ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum Rikspolisstyrelsen 2013-03-19 Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Diarienr (åberopas vid korresp) Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen Ansvarig upphandlare Gunnel Fransson Telefon 010-56 347 18 E-post gunnel.fransson@polisen.se Beställare Upphandlingsförfarande Öppet förfarande Anbud senast 2013-04-29 Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, 102 26 Stockholm Anbudssökanden skall vara bunden till sitt anbud t o m 2013-12-31 Avtalsform Ramavtal Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning 2013-06-01 2015-05-31 Ytterligare två år Förfrågan avser Drivmedel Rikspolisstyrelsen har för avsikt att upphandla drivmedel, (bensin, diesel, E85 och fordonsgas) från bemannade och obemannade tankstationer till Polisens olika tjänstefordon. Ekobrottsmyndigheten, Tullverket och Kriminalvården deltar även i denna upphandling. Ramavtalet omfattar även automattvätt samt köp av produkter som är hänförliga till fordonen, så som torkarblad, automattvätt, bilbatteri, spolarvätska, glykol, olja och dylikt (tillbehör). Ramavtalet inkluderar inte dagligvaror (så som livs/kiosk produkter, servering, tidningar eller tobak). Postadress Box 12256 102 26 Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon 114 14 Telefax 010-563 44 44 E-post rikspolisstyrelsen@polisen.se www.polisen.se
1 INLEDNING Rikspolisstyrelsen, som är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen, är upphandlande myndighet. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter. Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling och inbjuder till anbudsgivning. Annonsering sker i databasen www.mercell.se, samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens hemsida; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Frågor avseende upphandlingen upprättas skriftligen på svenska språket och skickas till ansvarig upphandlare med e-post. Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till Rikspolisstyrelsen senast den 16 april 2013. Endast skriftliga svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens hemsida fram till och med den 23 april 2013. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, i enlighet med bilageförteckning, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlingsprofil. 2 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 2.1 Rikspolisstyrelsen avser teckna avtal med en (1) leverantör. Rätt att avropa från avtalet tillkommer Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium, 21 länsindelade polismyndigheter. Tullverket, Ekobrottsmyndigheten och Kriminalvården tecknar egna avtal. 2.2 Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det är undertecknat av båda parter, dock tidigast från och med 1 juni 2013 och gäller i 2 år. Rikspolisstyrelsen äger rätt, men har inte skyldighet att förlänga ramavtalet med ytterligare 2 år (2017), med i övrigt oförändrade villkor. Upphandlingsärende 2 (11) Anbudsförfrågan
3 KVALIFIKATIONSKRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på anbudsgivaren och underleverantörer som ska utföra det aktuella åtagandet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan; 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivaren ombeds lämna sina företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär, och bifoga det till anbudet. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av kontraktet lämnas även underleverantörernas företagsuppgifter, förslagsvis i fortsättningssidorna i ovan nämnda Anbudsformulär, och bifogas anbudet. 3.2 Uteslutnings grunder Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara fria från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU. Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad, under förutsättning att anbudsgivaren/underleverantörerna är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad. Anbudsgivaren och underleverantörer skall underteckna sanningsförsäkran i bilagt Anbudsformulär och foga den till anbudet. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivaren/underleverantörer. I det fall anbudsgivaren anlitar fler än en underleverantör får anbudsgivaren mångfaldiga den del av sanningsförsäkran som avser underleverantörer till antalet underleverantörer som kommer att användas för uppdragets utförande. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina skatte-, avgifts- och registreringsskyldigheter i Sverige genom att kontakta behörig svensk myndighet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer har aktuella tillstånd genom att kontakta behörig svensk myndighet. 