1. Inloggning Logga in på fjärrskrivbordet Logga in på Gustav

Transkript

1 1. Inloggning Logga in på fjärrskrivbordet Logga in på Gustav Gustav är gjort Windowsmiljö (som Word till exempel) och enklast arbetar du med tangentbord och mus. Vi använder snabbkommandon för två funktioner: TAB för att hoppa till nästa ruta vi ska skriva i. Ctrl + S Spara. Spara ofta!

2 STUDIECIRKEL Vi ska börja med att lägga upp en studiecirkel. Klicka på menyn Upplägg välj Arrangemang I det fönster som kommer upp väljer du: Arrangemangstyp Folkbildning Verksamhetsform Studiecirkel Verksamhetsår Avdelning (nästa gång du loggar in är detta förvalt)

3 Kontor Standardkontor (där du är nu) Klicka i rutan Nytt arr i egen flik - OK Gustav föreslår samma typ av arrangemang, verksamhetsår mm som du använde senast. Gustav väljer arrangemangsnummer i följd. Det är enkelt att söka fram det man vill ha i Gustav så därför behövs heller inga speciellt uppbyggda arrangemangsnummer. Fyll i Namn på arrangemanget, välj alltid ett namn som speglar den typ av verksamhet som studiecirkeln är inriktad på eftersom arrangemangsnamnet numera granskas vid en revision. Tips! Det har hänt att Arrangemang som har blivit granskade av lokal granskare har blivit underkända på grund av att arrangemangsnamnet har varit otydligt. Undvik därför att enbart skriva Svamp eller Styrelsemöte - tänk att arrangemangsnamnet skall ha en beskrivande titel. Använd gärna samma rubrik som du använder om du publicerar arrangemanet på webben. FLIKAR Gustav använder sig av ett fliksystem, nu är vi på flik 1 där det står Folkbildning/studiecirkel. Dina arrangemang visas i olika flikar och du kan lätt växla mellan dem genom att klicka på det arrangemang/flik du vill arbeta med. Tryck TAB Arransvarig

4 Välj Arransvarig det är den handläggare som är ansvarig för arrangemanget. Du kan senare lätt söka fram de arrangemang som du själv handlägger genom att använda Gustavs sökfunktion. TAB (för att stega vidare) Material Välj Material. Skriv in de första 3-5 bokstäverna på det material som du letar efter - Enter. En sökruta kommer upp klicka på det material du väljer Enter. Materialet läggs in på arrangemanget.

5 Vill du lägga in ett nytt material, se Lägg upp nytt material. TAB (för att stega vidare) Studieplan

6 Välj Studieplan. Skriv in de första 3-5 bokstäverna på det material som du letar efter - Enter. En sökruta kommer upp klicka på den studieplan du väljer Enter. Studieplanen läggs in på arrangemanget.

7 Vill du lägga upp en ny studieplan, se Lägg upp ny studieplan. TAB (för att stega vidare)

8 Ämne Klicka på Ämne Klicka på aktuellt ämne och - Enter. Du kan också söka genom att skriva in ett ord - Enter. Det går även att söka genom att trycka på den lilla rutan ovanför Ämne. Här kan du leta fram ditt ämne utifrån ämnesområde.

9 TAB Startdatum/tid

10 Klicka pil-ner så får du fram en kalender där du kan välja startdatum. Du kan också skriva in startdatumet genom att ange dag+tab. Gustav fyller automatiskt i innevarande månad och år. Skriver du in mer än ett startdatum fyller Gustav automatiskt i ytterligare en kursdag. TID Skriv in tiden. Använd formatet 18 som blir eller 203 blir Planerade sammankomster kan ha olika klockslag. På verksamhetsrapporten syns tiden för arrangemangets första sammankomst. Om gruppen träffas olika dagar och tider får ledaren fylla i det för varje sammankomst på listan. Vill du lägga in mer än en tid i Gustav gör du det via schemafliken (se Lokalbokning). Slutdatum fyller du i först när du ska slutrapportera.

11 Klicka i VT eller HT i om er avdelning vill kunna söka fram statistik utifrån vårens respektive höstens Kursprogram. Fråga din VL om du är osäker på hur er avdelning gör. TAB Lokal I Gustav används uttrycken Lokal och Sal: Lokal = plats eller huset där salen är belägen. Sal = rum eller det rum i huset man skall använda. Exempel: En avdelning har ett hus som kallas för Smedstorp. Huset Smedstorp är en Lokal. I Smedstorp finns 3 olika rum man kan använda för cirklar, Naturrummet, Fotolokalen och Storrummet. Dessa benämns som Salar. Välj Lokal. Skriv de första bokstäverna på den Lokal du ska använda på cirkeln Enter. En sökruta kommer upp klicka på rätt lokal och tryck Enter. Lokalen läggs in på arrangemanget. Om Lokalen innehåller flera salar och du ska välja en av salarna, klicka på rätt Sal Enter. Vill du lägga upp en ny lokal eller en ny sal, se Lägg upp ny lokal. TAB Frikod central Centrala Frikoder läggs upp centralt, och anvisningar om när ni ska använda denna kommer från Riks. Ett exempel på central frikod kan vara Närnaturguide. Frikod lokal Lokala Frikoder bestäms av avdelningen och anvisningar om när ni ska använda denna kommer från din VL. Ett exempel på lokal frikod kan vara Tjejrockband. Om du har rättigheter från din VL att lägga upp lokala Frikoder, se Lägg upp Frikod lokal.

