[1] Uppdaterad

Transkript

1 [1] Uppdaterad

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Venuepoint så säljer du biljetter... 3 Översikt och navigering... 3 Panel... 3 Menyrader... 4 Funktionsflikar (moduler)... 4 Biljettförsäljning... 4 Leta rätt på en föreställning... 4 Allmänt om försäljningsbilden... 4 Onumrerade platser... 6 Numrerade platser... 7 Reservation... 8 Försäljning med kund... 9 Välj leverans, avgifter och betalning... 9 Kombinera föreställningar eller produkter i samma order Ordersökning Så söker du Översikt över orderbiljetten Så hittar du ytterligare detaljer om en order Avhämtning av reservationer Delvis avhämtning av reservationer Annullering (upphävande) av reservation Annullering av försäljning Upprepad utskrift av biljetter eller order Kunder Redigering av kundinformation Abonnemangsförsäljning Välj en serie Multiförsäljning Välj biljetter i Multiförsäljning Biljettforum Support Öppet tider: Vardagar: 08:30-20:30. Helger och helgdagar: 16:30-20:30 Tel: [2]

3 Venuepoint så säljer du biljetter Översikt och navigering Panel När du loggar in är det första du ser Panelen. Tanken med panelen är att man snabbt ska ha tillgång till de vanligaste säljfunktionerna. Högst upp till vänster finns en kalender. Här visas den kalendervecka man befinner sig i. Klicka på ett datum för att se arrangemang som äger rum här. Klicka på kalenderikonen för att välja ett senare datum. Högst upp till höger finns en sökfunktion. Här kan man söka på föreställningsnamn, lokalsnamn, lokalskoder eller datum. Man kan t.ex. skriva STO0323 för att söka Uppsala Konserthus - Timbuktu den 23 Mars. o Du kan aktivera sökfältet med tangenten s. Sök genom att trycka på Enter. Då visas en ruta med resultat som matchar din sökning. Här kan du sedan välja en eller flera föreställningar. o Du kan också begränsa sökningen genom att ange en viss period, från ett datum till ett annat. De två rutorna under kalendern och sökfunktionen visar ett urval av tillgängliga föreställningar, abonnemang och produkter. Byt fönster genom att klicka på en av flikarna, eller använd tangentgenvägarna som är angivna inom parentes. o Klicka på en rad i en av listorna för att välja den. o Om du använder tangentgenvägar kan du bläddra i listorna med piltangenterna och välja med hjälp av Enter. o Du kan högerklicka och välja Reservationer för att gå direkt till en översikt över orderreservationer för arrangemanget. Du kan också välja Information för att se den information som finns om arrangemanget i systemet. [3]

4 Menyrader Resten av skärmbilden, d.v.s. den övre delen, utgörs av två menyrader. Den översta, som i detta fall heter Venuepoint Test, erbjuder en rad tekniska möjligheter. Under Användarinställningar kan du ändra dina inloggningsuppgifter, t.ex. inloggningskod eller det språk du använder i systemet. Systeminställningar (där det står Webbläsare OK) används för att ställa in datorn så att systemet fungerar på den. Här görs också inställningar för biljettutskrivare m.m. När inställningarna väl gjorts och fungerar som de ska, behöver man inte gå in här igen. Om det däremot står Webbläsare inte OK är det ett tecken på att datorn inte är korrekt inställd, och att det sannolikt inte är möjligt att skriva ut biljetter. Tillkalla teknisk hjälp J Feedback används för att snabbt ge Biljettforum besked om att ett fel inträffat, eller information om sådant som kan förbättra systemet. Längst ut till höger finns en Utloggnings- knapp. Funktionsflikar (moduler) Nästa menyrad visar de moduler som finns i systemet. Beroende på inloggningstyp (d.v.s. vilka rättigheter man har), kan man ha tillgång till fler eller färre moduler. Dashboard är till panelen Sök sök efter order och reservationer antingen med hjälp av kunddata (namn, telefonnr, e- post) eller med ordernummer eller biljettnummer. Kunder sök efter kunder i systemet. Kunder som skapas via biljettforum.se kan också sökas här. Dessutom har alla kunder från Billetnet- systemet importerats, så att även de kan hittas här. Rapporter här kan du skriva ut relevant rapport för biljettförsäljningen: kassarapport, kundlistor o.s.v. Biljettförsäljning Leta rätt på en föreställning Från panelen väljer du en föreställning som du vill sälja eller reservera biljetter till. Beroende på vilken lokal som används, kan det handla om numrerad eller onumrerad försäljning. Allmänt om försäljningsbilden Försäljningsbildens utseende beror på om man säljer en onumrerad eller numrerad föreställning. Övriga detaljer är dock desamma: [4]

