LevFakt [servertjänst]
Evodev AB web www.evodev.se epost info@evodev.se Telefon 033-4300300 Fax 033-126697
Innehåll Installera programmet 1 Installation 1 Registerinställningar 1 Start av programmet 1 Logga in som 1 Avinstallation av programmet 3 Modulkrav i Garp 3 Inställningar för programmet 4 Generella inställningar 5 Licensnyckel 5 Inloggningsuppgifter 5 Skapa rapport/dokument 5 Import av filer 6 Id 6 Aktiv 6 Konto vid status 0 7 Text på faktura 7 Skriv text på kontering vid omkontering av Prel. Till defbokad 7 Motkontera alltid prel. Rader vid def. Faktura 7 Moms angiven i LFH 7 Ingen utökad inlev (LFK) 7 Kontera moms automatiskt 7 Ta alltid betalningssätt från leverantör 7 Periodiseringskonto 7 Sökväg för import 8 Filnamn 8 Sökväg för kvittensfiler 8 Kvitto1 8 Kvitto2 8 Inloggningsuppgifter för Garp 8 Använd rapport för att hämta levfakturor 8 Epostmottagare 8 Tidstart 9 Export av filer 10 Id 10 Aktiv 10 Sökväg, Invoice 11 Filnamn Lev 11 Filnamn Konto 11 Filnamn Valuta 11 Filnamn Moms 11 Sökväg, Invoice Reader 11 Filnamn Lev 11 Filnamn Inlev 11 Filnamn Fakt 11 Inloggningsuppgifter för Garp 12 Epostmottagare 12 Tidstart 12 Logg 13 Mail 14 Felhantering 15 Uppdatering 16 Vid läsning av fil 17 Periodisering 17 Inleveransavprickning 18 Klientprogram 19 Funktion 19 Layout import 21 Information på Fakturanivå 21 Information på Konteringsnivå 22 Kvittensfiler 22 Kvitto 1 22 Kvitto 2 22 Layout export 22 i
Invoice, Leverantörer 22 Invoice, Kontouppgifter 23 Invoice, Momsuppgifter 23 Invoice, Valutauppgifter 23 InvoiceReader, Leverantörer 24 Invoice, Inlevuppgifter 24 Invoice, Konteringsrader 24 Att använda övningsbolaget i Garp 25 2
I N S T A L L A T I O N Bakgrund LevFakt är en servertjänst som importerar och exporterar filer till och från Garp. I konfigurationsprogrammet anger man de olika bolagen (Id) man har samt bibliotek och filter för deras filer. Servertjänsten kontrollerar sedan dessa bibliotek efter de filer man angett. 1
I N S T A L L A T I O N LevFakt Installera programmet Programmet består av två delar. Dels en servertjänst, dels ett program för att konfigurera tjänsten. Sedan finns också ett klientprogram för varje dator, som meddelar att fakturor har lästs in eller att exportfiler har skapats. Installation Kör installationsprogrammet, detta installerar samt registrerar programmet. Registerinställningar Alla inställningar som görs i programmet sparas under registernyckel [HLM\SOFTWARE\Evodev\LevFakt] Vid avinstallation av programmet tas denna bort. Start av programmet Programmet startas automatiskt när servern startar. Logga in som OBS! Det är viktigt att man anger att tjänsten ska köras som en användare. Detta för att Garp ska fungera med utskrifter, etc. Denna användaren måste ha skrivrättigheter till Registret. 1
I N S T A L L A T I O N Sätt upp så att den körs på servern med en användare som inte någon annan loggar in med på servern. 2
I N S T A L L A T I O N Avinstallation av programmet För att avinstallera programmet välj Kontrollpanelen och Lägg till eller ta bort program. Välj att ta bort programmet EVO DEV LevFakt, alla de inställningar som har gjorts för programmet och sparats i registret samt alla filer som installerats tas bort. Modulkrav i Garp Programmet kräver att modul för Com-skrivning. 3
