Användarhandbok Trio Visit Web Trio Enterprise 4.1
COPYRIGHT NOTICE: No part of this document may be reproduced, distributed, stored in a retrieval system or translated into any language, including but not limited to electronic, mechanical, magnetic, optical, photocopying, manual or other form of reproductions, without the prior written permission of Trio Enterprise AB. For additional copies of this document, please contact Trio Enterprise AB. This document contains proprietary information of Trio Enterprise AB and is protected by copyright law. All Rights Reserved. The information in this documentation is subject to change without notice and is provided as is. Trio Enterprise AB reserves the right to revise the contents or withdraw access to them at any time. Trio Enterprise AB makes no warranty of any kind to this document and shall in no event be liable for errors herein. Copyright Trio Enterprise AB 2013 Documentation: Seroso Last Update: 2013-02-18 Trio Enterprise AB Box 6795 SE-113 85 Stockholm Sweden Telephone: +46 (8) 457 30 00 Fax: +46 (8) 457 31 00 Web: www.trio.com info@trio.com
Innehåll Visit webbklient 1 Introduktion... 1 Arbetslägen... 1 Vem kan använda Visits Webbklient?... 1 Integrering med TA... 2 Om denna handbok... 2 Åtkomst till Trio Visit... 2 Bläddrare som kan användas... 2 Inloggning... 2 Automatisk inloggning... 3 Nedkoppling... 3 Preferenser... 3 Fliken Planerade besök 5 Visa och ta bort planerade besök... 5 Fliken Förregistreringar 6 Lägga till förregistreringar... 6 Vad förregistreras?... 7 Fliken Besökshistorik 8 Titta på besökshistorik... 8 Vilka historikuppgifter visas?... 8 Index 9 Trio Visit Web Client Innehåll i
Visit webbklient Introduktion Visit webbklienten används främst av anställda vid ett företag som vill förregistrera, dvs registrera sina egna besökare i förväg för att därigenom påskynda och förenkla registreringen när besöket äger rum. Notera: Man kan också förregistrera besökare med hjälp av Receptionistklienten. Med hjälp av Webbklienten kan du utföra följande: Förregistrera dina besökare Titta på historik över tidigare besök Titta på dina kommande planerade besök Det finns tre olika flikar på startsidan när du loggar in till Visits Webbklient. Innan du börjar arbeta ska du ställa in vilket språk du föredrar. Note: En tredje knapp kommer att visas om användaren har kommit till webbklienten inifrån Trio Present (vid integrering med TP). Arbetslägen Trio Visit kan arbeta i olika lägen. Dessa är: Fristående Integrerad med Trio Present(TP) Integrerad med Trio Agent (TA) Integrerad men både Trio Agent (TA) och Trio Present(TP) Vem kan använda Visits Webbklient? Om Trio Visit körs fristående måste användarna av Visits Webbklient konfigureras och av administratören ges Webbehörighet för att kunna logga in till denna klient. Trio Visit Web Client Visit webbklient 1
Integrering med TA Om Trio Visit är integrerad endast med TA är förregistrering av besök inte tillåtet. Notera: Om Trio Visit är integrerad med TP eller TA, krävs ingen manuell konfigurering av användaren men Webbehörighet måste tilldelas. Om denna handbok Denna handbok vänder sig till personer som använder Webbklienten för att registrera sina kommande besökare i Trio Visits databas. Startsidan för Webbklienten har flera flikar. Fliken Planerade besök på sidan 5 används när du vill lista alla dina planerade (dvs. förregistrerade) besök och även om du vill ta bort dem. Fliken Förregistrering på sidan 5 beskriver hur du förregistrerar dina kommande besök. Fliken Besökshistorik på sidan 8 används när du vill titta på historik över dina tidigare besökare. Åtkomst till Trio Visit Trio Visit är installerat på en server. Adressen till installationen betecknas <visitserver>/visit/, där <visitserver> är namnet på servern eller dess IP-adress och /visit/ är mappen. Fråga den som utfört installationen vilken serveradress som ska användas. Dessutom är det olika startadresser för olika klienter. För att komma till webbklienten anger du följande adress i den bläddrare. http://<visitserver>/visit/web.php Bläddrare som kan användas Trio Visit har testats med följande bläddrare: Microsoft Internet Explorer 8 och 9 Mozilla Firefox 10 Notera: Se Trios webb för senaste information eller kontakta din lokala Trio-partner. Inloggning Innan du kan börja använda den här klienten måste du logga in 2 Visit webbklient Trio Visit Web Client
Automatisk inloggning Vid första inloggningen med ett nytt användarnamn får du ett erbjudande att spara ditt lösenord. Om du utnyttjar denna möjlighet, kommer systemet att automatiskt fylla i ditt lösenord när du matat in ditt användarnamn. Klicka på Ja i dialogrutan. Nedkoppling Preferenser Du ska använda knappen Nedkoppling överst på sidan om du vill avsluta uppkopplingen till webbservern. Knappen Preferenser överst på sidan använder du när du vill ändra lösenord eller ändra inställningen av önskat språk. 1. Klicka på Preferenser så visas fliken Preferenser. Trio Visit Web Client Visit webbklient 3