3.3 Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk ställning att anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela under hela dess giltighetstid, inklusive eventuell förlängnings år Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning, i syfte att utröna huruvida anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela. Rikspolisstyrelsen kommer att begära en kreditupplysning från kreditupplysningsföretaget UC AB och prövningen sker med utgångspunkt från att anbudsgivarens riskklass inte är lägre än tre (3) baserat på uppgifter från det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret i enlighet med UC AB:s skala. I det fall UC AB inte riskklassificerar anbudsgivaren (gäller exempelvis utländska företag) eller i det fall anbudsgivarens riskklass inte är baserad på uppgifter från det senaste avslutade räkenskapsåret eller i övrigt inte är baserat på ekonomiska värden (gäller Upphandlingsärende 3 (11) Anbudsförfrågan
exempelvis ekonomiska föreningar) kan anbudsgivaren visa sin ekonomiska ställning genom att bifoga anbudet sin årsredovisning från det senast registrerade och avslutade verksamhetsåret eller annan lämplig handling, såsom kreditupplysning från ett annat kreditupplysningsföretag. Inlämnade handlingar får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud. 3.4 Kvalitetssäkringssystem Anbudsgivaren skall arbeta efter ett kvalitetssäkringssystem som uppfyller kraven i EN ISO 9001. Anbudsgivaren skall bifoga anbudet intyg om certifiering eller redovisa det egna kvalitetssäkringssystemet för verksamheten, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär. Följande information skall framgå: information om organisations- och ansvarsförhållanden, såväl för anbudsgivaren som för produktionsstället, med uppgift om namn på de personer som ansvarar för företagsledning och kvalitetsledning; information om tillverkningsprocessen (flödesscheman) som tydligt visar tider, materialflöden och större aktiviteter, såsom tester, kontroller och offentliga inspektioner, som ska genomföras, såväl före som under tillverkningsprocessen samt namn på de personer som ansvarar för respektive aktivitet; information om rutiner, instruktioner och dokument som gäller för initial-, produktions- och slutkontroller. 3.5 Miljöledning Anbudsgivaren skall arbeta efter ett miljöledningssystem som uppfyller kraven i EN ISO 14001 eller EMAS. Anbudsgivaren skall bifoga anbudet intyg om certifiering eller redovisa det egna miljöledningssystemet för verksamheten, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär. Följande information skall framgå; miljöpolicy; ansvarig person; senast uppdatering av styrande dokument; en beskrivning av metoder som används för att fortlöpande verifiera och validera milöpåverkande aktiviteter så att de motsvarar kundens behov och krav, samt rutiner och kriterier för inköp av miljöpåverkande produkter; Ange miljöskyddsåtgärder som anbudsgivaren tillämpar när de utför tjänsten, ex. hur anbudsgivaren undviker läckage av förorenade produkter, lämplig utbildning, kompetens och erfarenheter etc. Upphandlingsärende 4 (11) Anbudsförfrågan
4 KRAVSPECIFIKATION De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 4.1 Tekniska krav Omfattning: - Antal drivmedelskort, beräknas till ca 8500 st. - Antal beställare och fakturamottagare, beräknas till ca 180 st. Angivna volymer är en uppskattning. Rikspolisstyrelsen garanterar inga volymer under avtalsperioden. Historisk årsförbrukning: Rikspolisstyrelsen, 2012 - Bensin 95/98, ca. 5 600 m3 - Etanol (E85), ca. 2 500 m3 - Diesel, ca. 6 200 m3 - Fordonsgas ca. 6 m3 Historisk årsförbrukning: Tullverket, 2012 - Bensin 95/98, ca. 265 m3 - Etanol (E85), ca. 183 m3 - Diesel, ca. 200 m3 Historisk årsförbrukning: Kriminalvården, 2012 - Bensin 95/98, ca. 300 m3 - Etanol (E85), ca. 450 m3 - Diesel, ca. 750 m3 Historisk årsförbrukning: Ekobrottsmyndigheten, 2012 - Bensin 95/98, ca. 25 m3 - Etanol (E85), ca. 15 m3 - Diesel, ca. 27 m3 Bulkleverans: - Polishögskolan i Solna (Sörentorp), omsättning/år ca 40 m3 bensin 95 oktan - Det kan, under avtalstiden tillkomma ytterligare en plats i Stockholm. Där kommer det i så fall vara behov av ca 15m3, 95 oktanbensin/år och ca 15m3 diesel/år 4.2 Krav på offererade produkter: Produkter som offereras skall fungera väl med och vara utvecklad och anpassad för, dagens, på marknaden tillgängliga motorer, för såväl tung trafik som personbilar. Offererat drivmedel skall uppfylla den senaste utgåvan av standarder som finns inom respektive vara/produkt. Vid blandbränsle ska samtliga ingående bränslen uppfylla respektive standard. Upphandlingsärende 5 (11) Anbudsförfrågan
