Malmö stad Revisorskollegiet 1 Protokoll Sammanträdestid 2015-12-16 kl. 15:30 Sluttid: 17:15 Plats Triangeln 1-2 ande ledamöter Sten Dahlvid (S), Ordförande Per Lilja (M), Vice ordförande Rune Andersson (FP) Claes Carlsson (S) Åke Christiansson (M) Göran Hellberg (V) Andreas Holmgren (MP) Ulf Hägg (SD) Pia Landgren (S) Berit Sjövall (M) Olle Strand (SD) Berit Söderholm (S) Robabeh Taeri (S) Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera George Smidlund Christin Menander Per Lilja (M) Justering 2015-12-18 Protokollet omfattar 118-129 Underskrifter Sekreterare... Christin Menander Ordförande... Sten Dahlvid (S) Justerande... Per Lilja (M)
ÄRENDELISTA 118 Upprop och val av justerare samt tid för justering 119 Fastställande av dagens föredragningslista 120 Föregående sammanträdesprotokoll 121 Granskning av informationssäkerhet 122 Granskning av anläggningsregister 123 Rapportering från styrgrupperna och lekmannarevisorerna 124 Uppföljning internkontrollplan 2015 delrapport 2 125 Revisorskollegiets nämndsbudget 2016 126 Reviderad budget 2016 127 Revisionsplan 2016 128 Anmälan till Jämställdhetsdagarna i Malmö 129 Revisionsdirektören informerar 2
3 118 Upprop och val av justerare samt tid för justering att utse Per Lilja (M) att justera protokollet den 18 december kl 08.45.
4 119 Fastställande av dagens föredragningslista att fastställa föredragningslistan.
5 120 Föregående sammanträdesprotokoll Noteras att i protokollet från revisorskollegiets sammanträde 2015-11-25 saknas att Robabeh Taeri var närvarande under hela sammanträdet. Noteras även att i 113 rapporterade revisorerna från möte i Räddningstjänsten Syd och lekmannarevisorerna från möten i Skånes Dansteater AB och Malmö Opera och Musikteater AB. att godkänna protokollet från revisorskollegiets sammanträde 2015-11-25 med justering för att Robabeh Taeri närvara vid sammanträdet och korrigering i 113 med att revisorerna i Räddningstjänsten Syd och lekmannarevisorerna i Skånes Dansteater AB och Malmö Opera och Musikteater AB rapporterade att godkänna protokollen från arbetsutskottets sammanträden 2015-12-10 och 2015-12-16.
6 121 Granskning av informationssäkerhet SR-2015-27 Peter Birgersson och Sofia Cervall från Deloitte AB informerar om granskningen av informationssäkerhet inom Malmö stad. Granskningen har visat att stadens IT-verksamhet leds på ett ändamålsenligt sätt men att det finns förbättringsmöjligheter för att anse att Malmö stads IT-verksamhet leds på ett effektivt sätt. Produktion och IT-utveckling har i granskningen bedömts ske i linje med nämndernas önskemål, däremot är det inte alltid så att produktion och IT-utveckling genomförts på ett säkert sätt. Granskningen visade vidare att sekretessbelagd information inte skyddas tillräckligt för de utvalda systemen som granskades och att tidigare synpunkter från revisionen på stadens ITverksamhet delvis inte är åtgärdade. att översända rapporten till kommunstyrelsen, servicenämnden, grundskolenämnden och stadsområdesnämnd Väster för yttrande senast 2016-02-08. Yttrande ska ge svar på vilka åtgärder kommunstyrelsen, servicenämnden, grundskolenämnden och stadsområdesnämnd Väster avser att vidta med anledning av de förbättringsområden och rekommendationer som framförts i granskningen. Av yttrande ska framgå när åtgärderna ska genomföras och vilken person/funktion som ansvarar för detta. sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL 151216 Granskning av informationssäkerhet MISSIV KOLL 151216 INFORMATIONSSÄKERHET RAPP KOLL 151216 INFORMATIONSSÄKERHET
