DOKUMENTHANTERINGSPLAN MED GALLRINGSFÖRESKRIFTER för Antagen 20xx-xx-xx
I N N E H Å L L S F Ö R T E C K N I N G Arkivbeskrivning. 3 FÖRVALTNINGSGEMENSAMMA HANDLINGAR PARK/ANLÄGGNINGAR 19 EU-projekt.. 6 Kvalitetsarbete. 8 KONSTHALL.. 20 Allmänna handlingar i sociala medier 9 Allmänna handlingar av ringa eller tillfällig betyde 9 E-post. 9 BIBLIOTEK. 20 Egenproducerat informationsmaterial 9 Avtal/Kontrakt/Överenskommelse 9 Statistik 9 Gästböcker.. 9 BILAGOR Minnesanteckningar.. 10 Bilaga 1 Gallringav allmänna handlingar av ringa eller tillfällig Verksamhetsberättelser. 10 betydelse Pressklipp. 10 Bilaga 2 Gallring av allmänna handlingar i sociala medier Fotografier 10 Bilaga 3 Gallring av sociala medier tillägg Personal.. 11 Arbetsmiljö.. 12 Ekonomi.. 14 ADMINISTRATION. 15 FRITID UNG. 16 FÖRENINGSBIDRAG.. 17 LOKALBOKNING 18 LOTTERI. 18
Arkivbeskrivning Avser mandatperioden 2011-2014 med historik från 1992. Historik Kultur- och fritidsnämnden bildades 1992-01-01 genom en sammanslagning av kulturnämnden och fritidsnämnden. De förändringar som skett från bildandet är att Dans i Nord tillkom 2002 från barnoch utbildningsnämnden samt Studio Acusticum till 2009 från kommunstyrelsen. Verksamhet och organisation Kultur- och fritidsnämndens uppgift är att stödja och främja kultur- och fritidslivet i kommunen. Detta genom ett ha ett nära samarbete med föreningar och organisationer för att södja och stimulera det arbete de bedriver. Till nämndens verksamhet hör särskilt att: - bedriva biblioteksverksamhet i kommunen - söka tillgodose behovet av anläggningar och lokaler för kultur- och fritidsverksamhet - förvalta kommunens egna, samt stödja föreningsägda anläggningar, samlingslokaler och lokaler för fritids- och kulturverksamhet - driva, sköta och underhålla kommunens parker och grönområden, samt på uppdrag sköta även andra dylika anläggningar - ta del i utformning och utsmyckning av offentliga platser och byggnader - anskaffa och förvalta konstverk för kommunens räkning - genom stipendier uppmuntra och stödja särskilda insatser inom idrott, ungdomsverksamhet och kulturell verksamhet - ge administrativ service till föreningslivet - ge ekonomiskt stöd till studieförbundens bildningsverksamhet - ge stöd till föreningarnas ungdomsverksamhet - organisera och ansvara för fritids- och kulturaktiviteter - ansvara för registrering och tillståndsgivning enligt lotterilagen - i övrigt fullgöra de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter som av fullmäktige överlämnas till nämnden - leda och samordna utvecklingen av skärgården - fullgöra kommunens uppgifter för den regionala dansverksamheten i Norrbotten Kultur- och fritidsnämnden ska vidare - med uppmärksamhet följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde - avge yttranden i plan- och byggnadsärenden och övriga ärenden som remitteras till nämnden Delegering från kommunfullmäktige Kultur- och fritidsnämnden beslutar om förvaltningsorganisation och avgifter inom nämndens verksamhetsområden inom de riktlinjer som fullmäktige fastställt.
Nämndens organisation är indelat i nedanstående verksamhetsgrenar Kultur och fritidschef Ekonom Verksamhetsutredare Eu-handläggare Marknadsförare/Informatör Avdelningschef Park/Anläggningar Enhetschef Anläggningar Arbetsledare Naturvårdsgruppen LF Arena Norrmalmia Motionsspår Båthamnar Skärgård Sporthallar/ simhallar Enhetschef Fritid och Gemensam Administration Enhetschef Kultur Verksamhetschef Dans i Nord Enhetschef Park Nämndssekreterare Föreningsbidrag Lokalbokning Fritid funktions- Hindrade Ung Stadsbiblioteket Filialer Bokbuss Konsthall Allmän kultur Resurs- och utvecklingscentrum för dans i Norrbotten Parker Lekparker Grönområden Nyanläggningar Konserthuschef Konserthuset Studio Acusticum Christinasalen, arrangemang Norrmalmia, arrangemang Sökingångar och tekniska hjälpmedel till de allmänna handlingarna I dokumenthanterings- och gallringsplanen, se bifogat dokument, redovisas samtliga allmänna handlingar. Redovisningen består av hur handlingarna lagras samt sorteras och om de ska bevaras för framtiden eller efter hur lång tid de ska gallras.