5 Överst finns två knappar. Med hjälp av den ena, Information, öppnar man ett fönster med information om t.ex. föreställningens handling eller varaktighet. Här kan också finnas interna noteringar om arrangemanget. Nedanför Informationsknappen visas en översikt över vilka priszoner som är tillgängliga för arrangemanget. Dessutom ges en kort ikon- förklaring. Med hjälp av den andra knappen, Liknande arr. öppnas ett fönster med liknande arrangemang vad gäller genre och kategori. Denna funktion kan användas om föreställningen är utsåld eller om endast ett fåtal biljetter finns kvar. En tabell visar priserna för olika kombinationer av biljettyper och priszoner. Längst ned visas antalet sålda, reserverade, allokerade och lediga platser. Varukorgen Längst ned på bilden finns ett fält där de valda biljetterna placeras. Det framgår alltid hur många biljetter som finns i varukorgen. Från korgen väljer man om de valda biljetterna ska säljas eller reserveras. o o o Se vilka biljetter du har i korgen genom att klicka på den så att den öppnar sig. Då ser du varje enskild biljett med detaljerad information om pris, ev. rad, stolsnummer o.s.v. Här kan du också ändra biljettyp för de olika biljetterna, eller ta bort dem från korgen med ikonen längst ute till höger. Du kan tömma korgen helt genom att använda radera - ikonen högst upp. Det kan man göra även utan att öppna korgen. [5]

6 Onumrerade platser Välj det antal biljetter du vill ha genom att trycka på sifferknapparna och sedan på Lägg till till order. Du kan också använda siffertangenterna på ditt eget tangentbord. Då hamnar biljetterna direkt i korgen (utan att du behöver klicka på Lägg till till order ). Välj ev. biljettyp och priszon i rutan till vänster, innan du väljer biljetter. Du har alltid möjlighet att ändra biljetterna när de ligger i korgen, eller före betalning. I varukorgen längst ned ser du hur många biljetter du lagt i korgen. Klicka på en av knapparna i varukorgen för att fortsätta: Reservation Försäljning med kund. [6]

7 Numrerade platser Huvudfönstret visar en översiktsbild över de sektioner i lokalen som är valbara. För musen över sektionerna för att se hur många sålda och hur många lediga platser det finns. Klicka på en sektion för att välja den. Nu ser du den valda sektionens sittplatser. Sektioner är ofta grupperade tillsammans med andra, omkringliggande sektioner, som visas samtidigt. När du håller musen över sittplatserna kan du se i varukorgen vilken stol och vilken rad du pekar på. Klicka på lediga platser för att välja dem. Klicka på dem en gång till för att välja bort dem. Håll ner CTRL- tangenten och klicka på två stolar en bit från varandra (på samma rad), så får du alla stolar däremellan. Du kan dubbelklicka för att välja alla lediga stolar på raden. Stolar som är helt eller till hälften fyllda med färg är sålda eller reserverade. Stolar med bokstäver är allokerade platser, som endast kan säljas om man har åtkomsträttigheter. Klicka på knappen tillbaka till sektionsöversikt högst upp för att se översikten igen. [7]

8 Klicka på en av knapparna i varukorgen för att fortsätta: Reservation eller Försäljning med kund. Reservation När du väljer reservation visas ett fönster där du kan leta rätt på eller skapa en kund. Dina senaste kunder visas automatiskt i listan. Skriv i sökrutan och tryck sedan på Enter för att söka. Du kan söka på namn, e- post och telefonnummer. Du kan hålla musen över kunderna för att få fram ytterligare information. Om du inte hittar en viss kund, kan du skapa en ny. Klicka på Ny kund. Lägg sedan in informationen och klicka på Godkänn. Bekräfta reservationen och välj ev. en ny reservationsfrist med hjälp av kalenderfunktionen. Det är dessutom möjligt att skriva ett meddelande som sparas i systemet i anslutning till reservationen. Efter avslutad reservation ser du kundens orderöversikt. Mer om det senare. [8]

