DigIT Analys och planeringsfasen Information och lathundar Till chef och koordinator 2016
Innehåll 1. Information kring förankring och kartläggning i DigIT:s analys- och planeringsfas... 2 2. Workshop 1 - ca 2 timmar... 4 3. Workshop 2 - ca 2 timmar... 6 4. Workshop 3 - ca 2 timmar... 8 5. Självskattning... 10 6. Tidsredovisning... 11 7. För dig som koordinator... 12 8. Kontaktuppgifter... 13 1
Information kring förankring och kartläggning i DigIT:s analys- och planeringsfas, mars t o m maj 2016 De medarbetare som kommunerna har anmält att ingå i analys- och planeringsfasen ska delta minst 6 timmar under denna period. Under tre tillfällen t ex. APT eller en planeringsdag. Ytterligare en timme beräknas till den individuella skattningen av digital kompetens. Alla första linjens chefer får ett färdigt paket med underlag för att genomföra APT eller planeringsdag Under mars-april ska de två första tillfällena (workshop 1 och 2) och självskattningen genomföras. Den tredje och sista workshopen kan göras fram till sista maj. Efter varje genomfört tillfälle ska signerade och attesterade tid- och deltagarlistor samt sammanställning redovisas till DigITkoordinatorn. Senast den 10:e efter utförd månad ska detta vara denne tillhanda. Även chefer ska redovisa sin tid, dock på enskild rapport. Viktigt att även räkna med administrationstiden. Även denna rapport lämnas signerad och attesterad till DigIT-koordinatorn enligt tidsplan. Viktiga datum att komma ihåg. Senast den 10:e efter utförd månad ska tid- och deltagarlistor samt sammanställning lämnas till DigIT-koordinatorn. Självskattning Senast 30:e april ska självskattningen vara gjord. Senast 10:e maj ska självskattningen i pappersform lämnas till DigIT-koordinatorn. Chefsenkät Senast 10:e maj ska enkäten till chefer kring arbetsplatslärande vara besvarad. OBS: Senast den 5:e juni skall den sista tid- och deltagarlistan samt sammanställning lämnas till DigIT koordinatorn. 2
Läs noga igenom materialet innan igångsättning. Viss förberedelse krävs bl a anskaffning av skrivmaterial. I några av bifogade presentationer finns hjälptexter. Dessa hjälptexter syns inte då det är bildspelsläge. Skriv därför ut dem innan du sätter igång. När du öppnat din presentation aktiverar du bildspelsfunktionen i listen nertill till höger med denna symbol 3
Workshop 1 - ca 2 timmar 1. Dela in gruppen i mixade grupper om 3-4 personer. Ni kommer att arbeta i bikupor med olika frågeställningar. 2. Starta presentation workshop 1. Bikupa 1, (ca 5 min) Frågeställning: Vad tänker ni i gruppen på när ni hör ordet digitalisering? Gruppen skriver ner sina tankar på post-it lappar. 3. Sammanställ gruppernas post-it lappar på tavlan och parkera därefter arbetet. (ca 5min) 4. Visa bifogad presentation för medarbetare av DigIT som projekt, (ca 10 15 min) 5. Fortsätt i konstellation bikupa, byt grupper om ni vill Bikupa 2, (ca 10 min) Frågeställning 1: Vad är digitalt i vår verksamhet idag? Frågeställning 2: Vad är det som du/vi använder i arbetet? Gruppen skriver ner sina tankar på post-it lappar. Använd olika färg för de olika frågorna. 6. Sammanställ gruppernas post-it lappar tillsammans på tavlan (ca 10 min) och fortsätt sedan med nästa bikupa. Bikupa 3, (ca 10 min) Frågeställning 1: Vad är digitalt i dagens samhälle? Frågeställning 2: Vad finns det för digitala produkter och tjänster i samhället? Gruppen skriver ner sina tankar. 7. Sammanställ gruppernas tankar på tavlan tillsammans, (ca 10 min) och fortsätt sedan med nästa bikupa. Bikupa 4, (ca 10 min) Frågeställning: Vad kan vi ta in för digitala produkter och tjänster hos oss på vår arbetsplats? 4
Tänk utifrån ett brukar och verksamhetsperspektiv sådant som vi inte redan har idag. Gruppen skriver ner sina tankar. 8. Sammanställ gruppernas tankar på tavlan tillsammans, (ca 10 min) 9. Gör en kort sammanfattning av dagen. Reflektera över vad ni har kommit fram till. Sammanfatta tillsammans med gruppen. Sammanställ sedan detta i bifogat dokument för att sedan lämnas till er DigIT koordinator. Skicka din sammanställning för workshop 1 så snart workshoppen är klar dock inte senare än 10:e maj till din DigIT koordinator 5
Workshop 2 - ca 2 timmar 1. Kort repetition av workshop 1. Vad kom ni fram till sist? Använd sammanfattningen ni gjorde. (ca 10 min) 2. Fortsätt i konstellation bikupa 3. Starta presentation workshop 2. Bikupa 1 (ca 15 min) Frågeställning 1: Hur kan vi använda det digitala här på vår arbetsplats? Frågeställning 2: Vad kan det nya tillföra och utveckla det vi gör idag? Frågeställning 3: Hur kan digitaliseringen föra oss framåt i utvecklingen av vårt arbete? Gruppen skriver ner sina tankar och funderingar. 4. Sammanställ gruppernas tankar tillsammans på tavlan, ca 15 min. Fortsätt sedan med nästa bikupa. Bikupa 2 (ca 10 min) Frågeställning: Vilka farhågor/ utmaningar ser ni? Gruppen skriver ner sina tankar och funderingar. 5. Sammanställ gruppernas tankar tillsammans på tavlan, ca 10 min. Fortsätt med nästa bikupa. Bikupa 3 (ca 10 min) Frågeställning: Vad kan vi i dag och vad behöver vi lära oss? Frågeställning: Hur lär vi av varandra? När, var och hur? Frågeställning: Hur känner du inför att det blir mer digitalisering i ditt arbete? Gruppen skriver ner sina tankar. 6. Sammanställ tillsammans gruppernas tankar på tavlan.ca 10 min 6
7. Prata och reflektera över vad ni kommit fram till under dagen. Sammanställ detta på bifogat dokument för att sedan redovisa till er DigIT koordinator, (ca15 min) 8. Avsluta med att gå igenom skalan för självskattning. Diskutera i gruppen så att ni får en samsyn på de olika begreppen innan ni svara på enkäten. 1. det här kan jag inte alls 2. det här känner jag till men kan bara lite 3. det här kan jag men behöver lära mig mer 4. det här kan jag bra 5. det här kan jag mycket bra och kan tänka mig att lära ut till andra 9. Skicka/dela ut självskattningen. Skicka din sammanställning för workshop 2 senast 10:e maj till din DigIT koordinator 7
Workshop 3 - ca 2 timmar 1. Workshop 3 handlar om jämställdhet, tillgänglighet och likabehandling. I presentationen Horisonteilla principer finns det länkar till olika filmsnuttar. Det är därför viktigt att det finns tillgång till internet samt att presentationen visas i bildspelsläge. Du aktiverar bildspelsfunktionen i listen nertill, till höger med denna symbol 2. För att få filmerna på fullskärm ska du klicka på någon av dessa symboler längst ner till höger på filmrutan 3. Efter varje film stänger du webbläsaren helt genom att klicka uppe i det högra hörnet. 4. Vi fortsätter med konstellationen bikupor 5. Starta presentation Horisontella principer workshop 3 Bikupa 1 (ca10 min) Frågeställning: Vad innebär jämställdhet på vår arbetsplats? Frågeställning: Hur är fördelningen av våra arbetsuppgifter mellan kvinnor och män? 6. Jämför och diskutera i gruppen vad de olika grupperna kom fram till. Försök att utgå ifrån dessa: ( ca 10 min) makt och inflytande ekonomisk självständighet ska ta lika stor del av det obetalda arbetet samma rätt till kroppslig integritet 7. Fortsätt med presentationen och nästa film 8
Bikupa 2 (ca 10min) Frågeställning: Hur kommunicerar vi med varandra, brukare och anhöriga? 8. Jämför och diskutera i gruppen vad de olika grupperna kommit fram till. (ca 10min) 9. Fortsätt med presentationen och kommande film 10. Efter sista filmen diskutera i hela gruppen med utgångspunkt från Jämställdhet Tillgänglighet Likabehandling Frågeställning: Hur kan digitalisering påverka vårt arbete utifrån dessa utgångspunkter? Sammanställ det ni kommit fram till på sista frågan i bifogat dokument som sedan lämnas till din DigIT koordinator. Skicka sammanställningen till din DigIT koordinator senast 5:e juni 9
Självskattning Självskattningen görs efter de två första workshopparna. Du som chef kommer att få en länk till självskattning som ni loggar in på och samma länk ger du till dina medarbetare. Beräkna 1 timme för att kunna ge en god reflektion och skattning. Självskattningen ska göras av alla medarbetare även av dig som chef. Skattningen behöver inte göras på plats utan kan göras var och en för sig. Det går att vidarebefordra länken till privat-mail. Om dina medarbetare inte kan eller har möjligheter att svara på frågorna digitalt, får du som chef skriva ut självskattningen från länken och medarbetarna svarar på pappersenkät i stället. Sista dagen att göra självskattningen via länk eller på papper är den 30 april. De medarbetare som gör självskattningen på papper ska lämna den till dig som chef senast den 30 april och du lämnar samtliga självskattningar som gjorts på papper till din DigITkoordinator senast 10 maj. Vissa frågor är obligatoriska och en förutsättning för att ni ska komma vidare i enkäten. Observera att Europeiska socialfonden kräver att frågor om kön besvaras och att de första 6 siffrorna i personnumret fylls i. Det är för att kunna sammanställa resultat. Kontrollera att även pappersenkäter innehåller denna information. Efter att projektgruppen har sammanställt materialet kommer vi att återkoppla till dig som chef under augusti. Du får både individuella resultat och en sammanställning av resultaten för din enhet/verksamhet. Projektgruppen kommer att sammanställa resultaten fortlöpande och de kommer att vara underlag för de utbildningsinsatser som kommer att erbjudas under hösten 2016- hösten 2018. 10
Tidsredovisning Deltagartimmarna i analys och planeringsfasen är kommunernas och stadsdelarnas medfinansiering i projektet. Den budget som är beräknad för genomförandefasen bygger på att samtliga medverkande verksamheter avsätter den planerade tiden för förankringsarbete och analys av kunskaper och behov av digital kompetensutveckling. Rapportering av medarbetarnas tid: Vid varje APT eller planeringsdag om minst totalt 6 timmar, ska samtliga närvarande medarbetare underteckna en närvarolista med namn, arbetsplats (kommun eller stadsdel) samt 6 siffror i personnummer. Bifogad mall för Tidsrapportering medarbetare ska användas. Medarbetarnas närvaro ska intygas av dig som ansvarig chef på samma närvaroblankett. Alla tidrapporter lämnas till koordinatorn efter varje genomförd APT eller planeringsdag. Senast den 10:e efter utförd månad Rapportering av chefernas tid: Du som chef rapporterar all den arbetstid som du lägger ner på APT samt för- och efterarbete. Bifogad mall för Tidrapportering chefer ska användas. Observera att timmarna ska intygas både av dig som chef och din överordnade. Alla tidrapporter lämnas till koordinatorn efter varje genomförd APT eller planeringsdag. Senast den 10:e efter utförd månad OBS: Senast den 5:e juni skall den sista tid- och deltagarlistan samt sammanställningen lämnas till DigIT koordinatorn 11
För dig som koordinator Skicka ut allt bifogat material till ansvariga chefer. När du fått länken till självskattningen och länken till chefsenkäten (7min) skicka ut dessa till alla ansvariga chefer. Tidrapportering Samla in tidrapporter från alla chefer och närvarolistorna från genomförda workshoppar. Kontrollera att närvarolistor är ifyllda med samtliga deltagares namn, personnummer (6 siffror), tid, underskrivna av medarbetare och ansvarig chef. Kontrollera att chefernas tidrapporter är underskrivna och rätt ifyllda. Skanna in närvarolistorna och tidrapporterna. Maila dessa till projektets administratör kerstin.tagt@stockholm.se. Skicka in tidrapporter och närvarolistor i original till Kerstin Tägt, Äldreförvaltningen, 106 64 Stockholm Glöm inte att rapportera din egen tid. Använd Tidrapportering koordinator från och med 1:a mars Självskattning Samla in de självskattningar som gjorts på papper och skicka in dem till projektets administratör Kerstin Tägt, Äldreförvaltningen, 106 64 Stockholm senast 15 maj. Sammanställningar/analyser Samla in sammanställningar/analyser från genomförda workshoppar löpande. När samtliga workshoppar är genomförda och allt material kommit in till dig. Gör sammanställningar för respektive frågeställning från workshop 1, 2 och 3 på en aggregerad nivå för din kommun/stadsdel. Maila in dina sammanställningar till Kerstin Tägt senast 15 juni. 12
Kontaktuppgifter Projektledare: Helén Starkman Telefon: +46850836299, mobil 46761236299 E-post: helen.starkman@stockholm.se Administratör: Kerstin Tägt, kerstin.tagt@stockholm.se Postadress: Äldreförvaltningen Kerstin Tägt 106 64 Stockholm 13