F U N K T I O N Inställningar för programmet Under Kontrollpanelen finns programmet Evodev Edi LevFakt. Detta program styr alla de inställningar som kan göras i programmet (server tjänsten). 4
F U N K T I O N Generella inställningar En del av dessa inställningar kan också anges under de andra menyvalen. Licensnyckel Ange licensnyckel för programmet. Inloggningsuppgifter Ange inloggning för Garp, det går att under import/export för respektive Id styra över denna. Det går att verifiera att inloggningen fungerar genom att klicka på knappen Testa. Skapa rapport/dokument Rapprot 30-EVO kan användas för att snabba upp sökningen efter befintliga levfakturor. Om rapporten inte finns görs en sökning i tabellen för reskontran. Klicka på knappen för att spara rapporten. 5
F U N K T I O N Import av filer Under Import lägger man upp de olika bolag man har. För att lägga upp ett nytt ID, högerklicka på Import av filer Id Ange namn på bolaget. Aktiv Ange om denna är aktiv. 6
F U N K T I O N Konto vid status 0 Ange konto för okonterade fakturor om detta inte finns med i filen. Text på faktura Det går att sätta text extern eller intern vid inläsning. Om långa fakturanummer (större än 15 tecken) skrivs detta på text extern. Skriv text på kontering vid omkontering av Prel. Till defbokad Skriver text på konteringen att ombokning har skett Motkontera alltid prel. Rader vid def. Faktura Vid preliminär faktura som ändrar status till definitiv, motkonteras alla rader. Annars tas de bort och läggs upp på nytt. (Om ej journal är utskriven) Moms angiven i LFH Om moms vid på post LFH, skapar Garp automatiskt kontering för moms Ingen utökad inlev (LFK) Inleveransnummer skrivs enbart under Inlevnummer på Fakturafliken. Kontera moms automatiskt Om inte moms är angiven i LFH, räknas momsen fram och konteras. Ta alltid betalningssätt från leverantör Tar alltid betalningssättet från leverantörer oavsett vad som anges i filen. Periodiseringskonto Konto för periodiseringen 7
F U N K T I O N Sökväg för import Ange sökväg där filer att importera finns Filnamn Ange filnamn (t.ex. *.txt) Sökväg för kvittensfiler Ange sökväg till kvittensfiler Kvitto1 Ange filnamn för kvitto1 Kvitto2 Ange filnamn för kvitto2 Inloggningsuppgifter för Garp Ange användare och lösenord samt bolagsid för inloggning till Garp. Detta överstyr det som angetts under generella inställningar. Använd rapport för att hämta levfakturor Ange om rapport 30-EVO ska användas för sökning efter levfakturor. Epostmottagare Ange mottagare för mail för inlästa levfakturor. 8
F U N K T I O N Tidstart Ange start och sluttid. Om alltid på, ange 00:00 som både start och sluttid. Ange hur ofta en kontroll om filer finns att läsa in. Ange vilka dagar som kontroll och inläsning ska ske. 9
F U N K T I O N Export av filer Under Export lägger man upp de olika bolag man har. För att lägga upp ett nytt ID, högerklicka på Export av filer Id Ange namn på bolaget. Aktiv Ange om denna är aktiv. 10
F U N K T I O N Sökväg, Invoice Ange sökväg för exportfiler till Invoice Filnamn Lev Ange filnamn för leverantörer Filnamn Konto Ange filnamn för kontouppgifter Filnamn Valuta Ange filnamn för valutauppgifter Filnamn Moms Ange filnamn för momsuppgifter Sökväg, Invoice Reader Ange sökväg för exportfiler till Invoice Reader Filnamn Lev Ange filnamn för leverantörer Filnamn Inlev Ange filnamn för inleveranser Filnamn Fakt Ange filnamn för konteringsrader 11