9 Försäljning med kund När du väljer försäljning med kund visas ett fönster där du kan leta rätt på eller skapa en kund (precis som vid reservation). Dina senaste kunder visas automatiskt i listan. Skriv i sökrutan och tryck på Enter för att söka. Du kan söka på namn, e- post och telefonnummer. Klicka på Ny kund för att skapa en ny. Mata sedan in informationen och klicka på Godkänn. Välj leverans, avgifter och betalning Nu är du i försäljningsbilden. Högst upp finns en översikt över de biljetter som ska säljas. Nedanför, till vänster, väljer du leveransmetod, och därmed väljer du också hur biljetterna ska skrivas ut. Direktutskrift innebär att biljetterna skickas till biljettkontorets biljettskrivare. Du ser orderfönstret med den just avslutade ordern. o En liten ruta kommer upp. Här ska du bekräfta att utskriften gått bra. (Du svarar ja om biljetterna skrivits ut.) Dessutom väljer du vilka avgifter som läggas på ordern. Du kan göra eller ta bort markeringar allt efter behov. Klicka på Godkänn för att gå till betalning Betalningsfönstret visas. [9]

10 Klicka på det betalningssätt som du vill utnyttja. Totalbeloppet flyttas med till den typ du väljer. Om betalningen ska göras på flera sätt, kan man dela upp beloppet på två fält. Systemet kontrollerar att man räknat rätt J. Kombinera föreställningar eller produkter i samma order På skärmbilden där leverans och avgifter väljs, finns en knapp längst ned till höger Lägg till biljetter. I stället för att avsluta ordern kan man klicka här och lägga till andra arrangemang innan ordern går till försäljning. Här kan man även välja att lägga till fler produkter. En sökruta kommer fram där man kan välja nästa arrangemang och sedan välja sittplatser. Ordersökning Fliken sök erbjuder olika typer av ordersökning. Begreppet order omfattar försäljning, reservationer och annullerade order. Varje gång ett av alternativen är aktuellt, samlas biljetterna i en order. Så söker du I sökrutans högra sida kan man söka på telefon, e- post eller namn. När du börjar skriva, inleder systemet automatiskt sökningen. Skriv flera bokstäver för att avgränsa resultatet. Varje kund visas med namn och telefonnummer. Håll musen över kunderna för att visa ytterligare information, som e- post, adress och ytterligare telefonnummer. Det kan göra det lättare att få fram kunden. Dubbelklicka på en kund för att öppna en order för denna kund. Om det bara finns en kund i sökresultatet öppnas denna automatiskt. [10]

11 Det finns dessutom ett fält där man kan söka direkt på ett ordernummer. Kunderna ser ordernumren i de e- postmeddelanden som bekräftar en order, liksom på de biljetter som de skriver ut själva, och på biljetter i allmänhet. Skriv in ett ordernummer och klicka på Hitta så visas den specifika ordern. OBS! Det är bara den önskade ordern som visas när du söker på detta sätt. Om du vill se kundens samtliga order måste du söka på kundens namn, e- postadress eller telefonnummer igen Det är också möjligt att mata in en biljetts streckkod eller nummer (som är en del av streckkoden) i detta fält. När du söker på en biljett kommer sökningen att öppna den order som biljetten tillhör, och biljetten i fråga att visas. Översikt över orderbiljetten I huvudfönstret ser du resultatet av dina sökningar. Överst visas kundens stamdata, såsom namn, adress, telefon och e- post. Dessutom finns det information om kundtyp samt om när kunden skapades i systemet. Dessutom kan det visas om kunden har importerats till Boxoffice från ett annat biljettsystem. Klicka på Redigera- knappen överst till höger för att göra rättelser i kundinformationen. Under kundinformationen visas kundens order. De är indelade under flera flikar: Kommande events: Visar försäljning och reservationer för framtida arrangemang Genomförda events: Visar försäljning och reservationer för överståndna arrangemang. Raderade order: Visar annullerade biljetter och reservationer Varje order som finns visas på en rad. OrderID, arrangemangets namn samt antal biljetter (inom parentes) visas i de första kolumnerna. Dessutom visas arrangemangsdatum, tidpunkt och pris, samt en rad ikoner. I kolumnen status kan den lilla flaggikonen ha flera färger: o Grön: Ordern är en försäljning o Gul: Ordern är en reservation o Röd: Ordern är en annullerad försäljning (visas enbart under fliken raderade order ) o Rosa: Ordern är en annullerad reservation (visas enbart under fliken raderade order ) I kolumnen med orderns namn finns dessutom ikoner som visar om försäljningen ev. skett online, samt vilka leveransmetoder som valts. Håll musen över ikonerna för att se vad de betyder. Det finns dessutom en - ikon som visar att ordern är importerad från billletnet- systemet. Kolumnen utskrift indikerar om de sålda biljetterna skrivits ut eller inte. Om du vill skriva ut en icke- utskriven order, kan du trycka på ikonen för skrivaren. Under ordertabellen finns en rad knappar. [11]