7 122 Granskning av anläggningsregister SR-2015-39 Per Nilsson informerar om granskningen av anläggningsregister vid kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden. Granskningen har visat att de i stort sett har tillräckliga rutiner och riktlinjer på området, men det finns ett antal brister och utvecklingsområden som kräver åtgärder. att översända rapporten till kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden för yttrande senast 2016-02-08. Yttrandet ska ge svar på - hur kommunstyrelsen säkerställer att underliggande information ur tidigare IT-system för anläggningsregister kan hämtas. - hur tekniska nämnden (fastighetskontoret) avser att identifiera samtlig mark, som kommunen är lagfaren ägare till, i syfte att varje individuell fastighet ska läggas in i anläggningsregistret. - hur kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden avser att säkerställa att rutinerna kring inventering och värdering av anläggningstillgångar dokumenteras och efterlevs. - hur kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden säkerställer att det finns etablerade rutiner mellan verksamhet och ekonomiavdelning, vilka syftar till att identifiera och korrekt redovisa sådana kostnader för underhåll som numera skall aktiveras i anläggningsregistret (komponentavskrivningar), liksom nedskrivningsbehov och utrangeringar. sunderlag MISSIV KOLL 151216 ANLÄGGNINGSREGISTER G-Tjänsteskrivelse revisorskollegiet 151216 Anläggningsregister RAPP KOLL 151216 ANLÄGGNINGSREGISTER
8 123 Rapportering från styrgrupperna och lekmannarevisorerna Styrgruppen STADSOMRÅDE informerar från ett studiebesök på äldreboendet Danska vägen och styrgruppen KS informerar från ett par styrgruppsmöten. Revisionsdirektören får i uppdrag att framföra ett tack till äldreboendet Danska vägen för en väl genomförd dag. Föreslås att förlägga ett studiebesök på en skola i Malmö stad vid revisorskollegiets studiedag 2016. Lekmannarevisorerna har inget att rapportera. att godkänna informationen från styrgrupperna.
9 124 Uppföljning internkontrollplan 2015 delrapport 2 SR-2015-86 Revisionsdirektören informerar om revisionskontorets arbete för genomförandet av uppföljningen av internkontrollplanen för 2015. Per Nilsson redogör för delrapport 2 avseende genomförd uppföljning av kontrollmomenten; bokslutsgranskning, intern- och extern representation, inköp, informationssäkerhet och arbetsmiljö. Revisionsdirektören informerar om projektstatus för samtliga fördjupade granskningsprojekt i revisionsplanen för 2015. att godkänna upprättad delrapport av uppföljningen av internkontrollplanen för 2015 att godkänna uppföljningen av projektstatus 2015. sunderlag G-Revisorskollegiet 151216 Uppföljning internkontrollplan 2015 - delrapport 2 Uppföljning internkontrollplan 2015 - Delrapport 2 Projektstatus 2015
10 125 Revisorskollegiets nämndsbudget 2016 SR-2015-89 Revisionsdirektören informerar om revisorskollegiets nämndsbudget för år 2016 som innehåller revisorskollegiets ansvar, mål, planering av verksamheten samt ekonomi. Revisorskollegiets kommunbidrag för 2016 uppgår till 10129 tkr. Revisorskollegiet har beslutat om nämndsmål till kommunfullmäktiges målområde 9. Revisorskollegiet har gjort bedömningen att nämnden inte kan bidra till att uppnå kommunfullmäktigemålen under 2016 till kommunfullmäktigemålområde 1-8. Inom de olika målområdena finns ett antal uppdrag. Dessa ska, om inget annat anges, genomföras så fort som möjligt under budgetåret och redovisas till kommunfullmäktige senast i samband med årsredovisningen. Revisorskollegiet har beslutat och kommenterat dessa uppdrag. Målvärdena kommer att redovisas på revisorskollegiets sammanträde 2016-01-27. att efter mindre justeringar godkänna revisorskollegiets nämndsbudget 2016 att godkänna periodiseringen av kommunbidraget för 2016. sunderlag Tjänsteskrivelse KOLL 151216 Nämndsbudget 2016 Namndsbudget 2016 (Revisorskollegiet) Bilaga Översiktsvy Nämndsmål 2016