4.3 Geografisk spridning: Anbudsgivaren skall ha minst tre (3) tankstationer per län, varav minst en (1) skall vara bemannad. Med bemannad station menas station med personal där det går att köpa fordonstillbehör, utföra automattvätt etc. Anbudsgivaren skall i bilaga 1, Anbudsformulär lämna en förteckning över det antal tankstationer, som finns i Sverige, samt ange antal stationer bemannade/obemannade och antal stationer med E85. Anbudsgivaren skall garantera tillgång till drivmedel alla dagar på året (24/7). Om vinnande leverantör saknar en tankstation vid ort där fordonet primärt används, eller att det drivmedel som behövs för aktuellt fordon saknas vid leverantörens station, förbehåller sig köparen rätten att tanka på annan station än leverantörens om det är för långt att vända sig till leverantörens närmsta station. 4.4 Tillbehör för bilens framförande och nyttjande: Anbudsgivaren skall även offerera rabatt på tillbehör för bilens framförande och nyttjande såsom motorolja, låsolja, bilbatteri, glykol, spolarvätska, glödlampor, torkarblad, bromsvätska, batterivatten, säkringar, tvättschampo, tvättsvamp, avfettningsmedel och automattvätt, etc. 4.5 Drivmedelskort: Leverantören skall kostnadsfritt tillhandahålla det antal drivmedelskort beställaren behöver. Korten skall vara kopplade till ett visst fordon, viss förare eller en viss organisation. Samtliga kostnader förenade med dessa drivmedelskort skall ingå i anbudspriset. Drivmedelskorten bör (2 poäng) kunna fungera som betalning till parkeringsautomater. Korten skall inte vara kreditkort av typen Mastercard, VISA eller motsvarande. Kortnivåer: För att förhindra fel-tankning skall nedanstående kortnivåer kunna erbjudas. 1. all bränsle och fordonsprodukter 2. bensin, etanol och fordonsgas (ej diesel) och fordonsprodukter 3. diesel (ej bensin, fordonsgas och etanol) och fordonsprodukter. Kort: Drivmedelskorten skall kunna ha tre rader med valbar information, exempel nedan: 1. Myndighetens namn 2. Reg.nr 3. Bensin/Etanol/Diesel/Fordonsgas Fordon/förarkort: Det skall finnas möjlighet att beställa fordon/förarkort. Det innebär att fordonet har ett kort samt att föraren har ett kort. Båda korten ska användas vid tankning. Upphandlingsärende 6 (11) Anbudsförfrågan
Beloppsgräns/frekvenskontroll: Alla drivmedelskort skall kunna ha en beloppsgräns och eller en frekvenskontroll. Beloppsgräns innebär att ett maxbelopp sätts per köp eller ett maxbelopp under en viss tidsperiod. Frekvenskontroll innebär att antalet köp/tidsperiod begränsas. Exempel, 5 st. köp/dag, max 4000 SEK/dag, eller 20.000 SEK / sju (7) dagarsperiod. Respektive myndigheterna skall kunna ha olika beloppsgränser/frekvenskontroller på olika drivmedelskort. Mätarställning: Vill myndigheten att mätarställning på bilen ska anges vid varje tankningstillfälle skall detta gå att beställa. Detta ska då anges av beställande myndighet vid beställning av drivmedelskort. 4.6 Statistik: Avropande myndigheter är skyldiga att redovisa till Transportstyrelsen vilka volymer som miljöbilarna tankas med, alternativt bränsle (E85/fordonsgas) resp. bensin. Denna statistik skall kunna erhållas från antagen leverantör. Denna statistik skall skickas till respektive myndighet och bör ( 2 poäng) vara i excel format, senast den 31 januari varje år. Utöver detta skall leverantören en gång per år redovisa total årsförsäljningen av samtliga produkter till RPS, Tullverket, Ekobrottsmyndigheten och Kriminalvården (kontaktpersoner anges vid tecknande av avtal). Statistiken skall utformas med hänsyn till gällande sekretesslagstiftning samt i överenskommelse med personuppgiftslagen (1998:204) (PUL). 4.7 Fakturor: Myndigheterna skall kunna erhålla fakturor till olika mottagare. Anbudsgivaren bör (2 poäng) kunna fakturera per drivmedelskort eller samlingsfaktura. 4.8 Kontaktperson: Leverantören skall utse en (1) person som är kontaktperson mot alla avropande myndigheter. 5. KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan; 5.1 Pris Rabatten som anbudsgivaren lämnar i sitt anbud skall baseras på anbudsgivarens officiella prislista (listpris) och med en öres/kron rabattsats. Rabatten skall gälla för det bruttopris som finns i den officiella prislistan. Upphandlingsärende 7 (11) Anbudsförfrågan