F U N K T I O N Inloggningsuppgifter för Garp Ange användare och lösenord samt bolagsid för inloggning till Garp. Detta överstyr det som angetts under generella inställningar. Epostmottagare Ange mottagare för mail för utlästa filer. Tidstart Ange start och sluttid. Om alltid på, ange 00:00 som både start och sluttid. Ange hur ofta en kontroll om skapa filer. Ange vilka dagar som kontroll och export ska ske. 12
F U N K T I O N Logg Under fliken Logg anges om loggfil skall skapas samt hur många dagar den skall sparas. Klicka på Visa logg för att se innehållet i loggfilen. Rensa loggen tömmer alla loggfiler. Visa logg ger en fillista över alla loggfiler som finns och genom att välja en så visas innehållet. Loggfiler sparas under det bibliotek som angavs vid installationen och är vanligtvis c:\program files\evodev\levfakt\log. Ange om inlästa filer skall arkiveras. Sökvägen för arkivering är fast och styrd till samma bibliotek som för loggfilerna. Om klientprogram används för att ta emot meddelande från server, anger man port här. 13
F U N K T I O N Mail Under fliken Mail anges inställningar för mail. Klicka på Testa för att prova att skicka ett testmail. Ange allra minst server och avsändare. Mottagare anges för respektive Id och för felmailen under felhantering. 14
F U N K T I O N Felhantering Under fliken Felhantering anges inställningar för felhantering. Välj om filer som inte kan läsas in skall uppmärksammas genom mail och/eller utskrift. Filer som inte kan importeras sparas under biblioteket log/error/ id Om ett fel uppstår skickas ett mail och/eller en utskrift sker. Både mailet och utskriften innehåller samma information Vid fel skickas ett mail till angiven mottagare och loggfilen bifogas. 15
F U N K T I O N Uppdatering Under valet Uppdatering kan man ange inställningar för uppdatering samt kontrollera om nyare version finns. Kryssa i Maila och ange epostmottagare om ny version finns av programmet. Det går också klicka på knappen för att kontrollera och hämta ned ny version. 16
F U N K T I O N Vid läsning av fil När tjänsten är aktiv, sker en kontroll i mappen om filer finns. Vid inläsning av fakturafil, hämtas nästa fakturanummer i Garp eller om befintligt faktura, hämtas fakturanummer upp och posten läggs upp enligt de konteringar i filen. Fältet status kan ha tre olika status, 0 = preliminärbokad, 1 = Definitivbokad och Annullerad. Detta görs enbart om Garp godkänner borttag. Exempel på icke godkända borttag är om journal är utskriven. När filen är inläst, arkiveras denna och ett mail skickas. Det går också ett meddelande till klienten att fakturor har lästs in. Om en faktura som var Prel bokad och som nu är Def bokad så kontrolleras konteringen på denna. Om en ändring har skett på Konto, Kostnadställe, Projekt, Extra eller Belopp så sker en omkontering av fakturan innan inläsning sker. Om det under Inställningar och Reskontra har angivits att text på kontering skall skrivas, kommer denna text att läggas på omkonteringen med hänvisning till vilken journal som avses. Omkontering sker endast om journal är utskriven. Annars tas alla konteringsrader bort och läggs upp på nytt igen enligt fil. Periodisering Vid periodisering skall konteringsraden kompletteras med start och slutdatum. Beloppet delas upp på dessa månader och eventuell utjämning sker på första datumet. 17