Inom kultur- och fritidssnämndens verksamheter finns verksamhetssystem för hantering av: - Ärendehantering - Förenings- och bokningsadministration - Biblioteksdatasystem - Kartläggning parkmark Allmänheten har möjlighet att ta del av nämndens allmänna handlingar genom att kontakta kulturoch fritidskontoret. Sekretess Sekretess tillämpas utifrån offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser främst i uppgifter om personalärenden och inom biblioteksverksamheten. Gallringsregler Vid gallringsutredning gäller i första hand bestämmelser som finns i lag och förordning. I övrigt beaktas riksarkivets allmänna råd för bevarande och gallring av handlingar. Gallring utförs enligt dokumenthanterings- och gallringsplanens fastställda tidsfrister. Upplysningar om de allmänna handlingarna :? Arkivredogörare:?
Sida 6 av 20 FÖRVALTNINGSGEMENSAMMA HANDLINGAR ALLMÄNT EU projekt Den övergripande bindande dokumentationen Fondhandlingar t.ex. P/DL Alfabetisk Respektive När projektet Vid inakt Bevaras Riktlinjer för EU-arbete, se styrande Ansökan ord./kronol EU sam- upphört och dokument W:// Kontrakt avtal ordn. ordnare rensning av Projektplan/Reviderad projektplan ej allmänna Beslut från fonden eller programmet handlingar Revisionsintyg är utfört Rapporter Handledning/ instruktioner från myndigheter Missiv (följebrev) Implementeringsplan Protokoll/minnesanteckningar Dokumentation kring varje aktivitet Arrangemang/Aktivitetshandlingar t.ex.p/dl Alfabetisk Respektive När projektet Vid inakt Bevaras Anmälningsblanketter ord./kronol EU sam- upphört och Deltagarlistor/närvarolistor ordn. ordnare rensning av Program/inbjudningar ej allmänna Fotografier från arrnagemang handlingar Intyg/betyg är utfört Skärmdumpar från hemsidorna vid förändringar Reserapporter Marknadsföring Broschyrer/ informationsmaterial
Sida 7 av 20 Kopior av övrig redovisning (original finns hos ansvarig myndighet (nämnd) där längre gallringsfrister krävs) Ekonomi P/DL Alfabetisk Respektive När projektet Gallras 8 år T.ex ord./kronol EU sam- upphört och efter programperiodens slut Fakturakopior ordn. ordnare rensning av Dokumentation av betalningar ej allmänna Utdrag ur räkenskaper handlingar Upphandlingsärenden är utfört Utdrag ur lönelista Kvitton och boardingcards, original Dokumentation som behövs endast för projektets genomförande Övrigt P/DL Alfabetisk Respektive När projektet Gallras 8 år T.ex ord./kronol EU sam- upphört och efter programperiodens slut Budgetar ordn. ordnare rensning av Arbetsplaner ej allmänna Rekryteringsärenden handlingar Korrespondens med partners är utfört Korrespondens med finansiärer Personalens tidsredovisningar Deltagarnas tidsredovisningar (månadsvis) Projektdagböcker
Sida 8 av 20 Kvalitetsarbete Riktlinjer och anvisningar för kvalitets- Huvuddokumentation P/DL?? arbete, se styrande dokument W:// Rapporter/sammanställningar Bevaras Följande ska ingå: P/DL Om dessa inte ingår i rapporten, måste de - Metodbeskrivning bevaras för sig. - Frågeformuleringar (Intervjufrågor och tom enkät) - Beräkningsgrunder - Eventuella åtgärdsplaner Bakgrundsmaterial P/DL Efter redovisning av rapport/ sammanställning Inspelningar i nämnd/styrelse gallras bakgrundsmaterial Dokumentation av intervjuer omgående eller när behov ej längre kvarstår. Grunddata i pappersform eller i datafil Enkäter och Intervjuer P/DL Efter redovisning av rapport/ sammanställning Enkätsvar och intervjuunderlag P/DL i nämnd/styrelse gallras bakgrundsmaterial omgående eller när behov ej längre kvarstår. Kvalitetsutmärkelser P/DL Verktyg (upplägg och arbetsformer) Information och introduktioner till deltagarna Anmälan/ansökan med underlag, /rapport Beslut Relevant korrespondens Övrig korrespondens Bevaras Gallras vid inaktualitet Bevaras Bevaras Bevaras Gallras vid inaktualitet
Sida 9 av 20 Allmänna handlingar i sociala medier DL Gallra enligt bilaga 2 och 3 Bevarandet ombesörjs av centralarkivet. Allmänna handlingar av ringa eller tillfällig betydelse Gallring enligt bilaga 1. E-post hos enskilda handläggare DL Efter 1 dag Enligt styrelsens beslut E-post i förvaltningsbrevlådan DL Efter 1 vecka2000-03-27 37 (Observera att ärenden som ska diarieföras skickas för registrering) Egenproducerat informationsmaterial, P Kronol ordn Marknads- 1 gång/år Bevaras affischer, broschyrer, böcker, kulturprogram, föring/information utställnings- och arrangemangprogram, annonser m.m Egenproducerat informationsmaterial, P Kronol ordn Respektive 1 gång/år Bevaras Verksamhetens egen produktion som inte affischer, broschyrer, böcker, kulturprogram, verksamhet utförts av Marknadsföring/Information. utställnings- och arrangemangprogram, annonser m.m Avtal/Kontrakt/Överenskommelser P 2 år efter upphörd av kortvarig karaktär giltighet Avtal/Kontrakt/Överenskommelser P Vid inakt Bevaras av juridisk karaktär Statistik till SCB DL Efter 2 år Gästböcker P Vid inakt Bevaras
Sida 10 av 20 Minnesanteckningar arbetsplatsträff DL Kronol Respektive Efter 5 år verksamhet Verksamhetsberättelser P Årsvis Respektive Vid inakt Bevaras verksamhet Pressklipp P Årsvis Respektive Bevaras verksamhet Fotografier från verksamheter DL Objektsvis Respektive Bevaras verksamhet (urval med historiskt värde)
Sida 11 av 20 PERSONAL Personalchefen är systemägare av det personaladministrativa systemet PERSONEC. Komunstyrelsen ansvarar därför för gallring/bevarande av de uppgifter som är av värde för utredning och forskning samt information som är av rättslig betydelse enligt Arkivlagen. Anställningsbeslut, kopia P Alfabetisk Arb rum Efter 2 år Kopia till styrelsens personalenhet. Anställningsbevis timanst, kopia P Alfabetisk Arb rum Efter 2 år Anställningsbevis tillsvidare, kopia P Alfabetisk Arb rum Efter 2 år Tjänstgöringsrapporter tim.ers., org P Alfabetisk Arb rum Efter 2 år Tjänstgöringsrapporter (bl a tim-, P Månadsvis Arb rum Efter 2 år Original till kommunstyrelsens personalarvodesers.) kopia avdelning Ledighetsansökan, org P Alfabetisk Efter 2 år Läkarintyg, kopia P Alfabetisk Låst skåp Efter 2 år Bilersättning, km i tjänsten P Alfabetisk Efter 2 år Under förutsättning att varje enskild resväg registrerats i Personec Självservice. Saknas dessa uppgifter är gallringsfristen 10 år. Fr.o.m våren 2009 infördes rehabiliteringssystemet ADATO med personalchef som systemägare. Rehabiliteringsutredningar med innehåll; P/DL Personnr När ärendet Bevaras enligt handlingsplan, planerade rehab. åtgärder upphört KS 93, 2001 och uppföljning/utvärdering
Sida 12 av 20 ARBETSMILJÖ Arbetsskadeanmälan P Personnr Arbetsmiljö- Original till personalhandläggare för vidarebeforhandläggare/ dran till Försäkringskassan, samt en kopia till Arbetsledare personalavdelningens arbetsmiljökonsulent och pensionshandläggare. Gallras där 2 år efter uppnådd pensionsålder. Rapport om okväde, våld och hot om P Personnr Arbetsmiljö- Vid inakt. Original till personalavdelningens arbetsvåld handläggare miljökonsulent, gallras där efter 10 år. Tillbud (som inträffar på arbetsplats) P Kronol Arbetsmiljö- Vid inakt. Original till personalavdelningens arbetskan beröra personal och besökare handläggare miljökonsulent, gallras där efter 10 år. Kopia av års- och kvartalssammanställningar, som upprättas av personalavdelningens arbetsmiljökonsulent, rörande arbetsskadeanmälan, rapport om okväde, våld och hot om våld samt tillbud delges förvaltningschef som redovisar i samverkansgruppen. Protokoll fört vid uppföljning av arbetsmilp Kronol Arbetsmiljö- Bevaras Upprättas av personalavdelningens inom Kultur- och fritidskontorets verk- handläggare arbetsmiljökonsulent som sedan samheter överlämnar protokollet till förvaltningschef, för diarieföring.?? Underrättelser från Arbetsmiljöverket P Kronol Handläggare/ Bevaras/ om brister i arbetsmiljön Registrator Bland diarieförda - Yttranden (original till Arbetsmiljöverket, kopia till registrator för diarieföring) skrivelser??? - Besked och yttranden från Arbetsmiljöverket - Inspektionsmeddelanden
Sida 13 av 20 SAM Systematiskt arbetsmiljöarbete - Systematiskt brandskyddsarbete P Respektive Efter 1 år eller när ny upprättas arbetsledare - Riskbedömning med handlingsplan P -" Efter 5 år Enligt arbetsmiljöförordningen ska dessa personal hållas tillgängliga i minst 5 år. - Delegering av arbetsmiljöuppgifter med åp När ny delegat utses följande arbetsmiljöansvar
Sida 14 av 20 EKONOMI Interndebitering Sker via ekonomisystemet Externdebitering: Fakturaunderlag (orig.) eventuellt med P Kan variera Resp. ansvarig Vid inaktualitet Efter 10 år debiteringslista handläggare Bokföringsorder P Kronol ordn Resp. ansvarig Vid inaktualitet Efter 10 år handläggare Inköpsrekvisitioner, kopia P Nr ordning Resp. ansvarig Efter 2 år handläggare Kassaredovisning (kassauppgifter, P Kronol ordn Resp. ansvarig Vid inaktualitet Efter 10 år kassarapporter) orig. handläggare Kassarullar P Datumordning/Resp. ansvarig Vid inaktualitet Efter 10 år Årsvis handläggare Originalkvitton till leverantörsfakturor P Kronol ordn Resp. ansvarig Vid inaktualitet Efter 10 år handläggare Följesedlar P Resp. ansvarig Efter avstämning mot faktura. Är motsvarande handläggare faktura inte specificerad är gallringsfristen 10 år Körjournaler P Per leasingbil Bilansvarige 1 år efter leasingavtalets utgång
Sida 15 av 20 ADMINISTRATION Diariet (Platina) - Ärendelista DL/AP Dnr.ordn Sekreterare Efter 2 år Efter 5 år Bevaras - Ärendekort med ärendeplanförteckning DL/AP Ärende nr.ordnsekreterare Efter 2 år Efter 5 år Bevaras Diarieförda/besvarade skrivelser P Dnr. Ordn Sekreterare 2 år Efter 5 år Bevaras Kallelse/Underrättelse och dagordning P Kronol ordn Sekreterare Efter 2 år Protokoll AU Kultur- och fritidsnämnden DL/AP nr ordn. Sekreterare 2 år Efter 5 år Bevaras Bilagor P/AP nr ordn. Sekreterare 2 år Efter 5 år Bevaras Protokoll Kultur- och fritidsnämnden DL/AP nr ordn Sekreterare 2 år Efter 5 år Bevaras Bilagor P/AP nr ordn Sekreterare 2 år Efter 5 år Bevaras Protokoll - Samverkansgrupp DL/P Kronol ord Sekreterare Efter 5 år Bevaras - MBL-protokoll DL/P Kronol ord Sekreterare Efter 5 år Bevaras Minnesanteckningar - Ledningsgrupp DL/P Kronol ord Arb rum Efter 5 år Bevaras Resp. ansvarig handläggare Handlingar rörande ej utdelade stipendier P/DL - Ansökningar om stipendier Efter 2 år - Konstnärliga alster som bifogas ansökan Återsänds till sökanden
Sida 16 av 20 Handlingar rörande utdelade stipendier P/DL Årsvis Sekreterare Efter 5 år Bevaras, med undantag av nedanstående - Sammanställning över utdelade stipendier - Ansökningar om stipendier - Annonser - Inbjudan (Det är viktigt att visa hur Kultur och fritid inbjuder till utdelningen. Kan inte gallras) - Protokoll/diplom stipendier - Konstnärliga alster som bifogas ansökan t.ex. litteratur - Konstnärliga alster som bifogas ansökan t.ex. modeller Återsänds till sökanden FRITID UNG PÅPP Påse pengar / Projekt Ansökan P Kronol ordn Handläggare När genomfört arrangemang är avslutat. Sammanställning av projekt P/DL Årsvis Handläggare Efter 1 år Bevaras Projektresultat såsom böcker, affischer, P Årsvis Handläggare Efter 1 år Bevaras foldrar m.m
Sida 17 av 20 FÖRENINGSBIDRAG Fr.o.m 2006 infördes fritids- och bokningsadministrativa systemet FRI. Föreningslista DL Föreningstyp, föreningsnamn Förändras kontinuerligt Föreningskatalog DL Föreningstyp, föreningsnamn, kontaktperson, Förändras kontinuerligt adress tfn, hemsida (info i block) Föreningskatalog (kompakt) DL Föreningstyp, föreningsnamn, kontaktperson Efter 5 år Bevaras Tas årligen ut på papper. adress, tfn, e-post, hemsida Ansökningar från föreningar P Alfabetisk ordnrespektive Efter 1 år Efter 5 år ansvarig handläggare Handlingar till ansökningarna P Alfabetisk ordnrespektive Efter 5 år ansvarig handläggare Delegationsbeslut med bidragsutbetalning P Kronol ordn Respektive Efter 5 år Bevaras och specifiserad utbetalningslista, bidragsart ansvarig handläggare Förteckning över bidrag till studieförbund P/DL Årsvis Respektive Efter 5 år Bevaras och föreningar ansvarig handläggare Statistik DL Respektive Ingår i redovisningar ansvarig handläggare
Sida 18 av 20 LOKALBOKNING Ansökningar om förhyrning P/DL Respektive Efter 2 år ansvarig handläggare Kontrakt P/DL Respektive 2 år efter upphörd giltighet. (båtplatser, lokalhyror etc.) ansvarig handläggare Statistik över uthyrning DL Respektive Vid inakt Tas ut vid behov ansvarig handläggare Bokningsschema, bokningsbesked P Vid inakt Kvittenser för kort/nycklar P Då kort/nyckel återlämnats LOTTERIER Diarium DL/AP Nr ordn Handläggare Efter 5 år Bevaras Beslut om lotteritillstånd, kopia P Alfabetisk ordnhandläggare Efter 5 år Bevaras Original till kund. Sammanställning över registrerade lotterie AP Kronol ord Handläggare Efter 5 år Bevaras Lotteriredovisning P Handläggare Efter 5 år Ansökan om lotterier inkl. bilagor P/DL 5 år efter sista giltighetsdatum Redovisning till lotteriinspektionen DL Handläggare Vid inakt
Sida 19 av 20 PARK/ANLÄGGNING Byggnadslov P Kronol ordn Handläggare Vid inaktualitet Mark- och Parkplanering, ritningar P Kronol ordn Handläggare Vid inakt Bevaras Vattendomar AP Nr ordn Vid inakt Bevaras Redovisning av simundervisning med P Årsvis Handläggare Efter 2 år notering om deltagande, märkesförvärv samt iakttagelser Egenkontroller, driftsjournaler P Årsvis Handläggare Efter 5 år Enligt arbetsmiljöförordningen (1977:1166) 3, förvaring av handlingar. Statistikuppgifter DL Årsvis Handläggare När sammanställning är gjord
Sida 20 av 20 KONSTHALL Förteckning över konstsamlingar med DL Bevaras Accessdatabas fotografier BIBLIOTEK Verksamhetssystemet LIBRA används som biblioteksdatasystem sedan 1999. Ett äldre system användes mellan 1989-1999. Avtal/Förbindelse med låntagare P Efternamn Närarkiv 2 år efter upphörd giltighet angående lånekort Medieplanering P Årsvis Arb rum Vid inakt Bevaras