12 Tips! Diskutera igenom hur din avdelning ska använda frikoder. Det är lätt att det blir för många frikoder annars. Målgrupp Välj - Ej målgrupp enl tidigare definition. OBS! Denna uppgift är obligatorisk, du måste välja en Målgrupp. SamvPart Samverkanspart är våra MO, våra SO och lokala samverkansparter (t ex kommuner och företag som ni ska fakturera). Skriv in de första 4-5 bokstäverna på den samverkanspart du kör cirkeln med Enter. En sökruta kommer upp. Klicka på rätt samverkanspart. Du kan även söka genom att skriva in ett ord - Enter. Det går även att söka genom att trycka på den lilla rutan ovanför Samverkanspart. Här kan du leta fram din Samverkanspart utifrån MO/SO. Vill du lägga upp en ny Samverkanspart, se Lägg upp ny samverkanspart. Kontakt Finns det en kontakt inlagd på Samverkanspart kommer den personen automatiskt att hamna i fältet. Vill du ange en annan kontaktperson, klicka på Kontakt och sök fram rätt person. Kommun Klicka på pil- ner och välj rätt kommun.

13 Sammankomster Skriv in antalet sammankomster (3) Tab antalet studietimmar (9) Tab antalet deltagare inkl ledare (4) Tab. Gustav räknar själv ut Min delt och Max delt Deltagaravgift Skriv in Deltagaravgift Tab Materialavgift Tab - Övrig avgift Tab

14 Generera kallelse till deltagare via Sök arr Om du ska använda denna funktion får du vidare instruktioner av din VL eller Gustavansvarig. Antal deltagare Min deltagare fylls i automatiskt. I Gustav räknas ledaren för sig. Minsta antal personer för att starta en cirkel är tre inkl ledaren. Max deltagare fylls i automatiskt. Ändrar du antalet Delt inkl ledare måste du först nollställa Max delt, sedan ändra Delt inkl ledare - TAB. Flik Ledare och Flik deltagare Skriv personnummer eller förnamn och efternamn - Enter välj person/ledare. Tips! Sök i första hand med hjälp av personnummer. Om du söker med 3 eller färre bokstäver blir sökningen omfattande och det kan ta mycket lång tid innan du får upp en lista på namn att välja mellan. Tips! Begränsa urvalet genom att ange ett postnummerintervall som din avdelning täcker. Exempel: Detta sparas till nästa gång du gör en ny sökning.

15 Tips! Är du osäker på stavningen av ett namn och inte har personnummer, kan du använda dig av _ eller %. %-tecknet ersätter obegränsat antal tecken. _ ersätter ett tecken. För att ersätta två tecken, skriv två Exempel: %at_rina Systemet söker på olika stavningar av Katarina (Khatarina, Catarina, Chatarina, Katharina etc) Vill du lägga upp en ny Ledare eller om ledaren ska ha lön, se Lägg upp ny ledare. Deltagaravgift (flik Deltagare) Avgiften läggs automatiskt in när arrangemanget skapas. Kontrollera deltagaravgift kr - TAB materialavgift 375 kr TAB övrig avgift (kaffe) 0,00 kr TAB! Kontrollera även Summa totalt!

16 Ska en deltagare betala en annan deltagaravgift/materialavgift ändrar du till rätt antal kr i respektive fält. Fälten som du ser längst ner till höger tillhör den deltagare du har valt att arbeta med. Kallelsetext Kallelsetexten skrivs in under Arrangemangets kallelse och visas sedan hos alla deltagare. Du kan ändra en deltagares kallelsetext genom att klicka i Deltagarens kallelsetext och ändra i högra fältet. Ny kallelsetext

17 Gå till Upplägg Övriga Register Kallesetext. Välj NY eller....högerklicka nedan texterna. Du kan hämta kallelsetexter från Vera genom att öppna Vera, välj Register klicka på Texter för Betalnings-avier, Webbanmälan m.m. Leta reda på din text, kopiera den och klistra in i Gustav.

18 Notering Deltagare Här kan noteringar göras för varje enskild deltagare. Noteringen är bunden till personens deltagande på det akutella arrangemanget. Om en notering finns på deltagaren syns en röd markering på bilden uppe i fliken. Vill du att noteringen ska följa med personen även till andra arrangemang samt synas i adressregistret ska du istället göra din notering på fliken Notering Person. Notering Person På fliken Notering Person ser du noteringar som följer med personen från adressregistret. Fliken har då en röd bock. Det går inte att göra några ändringar här, dessa måste göras från personens egen adressflik.

19 Skriv ut Närvarolista CTRL + P (Skriv ut) Gå till Skriv ut och välj något av alternativen skrivare, förhandsgranska eller PDF. Skriv ut! Välj skriv ut - arrangemanget är nu STARTAT.