F U N K T I O N Periodiseringen läggs upp med angivet konto. Inleveransavprickning Inleveransnummer kan antingen anges i huvudet eller för varje konteringsrad (Attest & Inleverans) 18
K L I E N T Klientprogram Det finns två sätt som användare att få reda på om order har kommit in, dels via den funktionen i servertjänsten som skickar ett mail eller utskrift. Och dels via ett klientprogram som visar olika meddelanden från servern. Detta körs på den lokala datorn. Programmet försöker vid start kontakta servertjänsten via ip-adress och port. Vid kontakt minimerar programmet sig och lägger som en ikon vid klockan. När meddelanden fås ifrån servern, blinkar ikonen grön. Skulle ett felmeddelande fås ifrån server blinkar ikonen röd. Alla order som är okej skrivs med grönt och eventuella order som inte kan läsas in komplett visas med rött. Funktion Det går att begära att få loggfilen mailad till angiven mailadress. Loggen går att skriva ut till valfri skrivare. Det går också om man högerklickar på en rad, få att den aktuella filen mailas. 19
K L I E N T 20
F I L L A Y O U T E R Layout import Fältbeskrivning: Nr Namn Startpos Längd Format Kommentar Fältets nummerordning i exportfilen. Fältets namn i transaktionsbeskrivningen. Fältets startposition i raden Fältets längd Fältets format. Det kan vara numeriskt, alfanumeriskt eller av datumformat. Information om vad fältet fylls med (från IM). Information på Fakturanivå Nr Namn Startpos Längd Format Kommentar 1 Posttyp 1 5 Alfa Innehåller typ av post (LFH) 2 Leverantörsnummer 6 10 SuppID 3 Fakturanummer 16 15 Leverantörens fakturanummer - InvoiceNo 4 Bolagskod 31 3 Inget värde sätts (Blankt) 5 Vernr 34 6 Inget värde sätts (Blankt) 6 Fakturatyp 40 1 Om Fakturabeloppett är större >= 0 1 (Debet) Om fakturabeloppet är mindre 0 2 (Kredit) 7 Fakturadatum 41 6 InvoiceDate 8 Bokföringsdatum 47 6 Bookkeepingdate 9 Förfallodatum 53 6 DueDate 10 Betalningsvillkor 59 2 Inget värde sätts (Blankt) 11 Kortkod 61 1 Inget värde sätts (Blankt) 12 Kostnadsställe 62 4 Inget värde sätts (Blankt) 13 Momsnummer 66 1 Inget värde sätts (Blankt) 14 Godkänd för betalning 67 1 0 = Prelbok 1 = Defbok 2 = Annullerad 15 Fakturabelopp 68 13 Amount 16 Momsbelopp 81 13 VAT 17 Varubelopp 94 13 Inget värde sätts (Blankt) 18 Valutakod 107 3 CurrencyCode 19 Attest 110 4 Inget värde sätts (Blankt) 20 Betalnings-sätt 114 1 Inget värde sätts (Blankt) 21 Bevaknings-datum 115 6 Inget värde sätts (Blankt) 22 Prioritet 121 1 Inget värde sätts (Blankt) 23 Belopp att betala 122 12 Inget värde sätts (Blankt) 24 Avdrag fast belopp 135 13 Inget värde sätts (Blankt) 25 Rabattsats 148 6 Inget värde sätts (Blankt) 26 Avdragskod 154 2 Inget värde sätts (Blankt) 27 Senaste rabattdatum 156 6 Inget värde sätts (Blankt) 28 Riksbanks-kod 162 2 Inget värde sätts (Blankt) 29 Inleveransnr 164 6 Inget värde sätts (Blankt) 30 F om flera inlevnr 170 1 Inget värde sätts (Blankt) 31 Upplagd av anvid 171 4 Inget värde sätts (Blankt) 32 Upplagd av terminalid 175 2 Inget värde sätts (Blankt) 21
F I L L A Y O U T E R 33 EDI-flagga 177 1 Inget värde sätts (Blankt) 34 Blankt 178 2 Inget värde sätts (Blankt) 35 Valutakurs 180 11 Inget värde sätts (Blankt) 36 Fakturanummer långt 191 50 Om faktnr>15 ska denna användas Information på Konteringsnivå Nr Namn Startpos Längd Format Kommentar 1 Posttyp 1 5 Alfa Innehåller typ av post (LFK för kontorad) 2 Konto 6 6 Account 3 Kostnadsställe 12 4 GetObject(1) 4 Projekt 16 6 GetObject(2) 5 Extra 22 2 Inget värde sätts (Blankt) 6 Text per kontering 24 20 AccText 7 Antal 44 9 Quantity 8 Konterat belopp SEK 53 13 Amount 9 Belopp i främmande 66 13 Inget värde sätts (Blankt) valuta 10 Kortkod moms 79 1 Inget värde sätts (Blankt) 11 Inlevnr 80 6 Kopplad konteringsrad till inleverans 12 Datum from Period 102 6 Om periodisering, anges fr.o.m och 13 Datum tom Period 108 6 t.o.m datum. Belopp är total för datum Kvittensfiler Det skapas två stycken kvittensfiler i samband med inläsningen. Kvitto 1 Längd Dec Från Till Fältinnehåll 1 1 1 AN Posttyp (P/D/A) 8 0 2 9 N VerifikationsNr 1 10 10 AN Status /R/F) 10 11 20 AN LeverantörsId 15 21 35 AN FakturaNr Posttyp: P=Prel, D=Def, A=Annulerad Status: R=Rätt, F=Fel Kvitto 2 Längd Dec Från Till Fältinnehåll 1 1 1 AN Posttyp 8 0 2 9 N Körningsdatum 6 0 10 15 N KörningsTid 7 0 16 22 N Antal prel 7 0 23 29 N Antal Def 7 0 30 36 N Antal Annullerade 7 0 37 43 N Summa Antal Layout export Invoice, Leverantörer Fältbeskrivning: Enhet Juridisk enhet Levnr Leverantörens nummer i Garp 22
F I L L A Y O U T E R Namn Leverantörs namn Adress1 Adress 1 Adress2 Adress 2 Postnr Ort Postnummer och Ort Landkod Landkod (om Sverige så blankt) Bg Bankgironummer Pg Postgironummer Betalsätt 1= BG, 2 = PG Momskod Momskod Skuldkonto Leverantörsskuldkonto (från betvillkor) Valuta Valutakod Betvillkor Betalningsvillkor Text1 Text 1 på leverantören Filen är uppbyggd med avgränsare, pipetecken används för att separera fälten Exempel: 000 10015923 STRÖM'S MONTAGE AB BOX 95 601 02 NORRKÖPING 10015923 2 000 1006055 ANDERSPOJKARNA 1006055 2 000 10078632 SLOTTSHAGENS GOLVSLIP I NORRKÖ HAGEBYGATAN 55 603 52 NORRKÖPING 000 1008218 BYGG-OLE NACKA TRÄ & BYGGVAROR BOX 4155 131 04 NACKA 1008218 2 000 101014 TRIFAB BYGGVAROR AB Box 169 Kungsvägen 19 595 22 MJÖLBY 101014 2 Invoice, Kontouppgifter Fältbeskrivning: Enhet Juridisk enhet Typ K=Konto, S=K-ställe, P=Projekt, E=Extra Nr Nr (Konto, K-ställe, Projekt eller Extra) Benämning Benämning Anmärkning Eventuell anmärkning K-ställe Endast vid konto. 0 (eller blank)=används ej, 1=kan användas, 2=tvingande Projekt Endast vid konto. 0 (eller blank)=används ej, 1=kan användas, 2=tvingande Extra Endast vid konto. 0 (eller blank)=används ej, 1=kan användas, 2=tvingande Spärr Om kontouppgift är spärrad = Z Momskod Enligt kontoöversättning Moms inköp i Garp Filen är uppbyggd med avgränsare, pipetecken används för att separera fälten Exempel: 000 K 1111 Fastighetsbestånd BABHS 2 1 1 000 K 1119 Avskrivningar byggnader 2 000 K 1182 Arbeten i egen regi BABHS 2 1 1 Invoice, Momsuppgifter Fältbeskrivning: Enhet Juridisk enhet Kod Momskod Text Benämning Konto Nr konto Procent Procentsats Filen är uppbyggd med avgränsare, pipetecken används för att separera fälten Exempel: 100 0 MOMSFRITT 0 100 1 ING MOMS 25 % SVE 1471 1471 25 100 2 ING MOMS 12 % SVE 1471 1471 12 Invoice, Valutauppgifter Fältbeskrivning: Enhet Juridisk enhet Kod Valutakod Text Valutans namn Kurs Inköps kurs Filen är uppbyggd med avgränsare, pipetecken används för att separera fälten Exempel: 100 DEM Tyska mark 4.500 100 DKK Danska kronor 1.120 23
F I L L A Y O U T E R InvoiceReader, Leverantörer Fältbeskrivning: Levnr Leverantörens nummer i Garp Namn Leverantörs namn Adress1 Adress 1 Adress2 Adress 2 Postnr Ort Postnummer och Ort Landkod Landkod (om Sverige så blankt) Bg Bankgironummer Pg Postgironummer Betalsätt 1= BG, 2 = PG Fax Faxnummer Tel Telefonnummer OrgNr Organisationsnummer www Webbsida email E-post adress Filen är uppbyggd med avgränsare, semikolon används för att separera fälten Exempel: 10015923;STRÖM'S MONTAGE AB;;BOX 95;601 02 NORRKÖPING;;;10015923;2;;;;; 1006055;ANDERSPOJKARNA;;;;;;1006055;2;;;;; 10078632;SLOTTSHAGENS GOLVSLIP I NORRKÖ;;HAGEBYGATAN 55;603 52 NORRKÖPING;;; 1008218;BYGG-OLE NACKA TRÄ & BYGGVAROR;BOX 4155;;131 04 NACKA;;;1008218;2;;;;; 101014;TRIFAB BYGGVAROR AB;Box 169;Kungsvägen 19;595 22 MJÖLBY;;;101014;2;;;5564092350;; Invoice, Inlevuppgifter Fältbeskrivning: Enhet Juridisk enhet LevNr Leverantörsnummer ValutaKod Valutakod ValutaKurs Valutakurs OrderNr Ordernummer ArtNr Artikelnummer Antal Inleverat antal StyckePris Pris på orderraden RadTotal Totalpris på raden InlevNr Inleveransnummer OrderRad Radnummer på order InlevRad Radnummer på inleveransen Filen är uppbyggd med avgränsare, pipetecken används för att separera fälten Exempel: 000 1234 EUR 10.34 34500-1 100 2 15.00 30.00 12340 1 1 Invoice, Konteringsrader Fältbeskrivning: Enhet Juridisk enhet FaktNr Garps fakturanummer Konto Konto Moms Momskod Belopp Belopp (SEK) Text Text Kst Kostnadsställe Projekt Projekt Extra Extra Attest Attest/signatur Datum Datum Periodisering Periodisering (P) Filen är uppbyggd med avgränsare, pipetecken används för att separera fälten 24
Ö V N I N G S B O L A G Att använda övningsbolaget i Garp Övningsbolag i Garp startas genom att skicka med parameter /o och från och med version 3.20 kan man ange registernyckel när man startar Garp fristående, detta motsvaras av parameter /k xxxx Genom att trixa lite i registret kan man lägga upp Övningsbolaget och starta detta med parameter /k xxxx istället för /o Börja med att skapa ett Övningsbolag i Garp Ange sökväg till bolaget och välj vilka bolag i Garp som ska skapas. I detta exempel så skapas ett övningssbolag under c:\garpovning 25
Ö V N I N G S B O L A G Mapparna skapas av Garp Starta Regedit och gå till HKLM\Software\Microsoft\Garp Exportera Nyckel Garp Byt namn på nyckel Garp till GarpOVNING Importera tillbaka den gamla nyckeln (Garp) Du har nu två nycklar, Garp och GarpOVNING I nyckel GarpOVNING lägger Du till ett strängvärde MainDBDir=C:\garpovning\000 000 ska motsvaras av grundbolaget och kan ibland heta mcd000, etc. Motsvarande MainDbDir finns på nyckel Server under HKLM\Software\Microcraft och pekar ut vilket bolag som ska användas när man kör klienten. Det är detta man kan styra över genom att ange det på klienten. Genvägen till klienten kan man antingen skicka med parameter /k OVNING för att starta Övningsbolaget I LevFakt får man ange nyckeln under inloggningsuppgifter i Garp 26