Fliken Preferenser 2. Ange aktuellt lösenord 3. Ange ditt nya lösenord och bekräfta det. 4. Välj ett språk från listan. 5. Klicka på Uppdatera. 6. Klicka på Avsluta preferenser för att stänga fliken. Notera: När Trio Visit är integrerad med Trio Present, kan inte användare som importerats från Present ändra sina lösenord via fliken Preferenser. Detta måste göras i Trio Present och kommer att träda i kraft i Trio Visit efter nästa synkronisering. 4 Visit webbklient Trio Visit Web Client
Fliken Planerade besök Visa och ta bort planerade besök 1. För att se dina planerade besök väljer du fliken Planerade besök. Fliken Planerade besök visas. Fliken Planerade besök 2. Välj om du vill se alla dina planerade besök eller bara de som redan startat. 3. Börja skriva besökarens namn. Så snart ett signifikant antal bokstäver matats in, kommer systemet att visa en lista med tänkbara besökare. 4. Välj din besökare i listan. 5. Klicka på Skicka. Systemet kommer nu att visa en lista med alla förregistrerade besök som planerats för den aktuelle besökaren. Listan kan sorteras på valfri kolumn genom att du klickar på pilarna i kolumnhuvudena. 6. Välj det besök du letar efter. Du kan välja alla genom att klicka på knappen Välj visade eller ta bort alla val genom att klicka på knappen Välj ingen. 7. Klicka på knappen Ta bort valda förregistreringar om du vill ta bort ett planerat besök. Trio Visit Web Client Fliken Planerade besök 5
Fliken Förregistreringar Lägga till förregistreringar 1. För att förregistrera en besökare väljer du fliken Förregistreringar. Fliken Förregistrering visas. Fliken Förregistreringar 2. Ange besökarens namn och företag samt eventuella andra uppgifter. 3. Klicka på fältet Beräknad starttid så visas kalendern. Notera: Du kan bläddra i kalendern en månad i taget genom att klicka på < eller > och ett år i taget genom att klicka på << eller >>. 4. Använd kalendern för att välja datum. 5. Klicka i fältet Beräknad sluttid och använd kalendern för att välja datum. 6 Fliken Förregistreringar Trio Visit Web Client
Notera: Beroende på hur Trio Visit är konfigurerad så kan Beräknad sluttid automatiskt sättas till en förbestämd tidpunkt, lämnas tom eller automatiskt sättas till en timme från aktuell tidpunkt. 6. Klicka på Lägg till förregistrering. Vad förregistreras? Besökarens namn och företag samt datum och tid för mötet förregistreras. Efter att förregistreringen utförst så kan du registrera fler besökare till samma möte. Förregistrering, efter att en förregistrering har sparats. Klicka på Lägg till till samma möte för att lägga till ytterligare en besökare till samma mote, eller på Ny förregistrering för att skapa en ny förregistrering. Om du klickar på Lägg till till samma möte återanvänds datum och tid från den tidigare förregistreringen används. Trio Visit Web Client Fliken Förregistreringar 7
Fliken Besökshistorik Titta på besökshistorik 1. För att se dina tidigare besök, väljer du fliken Besökshistorik. Fliken Besökshistorik visas. Fliken Besökshistorik För att slippa alltför många uppgifter på skärmen kan du filtrera vad som ska visas. 2. Om ditt system är konfigurerat med flera platser kan du välja att visa alla eller en enskild plats. 3. Det är också möjligt att filtrera besök på besökstatus. Ett besök är antingen pågående (Aktuellt) eller har inträffat tidigare (Tidigare). 4. Om du har haft många besökare, kan du korta listan genom att vara selektiv och mata in besökarens namn med användning av s.k. jokertecken ("*"). 5. Klicka på Sänd. Vilka historikuppgifter visas? Poster som matchar urvalskraven, presenteras i en tabell med flera kolumner vilket framgår av bilden ovan. Du kan sortera tabellen på valfri kolumn i stigande eller fallande ordning genom att klicka på pilarna i kolumnhuvudena. 8 Fliken Besökshistorik Trio Visit Web Client
Nytt lösenord 4 Index A Administratören 1 Aktuellt lösenord 4 Automatisk inloggning 3 P Platser 8 Preferenser 3 S Sortera tabellen 8 Språk 4 T Ta bort förregistreringar 5 Tidigare besök 8 Trio Agent 1 Trio Present 1 B Behörighet 1 Beräknad sluttid 6 Beräknad starttid 6 Besökshistorik 8 Bläddrare 2 F Firefox 2 Fliken Besökshistorik 8 Fliken Förregistreringar 6 Fliken Preferenser 4 FlikenPlaneradebesök 5 Förregistreringar 6 I Integrering 1 Internet Explorer 2 J Jokertecken 8 K Kalender 6 L Lägen 1 Logga in 2 Lösenord, aktuellt 4 Lösenord, nytt 4 N Nedkoppling 3 Trio Visit Web Client Index 9