningsnivån, som det går att registrera arrangemang. De förbund som saknar distrikt/regionsled i sin organisation måste alltså lägga upp ett fiktivt mellanled (t.ex. "Avdelningar") som de sedan kan registrera sina avdelningar under. Vissa förbund som har behov av att registrera arrangemang på distriktsnivå, måste alltså lägga upp en "distriktsavdelning" under det aktuella distriktet för att därunder kunna registrera distriktets arrangemang. Studieförbund På förbundsnivå kan följande uppgifter registreras: Förbundsnr här anges förbundets kod (2 siffror). OrgNr förbundets organisationsnummer. Namn förbundets officiella namn anges här. Kontaktperson namnet på förbundets kontaktperson/ansvariga. Adress adressen till förbundet. Postnr förbundets postnummer. Ort förbundets postort. E-post förbundets ev. e-postadress. Hemsida adressen till förbundets ev. hemsida. Telefon förbundets huvudtelefonnummer/växel. Fax förbundets faxnummer. Upplägg av förbund i Gustav Handledning till Gustav 2006 Grundinställningar av Gustav 36
1. Öppna Studieförbund under Upplägg Grundregister Studieförbund eller i Studieförbund i Navigeringen. 2. Markera "Studieförbund" i trädstrukturen. 3. Klicka Ny i verktygsraden. 4. Fyll i uppgifterna för förbundet (det förbund som avdelningen/distriktet tillhör) 5. Spara. Distriktsuppgifter På distriktsnivå finns följande uppgifter: Distriktsnr och namn här anges distriktets kod (2 siffror) och namn. Kontaktperson namnet på distriktets kontaktperson/ansvariga. Adress adressen till distriktet. Organisationsnummer ange distriktets organisationsnummer. Postnr och Ort distriktets postnummer och postort. Telefon distriktets huvudtelefonnummer/växel. Fax distriktets faxnummer. E-post distriktets ev. e-postadress. Hemsida adressen till distriktets ev. hemsida. Upplägg av distrikt i Gustav 1. Öppna Studieförbund under Upplägg Grundregister i navigeringen. 2. Markera ditt förbund i trädstrukturen i dialogrutan och klicka Ny i verktygsraden. 3. Fyll i uppgifterna för distriktet (det distrikt som avdelningen tillhör) 4. Spara. Handledning till Gustav 2006 Grundinställningar av Gustav 37