11 126 Reviderad budget 2016 SR-2015-91 Revisionsdirektören informerar om reviderad budget 2016 för revisorskollegiet. Malmö står inför nya stora utmaningar! I den reviderade befolkningsprognosen skrivs den tidigare prognosen upp med 62 %. Det betyder att Malmö får ett årligt genomsnitt på 8250 invånare under åren 2016-2019, och därmed redan år 2019 kan ha en befolkning på 357 000 invånare. Detta får kännbara konsekvenser för skola och förskola, vård och omsorg, individ och familjeomsorg samt nybyggnation av skolor och bostäder. Staden har beviljats viss finansiering från staten för 2015 och 2016 för flyktingssituationen och för verksamheterna i Malmö stad handlar det nu om att anpassa och utveckla sina organisationer, skapa nya rutiner och arbetssätt rekrytera personal och påbörja byggande. Med andra ord kommer Malmö stad som organisation att växa ordentligt. I en sådan situation finns det initialt, de närmaste åren, stora risker för väsentliga fel inom den interna kontrollen. Det kan också, som stadskontoret identifierat, få konsekvenser för nämndernas möjlighet att uppnå fullmäktigemål och utföra tilldelade uppdrag samt konsekvenser för verksamheten och för nämndernas ekonomi. Vi kan konstatera att brister i den interna kontrollen kan leda till ökad risk för oavsiktliga fel, oegentligheter, mutor och korruption. Mycket i samband med flyktingmottagningen fick ske med kort varsel och utanför gängse verksamhet och rutiner och det gäller nu att verksamheten blir "ordinarie" igen. Allt detta påverkar sammantaget stadsrevisionens möjligheter att genomföra granskningar med bibehållen kvalitet. Som en konsekvens av ovanstående måste stadsrevisionens verksamhet utökas. Bedömningen är att det är nödvändigt med en förstärkning av antingen en anställd sakkunnig revisor kombinerat med upphandling av konsult med specialistkompetens eller en förstärkning av enbart upphandlade konsulter med specialistkompetens för att kunna genomföra fler fördjupade granskningar och mer genomgripande analyser av verksamheterna, ekonomin och den interna kontrollen än vad den ursprungliga redan beslutade budgeten möjliggör. Kostnaderna för detta bedöms uppgå till 1500 tkr. Fullmäktige svarar för att revisionen har tillräckliga resurser att genomföra revisionsuppdraget enligt kommunallagen och god revisionssed. Granskningen ska vara så omfattande att revisorerna kan avge ett väl underbyggt uttalande i revisionsberättelsen. I kommunallagen framkommer att revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområde samt även de kommunala bolagen. Ett otillräckligt revisionsanslag försvagar revisionen. att efter mindre justeringar godkänna reviderad budget 2016.
12 sunderlag Tjänsteskrivelse KOLL 151216 Reviderad budget 2016 Reviderad budget 2016 (Revisorskollegiet)
13 127 Revisionsplan 2016 SR-2015-88 Revisorskollegiet beslutade 2015-11-25 att uppdra åt revisionsdirektören att på revisorskollegiets sammanträde 2015-12-16 sammanställa samtliga granskningsprojekt som diskuterades på planeringskonferensen samt att presentera förslag till revisionsplan 2016. Revisionsdirektören informerar om arbetet med revisionsplanen för 2016. att bordlägga revisionsplanen för 2016 till revisorskollegiets sammanträde 2016-01-27.
14 128 Anmälan till Jämställdhetsdagarna i Malmö SR-2015-87 Jämställdhetsdagarna kommer att hållas på Malmö Live den 27-28 januari 2016. Programmet består av 25 seminarier med tillhörande verkstäder där de fyra jämställdhetspolitiska delmålen bryts mot samhällsutmaningar som arbete, demografi och hälsa, hållbar utveckling, integration och välfärd. Under verkstäderna får du ta del av strategier och konkreta metoder som du kan ta med hem och använda i din egen organisation. Med i programmet finns ministrar, experter, kändisar och praktiker. Revisorskollegiets arbetsutskott beslutade 2015-12-10 att två personer från revisorskollegiet deltar på konferensen. att anmäla Berit Söderholm och Åke Christiansson till Jämställdhetsdagarna 160127-160128 på Malmö Live. sunderlag Jämställdhetsdagarna
15 129 Revisionsdirektören informerar Revisionsdirektören informerar om att HR direktör Liselott Nilsson är inbjuden till revisorskollegiets sammanträde 2016-01-27 för att informera om rapporten "Hälsa, arbetsmiljö och hållbart arbetsliv för medarbetare i Malmö stad" Revisionsdirektören informerar också om att stadskontorets enhet för tygghet- och säkerhet har genomfört en utredning med anledning av en tidningsartikel i Sydsvenskan. Denna rapport kommer att rapporteras till Stadsrevisionen. att godkänna informationen.