Rapportera Kretsrapport (Före detta KVU)

Transkript

1

2 Rapportera Kretsrapport (Före detta KVU) De förtroendevalda och kretsanställda som har en e-post registrerad i Redy kommer att få behörighet att rapportera Kretsrapporten i verktyget Frivillig. Är du förtroendevald eller kretsanställd men utan e-post registrerad i Redy hör du av dig till kretsens Redyansvariga eller till Infoservice på epost; info@redcross.se Som förtroendevald/kretsanställd med e-post i Redy kommer du att få en inbjudan till verktyget Frivillig via mail under slutet av januari månad 2018, har du inte fått denna, titta i skräppostkorgen då den kan ha hamnat där. I inbjudan finns en länk med som du klickar på för att få rätt behörighet till ditt konto i verktyget Frivillig och därmed kan du rapportera din Kretsrapport. Alla förtroendevalda och kretsanställda som loggar in i verktyget Frivillig via inbjudningslänken kommer att kunna skriva och skicka in Kretsrapporten. Enbart en person kan vara inne och skriva i rapporten samtidigt, det är viktigt att komma ihåg att spara ifylld data innan du lämnar rapporten.

3 Rapportera Kretsrapport (Före detta KVU) Rekommenderat är att som tidigare år utse en person, förslagsvis ordföranden i kretsen som ytterst ansvarig för Kretsrapporten som därmed signerar och skickar in densamma För Kretsrapporten 2017 kommer det inte att finnas någon förifylld data eftersom verktyget Frivillig lanseras först i samband med denna rapportering. Framtida Kretsrapporter kommer att vara enklare och smidigare med förifylld data från kretsens verksamheter som använder verktyget Frivillig

4 Rapportera Kretsrapport (Före detta KVU) För att hitta din Kretsrapport i verktyget Frivillig klickar du på menyvalet som är de tre strecken. I menyn kan du se vilken krets du har behörighet till. Klicka på kretsens namn under rubriken Din krets för att komma in på sidan där du kan se verksamheter och användare i din krets och där du kan rapportera och skicka in Kretsrapporten.

5 Rapportera Kretsrapport (Före detta KVU) På startsidan av din krets sida i verktyget Frivillig hittar du en meny längs till vänster. För att komma till Kretsrapporten klickar du på rapportera under rubriken Rapporter Under rubriken Aktiva rapporter ska Kretsrapporten 2017 finnas synlig. Där finns tre val: Börja om = Kretsrapporten nollställes och data raderas Rapportera = Här kan Kretsrapporten fyllas i Signera = Kretsrapporten godkännes och skickas iväg

6 Rapportera Kretsrapport (Före detta KVU) Klicka på den gröna knappen Rapportera Du kommer till startsidan för Kretsrapporten Rapporten innehåller tre flikar; Verksamhet = Här väljer du själv vilka verksamheter som kretsen har bedrivit under året. Verksamhetsspecifika = Obligatoriska verksamhetsfrågor till alla kretsar. Personal = Valfria frågor till kretsar som har personal.

7 Rapportera Kretsrapport (Före detta KVU) För att rapportera de verksamheter som kretsen har bedrivit under 2017 klickar du på den blåa knappen; Lägg till verksamhetsområde + Du får nu upp en meny där du fritt kan välja mellan de 20 valbara verksamheterna (typerna) som kretsen kan rapportera på. Du väljer de verksamhetstyper som kretsen har bedrivit verksamhet i under 2017.

8 Rapportera Kretsrapport (Före detta KVU) Verksamhetstyperna är skrivna med exempel så att du lätt ska hitta vilken verksamhet som ska rapporteras under vilken verksamhetstyp. De verksamhetstyper som du klickar på ska bli gröna, klarmarkerade för att bli valda. När du har klickat i alla verksamhetstyper som kretsen vill rapportera på klickar du på spara knappen.

9 Rapportera Kretsrapport (Före detta KVU) Nu kan du rapportera in statistik per verksamhetstyp. Eftersom det är första året med verktyget Frivillig kommer det att enbart i några få undantagsfall (testkretsar och Första Hjälpen grupper) finnas förifylld statistik. Därför behöver du själv fylla i statistiken. När verktyget används av frivilligledare kommer deras inrapporterade statistik att vara autogenererad.

10 Undantag rapportering av Första Hjälpen grupperna Första Hjälpen gruppernas statistik läses in automatiskt från dessa gruppers egna verktyg Den statistik som läses in är de uppdrag som har fakturerats via verktyget För att rapportera Första Hjälpen gruppernas verksamheter i Kretsrapport krävs att grupperna använder detta verktyg Använder ni inte verktyget idag men vill göra detsamma? Kontakta tjänstepersonerna för Första Hjälpen grupperna direkt på e-post; fhginfo@redcross.se

11 Rapportera tillfällen per verksamhetstyp Här ska du räkna på det totala antalet träffar ni har haft i er verksamhet. Räkna in alla träffar, även planeringsträffar, veckomöten och frivilligvårdstillfällen. Exempel: En läxhjälp som har haft sju verksamhetstillfällen och två planeringstillfällen fyller i nio st sammanlagt

12 Rapportera frivilliga per verksamhetstyp Här ska du uppskatta antalet unika frivilliga uppdelat per kön som deltar i respektive verksamhetstyp. Frivilliga i Svenska Röda Korset är personer som tillfälligt eller regelbundet utför oavlönade uppdrag organiserade av kretsar eller tjänstemän. Som frivillig räknas du om du har deltagit aktivt på minst ett tillfälle i verksamheten. Exempel; En läxhjälp har under sina nio tillfällen under 2017 haft åtta frivilliga, varav fyra män, tre kvinnor och en med annan könsidentitet (annat), som har deltagit minst en gång. Läxhjälpen fyller därmed i ovanstående siffror.

13 Rapportera unika frivilliga totalt i kretsen Kretsen kommer även att i en separat fråga rapportera antal unika frivilliga i kretsen totalt. Med unika frivilliga menas att en person som är frivillig i olika verksamheter enbart ska räknas med en gång i denna frågeställning.

14 Rapportering på kön Vilka kategorier går det att rapportera kön på? Det går att rapportera på män, kvinnor, annan könsidentitet (annat) och okänt (ska ej användas) Annan könsidentitet innebär en persons självidentifierade kön, en persons subjektiva upplevelse av att tillhöra ett visst kön. Könsidentiteten är inte med nödvändighet baserat på biologiska fakta, oavsett om de är objektiva eller antagna, inte heller behöver den vara kopplad till personens sexuella läggning. Svenska Röda Korsets råd till de förtroendevalda och frivilligledarna är att inte fråga de frivilliga eller deltagarna om deras könsidentitet utan att den som ansvarar för rapporteringen själv gör den uppskattningen. Om deltagaren själv uttrycker sin egen könsidentitet så är det den som ska rapporteras. Okänt ska inte användas för inrapportering av 2017 års statistik. Den blir aktuell först vid 2018 års rapportering. Läs mer nedan. Vad används information om frivilliga och deltagares kön till? Den kontinuerligt uppdaterade bilden av frivilliga och deltagare från verktyget Frivillig ger fakta till den behovsanalys som alltid behöver göras lokalt i verksamheterna. Den hjälper verksamheterna att utan diskriminering kunna ge stöd till olika målgrupper. Resultatet används även till att utveckla Svenska Röda Korsets verksamheter för att behålla de frivilliga och deltagare som finns och hjälpa till att utveckla verksamheter för att fånga nya målgrupper av frivilliga och deltagare. Hur kommer uppföljningen av kön på de frivilliga att ske när verktyget Frivillig är på plats? När den frivillige skapar en profil i verktyget Frivillig får personen välja sitt eget kön man, kvinna, annan könsidentitet (annat). Att uppge kön är obligatoriskt och utgår från hur personen uppfattar sitt eget kön. När den frivillige sedan rapporterar sin närvaro på verksamhetstillfällen kommer detta att vara en del av dem samlade kretsrapporten. Om frivilligledaren rapporterar frivilliga som inte har ett konto i verktyget Frivillig kommer de att bli tilldelade könskategorin okänt till dess att de själva skapar sig ett eget konto.

