Lathund för bevarande och gallring handlingar rörande biblioteksverksamhet vid Mittuniversitetet Denna lathund innehåller handlingstyper plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN 2012/366) processerna 2.10.-2.11. och rör biblioteksverksamhet och samordning och utvecklande av lärandestöd. Om något saknas i lathunden, titta gärna i dokumenthanteringsplanen i diariet eller via http://www.miun.se/medarbetare/stod/handbok-for-arkiv-och-diarium1. Du kan också kontakta arkivarien vid avdelningen för studieadministration, Anna Connell, eller arkivredogöraren för universitetsbiblioteket, Cathrine Berggren. Lathunden kan användas både på äldre material och på det som upprättas idag. Här framgår inte i vilken process handlingarna ingår. För den informationen hänvisas till dokumenthanteringsplanen som är en komplett förteckning över de handlingar som inkommer till eller upprättas vid Mittuniversitetet. När det i anmärkningskolumnen anges att handlingen diarieförs bevaras den av den centrala diariefunktionen vid MIUN. Biblioteket eller LRC behöver då inte bevara handlingarna. Tolkning av gallringsfrister: = för alltid och arkiveras = Gallras/förstörs/kastas när handlingen inte behövs i för verksamheten. Arkiveras inte och ställs inte i centralarkivet. 13 år= Gallras efter innevarande års utgång plus 13 kalenderår. Arkiveras inte utan förvaras på lämplig plats tills gallringstiden har löpt ut. Kallelser till biblioteksrådet Protokoll/Anteckningar från biblioteksrådet med bilagor Kallelser till sambiblioteksrådet Protokoll/Anteckningar från sambiblioteksrådet med bilagor 1
Kallelser till systemrådet Anteckningar med bilagor från systemrådet Anteckningar från arbetsgrupp, husgrupp, IT-grupp Anteckningar från arbetsplatsträff, APT Kallelser till operativ styrgrupp för LRC Härnösand Anteckningar från operativ styrgrupp för LRC Härnösand, med bilagor Förvärvspolicy Diarieförs Inköpsförslag Övriga handlingar gällande inköp hanteras enligt processen 2.4 Upphandla varor och tjänster samt 2.3.1. Hantera kostnader i dokumenthanteringsplanen Handlingar rörande upphandlingar Diarieförs, arkiveras och bevaras via centralt placerad upphandlare vid universitetsledningens stab. Kassarapporter Kvitton 13 år 13 år 2
Fakturakopior Originalet förvaras av skanningsbyrå i 13 år, samt finns inskannat i Agresso Fakturor i original t o m 2008 gallras efter 13 år. Avtal Diarieförs Uppsägning av avtal Diarieförs Budgethandlingar Diarieförs Verksamhetsberättelser Diarieförs Statistik Gäller statistik som är av ett långsiktigt värde för uppföljning. Övrig statistik gallras Betyg, intyg etc gällande personal Egenproducerat informationsmaterial Skickas till och arkiveras i respektive personalakt hos personalavdelningen.. Ett arkivexemplar av varje bevaras 3
Korrespondens, frågor och svar via mejl och chatt Program från avslutningshögtid Tackbrev från avslutningshögtid Se anmärkning 1 arkivexemplar bevaras 1 arkivexemplar/kopia bevaras och diarieförs om informationen är av betydelse, övriga handlingar gallras vid inaktualitet 4
Arkivläggning och rensning av handlingar som ska bevaras 1. Gallra ut gallringsbara handlingar om de förekommer. Följ lathunden ovan för rätt gallringsfrister. Bara handlingar som skall bevaras enligt lathunden ska arkiveras. Handlingar med längre gallringsfrist förvaras hos respektive medarbetare eller i centralarkivet i R-huset i Sundsvall beroende på vilka handlingar det gäller. 2. Rensa handlingarna på gem, plastfickor, gummiband, post-it-s etc. Häftklamrar kan sitta kvar. 3. Lägg handlingarna i godkända arkivboxar som fylls. Det är viktigt att boxarna är välfyllda men inte buktar. De boxar som är godkända är bruna och öppnas på långsidan, beställs av vaktmästeriet i valfri tjocklek. 4. Märk boxarna längst ner på ryggen, tänk att de ska stå i hyllan som en bok. Använd blyerts och skriv Mittuniversitetet, Internationalisering, tid (t ex 2013) och vad boxen innehåller (t ex ansökningar) enligt vad handlingstypen heter i lathunden. 5. Kontakta arkivredogöraren för avdelningen för student- och utbildningsadministration och kom överens om var handlingarna ska ställas och vem som ska förteckna materialet. 6. När handlingarna är förtecknade av avdelningens arkivredogörare skickas förteckningen till arkivarien som skriver in förteckningen i arkivredovisningssystemet Klara, skriver ut etiketter och skickar dem till arkivredogörare eller utsedd kontaktperson på respektive ort. 7. Arkivredogörare/kontaktperson sätter rätt etikett på respektive arkivbox. 5