Dnr 20140693 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG REVISIONSTJÄNSTER Räddningstjänsten Västra Blekinge inbjuder Er att inkomma med skriftligt anbud i denna upphandling av revisionstjänster i enlighet med villkor i detta förfrågningsunderlag. Räddningstjänsten Västra Blekinge benämns nedan beställaren. Anbudsgivare benämns leverantör eller anbudsgivare. Observera att det finns skallkrav. För skallkraven gäller, att dessa skall vara uppfyllda, annars deltager inte anbudet i utvärderingen. Upphandlingen skall avslutas med ett skriftligt kontrakt som undertecknas av parterna. Upphandlingsform: Syfte: Språk: Enkel upphandling enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Upphandlingen syftar till att tillgodose Räddningstjänsten Västra Blekinge dess behov av konsultmedverkan till revisionen. Anbud och därtill hörande handlingar skall avges på svenska. Förfrågningsunderlaget omfattar följande: Kravspecifikation 1:1-2 Kommersiella villkor 2:1-2 Administrativa bestämmelser 3:1-2 Anbudsformulär Bilaga 1:1-3 2014-08-28 Räddningstjänsten Västra Blekinge Revisionen Eric Aronsson Ordförande
1:1 Kravspecifikation: 1 Bakgrund Beställaren gjorde under 2013 inköp av rubricerade tjänster för totalt ca 80.000 kr exklusive moms. Beställaren kan inte garantera att volymen kommer att bli densamma per år under kontraktstiden. 2 Allmän information Räddningstjänsten leds av en förbundsdirektion. Förbundets revisorer bedriver sin verksamhet i enlighet med kommunallagens nionde kapitel, god revisionssed och fastställt revisionsreglemente. I enlighet med reglementet beslutar förbundets revisorer om antagande av anbud avseende revision av förbundets verksamhet. För ytterligare information om förbundet hänvisas till hemsidan: www.raddning.com. Planering av revisionsarbetet sker med stöd av en revisionsplan, som i sina huvuddrag omfattar ett år i sänder. Planen är av övergripande natur och omfattar både förvaltnings- och redovisningsrevision. Den upprättas i samarbete mellan de förtroendevalda revisorerna och berört revisionsföretag och fastställes av medlemskommunernas fullmäktiges presidium. En inbyggd beredskap för att hantera akuta behov av revisionsinsatser måste också finnas. Förbundets förtroendevalda revisorer har det övergripande ansvaret för revisionsinsatserna och leder det arbete, som utförs av revisionskonsulterna. Det bör noteras att redovisningsrevisionen har en tyngdpunkt i granskningen av årsredovisningen och delårsrapporter. 3 Uppdragets utförande Revisionskonsulterna skall tjänstgöra som de förtroendevalda revisorernas sekretariat och kansli. Detta innebär att man ansvarar för kallelser, förande av minnesanteckningar och i förekommande fall protokoll samt svarar för korrespondens och arkivering. Revisionen avser granskning och bedömning av Förbundets hela verksamhet. Insatserna organiseras utifrån fastställd revisionsplan omfattande: Granskning av årsredovisning och delårsrapporter Intern kontroll / tillförlitlighet i redovisning, rutiner och system Sekreterarskap och uppdragsadministration (all korrespondens skall ske på svenska) Analyserande revisionsprojekt Avrapportering skall ske till beställaren efter överenskommelse med angivande av genomgångna revisionsavsnitt samt nedlagd tid och upplupna kostnader, och överlämnande av relevanta handlingar skall ske vid varje uppdrags slut. Dokumentation överlämnas i skriftlig och digital form. Förbundet förbehåller sig rätten till de handlingar och övriga redovisningar som erhålls inom ramen för revisionsföretagets uppdrag. Beställaren räknar under 2015 med ett uttag av ovanstående tjänster för totalt ca 100 000 kr exkl. moms.
4 Organisation/kompetens Anbudsgivare skall beskriva hur företaget är uppbyggt med avseende på: Organisation och ägarstruktur Marknad och marknadsroll Erfarenhet av revision inom kommunal verksamhet 1:2 Meritförteckningar (utbildningsnivå samt erfarenhet av tidigare uppdrag) för de personer som kommer att bli aktuella för uppdraget skall bifogas anbudet. Personerna skall ha goda kunskaper i svenska språket i tal och skrift. Anbudsgivarens tillgång till specialister skall redovisas. Anbudsgivarens tillgänglighet (nåbarhet) skall redovisas. Årsredovisning för det senaste verksamhetsåret skall bifogas anbudet. 5 Kundansvarig Anbudsgivaren skall ange den/de person/er som är kundansvarig/a för förvaltnings- resp. redovisningsrevisionen. Anbudsgivaren äger inte rätt att byta ut kundansvarig eller andra nyckelpersoner utan särskild överenskommelse med beställaren. Anbudsgivaren skall lämna minst två referenser från liknande uppdrag.