Priset med avdragen rabatt skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i ramavtalet nämnda åtaganden. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de uppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Rabatt skall lämnas på följande nivåer: - För varje drivmedelstyp, bemannad station och obemannad station. - Procentuell prisreduktion för automattvätt och övrigt sortiment (tillbehör, smörjmedel och bilkemi för bilens framförande). 5.2 Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan myndigheterna och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tilllägg. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av behörig person (firmatecknare) och godtas därmed som accept av samtliga kommersiella villkor. 6 UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt, ekonomiskt mest fördelaktiga Endast de krav som ställts i Förfrågningsunderlaget kommer att utvärderas. Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal skall-krav och ett antal bör krav. En förutsättning för att anbud ska kunna antas är att samtliga skall-krav är uppfyllda. Bör-krav behöver inte vara uppfyllda för att anbud ska kunna antas men uppfyllelse kan medföra en fördel i förhållande till andra anbudsgivare vid anbudsprövningen. För information om hur bör-kraven kommer att utvärderas hänvisas till punkt 6.3 nedan. 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandling och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet enligt nedan; Utvärdering kommer att ske via jämförelse av anbudsgivarens listpris under tre tillfällen, 1:a februari, 1:a mars och 1:a april 2013. Dessa listpriser skall anbudsgivaren notera i bilaga 1, Anbudsformulär. De publicerade listpriserna för angivna datum läggs samman och ett snittpris erhålls. Anbudsgivarens rabatt dras från detta snittpris. Den anbudsgivare Upphandlingsärende 8 (11) Anbudsförfrågan
som offererat det lägsta snitt priset, efter avdragen rabatt, erhåller 100 poäng per drivmedelstyp, övriga anbudsgivare erhåller procentuellt lägre poäng. Utvärdering kommer att ske på bensin 95 oktan, E 85 och Diesel. Den anbudsgivare som har flest antal tankstationer i landet erhåller 50 poäng, övriga anbudsgivare erhåller procentuellt lägre poäng. Den anbudsgivare som har flest tankstationer med E85, erhåller 20 poäng, övriga anbudsgivare erhåller procentuellt lägre poäng. 6.4 Bör-kraven Den sammanlagda poängen för uppfyllda bör-kraven adderas. Drivmedelskorten bör (2 poäng) fungera som betalning i parkeringsautometer (punkt 4.5). Statistik bör (2 poäng) kunna lämnas i excel format (punkt 4.6). Anbudsgivaren bör (2 poäng) kunna fakturera per drivmedelskort eller samlingsfaktura (punkt 4.7). 6.5 Tilldelning av kontrakt Poängen från klausulerna 6.3 och 6.4 ovan summeras och den anbudsgivare som erhåller högst sammanlagda poäng, tilldelas kontrakt. 7 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER De administrativa bestämmelser som gäller för denna upphandling framgår nedan. 7.1 Anbudets form Anbud, inklusive bilagor, skall upprättas skriftligen på svenska i ett (1) komplett exemplar. Hålat A4-papper bör användas. Pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande bör undvikas. 7.2 Anbudets disposition Anbudet bör disponeras på så vis att efterfrågade bilagor läggs i nummerordning, i enlighet med dispositionen i denna Anbudsförfrågan. Information och dokumentation som inte efterfrågats men som anbudsgivaren ändå önskar bifoga anbudet bör placeras sist i anbudet som särskild bilaga. 7.3 Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 31 december 2013, om inte annat överenskommits på initiativ av Rikspolisstyrelsen. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud har meddelats enligt LOU. Sanningsförsäkran undertecknat av behörig firmatecknare godtas som accept av anbudets giltighetstid. 7.4 Anbudets undertecknande Upphandlingsärende 9 (11) Anbudsförfrågan
Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare (firmatecknare), eller motsvarande för anbudsgivaren. Sanningsförsäkran undertecknad av behörig firmatecknare godtas som undertecknat anbud. 7.5 Anbudsförsändelse Anbud lämnas i en sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud., ANBUD-DRIVMEDEL 7.6 Anbudets avlämnande Anbud skall ha inkommit till Rikspolisstyrelsen senast den 29 april 2013. Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som inkommer efter sista dag att lämna anbud, kommer inte att beaktas. Anbud adresseras till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbud kan även lämnas till vakten, Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. 7.7 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande. Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 7.8 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 7.9 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet/myndigheter och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som; a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 7.10 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets- och sekretesslagen föl- Upphandlingsärende 10 (11) Anbudsförfrågan
jer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; samt c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Rikspolisstyrelsen Gunnel Fransson Upphandlare Bilagor 1. Anbudsformulär 2. Avtalsunderlag Upphandlingsärende 11 (11) Anbudsförfrågan