15 Rapportera frivilligtimmar per verksamhetstyp Här ska du uppskatta antalet frivilligtimmar uppdelat per kön som alla de frivilliga som har deltagit i verksamhetstypen har lagt ner totalt. Här behöver det göras en liten uppskattning från er sida. Antal frivilligtimmar tas fram genom att räkna på antal tillfällen x genomsnittlig tid på tillfället x genomsnittliga siffran av antalet frivilliga. Har verksamheten exakta siffror kan ni räkna på dessa istället för på ett genomsnitt. Exempel på genomsnittsuträkningen ges på nästa sida.

16 Rapportera frivilligtimmar per verksamhetstyp Exempel; En läxhjälp har haft nio st tillfällen under Läxhjälpen pågår i genomsnitt en och en halv timme. I genomsnitt brukar det dyka upp fyra frivilliga på respektive tillfälle i verksamheten. Den konkreta uträkningen blir då; 9 (tillfällen) x 1,5 (tid) x 4 (frivilliga) = 54 frivilligtimmar. Även frivilligtimmar ska fördelas per kön.

17 Rapportera deltagartillfällen per verksamhetstyp Här ska du uppskatta det totala antalet tillfällen där deltagare har varit närvarande under året. För varje gång som deltagaren deltar räknas det som ett deltagartillfälle. Om samma person har deltagit 10 gånger räknas det alltså som 10 deltagartillfällen. Med deltagare menas de som verksamheten är till för, andra benämningsord än deltagare kan vara brukare eller målgrupp. Enklast är att räkna på ett genomsnittligt antal tillfällen som deltagarna har fått hjälp. Har verksamheten exakta siffror kan ni räkna på dessa istället för på ett genomsnitt. Exempel på genomsnittsuträkningen ges på nästa sida.

18 Rapportera deltagartillfällen per verksamhetstyp Exempel; En läxhjälp har i genomsnitt haft åtta deltagare på sina sju tillfällen. Läxhjälpen har då totalt haft 56 deltagartillfällen 8 deltagare x 7 tillfällen = 56 deltagartillfällen. Även deltagartillfällen ska rapporteras in per kön.

19 Rapportera unika deltagare Kretsen kommer även att för respektive verksamhetstyp rapportera en uppskattning på hur många unika deltagare som kretsen har mött. Med unika deltagare menas att en deltagare som har deltagit flera gånger enbart ska räknas med en gång i frågeställning.

20 Rapportera kompletterande frågor Del två av Kretsrapport 2017 innehåller kompletterande frågor om verksamheten som handlar om ensamkommande, krisberedskap och psykosocialt stöd. Dessa frågor är obligatoriska att besvara för alla kretsar. Glöm inte att klicka på spara efter att du har rapporterat dessa frågor.

21 Rapportera frågor om personal Del tre av Kretsrapport 2017 innehåller frågor om personal. Dessa frågor ska enbart besvaras av kretsar med anställd personal. Glöm inte att klicka på spara efter att du har rapporterat dessa frågor.

22 Skicka in Kretsrapport 2017 När du har rapporterat på alla frågor klickar du på den blåa knappen Signera. Du får nu upp en kontrollruta för att säkerställa att du är säker på att du vill skicka in Kretsrapport. Efter att du har signerat rapporten är den inskickad och kan inte korrigeras. Du får upp en sammanställning av dina svar.

23 Återrapportering och analys på din Kretsrapport Under rubriken Signerade rapporter kan du nu hitta din inskickade rapport. Under rubriken Analysera kan du i verktyget analysera din inskickade data. Under rubriken Exportera kan du analysera din inskickade data via en Excelfil.