2:1 Kommersiella villkor (vilka i princip kommer att utgöra framtida kontraktstext): Kontraktsperiod: Anbudspris: Handlingars inbördes ordning: 2015-01-01 2017-12-31, med option på ytterligare ett år till samma villkor, som ursprungligen avtalats. Pris skall anges i svenska kronor exkl. mervärdeskatt. 1) Fast pris avseende års- och delårsbokslut jämte löpande redovisningsrevision och sammanträden 2) Timpriser per projekt som avropas avseende: - Förvaltningsrevision - Redovisningsrevision Timpriserna skall inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader, såsom resor, traktamente, logi samt restid till och från den plats där uppdraget skall utföras. Anbudsgivare skall ange hur länge offererade priser kan hållas fasta (fastprisperiod), dock skall priser vara fasta minst 12 månader efter kontraktets startdatum. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning 1. skriftliga ändringar och tillägg till kontraktet: 2. detta kontrakt med bilagor 3. kompletteringar till förfrågningsunderlaget 4. förfrågningsunderlaget 5. kompletteringar till anbudet 6. anbudet Tillägg och ändringar: Tillägg och ändringar i kontraktet skall för att gälla vara skriftliga och undertecknade av behöriga företrädare för parterna. Prisjustering: Priserna justeras i enlighet med Statistiska centralbyråns Arbetskostnadsindex för tjänstemän, privat sektor (AKIak) eller näringsgren SNI 2007 M, varvid 85% av indexförändringen skall användas. Index för oktober året före prisjustering kommer att utgöra reglermånad och index för oktober året dessförinnan kommer att utgöra basmånad för kontraktet. Betalningsvillkor: Betalning sker en gång per kvartal, per 30 dagar netto efter mottagen och godkänd faktura. Dröjsmålsränta: Regleras enligt gällande räntelag. Dröjsmålsränta betalas ej för ofullständigt adresserade fakturor. Fakturering: Faktura sänds till begärd adressat. Fakturering ska ske för upparbetade kostnader och specificeras med antal timmar, timarvode och personer/ personalkategori.
2:2 Avgifter: Ansvar: Sekretess: Faktura, expeditions- och liknande avgifter accepteras ej. Anbudsgivaren ska ha fullständigt personalansvar, för sin och eventuell inhyrd personal, och svara för alla kostnader i samband med detta. Anbudsgivaren skall ansvara för alla skador som utövaren, hans anställda eller av anbudsgivaren anlitad underentreprenör vållar beställaren eller tredje man vid utförande av detta uppdrag. Anbudsgivaren är skyldig att teckna försäkring som helt täcker utövarens ansvar enligt denna bestämmelse. Beställaren svarar ej i något avseende för skador som uppstår med anledning av utförandet av detta uppdrag. Anbudsgivaren förbinder sig att inte för tredje man avslöja konfidentiell information, vilken anbudsgivaren erhåller från beställaren eller som framkommer vid genomförandet av uppdraget. Med konfidentiell information avses information om sådana uppgifter som omfattas av sekretess enligt sekretesslagen för beställarens personal. Anbudsgivaren förbinder sig att tillse att anbudsgivarens personal samt underleverantörer inte till utomstående vidarebefordrar konfidentiell information. Det åligger därvid anbudsgivaren att tillse att personalen och underleverantörerna är bundna genom skriftlig sekretessförbindelse att hemlighålla information i samma utsträckning som anbudsgivaren enligt detta kontrakt. Sekretesskyldigheten gäller även efter det att uppdraget har avslutats. Överlåtelse av kontrakt: Tvist: Hävning: Upprättat kontrakt får inte utan beställarens skriftliga medgivande överlåtas på annan fysisk eller juridisk person. Om leverantören överlåter det kontrakt som kommer att upprättas skall kontraktet gälla i alla delar gentemot den nya leverantören. Tvist angående tolkning av det kontrakt som kommer att upprättas eller varje annat rättsförhållande som uppkommer i avtalsrelationen skall, om inte förhandlingar leder till en överenskommelse, lösas av svensk allmän domstol vid beställarens hemort med tillämpning av svensk rätt. Under tiden fram till ett avgörande av en eventuell tvist tillämpas gällande avtal enligt beställarens tolkning. Beställaren äger rätt att häva det kontrakt som kommer att upprättas med en uppsägningstid på 60 dagar, om leverantören i väsentlig grad inte utför sina åligganden och rättelser inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran. Om leverantören under kontraktstiden ej uppfyller sina åtaganden vad gäller skatter och sociala avgifter kan kontraktet hävas med omedelbar verkan. Detsamma gäller även om leverantören försatts i konkurs eller likvidation. Om hävning sker enligt denna bestämmelse har beställaren rätt till ersättning för de kostnader som föranleds av nytt upphandlingsförfarande. Hävning av kontrakt skall ske skriftligt.