12 När man markerat en order eller biljetter i tabellen, kan man utföra olika aktiviteter för dessa med hjälp av knappfunktionerna: Annullera: Raderar en reservation eller annullerar en försäljning. Ny utskrift: Utfärdar nya biljetter i en order, med nya streckkoder. Används om biljetter försvunnit. Sälj reservation: Används för att hämta och sälja en reservation. Lägg till biljetter: Används om man har en reservation och ytterligare biljetter ska läggas till. Mer om dessa knappar längre fram i dokumentet. Så hittar du ytterligare detaljer om en order Information om ordern kan fås fram på flera olika sätt. Klicka på den lilla pilen längst ut till vänster för att ta fram ordern så att biljetterna visas. o Nu kan du se information om biljettyper och priszoner. Klicka på föreställningsnamnet för att öppna ordern. Här visas orderns samlade information om biljetter, betalning och avgifter. Om det handlar om online- försäljning, visas ytterligare information, bl.a. om betalkort, samt annan information från biljettforum.se [12]

13 o Klicka på Visa E- biljett för att se biljetterna i format för egen utskrift (öppnas som PDF). o Klicka på Skriv ut kvitto för att skriva ut orderöversikten. Detta kan fungera som kvitto för kunden. o Om kunden har fått en orderbekräftelse via e- post (normalt vid online- försäljning på biljettforum.se) visas information om detta e- postmeddelande. Klicka på Skicka e- post en gång till för att skicka e- post till kunden igen. Mata ev. in en alternativ mottagaradress för e- postmeddelandet. o Klicka på Öppna e- post för att se en exakt kopia av det meddelande som skickades till kunden i köpögonblicket. Då har man all den information som kunden har fått. I e- postmeddelandet finns dessutom en länk till hemsidans bekräftelse, så som den såg ut för kunden i köpögonblicket. Härifrån är det möjligt att ladda ned biljetter för egen utskrift, om ordern är av denna typ. Högerklicka på en order och välj Historik. En ruta öppnas, och man kan se när ordern har lagts och av vilken användare, samt vilka handlingar eller vilken information i övrigt som finns för denna order. Avhämtning av reservationer En order som har gul flagga är, som tidigare nämnts, en reservation. Bocka för ordern och klicka på knappen Sälj reservation. Nu kommer du till försäljningsbilden, precis som vid försäljning av biljetter. Man kan bara sälja en reservation i taget. Delvis avhämtning av reservationer Om man väljer att ta fram en reserverad order, och endast väljer ut några biljetter till försäljning, kallas detta delvis avhämtning. De valda biljetterna flyttas till ett nytt orderid, och de övriga ligger kvar under det gamla. En ruta visas där man kan välja om de övriga biljetterna i reservationen ska raderas. Välj den kund som försäljningen gäller. Samma kund, leta rätt på/skapa ny kund. Annullering (upphävande) av reservation. Både reservationer (gula flaggor) och försäljning (gröna) annulleras med knappen Annullera. [13]

14 Markera en reservation och klicka på Annullera. Det är möjligt att välja en annulleringsorsak eller ge en egen beskrivning av annulleringen. Ordern kan nu ses under fliken raderade order med en rosa flagga. Det är möjligt att annullera enstaka biljetter i en reservation. Ta fram ordern, markera de aktuella biljetterna och klicka på Annullera Annullering av försäljning Markera en försäljning och klicka på Annullera. Man kan ange orsak med hjälp av standardalternativen eller själv skriva en förklaring med egna ord. Välj vilka avgifter (som var en del av den ursprungliga försäljningen) som ska inkluderas i annulleringen. Välj dessutom vilket betalningssätt som ska användas vid tillbakatagandet. Det betalningssätt du väljer spelar roll för kassarapporten. Ordern kan nu ses under raderade order med en röd flagga. Det är möjligt att annullera enstaka biljetter i en försäljning. Ta fram ordern, markera de aktuella biljetterna och klicka på Annullera. Upprepad utskrift av biljetter eller order Om biljetter har försvunnit är det möjligt att skriva ut nya biljetter med nya streckkoder. Därmed går det att skilja på de gamla och de nya biljetterna. Markera önskad order och klicka på Skriv ut igen. Annulleringsorsak kan väljas med hjälp av standardalternativen, men man kan också skriva en förklaring med egna ord. Därefter kommer man till den skärmbild där leverans och avgifter kan väljas. o Här har de gamla och de nya biljetterna kvittats mot varandra, så att biljettvärdet för ordern är 0 kr. o Välj om nya avgifter ska tillkomma vid ny utskrift. o Välj samtidigt leveranssätt för de nya biljetterna. Kunder Under fliken Kunder är det möjligt att leta rätt på kunder från systemet. Använd sökfältet för att snabbt leta rätt på en kund. [14]

15 Den första ikonen vid kunden används för att öppna kundens order (resultatet blir detsamma som vid sökningen via funktionen Sök). Klicka på den andra ikonen för att redigera kundinformationen. Redigering av kundinformation Kundbilden har två underflikar. Stamdata på första fliken: namn, adress o.s.v. Det finns ett fält för intern information om kunden. Om man markerar OBS!- fältet framhävs denna information när kunden visas vid ordersökning o.s.v. Kundtyp anges automatiskt när kunden har genomfört ett köp genom en av försäljningskanalerna. o Boxoffice: visar att biljetter sålts på biljettkontoret. o Abonnemang: visar att kunden har köpt abonnemang. o Internet: visar att kunden har köpt biljetter via online- abonnemang eller via biljettforum.se. o Telefon: visar att kunden har köpt biljetter genom Biljettforums kundservice. Fliken Leveransadresser kan innehålla kundens alternativa leveransadresser, om sådana finns. Det är dessa adresser man väljer mellan, både vid leverans online och vid postutskick. Abonnemangsförsäljning Från Panelen kan man välja olika abonnemangsserier och typer från fliken Abonnemang. Det finns två typer av abonnemang: Fasta föreställningar och Fritt val av föreställningar. Välj en serie Multiförsäljning. När du väljer ett abonnemang med fasta föreställningar startas Multiförsäljning omedelbart för dessa föreställningar. När du väljer ett abonnemang med fritt val av föreställningar visas en ruta med de föreställningar du kan välja mellan. [15]

16 Kryssa för de föreställningar som du vill ha biljetter till. När du har valt de önskade föreställningarna klickar du på Godkänn. Observera att ett abonnemang består av ett minsta antal föreställningar som ska väljas innan man kan fortsätta. Välj biljetter i Multiförsäljning. Föreställningar som äger rum i samma lokal kan med hjälp av funktionen Multiförsäljning säljas tillsammans, från en enda skärmbild. Exempelvis kan flera föreställningar, som alla ges i Stora Salen, grupperas. När man väljer sittplatser gäller valet för samtliga föreställningar på en gång. Endast platser som är lediga på samtliga föreställningar är valbara och visas som lediga. Systemet grupperar utifrån kriteriet om att samma lokal och lokals utformning gäller. Det betyder att föreställningar som ges i samma lokal, men med olika priszonindelning, kommer att delas in i olika grupper. För att abonnemanget ska kunna genomföras måste man välja biljetter till alla föreställningarna. Försäljningsbilden innehåller fler upplysningar än vid vanlig försäljning. Överst står det Multiförsäljning samt vilken typ av abonnemang det handlar om. Nedan visas vilken gruppering av föreställningar som nu just nu visas. I övre högra hörnet kan man få en översikt över hur många föreställningar man hittills valt biljetter till. Knappen Datumöversikt öppnar ett fönster som ger en översikt över de val som gjorts. [16]

17 Ikonerna förklarar var i processen man befinner sig. Varukorgen visar alltid hur många biljetter den innehåller. Knapparna på varukorgen ser dessutom annorlunda ut än vid ordinarie försäljning. Dela upp datumen splittrar upp en gruppering i enskilda föreställningar, så att man kan välja biljetter för en föreställning i taget. Om man vill samla dem i en grupp igen (t.ex. efter att man separerat ut en föreställning), kan man klicka på Samla ihop datum, vilket innebär att föreställningarna samlas ihop gruppvis igen. Nästa går vidare till nästa gruppering eller föreställning i abonnemanget. Om biljetter inte valts för de aktuella föreställningarna, kommer man inte vidare med hjälp av Nästa. Varje gång biljetter valts för föreställningarna ändras Översikten i det övre högra hörnet. Det är möjligt att klicka på sålda sittplatser och få information om under hur många föreställningar platsen är såld eller reserverad. Det kan ge en indikation på om det är någon idé att dela upp datumen för att få en specifik plats på en specifik föreställning. [17]

18 Allokerade platser är markerade med bokstäver, med mindre platserna inte har samma allokering på föreställningarna eller eventuellt är lediga på vissa föreställningar. När biljetter valts för alla föreställningar klickar man på Nästa. Då visas ett fönster där den färdiga beställningen ska bekräftas. Här är det möjligt att reservera eller sälja ordern. [18]