3:1 Administrativa bestämmelser för anbudet: Anbuds innehåll: Anbud skall vara skriftligt och på svenska samt undertecknat av behörig företrädare hos anbudsgivaren Bifogat anbudsformulär bil. 1:1-3 bör ifyllas och inlämnas. Det skall klart framgå hur ställda krav uppfylls. Anbudshandlingar: Anbud skall lämnas i ett (1) originalexemplar, dessutom skall anbud innehålla två (2) kopieomgångar av anbudshandlingarna. Helt eller delat anbud: Kontrakt kommer att tecknas med en leverantör. Anbudsprövning: Anbudsgivare som omfattas av någon av de omständigheter som räknas upp i LOU 10 kap 1 och 2 utesluts från vidare prövning. De anbudsgivare som uppfyller formella krav och skallkrav kvalificerar sig för att medverka i utvärderingen av anbuden, övriga förkastas. Utvärderingskriterier: Det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga kommer att antagas med hänsyn till: kompetens, erfarenhet och tillgång till specialister 50% pris 50% Det kan bli aktuellt att anbudsgivare ges möjlighet att presentera sitt anbud vid ett möte. Kompetens, erfarenhet och tillgång till specialister Anbuden kommer att bedömas efter kompetens (meritförteckningar), (utbildningsnivå samt erfarenhet av tidigare uppdrag) för de personer som kommer att bli aktuella för uppdraget 40%, och efter anbudsgivarens erfarenhet av revision inom kommunal verksamhet 40%, samt efter anbudsgivarens tillgång till specialister 20%. Anbudsgivarna kommer att erhålla poäng på en skala från 1till 10, där 10 är bäst. Pris Det utvärderade priset kommer att beräknas enligt följande: Det anbud som erbjudit lägsta pris totalt sett (för obligatorisk revision jämte separata timpriser, viktat baserat på historiskt utfall) kommer att erhålla 10 poäng. De övriga anbuden erhåller poäng enligt formeln: (lägsta pris/aktuellt pris)*10 poäng
3:2 Frågor och kompletterande förfrågningsunderlag: Krav på leverantör: Skattekontroll: Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras i anledning av frågor till beställaren, eller av annan anledning, lämnas skriftlig komplettering på Räddningstjänstens hemsida (www.raddning.com) under rubriken Pågående upphandlingar. Eventuella frågor ställs skriftligt till beställarens handläggare och skall ha inkommit senast 2014-09-22. Anbudsgivare skall ha en god ekonomisk ställning. Bevis på detta kan vara Upplysningscentralens soliditets-/likviditetsbedömning eller motsvarande uppgifter från liknande företag. Nystartade företag kan inkomma ett ändamålsenligt intyg från bank eller verifiera sin ekonomiska ställning på annat sätt. Beställarens handläggare kontrollerar detta. Beställaren samarbetar med Skatteverket och Kronofogdemyndigheten, vilka utför en kontroll av leverantören vad gäller dennes fullgörande av inbetalning av skatter och sociala avgifter. Denna kontroll görs i samband med upphandlingen samt löpande under kontraktstiden. Anbuds giltighetstid: Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till 2015-02-28. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att kontrakt kan tecknas, dock längst till och med 2015-05-31. Anbudsmärkning: Anbudsförsändelser märks på ytterkuvertet Anbud Revisionstjänster. Sista anbudsdag: 2014-10-01 Anbudsadress: Tilldelningsbeslut: Räddningstjänsten Västra Blekinge Rörv 2 374 32 Karlshamn Anbudsgivaren skall ange till vilken adress tilldelningsbeslutet skall skickas. Tecknande av kontrakt: Bindande kontrakt förutsätter att skriftligt kontrakt har upprättats. Kontrakt kommer att tecknas efter tiodagarsfristen. Upplysningar: Eric Aronsson, revisor, tfn 0454-46640 e-post: eric.aronsson@oktv.se Ann-Britt Borgström, revisor tfn 072-5663005 e-post: annbritt.borgstrom@telia.com
Bil. 1:1 Anbudsformulär: Härmed erbjuder vi oss att lämna anbud, i enlighet med tillhandahållet förfrågningsunderlag (daterat 2014-08-28) och med de bilagor som krävs. Alla skallkrav som ställts är uppfyllda och godkänns. Företagets namn... Adress... Telefon Fax E-post... Person-/organisationsnummer... Firmatecknare... Kontaktperson... Tilldelningsbeslut skickas till e-post Bilagor (förutom denna) som bifogas anbudet: Meritförteckningar bilaga nr... Årsredovisning bilaga nr... Övriga bilagor enligt behov bilaga nr... Ovanstående riktighet bekräftas av: Ort och datum... Underskrift
Bil. 1:2 Kravspecifikation: Företagets organisation och ägarstruktur, marknad och marknadsroll samt erfarenhet av revision inom kommunal verksamhet: Tillgång till specialister: Tillgänglighet (nåbarhet):: Kundansvarig:...
Bil. 1:3 Kommersiella villkor: Pris: Obligatorisk revision:... (Sammanträden, årsbokslut, delårsbokslut) Timpriser för granskningsprojekt: Förvaltningsrevision... Redovisningsrevision... Kundansvarig... Kvalificerad revisionsmedarbetare/specialist Revisorsassistent Fastperiod, minst 12 månader efter kontraktets startdatum: